Ой жизни. Автоматизация и создание информационных систем являются на данный момент одной из самых ресурсоемких областей деятельности техногенного общества. Одной из причин активного развития данной области является то, что автоматизация служит основой коренного изменения процессов управления, играющих важную роль в деятельности человека и общества. Возникают системы управления, действие которых направлено на поддержание или улучшение работы объекта с помощью устройства управления (комплекс средств сбора, обработки, передачи информации и формирования управляющих сигналов или команд). Существует много видов информационных систем: системы обработки данных, информационные системы управления, маркетинговые системы, системы бухгалтерского учета и другие, используемые в различных организациях. Немаловажные функции среди них выполняют информационные системы управления.

Информационные системы управления (ИСУ) – это любые системы, которые обеспечивают людей данными или информацией об операциях, выполняемых в организации. ИСУ используются в деятельности работников, собственников, клиентов и других ключевых лиц в организационной среде. Поддержка этих лиц осуществляется либо путем эффективной обработки данных для оказания помощи в выполнении работ, связанных с транзакциями (транзакция – регистрируемая операция бизнеса), либо эффективным обеспечением информацией должностных лиц.

История развития ИСУ

ИСУ представляют собой системы, основанные на постоянно развивающихся концепциях использования информации.

Первые информационные системы управления появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Такие системы называются системами обработки транзакций. К транзакциям относят следующие операции: выписка счетов, накладных, составление платежных ведомостей и другие операции бухгалтерского учета.

В 60-е гг. средства вычислительной техники получили дальнейшее развитие: появляются операционные системы, дисковая технология, значительно улучшаются языки программирования. Развитие вычислительной техники обусловило появление новых возможностей в автоматизации различных видов деятельности, например, подготовки отчетной документации. Изменяется отношение к информационным системам. Информация, полученная с их помощью, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Появляются системы управленческих отчетов (СУО), ориентированные на менеджеров, принимающих решения.

В 70-е гг. информационные системы продолжают активно развиваться. В это время появляются первые микропроцессоры, интерактивные дисплейные устройства, технология баз данных и дружественное по отношению к пользователю программное обеспечение (средства, позволяющие работать с программой, не изучая ее описания). Эти достижения создали условия для появления систем поддержки принятия решений (СППР). В отличие от систем управленческих отчетов, которые предоставляют информацию по заранее установленным формам отчетности, СППР предоставляют ее по мере возникновения необходимости.

Существуют 3 стадии принятия решения: информационная, проектная и стадия выбора. На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений. На проектной стадии разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). На стадии выбора обосновывают и отбирают определенную альтернативу, организуя слежение за ее реализацией. СППР используют оборудование, программное обеспечение, данные, базу моделей и труд менеджера с целью поддержки всех стадий принятия решений непосредственными пользователями-менеджерами в процессе аналитического моделирования на основе предоставленного набора технологий. Эти системы удовлетворяют индивидуальные потребности пользователей в информации. Важнейшей целью СППР является обеспечение технологией формирования информации, а также технологическая поддержка принятия решения в целом.

В 70-80-х гг. в офисах начали применять разнообразные компьютерные и телекоммуникационные технологии, которые расширили область применения информационных систем. К таким технологиям относятся: текстовая обработка, настольное издательство, электронная почта и др. Интеграцию этих технологий в одном офисе называют офисной информационной системой. ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

1980-е гг. характеризуются еще и тем, что информационные технологии начали претендовать на новую роль в организации: компании открыли для себя, что информационные системы являются стратегическим оружием. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. Информационные технологии, развиваясь, влияют на конкуренцию следующим образом:

1) заменяют старые правила конкуренции новыми;

2) создают возможности для достижения преимуществ конкуренции

при помощи новых способов опережения соперника;

3) порождают совершенно новые виды экономической деятельности,

используя для этого операции, уже существующие в организации.

Взаимодействие подсистем ИСУ

Системы обработки транзакций оказывают помощь в выполнении операций. Обрабатывая транзакции, они насыщают информационную систему данными, осуществляя регистрацию выполнения операций. Эти данные затем используются в работе систем управленческих отчетов и систем поддержки принятия решений. СУО периодически подготавливают сведения в виде отчетов заранее установленных форм. Эти отчеты затем используются менеджерами для принятия решений. СППР также применяются менеджерами, но для принятия решений на основе собственных моделей.

Основные направления ИСУ

Существует множество направлений ИСУ: ресурсы данных, стратегическое планирование, разработка программных средств, телекоммуникационные системы, портфели приложений и др. Среди всех направлений следует выделить стратегическое планирование: это направление сохраняет высокий приоритет уже много лет. Стратегическое планирование – процесс долгосрочного планирования, осуществляемый организацией для установления цели и определения способов достижения цели.

Выделяют также тактическое и оперативное планирование. Стратегическое планирование выполняет высший управленческий состав, разрабатывая генеральную стратегию, долгосрочные цели и задачи организации, а также осуществляя мониторинг реализации стратегии и ее корректировку. Тактическое планирование осуществляет средний управленческий состав, который разрабатывает кратко- и среднесрочные планы, сметы, подцели, разукрупняет стратегию по подразделениям, привлекая и размещая ресурсы, а также контролируя работу подчиненных организационных подразделений. Оперативное (контролирующее) руководство разрабатывает краткосрочные планы и программы, контролирует использование ресурсов и реализацию поставленных задач конкретными рабочими группы.

Влияние ИСУ на эффективность работы организации

ИСУ оказывают влияние на многие характеристики организации. Рассмотрим более подробно наиболее важные из них.

1. Производительность труда (операционная эффективность). Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием. При этом компьютер определяет оптимальный запас изделий на складе, отслеживает текущее количество. Другой пример – повышение производительности труда работников офиса при помощи редакторов текста. При этом сокращается время подготовки текста, особенно в тех случаях, когда текст пересматривается несколько раз. Также производительность труда в офисе повышается за счет применения систем настольного издательства и систем презентационной графики.

2. Функциональная эффективность может быть улучшена за счет применения СППР. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки, для повышения эффективности функций разрешения кредита использует системы искусственного интеллекта. Эти системы объединяют в себе мастерство всех лучших менеджеров по кредиту.

3. Качество обслуживания клиентов. Примером может служить применение банковских машин (банкоматов). Нормальный банкомат работает 24 часа в сутки каждый день. Он позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.

4. Создание и улучшение продукции . Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. д. Информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена на основе современных информационных технологий.

5. ИСУ открывают перед компанией возможность изменения основ конкуренции. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем – сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.

План

Введение 3

Глава 1. Информационные системы. 5

Глава 2. Типы информационных систем. 7

2.1.Системы диалоговой обработки запросов (TPS). 10

2.2.Системы работы знания и автоматизации делопроизводства. 10

2.3.Управляющие информационные системы (MIS). 10

2.4.Системы поддержки принятия решений (DSS). 11

2.5.Исполнительные системы (ESS). 13

Заключение 15

Использованная литература 16

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов 1 .

Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения.

Актуальность работы обусловлена необходимостью рассмотрения информационных систем, а также использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях.

Цель работы – ознакомиться с существующим разнообразием типов информационных систем.

Для этого требуется выполнить следующие задачи :

раскрыть сущность понятия «информационная система»;

рассмотреть виды информационных систем в организации;

Глава 1. Информационные системы.

Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. 2

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства. 3

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные информационные системы основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение. 4

Глава 2. Типы информационных систем.

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем. 5

Типы информационных систем.

поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

– это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Из основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающие каждый организационный уровень и их значение в организации.

Системы стратегического уровня

Исполнительные системы (ESS ) : 5-летнее предсказывание продаж; 5-летнее оперативное планирование; 5-летнее предсказывание бюджета; планирование прибыли; планирование личного состава.

Системы управленческого уровня

Управляющие информационные системы (MIS ) : управление сбытом; контроль инвентаря; ежегодный бюджет; анализ капиталовложения; анализ перемещений.

Системы поддержки принятия решений (DSS ) : коммерческий анализ региона; планирование производства; анализ затрат; анализ рентабельности анализ стоимостей контрактов.

Системы уровня знания

Системы работы знания (KWS ) : графические рабочие станции; управленческие рабочие станции.

Системы автоматизации делопроизводства (OAS ) : текстовые редакторы; создание изображений; электронные календари.

Системы эксплуатационного уровня

Системы диалоговой обработки запросов (TPS ) : продажа и маркетинг; производство; финансы; бухгалтерия; людские ресурсы.

Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS); на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. 6

Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне – в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

Внутри каждого из этих уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как структурированные и неструктурированные. Неструктурированные решения – те, в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, не имеет аналогов или разработанной методики для их принятия. Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и имеют определенную процедуру для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз, как новые. Некоторые решения слабоструктурированны; в таких случаях только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Эксплуатационный персонал управления довольно хорошо решает структурированные проблемы. Стратегические планировщики занимаются совсем не структурированными проблемами. Многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны. Однако каждый уровень организации содержит и структурированные, и неструктурированные проблемы.

1. Системы диалоговой обработки запросов (TPS).

Системы диалоговой обработки запросов – основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов – компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры – коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

На эксплуатационном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высокоформализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается управляющим низшего уровня согласно предопределенным критериям. Единственно, что должно быть определено – соответствует ли клиент критериям.

1. Системы работы знания и автоматизации делопроизводства.

Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных.

Вообще, работники знания – это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит прежде всего в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных обычно имеют меньшее образование и ближе к обработке, чем к созданию информации. Они состоят прежде всего из секретарей, бухгалтеров или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

Системы автоматизации делопроизводства – информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

1. Управляющие информационные системы (MIS).

Управляющие информационные системы обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. MIS суммируют результаты и докладывают относительно основных действий компании.

Характеристика управляющих информационных систем:

УИС поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровнях. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров;

УИС ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, чтобы помогать обеспечивать текущий учет действий;

полагаются на существующие общие данные и потоки данных;

имеют немного аналитических возможностей;

помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные;

относительно негибки;

имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию;

информационные требования известны и устойчивы;

часто требуют длинного анализа и проектирования процесса. 7

MIS обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. Эти системы вообще негибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство MIS используют простую установившуюся практику типа резюме и сравнения в противоположность сложным математическим моделям и статистическим методам.

1. Системы поддержки принятия решений (DSS).

В 70-е годы ряд компаний начал развивать информационные системы, которые совершенно отличались от традиционных MIS-систем. Эти новые системы были меньшими, интерактивными и были разработаны с целью помочь конечным пользователям использовать данные и модели, чтобы решать слабоструктурированные и неструктурированные проблемы. В 80-е годы эти системы были использованы для групп и целых организаций.

Эти системы названы системами поддержки принятия решений (DSS). Как мы отмечали ранее, системы поддержки принятия решений помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное и не структурированное принятие решений. DSS находятся под управлением пользователя от начала до реализации и используются ежедневно.

Основная концепция DSS – дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS разработаны, чтобы предоставить возможности, а не просто, чтобы ответить на информационные потребности.

Имеется существенное различие между структурированными, неструктурированными и частично структурированными решениями. Структурированные проблемы повторяемы и обычны, для них обеспечивают решения известные алгоритмы. Неструктурированные проблемы оригинальны и необычны, для них не имеется никаких алгоритмов для решения: каждый находит свой ответ. Частично структурированные проблемы находятся между структурированными и неструктурированными проблемами. DSS разработаны, чтобы поддерживать слабоструктурированный и неструктурированный прикладной анализ.

Принятие решений включает четыре стадии: распознавание, проект, выбор и реализация. DSS предназначены, чтобы помогать проектировать, оценивать альтернативы и контролировать процесс реализации.

Ошибочно думать, что решения принимаются в больших организациях только отдельными личностями. Фактически большинство решений принимается коллективно. В большой организации принятие решений по существу групповой процесс, и DSS могут быть разработаны, чтобы облегчить принятие решений группой.

Компоненты DSS .

Система поддержки принятия решений имеет три основных компонента: базу данных, модель и систему программного обеспечения DSS. База данных DSS – собрание текущих или исторических данных из ряда приложений или групп, организованных для легкого доступа к областям применения. Система управления базой данных DSS защищает целостность данных при управлении, которое хранит поток данных, а также сохраняет исторические данные. DSS используют организационные данные (из таких систем, как производство и продажа) так, чтобы личности и группы были способны принять решения, основанные на фактических данных. Данные обычно извлекаются из соответствующих баз данных и запасены специально для использования DSS. Модель – собрание математических и аналитических моделей, которые могут быть сделаны легко доступными для пользователя DSS. Модель – абстрактное представление, которое поясняет компоненты или связи явления.

Анализ моделей часто используется, чтобы предсказать продажу. Пользователь этого типа модели мог быть снабжен набором предыдущих данных, чтобы оценить будущие условия и продажу, которые могли бы следовать из этих условий. Изготовитель решения может затем изменить эти будущие условия (например, повышение затрат сырья или появление новых конкурентов на рынке), чтобы определить, как эти новые могли бы влиять на продажу. Компании часто используют это программное обеспечение, чтобы попытаться предсказывать действия конкурентов.

Третий компонент DSS – система программного обеспечения DSS, которая обеспечивает простое взаимодействие между пользователями системы, базой данных DSS и эталонным вариантом. Система программного обеспечения DSS управляет созданием, хранением и восстановлением моделей в образцовой основе и интегрирует их с данными в базе данных DSS. Система программного обеспечения DSS также обеспечивает графический, легкий в использовании, гибкий интерфейс пользователя, которые поддерживает диалог между пользователем и DSS. Пользователи DSS – обычно исполнители или менеджеры. Часто они имеют малый опыт работы с компьютером или вообще не имеют его, поэтому интерфейс должен быть дружественным.

Системы поддержки принятия решений (DSS) также обслуживают уровень управления организацией. DSS помогают менеджерам принимать решения, которые являются слабоструктурированными, уникальными или быстро изменяющимися и которые не могут быть легко указаны заранее. DSS должны быть достаточно гибкими, чтобы использоваться несколько раз в день, соответствуя изменяющимся условиям. DSS в основном используют внутреннюю информацию из TPS и MIS, но часто вводят информацию из внешних источников типа текущих цен на бирже или цен изделия конкурентов.

Ясно, что в соответствии с замыслом DSS имеют большую аналитическую мощность, чем другие системы: они построены с рядом моделей, чтобы анализировать данные. DSS построены так, чтобы пользователи могли работать с ними непосредственно; эти системы явно включают удобное для пользователя программное обеспечение. Системы DSS интерактивны; пользователь может изменять предположения и включать новые данные. 8

1. Исполнительные системы (ESS).

Старшие менеджеры используют класс информационных систем, названных исполнительными системами поддержки принятия решений (ESS), которые обслуживают стратегический уровень организации. Они ориентированы на неструктурные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов типа новых налоговых законов или конкурентов, но они также выбирают суммарные данные из внутренних MIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ESS используют наиболее продвинутое графическое программное обеспечение и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или в зал заседаний.

В отличие от других типов информационных систем ESS не предназначены для решения определенных проблем. Вместо этого ESS обеспечивают обобщенные вычисления и передачу данных, которые могут применяться к изменяющемуся набору проблем. ESS имеют тенденцию использовать меньшее количество аналитических моделей, чем DSS.

ESS помогают найти ответы на следующие вопросы:

В каком бизнесе мы должны быть?

Что делают конкуренты?

Какие новые приобретения защитили бы нас от циклических деловых колебаний?

Какие подразделения мы должны продать, чтобы увеличить наличность?

ESS состоит из рабочих станций с меню, интерактивной графикой и возможностями связи, которым могут быть доступны исторические и конкурентоспособные данные из внутренних систем и внешних баз данных. Так как ESS разработаны, чтобы использоваться старшими менеджерами, которые часто имеют немного прямых контактов с машинными информационными системами, ESS имеют легкий в использовании интерфейс. 9

Заключение

Информационная система - это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего - какой-либо области человеческой деятельности. Эта система должна обеспечивать средства для протекания информационных процессов:

получение

хранение

передача

преобразование информации.

Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач:

Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Таким образом, основное назначение информационной системы – создание современной инфраструктуры для управления предприятием, организацией, учреждением.

Использованная литература

Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М., 2007.

Бабкин Ф.В. «Электронная коммерция и новые организационные формы компаний», Менеджмент в России и за рубежом, выпуск 1, 2000.

Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2009.

Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. - М.: ИнфоАрт, 2009

5. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для ву зов / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. -2-е изд., доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009

6. Система управления персоналом: Проспект БОСС-Корпорация. М.: Система БОСС-Кадровик, 2005.

7. Управление персоналом организации:/ Под ред. А. Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2004.

8. Управление персоналом организации:/ Под ред. А. И. Турчинова. М.: РАГС, 2003.

Интернет ресурсы:

www . rus - lib . ru / book /38 /

www . citforum . ru /

1 Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления, с. 11

2 Громов Г.Р. Очерки информационной технологии, с. 37

3 Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления, с.41

4 Громов Г.Р. Очерки информационной технологии, с. 38

5 Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров, с.69

6 Бабкин Ф.В. «Электронная коммерция и новые организационные формы компаний», Менеджмент в России и за рубежом, с.6

Типа информационных систем : системы с эксплуатационным уровнем, системы... основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, т.к. содержит и оперативную, и архивную...

В настоящее время на практике используются два класса реализаций информационных
систем (ИС) управления организацией. На рис. 5 представлена классификация управляющих
информационных систем на автотранспорте. Первый" :; базируется на автоматизации учетных
бухгалтерских функций. Системы этого класса наиболее распространены в отечественных АТО.
Второй класс ИС изначально базируется на автоматизации выполнения производственных
функций. Системы этого класса отвечают требованиям стандарта де-факто для ИС управления
организацией ЕКР (Егйегрпзе Яецшгетеп^ Р1апшп§ планирование потребностей

организации).

Рис. 5. Классификация управляющих информационных систем на автотранспорте

Это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению эффективности работы организации. Стандарт э объединил большой опыт практического использования ИС, отвечающих требованиям МКР-П (Мапийсплппё Кезоигзе Р1аппш§ - планирование производственных ресурсов) и РКР (Ртапаа! Кеяшгетепгз Р1апшп§ - планирование финансовых потребностей). Система управления перевозками, полностью соответствующая стандарту ЕКР, должна поддерживать 16 функциональных подсистем:

Планирование перевозок и увязанное планирование обеспечивающих производственных процессов (например, техническое обслуживание и ремонт);

Управление спросом на предоставление транспортных услуг;

Составление плана производственной деятельности;

Планирование материальных потребностей; О

Спецификации и технологические карты предоставляемых услуг;

Управление складом;

Планирование взаимодействия с партнерами;

Управление производственными процессами на уровне отдельного подразделения;

Планирование провозных возможностей парка;

Контроль входной и выходной информации;

Управление материально-техническим снабжением;

Планирование распределения ресурсов между подразделениями организации;

Планирование и контроль производственных и технологических операций;

Управление финансами;

Моделирование;

Оценка и анализ результатов работы парка.

В ИС, поддерживающих ЕКР, новые модули системы могут интегрироваться с основным ядром системы естественным путем. Они появляются и встраиваются в логическую цепь управления по мере выявления необходимости бесперебойного обеспечения парка материалами, компонентами, оборудованием, финансами, заказами и т.д.

Автоматические системы на автотранспорте в настоящее время развиваются в четырех направлениях (см. рис. 9.9).

Автоматические системы обучения водителей (тренажеры) позволяют снизить затраты и время на подготовку водительского состава. Тренажеры незаменимы при отработке действий по предотвращению аварийных ситуаций в сложных и непредвиденных условиях. Это особенно важно, если учесть, что современный автопоезд может перевозить грузы стоимостью несколько миллионов рублей.

Автоматические системы на ПС, которые призваны облегчить труд водителя, включают следующие основные системы:

АВ8 - антиблокировочная система - позволяет сохранять траекторию движения ПС при торможении на неоднородном по сцеплению поверхности с колесами дорожном покрытии;

Автоматическое управление трансмиссией - помогает снизить утомляемость водителя и сосредоточить его внимание на дорожной обстановке;

Круиз-контроль - позволяет автоматически поддерживать заданную скорость движения АТС:

Е8Р - противобуксовочная система - позволяет избегать пробуксовывания одного из ведущих колес;

ОЗС -- система динамической стабилизации - помогает сохранить траекторию движения АТС на повороте.

Интеграция отдельных систем в будущем позволит создать автоматическую систему управления АТС. Уже сейчас крупные автомобилестроительные корпорации «Уо1уо» и «Мегсеёез» объединили свои усилия в разработках специальных комплексов для управления грузовыми автомобилями. Представим себе автоколонну, состоящую из 20 грузовых автомобилей или автопоездов, которая движется со скоростью до 110 км/ч и управляется одним человеком, находящимся в головном автомобиле. В настоящее время по дорогам Скандинавии проходит испытание опытный образец, состоящий пока всего из двух автопоездов, которые могут двигаться со скоростью до 60 км/ч в границах городов и до 80 км/ч в пригородах.

В первую очередь автоматические системы управления АТС будут внедряться на технологическом транспорте на крупных терминалах, морских портах и т.д.

Системы автоматического определения местонахождения ПС, идентификации ПС и грузов уже нашли достаточно широкое применение на АТ и были подробно рассмотрены ранее.

Системы автоматического выполнения бизнес-процессов позволяют автоматизировать реализацию отдельных операций перевозочного процесса. Чаще всего такие системы основываются на автоматических системах идентификации ПС и грузов, которые могут быть источниками данных для принятия решения о выборе тех или иных действий в транспортном процессе. Например, сортировка грузов на терминале для формирования маршрутной партии или, уже упоминавшаяся ранее, система транспортного контроля РТИ на погранпереходе Торфяновка (см. подразд. 6.9).

Системы автоматического определения местонахождения ПС, идентификации ПС и грузов, выполнения бизнес-процессов имеют важнейшее значение как поставщики объективной

информации в режиме реального времени в автоматизированные управляющие ИС. Использование автоматических систем для подготовки исходной информации в управляющие ИС создает основу для построения системы управления, основанной на принципах ЕКР.

Автоматизированные системы, основываясь на комплексе технических средств, иноормационном обеспечении и пакетах прикладных программ, обеспечивают повышение качества принятия управленческого решения за счет сокращения времени анализа объекта управления и рассмотрения большого числа вариантов развития ситуации на основе моделирования.

Ориентация автоматизированных систем на процессы принятия решений объясняется тем, что эти процессы занимают центральное место в управлении производством на всех уровнях. Процессы принятия решения осуществляются различными организациями и отдельными лицами на основе поступающей к ним информации о ходе выполнения производственного процесса. Поступающая информация анализируется, формулируется возникающая проблема, и ищутся пути ее решения. Всякая проблема возникает, развивается, существует какое-то время и, наконец, исчезает (решается или самоликвидируется). Значение проблемы для управления производством можно выразить через интенсивность ее проявления. Как правило, интенсивность проявления проблемы во времени изменяется так, как это показано на рис. 6.

Автоматизированная управляющая ИС призвана сократить время, связанное с анализом и расчетом вариантов решения, оставив за руководителем выбор наилучшего варианта и принятие окончательного решения. Для реализации этой задачи автоматизированная система должна содержать соответствующее информационное Обеспечение (рис.7), благодаря которому существует возможность планирования транспортного процесса, обработки данных о процессе доставки грузов или пассажиров и своевременного принятия решения о необходимо! корректировке планов в режиме реального времени.

Вся информация, обеспечивающая функционирование И С, по принципу формирования делится на внутримашинную и внема-шинную. Внутримашинная информация в основном формируется в процессе разработки информационной системы управления процессами доставки грузов и пассажиров. Как правило, эта информационная составляющая функционирует под управлением специально разработанного приложения, структура этой информац относительно стабильна и изменяются только значения данных.

Изменение внутримашинной информации происходит под влиянием внешних по отношению к информационной системе данных. Эти данные относятся к внемашинной информации и формируются на основании изменения факторов, воздействующих на работу системы (изменение законодательства, нормативов, условий перевозок и т.д.).

Промежуточная информация - результат обработки оперативной информации, получаемой от объекта управления. На основе промежуточной информации формируется выходная информация - результат работы ИС.

Более полное понятие информационная система дали Уильям Девис и Девид Йен в своем труде «Руководство-справочник консультанта информационных систем: анализ и проектирование систем». В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. (ред. от 06.04.2011 г.), №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует понятие информационной системы так: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»

Информационная система управления - это программно - технический комплекс для организации процесса управления информацией, который помогает в необходимые сроки с максимальной точностью управлять процессами предприятия.

Таким образом, информационная система представляет собой совокупность функциональной структуры, информационного, математического, технического, организационного и кадрового обеспечения, которые объединены в единую системы в целях сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации для выполнения функций управления. Она обеспечивает информационные потоки:

1. информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой стороны - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

2. информационный поток из системы управления во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);

3. информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

4. информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции.

Информационные системы решают следующие основные задачи:

· Поиск, обработка и хранение информации, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима. Компьютеризованные ИС предназначены для более быстрой и надежной обработки информации, чтобы люди не тратили время, чтобы избежать свойственных человеку случайных ошибок, чтобы сэкономить расходы, чтобы сделать жизнь людей более комфортной.

· Хранение данных разной структуры. Не существует развитой ИС работающей с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной. Теоретически можно решить эту задачу путем использования нескольких файлов внешней памяти, каждый из которых хранит данные с фиксированной структурой. В зависимости от способа организации системы управления файлами эта может быть структурой записи файла или поддерживаться отдельной библиотечной функцией, написанной специально для данной информационной системы. Известны примеры реально функционирующих ИС, в которых хранение данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный компонент, который представляет собой разновидность системы управления базами данных (СУБД).

· Анализ и прогнозирование потоков информации различных видов и типов, перемещающихся в обществе. Изучаются потоки с целью их минимизации, стандартизации и приспособления для эффективной обработки на вычислительных машинах, а также особенности потоков информации, протекающей через различные каналы распространения информации.

· Исследование способов представления и хранения информации, создание специальных языков для формального описания информации различной природы, разработка специальных приемов сжатия и кодирования информации, аннотирования объемных документов и реферирования их. В рамках этого направления развиваются работы по созданию банков данных большого объема, хранящих информацию из различных областей знаний в форме, доступной для вычислительных машин.

· Построение процедур и технических средств для их реализации, с помощью которых можно автоматизировать процесс извлечения информации из документов, не предназначенных для вычислительных машин, а ориентированных на восприятие их человеком.

· Создание информационно-поисковых систем, способных воспринимать запросы к информационным хранилищам, сформулированные на естественном языке, а также специальных языках запросов для систем такого типа.

· Создание сетей хранения, обработки и передачи информации, в состав которых входят информационные банки данных, терминалы, обрабатывающие центры и средства связи.

Задачи, решаемые информационными системами управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. При этом примерный перечень задач, которые должна решать информационная система управления на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Основные задачи, решаемые информационными системами управления:

· На уровне руководства:

1. обеспечение информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;

2. обеспечение контроля за работой служб предприятия;

3. обеспечение четкой координации работ и ресурсов;

4. предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;

5. формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат.

· На уровне финансово-бухгалтерской службы:

1. полный контроль за движением средств;

2. реализация необходимой менеджменту учетной политики;

3. оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;

4. контроль за выполнением договоров, смет и планов;

5. контроль за финансовой дисциплиной;

6. отслеживание движения товарно-материальных потоков;

7. оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности.

· На уровне управления производством:

1. контроль за выполнением производственных заказов;

2. контроль за состоянием производственных мощностей;

3. контроль за технологической дисциплиной;

4. ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);

5. оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов.

· На уровне службы маркетинга:

1. контроль за продвижением новых товаров на рынок;

2. анализ рынка сбыта с целью его расширения;

3. ведение статистики продаж;

4. информационная поддержка политики цен и скидок;

5. использование базы стандартных писем для рассылки;

6. контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку.

· На уровне службы снабжения и сбыта:

1. ведение баз данных товаров, продукции, услуг;

2. планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;

3. оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки.

· На уровне складского учета:

1. управление многозвенной структурой складов;

2. оперативный поиск товара (продукции) по складам;

3. оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;

4. управление поступлениями с учетом контроля качества;

5. инвентаризация.

Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой управления, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система: банковское дело, управление производством, медицина, транспорт, образование и т.д.

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности ИС, создаваемых в различных областях.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков.

Классификация информационных систем по признаку структурированности задач.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы:

· структурированные (формализуемые);

· неструктурированные (неформализуемые);

· частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных; разрабатывающие возможные альтернативы решения.

Классификация рынка информационных систем по масштабности системы:

· Локальные системы (1С, БЕСТ, Инфо - Бухгалтер и т.д.);

· Малые интегрированные системы (Skala, Парус, Галактика и другие);

· Средние интегрированные системы (MFG-PRO и другие);

· Крупные интегрированные системы (SAP/R3 другие).

Классификация систем, которая основывается на классификации бизнес - задач.

Принципы классификации управленческих информационных систем:

1. Уровень стратегического управления (3 - 5 лет);

2. Уровень среднесрочного управлении (1 - 1,5 года);

3. Уровень операционного управления (месяц - квартал - полугодие);

4. Уровень оперативного управления (день - неделя);

5. Уровень управления реального времени.

Существуют и другие типы классификации информационных систем. За рубежом были разработаны специальные программы Стандарты информационных систем управления предприятиями системы MRP, MRP-II, ERP, ERP-II.

MRP (Material Requirement Planning) - это системы планирования потребностей в материальных ресурсах (обеспечивает необходимый объем остатков материалов на складе). MRP-II (Manufacturing Resource Planning) - предназначены для планирования производственных ресурсов, т.е. ресурсов, используемых для производства продукции.

ERP (Enterprise Resourse Planning) - предназначена для планирования и управления материальными, производственными и людскими ресурсами. SAP R/3 - это ERP система управления ресурсами предприятия или SAP ER. ERP-II - предназначена для управление ресурсами и внешними связями предприятий.

Информационные системы, применяемые для планирования и управления различными ресурсами, называются интегрированными системами управления или корпоративными информационными системами.

К основным компонентам информационных систем, используемых в экономике, относятся: программно-аппаратные средства, бизнес-приложения и управление информационными системами.

1. Программно-аппаратные средства информационных систем:

· технические средства обработки информации (компьютеры и периферийные устройства);

· системное и сервисное программное обеспечение (операционные системы и утилиты);

· Прикладное программное обеспечение офисного назначения (MS Office);

· компьютерные сети (коммуникационное оборудование, сетевое ПО и сетевые приложения);

· базы и банки данных.

2. Бизнес-приложения (прикладные программы):

· локальные информационные системы (1С: Бухгалтерия, Инфин, Парус и т.д.);

· малые информационные системы (1С: Предприятие, Парус, Галактика и т.д.);

· средние информационные системы (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA и т.д.);

· интегрированные системы управления (ERP).

3. Управление информационными системами предназначено для управления и поддержки информационных процессов предприятия (управление персоналом, развитием, качеством, безопасностью, оперативное управление и т.д.).

Таким образом, информационные системы состоят из трех основных компонентов:

· информационные технологии (аппаратные и программные средства компьютеров, телекоммуникации, данные);

· функциональные подсистемы (производство, бухгалтерия и финансы, сбыт, маркетинг, кадры) и бизнес приложения (прикладные программы для решения бизнес задач);

· управление информационными системами (персонал, пользователи, развитие ИС, финансы).

Одним из звеньев информационных систем управления является электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота на предприятии - задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота организация меняет стиль управления.

Строго говоря, электронный документооборот не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если предприятие успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка систем электронного документооборота - система электронного документооборота (СЭД) сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами.

Однако если на предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:

· Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.

· Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.

· Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.

· Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.

· Количество форм для отчетности растет.

· Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.

Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к еще большему усугублению проблем.

Функции современных СЭД весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:

· хранение и поиск документов;

· поддержка канцелярии;

· маршрутизация и контроль исполнения документов;

· аналитические отчеты;

· информационная безопасность;

· дополнительные (специфические) функции.

Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:

Хранение и поиск документов.

Централизованное хранение документов - едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:

· хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);

· собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);

· Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);

· Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ 2.0 и др.);

· одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);

· другие СУБД.

Среди функций для поиска документов различают:

· поиск по атрибутам (полям) документов;

· поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);

· сложный поиск (с использованием логических операций).

Поддержка канцелярии и делопроизводства.

Поддержка работы канцелярии - важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным «канцелярским» функциям можно отнести следующее:

· представление документа в виде электронной карточки - аналога регистрационной карточки документа;

· поддержка ввода документов в систему со сканера;

· ведение номенклатуры дел;

· регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;

· связывание исходящих писем с входящими;

· поддержка служебных записок;

· работа с обращениями граждан;

· работа с заявками;

· ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;

· поддержка иерархических справочников.

Маршрутизация и контроль исполнения документов.

Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:

· проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;

· поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;

· отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;

· уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;

· уведомление о завершении этапов маршрутов;

· поддержка версионности документов (проектов документов);

· автоматический контроль сроков исполнения документов.

Аналитические отчеты.

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретную организацию. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

· отчет о текущей занятности сотрудников;

· отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

· отчет о просроченных поручениях.

Информационная безопасность.

· аутентификация пользователей системы;

· распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;

· поддержка электронной цифровой подписи документов;

· шифрование писем и документов;

· ведение истории и статистики работы с документами;

· аудит работы пользователей в системе.

Дополнительные (специфические) функции.

Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности «под заказчика».

В современном обществе широко распространены информационные системы управления. Они не только облегчают труд человека за счет автоматизации части процессов, но и позволяют качественно по-новому управлять организациями.

ЛЕГЧАКОВ К.Е. , главный эксперт по внешнеэкономической деятельности в российской государственной компании, аспирант кафедры статистики экономического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова, [email protected]

Информационно-управляющая система:
определение и экономическая сущность

В статье автор акцентирует внимание читателя на определении и экономической сущности информационно-управляющей системы (ИУС) в XXI веке. Статья содержит описание элементов структуры среднестатистической ИУС, ее места в едином информационном пространстве организации, а также наиболее распространенный функционал ИУС крупной российской организации, реализованный на базе платформы SAP ERP

Контроль и планирование – наиболее взаимосвязанные функции управления, которые непосредственно влияют на процесс принятия управленческих решений (ППУР) ворганизации. Современный менеджер в малой компании может справиться с потоком информации о бизнес-процессе, происходящем в ней. Однако те функции, которые требуют достаточно специфичных знаний и навыков, одновременно характеризующиеся большим объемом потока данных, требуют автоматизации – будь то малые магазины со своими системами логистики; либо аудиторские фирмы с системами бухгалтерского учета и отчетности; а также крупнейшие вертикально интегрированные холдинговые компании, вкоторых необходимо контролировать и планировать множество бизнес-процессов и выполнять множество управленческих функций своевременно и эффективно. Что уж говорить отаких компаниях, как Mitsubishi, Siemens и др., своего рода аналогах японских дзайбацу, включающих сотни тысяч сотрудников и ведущих несколько бизнесов в различных отраслях одновременно?

Конечно, огромный пласт информации, используемой в ППУР менеджерами компаний, добывается неформальным путем: общение с сотрудниками и клиентами организации, изСМИ, по личным каналам. Несомненно, информация, полученная из подобных источников, очень полезна, но ее недостаточно. То количество информации, которое выдает сама организация в процессе своей деятельности, а также скорость ее выдачи, обработки и анализа требуют формальных средств работы с ней.

Сбор, хранение, обработка, анализ, использование и защита информации – основные функции, которые выполняются информационно-управляющими системами в компаниях разных отраслей экономики. Данные системы призваны во многом упростить труд людей, исключить существенную часть возникающих на производстве ошибок (в том числе подвлиянием человеческого фактора), повысить качество продукции (услуг) и помочь менеджменту компании принимать решения на основании качественной и своевременно предоставленной информации о деятельности всей организации в целом.

Информационно-управляющая система «должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время» . Одним из основных требований, предъявляемых информационно-управляющим системам, является обязательная ориентированность на пользователя системы, причем степень агрегации информации, выдаваемой системой, должна соответствовать уровню ответственности и роли сотрудника в компании, будь то администратор ИТ-службы или генеральный директор.

Для того чтобы дать определение информационно-управляющей системе, стоит обратиться к международному стандарту ISA-95 (The International Standard for the Integration of Enterprise and Control Systems ):

Информационно-управляющая система (Information Management System, IMS, или MIS – Management Information System, или Enterprise Resource Planning, ERP) – совокупность компонентов, подготавливающих и предоставляющих управленческую, производственную и финансовую информацию для принятия решений.

Многие теоретики и практики ИТ-сферы, естественно, дают свои определения, во многом детализируя и расширяя указанное понятие. Так, например, в учебниках по экономической информатике информационная система определяется как «система, предназначенная для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с помощью вычислительного и коммуникационного оборудования, средств программного обеспечения и обслуживающего персонала» .

В свою очередь, структура современной ИУС выглядит следующим образом (см. рис. 1).

Во-первых, это системно-техническая инфраструктура (СТИ), которая с технологической точки зрения включает в себя следующие подклассы оборудования:

• Вычислительное оборудование – решает инфраструктурные и бизнес-задачи и выполняет операцию обработки данных.
• Системы хранения данных – решает инфраструктурные задачи и занимается хранением данных.
• Периферийное оборудование – занимается решением бизнес-задач и вводом/выводом данных.
• Телекоммуникационное оборудование – это связь между элементами ИУС, реализуемая с помощью телефонии, локальных сетей, интранета, интернета.

Во-вторых, это подсистема обеспечения информационной безопасности (ПОИБ) . На практике – комплекс средств по защите информации.

Третьим из базовых составляющих является программное обеспечение (ПО), которое определяет ИУС в целом. ПО делится на общее (системное), инструментальное и прикладное (специальное). Общее программное обеспечение поддерживает функционирование оборудования (в том числе ПОИБ) и другого ПО. Инструментальное предназначено дляразработки ПО, необходимого для обеспечения функционирования элементов системы. Прикладное, как и общее ПО, поддерживает функционирование оборудования, но на уровне интерфейса конечных пользователей. Естественно, в разных системах названия модулей, как и их функциональность, могут варьироваться. Также может быть разным их количество. Однако указанные являются основными в большинстве систем.

Три вышеперечисленных элемента информационной системы в литературе еще называют аппаратно-программной платформой.

И, естественно, основной элемент – множество ключевых и конечных пользователей (сотрудники компании и заинтересованные третьи лица с правом доступа в систему).

Часто выделяется еще один дополнительный элемент – ИТ-служба. Данная служба выполняет функции по поддержке работоспособности всей ИУС и сопровождению пользователей системы:

• функции Call-центра – сопровождение пользователей по вопросам организации доступа в систему, прием и обработка заявок по возникающим вопросам и проблемам идальнейшая их передача в службу технической поддержки;
• функции технической поддержки – ремонт и усовершенствование отдельных элементов системы, обеспечение системы дополнительными (новыми) разработками.

Многие ИУС сегодня являются открытыми системами. Интеграция со смежными и внешними системами – новый этап развития практики работы с ИУС. Благодаря интеграции ИУС с другими системами информация о деятельности организации стала носить более точный и качественный характер. А управленческие решения, принимаемые менеджментом компаний, приобрели большую обоснованность.

При выборе ИУС для предприятия менеджмент должен обращать внимание на ряд критериев. Для ПО – это соответствие бизнес-требованиям организации; доля рынка и успешный опыт внедрения в организациях отрасли, в мире и в России; производительность и масштабируемость; соответствие системно-техническим требованиям; доступность услуг повнедрению и технической поддержке. Для СТИ и ПОИБ – скорость выполнения операций с данными; статистика отказов системы; время отзыва. Наиболее же показательной характеристикой ИУС с экономической точки зрения является совокупная стоимость владения ССВ (Total Cost of Ownership – TCO).

В дополнение к рассмотренной технологической классификации информационной системы согласно ISA-95 ИУС можно рассматривать и с точки зрения функциональной классификации.

В теории часто говорят об информационной инфраструктуре компании, выделяя стратегический, тактический и операционный уровни управления. Каждому уровню управления соответствует своя степень агрегирования информации.

На практике общепринятым является понятие «единое информационное пространство» (ЕИП) организации. В свою очередь, ИУС – лишь часть ЕИП. Поэтому, чтобы сформировать представление о месте ИУС в едином информационном пространстве, необходимо описать общую структуру ЕИП организации (см. рис. 2).

В мире широко применима двухзвенная функционально-организационная классификация информационных систем, которая включает в себя производственные системы и бизнес-системы. Первые отвечают на вопрос «где мои запасы и что с ними происходит?», вторые – «как эффективно используются мои запасы?» .

Чтобы понять различие между этими классами систем, необходимо проанализировать их по ряду критериев. Так, с точки зрения временного интервала производственные системы (АСУ ТП как класс информационных систем предприятия) работают в режиме реального времени, а бизнес-системы (ИУС как класс) – периодично, имея временные лаги, как вполучении данных, так и в их обработке. По целям управления: производственные системы отвечают за физическое перемещение запасов (продукции, ресурсов) и его отслеживание, бизнес-системы призваны анализировать экономические составляющие производства (например, стоимость, доходность и т.д.). Утрируя, можно говорить, что АСУ ТП – это средство взгляда со стороны станка, ИУС – со стороны менеджмента (совета директоров) компании.

ИУС (информационно-управляющие системы) как класс информационных систем включает:

• ИАС (информационно-аналитические системы) – информационно-управляющие системы, с определенной периодичностью и по запросу осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление аналитической информации, а также предоставляющие возможность планирования и управления корпоративными функциональными процессами руководству организации.
• ИУС П (информационно-управляющие системы предприятия):
  • ИУС ПТП (информационно-управляющие системы производственными и технологическими процессами) – информационно-управляющие системы, с определенной периодичностью и по запросу осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление данных по производственно-технологическим процессам, автоматизирующие комплекс производственно-технологических процессов, а также предоставляющие возможность управления комплексом технологических процессов руководству и ИТ-службе.
  • ИУС Р (информационно-управляющие системы ресурсами) – информационно-управляющие системы, с определенной периодичностью и по запросу осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление данных по производственным процессам, включая движение материальных, человеческих, финансовых ресурсов иинформации, а также предоставляющие возможность управления основными (производственными) процессами на предприятии для руководства.

АСУ ТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами – системы, состоящие из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности иоказывающие управляющее воздействие на технологические процессы) как класс информационных систем включает:

• ИАСУ ТП (интегрированные автоматизированные системы управления технологическими процессами) :
  • АСУ ТП ТО (автоматизированные системы управления технологическими процессами технологических объектов) – автоматизированные системы управления технологическими процессами, в реальном времени осуществляющие сбор, обновление, обработку и предоставление данных по обособленным технологическим процессам предприятия, а также предоставляющие возможность обслуживающему персоналу непосредственно управлять технологическим процессом и отдельными функциональными процессами.
  • СПБ (системы пожарной безопасности) – системы пожаротушения в режиме реального времени.
  • СТМ (системы телемеханики) – компоненты автоматизированной системы управления технологическими процессами предприятия, в реальном времени осуществляющие сбор и предоставление единичных показаний по параметрам технологических процессов и функционирующие без управляющего воздействия человека.
  • САУ (системы автоматического управления) – системы автоматического управления технологическими процессами предприятия, в реальном времени осуществляющие сбор, обновление, обработку данных и автоматическое управление по комплексу СТМ, функционирующие без управляющего воздействия человека.

Если рассматривать компанию в контексте теории «Организация как организм», то применительно к ЕИП можно сказать, что ИУС своего рода мозг и нервная система организации.

Лицо любой информационной системы – это ее интерфейс. В ИУС это прежде всего функциональные (прикладные) модули, посредством которых пользователь входит ввиртуальный мир своей компании, отражающий ее реальное состояние в определенный момент времени. В современных ИУС, например, в самой популярной на сегодня системе SAP R/3, присутствуют следующие модули (см. рис. 3):

• Materials Management (MM) – Управление материальными запасами (Снабжение). В модуле сгруппированы функции управления полным циклом материальных потоков начиная с их приобретения, внутреннего контроля складирования и заканчивая контролем и регистрацией действий всей организации по использованию материалов дляпроизводства конечной продукции.
• Sales and Distribution (SD) – Продажа и дистрибуция (Сбыт). Этот модуль используется для продажи и доставки продукции и сервисов компании покупателям и бизнес-партнерам. В модуле используется информация о продуктах и дебиторах.
• Production Planning (PP) – Планирование производства (Производство). Этот модуль предназначен для поддерживания функции общего объема промышленного производства идругих мероприятий с целью наилучшим образом удовлетворить текущие запланированные уровни продаж (план продаж и прогнозов) на стыке основных целей бизнеса вчасти рентабельности, конкурентоспособности, сроков обслуживания клиентов. Одной из главных целей является создание темпов производства, которые позволят достичь цели руководства по удовлетворению спроса клиентов, сохраняя повышение или снижение запасов, а соответственно и издержек организации.
• Plant Maintenance (PM) – Техническое обслуживание и ремонт оборудования (ТОРО). Поддерживает планирование, обработку и выполнение задач ТОРО. Позволяет оптимизировать график ремонтов, что, в свою очередь, снижает издержки от невыполнения плана производства и сбыта.
• Quality Management (QM) – Управление качеством. Предоставляет возможность проводить инспекции качества закупок, исследований, производства и продаж, отслеживать результаты тестов для покупателей и для персонала, занимающегося инспектированием.
• Financial Accounting (FI) – Бухгалтерский учет (Финансы). Модуль предназначен для автоматизированного управления и отчетности. Внешняя отчетность, отчетность оприбылях и убытках, балансовые отчеты. Потоки расходов и доходов представлены в рамках одной организации. Содержит внутреннюю отчетность по центрам затрат.
• Asset Accounting (AA) – Учет основных средств. Модуль предоставляет возможность для приобретения, обесценивания, оценки и списания активов. ИУС позволяет автоматизировать процесс контроля, в том числе и за амортизацией активов.
• Human Resources (HR) – Управление персоналом. Модуль предназначен для ведения учета заработной платы, контроля рабочего времени и организации данных о персонале. Поддерживается планирование и контроль деятельности персонала.
• Industry Solutions (IS) – Отраслевые решения. Сегодня ИУС является масштабируемой и гибкой и может быть адаптирована с учетом конкретных потребностей каждого бизнеса. Примеры: Аэрокосмическая сфера и оборона (Aerospace and Defense), Банкинг (Banking), Телекоммуникации (Telecommunication).
• Project System (PS) – Управление проектами. Предоставляет возможность планировать, управлять и определять стоимость проектов. Общие задачи решаются с помощью управления ресурсами, ответственными людьми и деньгами в рамках определенного графика проекта и отношения задач. Своего рода расширенный аналог российской системы Project Expert.

Естественно, модулей в современных ИУС может быть и больше. Здесь перечислены лишь основные.

Так в целом и выглядит информационно-управляющая система в XXI веке. Ее отличие от более старших вариаций заключается в том, что ее функционал более декомпозирован ипозволяет компании поддерживать высокую степень организации данных, характеризующих ее деятельность. С экономической точки зрения, ИУС – это актив компании, который создается строительством и поддерживается в эксплуатации в целях выполнения организацией хозяйственной деятельности. eof

Ключевые слова: информационно-управляющая система, система планирования ресурсов предприятия (ERP).

Management Information System: Definition and Economic Essence

Legchakov K.E., international business chief expert in a russian state-own company, postgraduate on faculty of economics at the Lomonosov Moscow State University, [email protected] .

Summary: In this article the author stresses readers’ attention at the definition and the economic essence of a management information system (MIS) in XXI century. The article contains description of MIS structural elements, its position at a company’s integrated information space, and also the most distributed at Russia MIS functional, based on SAP ERP platform.

Keywords: management information system, enterprise resource planning (ERP).

Вконтакте