Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.
Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровняются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синоним понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизит-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым изводится группировка. Ими могут быть коды подразделений, дикции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Фор- - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:
Показатель является минимальной по составу информационной; совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показа имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует формационное сообщение. Группа однородных документов, объеденных по определенному признаку (например, отчетному периоду), ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выдел сложную структуру информации как информационную подсистему формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизит основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.
Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
Источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);
Способу фиксации: устная и документированная;
Способу выражения: цифровая и алфавитная;
Характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая
Направлению движения: входящая и исходящая;
Стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);
Функциям управления;
Принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;
Времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции менеджмента представляет ему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, ржанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных и массивов).
Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и из, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации обеспечения специальной подсистемы - информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине е и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач,) выдачи спевок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.
Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности своевременности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.
Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных под тем на основе однозначного формализованного описания их вход выходов на уровне показателей и документов.
Предусматривать эффективную организацию хранения и иска данных, позволяющую формировать данные в рабочие масс под регламентированные задачи и функционировать в режиме формационно-справочного обслуживания.
В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, пользуемых для решения экономических задач и передачи дан Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
^ Системы классификации и кодирования
Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например по работающим подразделениям.
Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения визитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономичен информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.
Код представляет собой условное обозначение объекта знак или группой знаков по определенным правилам, установлена системами кодирования.
Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодирования заносимые в нее объекты. Используется самая простая система к дарования - порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, материально ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ».
Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называл кодированием.
Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.
С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных; функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:
Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.
Отраслевые, единые для конкретной отрасли.
Региональные, единые для данной территории,
Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.
Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы об1цегосударственного и отраслевого значения.
Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делятся на 4 группы:
1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).
3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции - ОКП), ОК строительной продукции.
4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.
Большинство классификаторов имеет блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с использованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей. В табл. 3.1 и 3.2 приведены примеры кодовых слов (с указанием их значности) структур Общегосударственных классификаторов промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) и Единого государственного регистра предприятий и организаций (ЕГРПО).
Приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке экономических показателей на предприятии. Как правило, эти коды проставляются в сводных отчетах, а также в некоторых первичных документах, например в счете-фактуре, платежных документах.
ОК отраслей (ОКОНИ) используется для анализа структуры отрасли; код пятизначный, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу.
ОК предприятий и организаций (ОКПО) - регистрационный номер предприятия, присваиваемый органами госстатистики, код восьмизначный;
КОПФ - код организационно-правовой формы, означает принадлежность предприятия к различным формам собственности;
ОКЕИ - код единицы измерения; например, составляемый в тыс. рублей баланс предприятия имеет код «0372»;
ОКУП - код управленческой документации, семизначный; например, баланс имеет код «0710001»;
Идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН)- десятизначный; первый и второй знаки означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд;
Код лицевого счета организации заполняется в платежных документах, предоставляемых в банк; код построен в соответствии с указаниями Центробанка РФ и международными требованиями; имеет сложное построение: включает от 20 до 28 знаков и 11 выделенных признаков.
Локальные коды, как уже отмечалось, составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления. При этом должно соблюдаться неукоснительное правило: локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Например, коды табличных номеров одновременно используются управлением кадров для учета численности работающих и в бухгалтерии для выполнения расчетов по заработной плате; коды материалов - при заготовлении материалов в отделе снабжения; при учете их движения - на складе.
Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются: структурные подразделения, работающие поставщики и покупатели, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, Детали, соединения, полуфабрикаты; операции технологического процесса; основные средства, специальности и др.
Приступая к составлению классификаторов, прежде всего определяют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Наряду со специалистом по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи. Рассмотрим порядок составления локальных классификаторов.
Разработка классификаторов состоит из четырех этапов:
1. Установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию.
2. Систематизация объектов по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).
3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).
4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.
На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подлежащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, подразделения, оборудования, предприятия, организации и т. д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.
На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по определенным классификационным признакам на основе выбранной системы классификации. Упорядоченное расположение классифицируемых элементов на основе установленных взаимосвязей между признаками составляет систему классификации.
На третьем этапе на основании системы классификации определяют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации и структуры ее построения.
В практике машинной обработки экономической информации широко применяют следующие системы кодирования: порядковую, серийно-порядковую, позиционную, комбинированную, повторения, шахматную, штриховую.
На четвертом этапе осуществляется непосредственное присвоение объектам кодовых обозначений, т. е. выполняется процесс кодирования - присвоение условных обозначений различным позициям номенклатуры. Заканчивается этот этап составлением классификатора, который оформляются в виде справочника.
Классификаторы имеют двоякое применение. Первое - для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.
Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся организации: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма по КОПФ, орган управления государственным имуществом по ОКПО; единица измерения по ОКЕИ. Если при машинной обработке на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод, данных с первичных документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места документа, в зоны постоянных и переменных признаков документа.
Второе применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.
Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ПК с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество, взятые из справочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной, документации печатаются все фамилии работающих.
К кодам предъявляется ряд требований. Они должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное, обозначение; предоставлять возможность расширения объектов копирования без изменения правил их обозначения; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и технической подготовки производства); отличаться стабильностью, удобством восприятия и запоминания кодовых обозначений, обеспечивающим простоту заполнения, чтения и обработки; обладать максимальной информированностью кода при минимальной его значности; иметь возможность использования кодов для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок. Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации в машине; подведении итогов по всем группировочных признакам и их печати в сводных таблицах; выполнении процедур поиска, хранения, выборки информации; передачи информации по каналам связи. В последние годы стало широко использоваться штриховое кодирование. Оно является наименее дорогостоящим и поэтому наиболее применимым. Штриховой код основан на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение - 1, узким - О. Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос. Применение штрихового кодирования позволяет получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффекпшвность управления производством. Система штрихового кодирования информации представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесения на носители информации, верификации качества печати, считывания с носителей, а также предварительной обработки данных. Пример штрихового кода UPC-12 представлен на рис. 3.1.
В приведенном примере 3 - код лекарственных препаратов США, 00025 - код производителя, 00234 - код продукта, 9 - контрольное число.
Основными техническими средствами нанесения штриховых кодов на носители информации (бумага, самоклеющаяся пленка, металл, керамика, текстильное полотно, пластмасса, резина и др.) являются оборудование для изготовления мастер-фильмов (шаблонов штриховых кодов), компактные печатающие устройства различного принципа действия. Верификация, или контроль, качества печати штриховых кодов может быть осуществлена специализированным оборудованием, оснащенным соответствующими программными средствами. Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандаши и сканеры; лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии. Мобильный терминал обеспечивает помимо считывания информации с носителей предварительную обработку данных и их передачу на компьютер для дальнейшего обобщения и анализа.
К средствам формализованного описания экономической информации относится понятие «идентификатор».
Идентификатор - это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3 - 8. Приведем примеры присвоения идентификаторов некоторым реквизитам (табл. 3.3).
Идентификация реквизитов первичных документов, условно- постоянной информации и сводных отчетов производится в процессе постановки задачи. Идентификаторы реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.
^ Аппаратные средства защиты информации
Аппаратные средства – это технические средства, используемые для обработки данных. Сюда относятся: Персональный компьютер (комплекс технических средств, предназначенных для автоматической обработки информации в процессе решения вычислительных и информационных задач).
Периферийное оборудование (комплекс внешних устройств ЭВМ, не находящихся под непосредственным управлением центрального процессора).
Физические носители машинной информации.
К аппаратным средствам защиты относятся различные электронные, электронно-механические, электронно-оптические устройства. К настоящему времени разработано значительное число аппаратных средств различного назначения, однако наибольшее распространение получают следующие:
Специальные регистры для хранения реквизитов защиты: паролей, идентифицирующих кодов, грифов или уровней секретности;
Генераторы кодов, предназначенные для автоматического генерирования идентифицирующего кода устройства;
Устройства измерения индивидуальных характеристик человека (голоса, отпечатков) с целью его идентификации;
Специальные биты секретности, значение которых определяет уровень секретности информации, хранимой в ЗУ, которой принадлежат данные биты;
Схемы прерывания передачи информации в линии связи с целью периодической проверки адреса выдачи данных.Особую и получающую наибольшее распространение группу аппаратных средств защиты составляют устройства для шифрования информации (криптографические методы).
^ Программные средства обеспечения защиты информации
Программные средства - это объективные формы представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования компьютеров и компьютерных устройств с целью получения определенного результата, а также подготовленные и зафиксированные на физическом носителе материалы, полученные в ходе их разработок, и порождаемые ими аудиовизуальные отображения. К ним относятся:
Программное обеспечение (совокупность управляющих и обрабатывающих программ). Состав:
Системные программы (операционные системы, программы технического обслуживания);
Прикладные программы (программы, которые предназначены для решения задач определенного типа, например редакторы текстов, антивирусные программы, СУБД и т.п.);
Инструментальные программы (системы программирования, состоящие из языков программирования: Turbo C, Microsoft Basic и т.д. и трансляторов – комплекса программ, обеспечивающих автоматический перевод с алгоритмических и символических языков в машинные коды);
Машинная информация владельца, собственника, пользователя.
Подобную детализацию я провожу, чтобы потом более четко понять суть рассматриваемого вопроса, чтобы более четко выделить способы совершения компьютерных преступлений, предметов и орудий преступного посягательства, а также для устранения разногласий по поводу терминологии средств компьютерной техники. После детального рассмотрения основных компонентов, представляющих в совокупности содержание понятия компьютерного преступления, можно перейти к рассмотрению вопросов, касающихся основных элементов криминалистической характеристики компьютерных преступлений.
К программным средствам защиты относятся специальные программы, которые предназначены для выполнения функций защиты и включаются в состав программного обеспечения систем обработки данных. Программная защита является наиболее распространенным видом защиты, чему способствуют такие положительные свойства данного средства, как универсальность, гибкость, простота реализации, практически неограниченные возможности изменения и развития и т.п. По функциональному назначению их можно разделить на следующие группы:
Идентификация технических средств (терминалов, устройств группового управления вводом-выводом, ЭВМ, носителей информации), задач и пользователей;
Определение прав технических средств (дни и время работы, разрешенные к использованию задачи) и пользователей;
Контроль работы технических средств и пользователей;
Регистрация работы технических средств и пользователей при обработки информации ограниченного использования;
Уничтожения информации в ЗУ после использования;
Сигнализации при несанкционированных действиях;
Вспомогательные программы различного назначения: контроля работы механизма защиты, проставления грифа секретности на выдаваемых документах.
^ Антивирусная защита
Безопасность информации - один из важнейших параметров любой компьютерной системы. Для ее обеспечения создано большое количество программных и аппаратных средств. Часть из них занимается шифрованием информации, часть - разграничением доступа к данным. Особую проблему представляют собой компьютерные вирусы. Это отдельный класс программ, направленных на нарушение работы системы и порчу данных. Среди вирусов выделяют ряд разновидностей. Некоторые из них постоянно находятся в памяти компьютера, некоторые производят деструктивные действия разовыми "ударами". Существует так же целый класс программ, внешне вполне благопристойных, но на самом деле портящих систему. Такие программы называют "троянскими конями". Одним из основных свойств компьютерных вирусов является способность к "размножению" - т.е. самораспространению внутри компьютера и компьютерной сети.
Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление экономикой следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простым и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:
реквизит,
показатель,
информационные сообщения,
информационный массив,
информационный поток,
информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др.
Каждый реквизит имеет форму и содержание.Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (из чего сделана продукция, например, чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.
Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:
Май, чугун, номенклатурный 200
номер 824, тонн
Реквизиты-признаки Реквизит-основание
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей.
Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.
Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления.Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.
Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.
Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
§ источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);
§ способу фиксации: устная и документированная;
§ способу выражения: цифровая и алфавитная;
§ характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;
§ направлению движения: входящая и исходящая;
§ стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);
§ функциям управления;
§ принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
§ конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно- производственная;
§ времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам:
принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).
Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство;
контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами.
Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации (вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации). Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.
Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.
· Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
· Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
· Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных , позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
· В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.
(Поэтому) в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
Информационное обеспечение ИТ и ИС управления персоналом организации
Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.
Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности.
При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:
Реквизит - информационная единица низшего уровня, отражает отдельные свойства объекта, имеющие смысловое содержание и не поддающиеся дальнейшему делению. При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, коды должностей и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (машина). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образуют структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления, например: температура воздуха +20 градусов. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей.
Информационное сообщение – совокупность показателей, содержащихся в документе
Информационный массив (файл) - группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду). Выделяют файлы постоянной и переменной информации.
Информационный поток – массивы, объединённые по различным признакам, используемые при решении различных комплексов задач управления.
Информационная система - охватывает всю информацию об экономическом объекте и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными называют информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
- источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);
§ способу фиксации: устная и документированная;
- способу выражения: цифровая и алфавитная:
- характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;
- направлению движения: входящая и исходящая;
- стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);
- функциям управления;
- принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;
- времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации, различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.
Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на се сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
В составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
ТАШКЕНТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Факультет « Информационные технологии
и менеджмент»
Мусалиев А.А., Бегалов Б.А., Жиемуратов Т.П.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Под редакцией академика С.С.ГУЛЯМОВА
ТАШКЕНТ – 200 7
| Введение…………………………………………………………………….. | 3 |
| 1. Информация и информационные ресурсы…………………………….. | 3 |
| 2. Состав, требования и аспекты описания информационного обеспечения…………………………………………………………………. | |
| 3. Структура и основные элементы информационного обеспечения….. | 9 |
| 4. Особенности и свойства экономической информации………………... | 13 |
| 5. Классификация экономической информации………………………….. | 15 |
| 6. Классификация постоянной информации……………………………... | 19 |
| 7. Составные единицы экономической информации…………………….. | 20 |
| 8. Система экономических показателей…………………………………... | 24 |
| 9. Операции обработки экономической информации……………………. | 25 |
| 10. Технологии баз данных………………………………………………… | 28 |
| 11. Организационно – методологический подход к разработке информационного обеспечения экономических информационных систем…… | |
| Литература………………………………………………………………….. | 35 |
Введение
Информационное обеспечение (ИО)- важнейший элемент экономических информационных систем и предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющееся основой для принятия управленческих решений. Любая информационная система не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управленческих решений. Перед информационным обеспечением стоит задача качественного обслуживания информацией пользователей системы, обеспечение эффективного функционирования потоков информации в процессе реализации функций управления, взаимодействия с внешними системами.
Информационное обеспечение (information support) осуществляет формирование по соответствующим правилам совокупности сведений, процедур накопления, хранения информации, а также ее использование при решении конкретных задач системы и представляет собой совокупность средств и методов организации данных в ИС.
1. Информация и информационные ресурсы
Понятие информации и информационных ресурсов. Понятия и нформация является фундаментальным научным понятиям, требующими точных формулировок и пояснений.
Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информация - новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией.
Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будет информационные ресурсы страны, для организации - информационные ресурсы организации. Иначе говоря - это весь объем знаний, отчужденных от их создателя, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.
Информационные ресурсы - информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы.
Информационные ресурсы при их разумной организации и использовании выступают как эквивалент трудовых, материальных и энергетических ресурсов. К тому же информация - это единственный вид ресурса, который содействует наиболее рациональному и эффективному использованию и сбережению всех остальных ресурсов.
Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалось людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологии и т.п., объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество всегда находило какое-либо решение. Появление иерархий управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть эти трудности в переработке огромных объемов информации для управления.
Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг
Информация, как разновидность ресурса . Информация обладает всеми признаками товара: наличием у нее потребительской стоимости (полезности, ценности) и стоимости (т.е. некоторых затрат общественного труда.
У информационных и вещественных объектов как товаров, есть и общие и различающие их свойства.
Эти объекты роднит с обычными изделиями и материальными ресурсами следующее: На них имеется потребительский спрос; они являются объектами собственности, т.е. ими можно владеть, пользоваться и распоряжаться; они имеют конкретных разработчиков (поставщиков); они имеют стоимость и соответственно цену; они могут поставляться на различных условиях.
Однако у информационных ресурсов и технологии имеется ряд принципиальных отличий, к числу которых относится:
- бесконечная тиражируемость, означающая их сохранение при неограниченном числе продаж;
практическая неуничтожаемость;
необходимость (за исключением общесистемных пакетов) индивидуальной адаптации к условиям конкретных пользователей;
обязательность авторского сопровождения поставляемых объектов;
возможность наложения различных ограничений не только по использованию, но и вторичному тиражированию;
сложность идентификации соблюдения авторских прав или прав поставщика;
множественность дублирующих объектов. В отличие от изделий, различные образцы которых могут выполнять сходные функции, информация может по-разному отражать одну и ту же реальность. Например, на торги могут быть предложены несколько вариантов итоговой информацию о размерах открытого месторождения в какой-нибудь продукции;
полезность косвенной информации; Так, например, информация о том, что есть такая информация, стоит довольно дорого;
обесцениваемость в результате пробного использования. Действительно, ознакомившись с данными и убедившись в некондиционности некоторых из них, правомерно отложить предложение о покупке. Однако заставить себя забыть или не использовать достоверные сведения из числа предложенных практически невозможно;
непредсказуемость котировки. Если изделия могут котироваться с некоторой ограничением динамикой (мгновенное исчезновение или возникновение спроса практически невероятно), то информация (но не технология) может мгновенно упасть в цене до нулевого уровня;
возможна взаимная антогоничность, а не просто конкурентность. Предложение на рынке одной информации может сделать на рынке неактуальной другую;
неопределенность некоторых или всех потребительских свойств;
предельно легкая транспортируемость и возможность избежать транспортных (в данном случае коммуникационных) повреждений;
физическая неснашиваемость, означающая наличие только морального старения или потери актуальности в фиксированный или неопределенный момент времени;
мгновенность передачи потребителю сведений и возможность получить подтверждение также в исчезающий малый период времени;
не всегда четкий период поставки не автоматически тиражируемой технологии;
постоянная готовность к поставке;
низкая идентифицируемость поставщика информационных данных и технологии, а также источников сведений и использование компонент технологий;
возможность сохранения конфиденциальности в отношении, как продавца, так и покупателя данных и технологии, а также самого факта продажи или не продажи.
качеству, т.е. по уровню удовлетворения информационных потребностей, определяемой ценностью (полезностью) информации;
выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;
затратам, т.е. стоимостью информации, определяемая объемом информации.
1. Полнота . Полнота информации выражается в точном определении количественных и качественном параметров тех или иных сторон деятельности объекта и выработке адекватных или решений.
Неполнота информации может привести к ошибкам в принятии решений.
2. Достоверность допускает определенный уровень искажений как поступившей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность принимаемых решений.
3. Доступность восприятия информации определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому данные представляются преимущественно в табличной форме, которая раскрывает не только смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.
4. Актуальность данных характеризует пригодность для реализации конкретной функции в определенный момент времени. Поэтому актуальность, своевременность и оперативность довольно близкие качественные свойства информации.
5. Своевременность означает поступление информации в удобное или назначенное время. Нарушение этого требования может обесценить информацию.
6. Точность означает ее правильность, степень ее детализации. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.
7. Оперативность отражает старение информации с течением времени и потери актуальности.
Несвоевременное поступление информации вызывает запаздывание в принятии решении, вследствие чего принимаемое решение не отвечает изменившейся обстановке. Чем оперативное информация, тем больше ее ценность. С течением времени информация стареет и ее ценность уменьшается.
Ценность информации быстро возрастает по мере увеличения степени точности или когда различие между сообщаемыми и фактическими результатами уменьшается. Более полная и достоверная информация обеспечивает правильное решение. Наиболее желаемая точность это та, когда ценность информации превышает расходы на ее получение.
Важное преимущество информационных систем состоит в том, что с ее использованием уменьшается время обработки. Существует понятие о минимальной, средней и максимальной давности информации. Минимальная давность равна половине отчетного периода плюс задержка в обработке; средняя - половина интервала между периодом обработки плюс задержка в обработке; максимальная - одному интервалу плюс половина отчетного периода.
Ценность информации уменьшается по мере увеличения задержки, с увеличением задержки информация может оказаться устаревшей и непригодной для принятия решений.
Информационную систему, немедленно реагирующую на любое отклонение, можно считать системой, действующей в реальном масштабе времени. Предполагается, что такая система получает, обрабатывает и передает данные с такой небольшой задержкой, что можно принять нужные меры немедленно.
По мере старения информации ее ценность для выработки решения падает до уровня, который достигается при информации меньшего объема. При получении дополнительной информации повышается роль принимаемых решений.
При уменьшении задержки в обработке информации, во-первых, решения могут приниматься раньше, во-вторых, ее содержание улучшится.
Для того, чтобы информация была полезной, она должна быть связана с решаемой в каждый момент времени проблемой; наличие только относящейся к делу информации позволяет пользователю принимать своевременные и более содержательные решения, так как он не тратит времени на поиск нужных ему факторов среди многих других. Если имеющееся информация не связана с вырабатываемым решением, то она не имеет ценности. Знание (или незнание) пользователем какой-либо части информации и действия, которые оказывается следствием этого, также являются важным фактором ценности информации.
2. Состав, требования и аспекты описания информационного
обеспечения
Состав информационного обеспечения. Информационное обеспечение АЭИС включает:
состав информации, т. е. перечень информационных единиц (сообщений), необходимых для решения комплексов задач в функциональных подсистемах ИС;
характеристики движения информации, т. е. количественные оценки объема и интенсивности информационных потоков, маршруты документов, схем документооборота, вероятностно – временные характеристики преобразования сообщений;
структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения сообщений в цепочки «вход – система – выход»;
характеристики качества преобразования информации, т. е. количественные оценки полезности, достоверности и своевременности информации;
способы преобразования информации, включая ее съем, доставку, распределение и обеспечение информацией комплексов задач и отдельных задач функциональных подсистем ИС.
способствовать реализации интегрированной обработки информации и принятию управленческих решений на основе экономико-математических методов и моделей, программ их машинной реализации в различных режимах;
представлять полную, своевременную и достоверную информацию для принятия решений с минимумом затрат на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
способствовать осуществлению диалога пользователя с ЭВМ, предусматривая для этого все необходимые средства и методы эффективного взаимодействия человека и ЭВМ;
осуществлять накопление и хранение информации путем создания автоматизированного банка данных;
обеспечить условия реализации функций управления за счет рационального использования всего информационного ресурса системы.
полнота отображения состояния управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для решения задач, так и выдаваемой по запросам пользователей;
высокая эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;
одноразовая регистрация и одноразовый ввод информации, и ее многократное и многоцелевое использование;
простота и удобство доступа к данным информационной базы;
ввод и накопление в информационной базе данных с минимума дублирования;
организация эффективной системы документооборота;
развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей и проектирование более совершенных методов и способов обработки информации;
регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также времени хранения документированной информации.
Функциональный аспект описания ИО отражает его роль в решении различных задач ИС. Выделяют следующие функции ИО: слежения, памяти, обработки и распределение информации.
Функция слежения обеспечивает подготовку, передачу и прием информации для управления объектом. Причем, слежение может быть постоянным, периодическим, оперативным, запаздывающим и прогнозирующим.
Функция памяти связанно, прежде всего, с хранением информации в ИС и предполагает отбор, сортировку, размещение, обновление, поиск и выдачу информацию.
В функцию обработки информации входит логическое и арифметическое преобразование информации.
В функцию распределения информации входит избирательность доставки информации в системе по уровням иерархии управления, пользователям.
Структурный аспект описания ИО предполагает исследование формы и структуры хранения и преобразования информации в ИС и включает классификацию информации, систему показателей, информационный язык, документацию, структуру информационных массивов (файлов), язык общения с информационной системой.
Трансформационный аспект описания ИО рассматривает преобразование языка экономического управления по уровням управления и этапам движения информации от входа к выходу системы.
Методический аспект описания ИО. В его основе при создании АЭИС лежит осуществление следующих принципов:
методологического единства ИО, т. е. разработка ИО различных функциональных подсистем на основе единых методов;
информационной совместимости ИО, т. е. создание единой системы форм документов, классификаторов и кодов для всей системы;
типизация блоков ИО, т. е. построение аналогичных в функциональном и содержательном отношений частей ИО по единым типовым правилам на одном языке;
унификация обмена информацией, т. е. сокращение форм документов;
интеграция обработки информации, т. е. однократности ввода информации в систему при многократном ее использовании.
3. Структура и основные элементы информационного обеспечения
Структура информационного обеспечения. В теории автоматизированной обработки информации, ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово – кредитной деятельности и т. д.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации-варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящихся в машине и на машинных носителях и имеющих различную степень организации.
Ввиду сложности системы ИО, выделяются такие составляющие ее части, как внешнее (внемашинное) и внутреннее (внутримашинное) ИО.
Внешнее (внемашинное) информационное обеспечение представляет собой часть информационного обеспечения, включающая совокупность информационных сообщений, сигналов, документов, используемых при функционировании информационной системы в форме воспринимаемых человеком без применения средств информационных технологий.
В состав внешнего информационного обеспечения входит: система классификации и кодирования информации, система нормативно – справочной информации, документация (входная и выходная), а также система организации, ведения и хранения документации и внесения в нее изменений.
Системы классификации и кодирования информации (объектов, элементов данных) являются средствами формализованного описания данных, при этом осуществляется однозначная замена смыслового содержания компактным кодом. В первую очередь это относится к наименованиям технико-экономических показателей, документов, операции, продукции, предприятий и т. д.
Нормативно – справочная информация относится к условно – постоянной информации, характеризующих заданное состояние управляемых параметров производства к определенному моменту времени. К ней относятся плановые задания, производственные графики, нормативы трудоемкости изделий, а также нормы и нормативы и т. д.
Оперативная (входная) документация , отражая переменную (текущую) информацию характеризует состояние управляемых параметров производства в заданный момент времени (объем выпуска за текущий период, приход и расход материалов и т. д.), а также за некоторый период времени.
Входная информация представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. Вводимые в систему и хранимые в ней данные представляют отдельные значения параметров объектов, процессов или явлений в виде слов, буквенных обозначений, числовых величин, таблиц, графиков или в иной форме.
Источниками входных данных могут служить устные сообщения, рукописные материалы, документы и носители информации в форме пригодной для непосредственного ввода в ЭВМ. Исходные данные получают в обычных, для неавтоматизированной системы документах, написанных от руки, отпечатанных типографическим способом или на машинке с последующим переносом их на машинные носители информации и т. д.
Выходная информация, являясь результатом обработки входной информации (оперативной и нормативно – справочной) по определенному алгоритму предназначена для принятия решений по управлению производством.
К выходной информации относится информация, получаемая в результате решения задачи системы и предназначенная для непосредственного использования пользователем. Обычно выходная информация представляется в виде машинных документов. Документы делятся на группы по функциональному назначению с учетом целей, для которых они предназначены, частоты выхода документов и целесообразности их получения пользователями и т. д.
Группировка и расположение информации в документе определяется алгоритмом использовании этой информации.
Результатом решения задачи также является промежуточная информация, используемая при решении других задач.
Внутреннее (внутримашинное) информационное обеспечение , являясь частью информационного обеспечения, представляет собой совокупность используемых в информационной системе данных на машинных носителях, включающие входные, промежуточные и выходные массивы, образующих информационную базу, а также систему программ организации, ведения и доступа к данным. Внутреннее информационное обеспечение включает все массивы (файлы), необходимые для решения задач и обработки данных, а также программные средства записи, обновления массивов и поиска в них данных. В состав информационной базы входят:
нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
текущие сведения, поступающие извне системы и требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
накапливаемые архивные и учетные данные, необходимые для управления экономической системой.
Контролируют входные данные и ведение информационной базы - программные средства. Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопление данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений.
Основные элементы информационного обеспечения также состоит из элементов внешнего и внутреннего информационного обеспечения.
Основными элементами внешнего
поток информации - группа сообщений в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении, при условии, что у этих сообщений имеется источник и получатель;
реквизит – элементарное сообщение, дальнейшее расчленение которой невозможно без уничтожения семантического смысла сообщения; реквизиты подразделяются на признаки и основания;
реквизит-признак – часть сообщения, которая функционально предназначена для качественной характеристики описываемого объекта; признак позволяет проводить идентификацию объекта в определенном множестве сообщений;
реквизит-основание – часть сообщения, которая функционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта; физически основание- это числовая величина, получаемая в результате наблюдения, измерения или вычисления;
показатель- часть сообщения, которая описывает качественную и количественную сторону объекта, обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Показатель компонуется из реквизитов- признаков и реквизитов-оснований и состоит из одного признака – основания и одного или нескольких реквизитов- признаков, характеризующих основание и связанных с ними логическими отношениями. При обработке над реквизитами основаниями осуществляются арифметические операции, над реквизитами признаками – логические (сортировка, поиск, выборка и т. д.).
номенклатура - информационная совокупность, включающая все значения однотипных показателей;
документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информацию о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека;
кодирование – отображение дискретных сообщений в виде определенных сочетаний символов;
код – конкретное условное обозначение каждого наименования в данной номенклатуре;
документооборот - движение документов с момента их возникновения или получения до завершения исполнения или отправки;
система документации - совокупность документов создаваемых в процессе выполнения одной из функций управления.
Основными элементами внутреннего информационного обеспечения являются:
файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенные для решения задач;
запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Элементы записи обозначаются идентификаторами.
Носители информации. Функционирование экономических объектов отображаются системой экономических показателей, характеризующих все аспекты деятельности производства. Для их фиксации используются носители информации.
Носитель информации - это различные материалы, обладающие физическими свойствами (бумага, магнитные диски, оптические диски и др.), которые применяются для сохранения информации, т. е. любое материальное средство, на которое записывается (регистрируется) и с которого считывается информация.
Назначением носителей информации являются:
запись первичных данных;
подготовка исходных данных к обработке;
непосредственный ввод в компьютер подготовленных данных;
организация внешней памяти компьютера; фиксация результатов обработки данных.
Лекция 2
Информация и информационное обеспечение
Информация и информационные процессы
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающего мира, которые повышают у ее потребителя уровень знаний о них.
Данные не тождественны информации, так как они могут рассматриваться как сведения, которые по каким-то причинам не используются. Если данные используются для уменьшения степени неопределенности об объекте, то они становятся информацией. Поэтому можно сказать, что информацией являются используемые данные. Данные регистрируют объективно существующие сигналы. Информация субъективна, т.к. субъективны методы ее получения из данных (все зависит от степени осведомленности и осмысления получателя). Таким образом, сведения, которые воспринимаются потребителем как новые и полезные, являются для него информацией.
Информация всегда имеет конечного потребителя. Этим потребителем может быть человек, подразделение компании, модуль корпоративной ИС или другая ИС. Процесс передачи информации (или данных) в форме сообщения от источника к потребителю посредством какой-нибудь среды («канала связи») называется информационным обменом .
Эффективность использования информации, показатели ее качества обусловлены характеристиками (свойствами) информации :
- адекватность – степень соответствия и. отражаемым свойствам объекта;
- достоверность – точность отражения реально существующего объекта;
- полнота – достаточность и. для понимания ситуации и принятия решения;
- доступность – степень восприятия и.;
- актуальность – степень сохранения ценности и.;
- своевременность поступления и.;
- точность ;
- устойчивость – способность и. реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности;
- достоверность – отображение параметра с необходимой точностью. Измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемое значение параметра отличается от его истинного значения в пределах необходимой точности.
Индустриальное общество рассматривает информацию как ресурс, аналогично материальным, природным, энергетическим, трудовым и финансовым ресурсам. Поэтому информация как ресурс характеризуетсястоимостью, потребительской стоимостью и ценой .
Информационные ресурсы (ИР) – это формы представления данных и знаний: отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, депозитариях, музейных хранилищах, банках данных и др.). В современном информационном обществе ИР – это знания, подготовленные для социального использования и зафиксированные на машинных носителях.
По масштабу формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные ИР.
Если ИР доступны для автоматизированного информационного обмена, то они называются активными ИР .
Понятие и структура информационного обеспечения ИС
Для повышения эффективности сбора и обработки данных всю используемую в ИС информацию структурируют (объединяют в единую информационную структуру), создавая на основе БД информационное обеспечение . Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и отражает информацию о состоянии экономического объекта.
Функции (назначение) ИО:
Организация хранения и поиска данных, предоставление пользователям оперативной и достоверной информации;
Создание условий работы автоматизированным ИТ;
Согласование задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Различают внемашинное ИО и внутримашинное ИО.
Внемашинное ИО включает:
Систему классификации и кодирования;
Систему документирования;
Систему документооборота (схемы информационных потоков).
Внутримашинное ИО – это весь информационный фонд ИС, т.е. совокупность всех данных, записанных на машинных носителях и сгруппированных по определенным признакам (организованных специальным образом).
Основные требования к ИО (ИО должна обеспечивать):
Организацию АРМ и активное участие пользователя в вычислительном процессе;
Децентрализованную организацию данных (предполагает разбиение БД на несколько физически распределенных БД, создание распределенной БД организации);
Распределенную обработку данных (предполагает распределение функциональной ИТ между несколькими участниками, т.е. обработку задания несколькими процессами в различных узлах сети);
Безбумажную технологию (автоматическое формирование первичных документов на ПК) и электронный документооборот;
Сетевую интегрированную обработку экономических задач;
Информационно-справочное обслуживание пользователей;
Использование электронной почты, выход в Интернет.
Под структурой ИО понимается состав элементов информации и взаимосвязь между ними (рис.1).
Основные структурные элементы информации : реквизиты , экономические показатели, экономические документы (в том числе электронные документы ), информационные массивы , потоки .
Рис. 1. Структура экономической информации
Структура ИО включает:
1. Систему показателей предметной области.
Реквизиты и показатели являются информационными единицами низшего уровня. Они служат основой для составления документов и хранения в памяти машины, поэтому система показателей является основой ИО.
Реквизит (атрибут) - самая простая элементарная единица экономической информации; отображает отдельное свойство объекта или процесса реального мира; состоит из знаков - цифр и букв; характеризуется именем, типом и значением.Реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объекта, процесса или явления; подлежат логической обработке, т.е. служат для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д. составных единиц.
Реквизиты-основания отражают количественную сторону объекта (количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.). Выражаются в цифровой форме, поэтому над ними выполняются логические и арифметические операции.
Реквизиты можно расчленить на более мелкие составляющие - символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.
Отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать процесс или объект, поэтому он входит с другими реквизитами в состав экономических показателей.
Сочетание реквизита-основания и группы взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков образует показатель – составную единицу экономической информации. Показатель - это логическое высказывание, которое содержит качественную и количественную характеристики объекта. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. В приведенном примере на рисунке отражено два показателя (две строки).
Показатель можно определить как качественную переменную величину, которой соответствует множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным. Это определение показателя используется в практике учета, статистики, планирования и т.п.
Показатель можно определить как высказывание, содержащее единственную количественную характеристику (значение) какого-либо свойства объекта и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации. Эта трактовка показателя принята в теории и практике автоматизированной обработки данных.
В состав наименования показателя входят термины, обозначающие измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (определяются наличие, мощность, выпуск, затраты, себестоимость, потери, прибыль и т.п.), и формальная характеристика, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т.п.).
Показатели образуют более сложные составные структурные единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационную базу.
2. Совокупность взаимосвязанных по смыслу реквизитов и показателей представляет собой информационное сообщение об объекте – документ . Документ (инф. сообщение) является составной единицей информации и характеризует объект, процесс, явление.
Каждый документ (сообщение) имеет определенную форму, т.е. является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как обладает наглядностью представления информации и содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
3. Информация в документах может представляться в виде информационных массивов (файлов на машинных носителях). Информационный массив (файл) - основная структурная единица хранения информации. Формируется в памяти ПК объединением по определенному признаку однородных документов (одной формы и одного названия).
Часть файлов может использоваться для обработки только одной задачи (в этом случае массив называется укрупненным ), другая часть файлов - для нескольких задач.
Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы – информационные потоки и в самую крупную единицу – информационную базу.
4.Информационный поток – совокупность различных инф. массивов. Используется для обработки какого-либо комплекса экономических задач, т.е. относится к какому-то конкретному участку деятельности объекта.
Для реализации инф. потока используются технологии организации электронного документооборота.
5. Инф. подсистема – это организованная совокупность инф. потоков в какой-либо функциональной подсистеме. Например, автоматизация задач в функц. подсистеме «Бухгалтерский учет» позволяет выделить в ИС предприятия инф. подсистему «Бухгалтерский учет». В ИС банка выделяют подсистему «Операционный день банка».
6. Совокупность всех инф. подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня - информационную базу (систему) , реализующую различные функции управления. Информационная база– это вся совокупность информационных потоков и подсистем реального экономического объекта.
Соответствующие структурные единицы информации выделяются в зависимости от особенностей машинного носителя и способов фиксации на нем данных.
Похожая информация.
