Microsoft Access 2007 позволяет организовать комфортную работу с базами данных, вносить в них изменения в режиме реального времени, контролировать отчетность и предоставлять корпоративный доступ к общим документам. Главное достоинство программы – ее простота и функциональность. Даже не обладая глубокими познаниями в особенностях продукта, пользователь легко сможет разработать необходимое приложение, задействовав для этого бесплатные шаблоны.
Особенно пришелся по вкусу Майкрософт Access 2007 представителям бизнес-сферы, которые с помощью простой программы могут адаптировать разработанные проекты в соответствии со своими направлениями и вести предпринимательскую деятельность еще более эффективно.
Возможности Microsoft Access 2007
id="a1">Помимо готовых шаблонов, которые программа предоставляет пользователям бесплатно, скачать Access 2007 стоит и ради других ее преимуществ и возможностей. Так, например, программное обеспечение имеет несколько видов образцов баз данных. Выбирая среди них подходящий вариант, вы сможете отслеживать следующие параметры:
- текущие задачи;
- контакты;
- важные события;
- другую информацию, которая необходима вам для организации рабочего процесса.
Настройки приложения позволяют выставлять параметры на собственное усмотрение, поэтому вы можете удобным образом сформировать для себя формы, отчеты, таблицы, макросы и другие элементы, использующиеся в работе.
Программа Access 2007 интегрирована с другими офисными продуктами компании Microsoft, поэтому вы можете без труда переносить информацию из Excel и использовать ее в работе.
Отличия от предыдущих версий
id="a2">Отличия заметны уже при первом запуске выпуска 2007.
- По сравнению с предыдущими версиями существенно упростилось создание таблиц. Для этого достаточно лишь нажать одну клавишу с соответствующим названием и заполнить стандартную форму. Приложение самостоятельно установит тип полей и оптимизирует таблицу для удобной работы.
- Разработчики уделили особое внимание интерфейсу приложения, который был существенно переработан. Сейчас главной частью стала лента, в которой объединился весь инструментарий, упростился выбор команд и опций, стал доступнее поиск. Поэтому пользователю уже не придется тратить так много времени на поиск, как раньше.
- Большая часть диалоговых окон была заменена на коллекцию, где отображаются удобным образом доступные параметры.
- Сделать правильный выбор неопытному пользователю помогают всплывающие подсказки, а также предварительный просмотр.
Скачать Microsoft Access 2007 бесплатно вы можете прямо сейчас, но предварительно ознакомьтесь с ее системными требованиями и убедитесь, что ваш компьютер им соответствует.
Access представляет собой платформу с широким набором возможностей для разработки приложений баз данных. Приложение баз данных - это компьютерная программа, в которой можно хранить данные и управлять ими, с пользовательским интерфейсом, соответствующим логике бизнес-задач (логике приложения). В этой статье рассказывается о базовом планировании развертывания, упаковке и подписывании, развертывании приложений баз данных и среде выполнения Access.
В этой статье
План развертывания
Прежде всего нужно задать себе указанные ниже вопросы, чтобы определить способ развертывания приложения.
Следует ли разделять данные и логику?
Вы можете создать приложение Access, где управление данными и логика приложения будут совмещены в одном файле. В Access такая структура приложения используется по умолчанию. Объединение управления данными и логики приложения в одном файле обеспечивает простейший способ развертывания, но этот метод лучше всего использовать, только если несколько человек одновременно используют приложение, и это требует определенного риска. Например, если пользователь случайно удалит или повредит файл приложения, данные будут потеряны. В большинстве случаев следует разделять управление данными и логику приложения. Это способствует повышению производительности и надежности.
Одним из способов разделения данных и логики является использование команды База данных Access (на вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных ). Эта команда разделяет приложение базы данных на два файла: для логики (переднего плана) и одной для данных (серверной части). Например, база данных с именем Мисолутион. accdb разделяется на два файла с именем MySolution_fe. accdb и MySolution_be. ACCDB. Вы размещаете серверную базу данных в общем расположении, например в сетевой папке. Вы распространяете на свои компьютеры файлы первого уровня, для каждого пользователя и для каждого из этих копий. Вы также можете распространять разные внешние файлы для разных пользователей. Дополнительные сведения можно найти в разделе разделение базы данных Access .
Еще одним способом разделения управления данными и логики приложения является использование программы сервера базы данных (например, Microsoft SQL Server) для управления данными и приложения Access для логики приложения. Дополнительные сведения можно найти в разделе Перенос базы данных Access в SQL Server .
Ниже приведены дополнительные причины разделения данных и логики.
Целостность и безопасность данных. Если объединить данные и логику в одном файле, данные подвергаются тому же риску, что и логика приложения. Приложение Access, использующее отдельные алгоритмы и файлы данных, помогает защитить целостность данных и безопасность, используя функции безопасности NTFS в сетевых папках.
Access пользователи должны иметь разрешения на чтение, запись, создание и удаление для папки, в которой находится внешний файл. Однако вы можете назначить другие разрешения на доступ к самому внешнему файлу. Например, вы можете назначить разрешения только для чтения некоторым пользователям и разрешения на чтение и запись для других пользователей.
Вашему приложению могут потребоваться дополнительные параметры безопасности, например возможность контроля доступа пользователей к определенным данным. В этом случае вы можете использовать SQL Server или SharePoint для хранения данных приложения и управления ими, а также использовать Access для предоставления логики приложения.
Масштабируемость. Размер файла Access не может превышать 2 гигабайт (ГБ). Несмотря на то, что для текстовых данных 2 ГБ - это значительный объем, его может быть недостаточно для некоторых приложений, особенно тех, которые хранят вложения в записях базы данных. Если разделить данные и логику, приложение сможет хранить больший объем данных. Если вы прогнозируете, что пользователи будут хранить большие объемы данных, следует рассмотреть вариант использования нескольких файлов данных Access.
Вам также следует изучить другие сведения о масштабируемости в спецификации программы Access Чтобы узнать больше о Access спецификации, ознакомьтесь со статьей спецификаций доступа к статье.
Пропускная способность сети. Если одновременно нескольким пользователям потребуется использовать приложение по сети, вероятность повреждения данных увеличивается, когда данные и логика совмещены в одном файле. Более того, если вы совместили данные и логику в одном файле Access, то не сможете оптимизировать сетевой трафик, генерируемый приложением Access. Если одновременно несколько пользователей будут использовать ваше приложение по сети, следует разделить данные и логику, используя два или более файла Access или сервер базы данных для управления данными и Access для логики приложения.
Как будет выглядеть сетевая среда?
Выбор правильного решения для работы с базой данных Access для сетевой среды является критическим действием для ее успешного выполнения. Воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями, чтобы помочь вам лучше выбрать нужные сведения.
Домашняя сеть
Если у вас есть несколько пользователей, которым нужно предоставить доступ к базе данных Access, вы можете использовать одну базу данных, которую каждый пользователь открывает и использует в домашней сети. Дополнительные сведения можно найти в разделе Общий доступ к файлам в сети в Windows 10 .
Локальная сеть (ЛВС)
ЛВС - это внутренняя сеть, которая обычно имеет отличное быстродействие, но ограничена небольшим географией, например, одной комнатной, здания или группой зданий. Если у вас несколько пользователей, совместно использующих базу данных в локальной сети, лучше разбить базу данных, сохранить ее в сетевую папку, а затем развернуть для каждого пользователя копию серверной базы данных.
Глобальная сеть (WAN)
Существует множество возможных конфигураций глобальной сети, которые охватывают обширную географическую область. У вас может быть несколько офисов в городе, подключенном к общедоступной сети, выделенной линии или даже спутникам. Часто виртуальная частная сеть (VPN) используется для безопасного удаленного доступа на домашних компьютерах и в пути. Простой способ понять ГЛОБАЛЬную сеть – это то, что если бы вы ни находящегося за пределами локальной сети, но подключены к ней, вы используете ГЛОБАЛЬную сеть.
Старайтесь не использовать базу данных с разделением Access в глобальной сети, так как производительность может быть медленной, а базы данных могут быть повреждены.
Существует три способа использования Access в глобальной сети.
Установка Access или базы данных Access не требуется, поскольку пользователи запускают клиент удаленного рабочего стола (RD), который доступен на многих устройствах.
Передача данных уменьшается между клиентом и сервером, так как RD - это тонкий клиент, который эффективно пересылает поток только пользовательскому интерфейсу.
Пользователи по-прежнему могут копировать и вставлять данные и печатать отчеты локально на клиентском компьютере.
Удаленные приложения RemoteApp могут запускать только одну программу, например приложение с заготовкой для поставщиков или рядовые работников.
База данных Access с связанными таблицами в списках SharePoint.
Клиентское подключение к базе данных доступа к серверной базе данных SQL Server или Azure SQL.
Службы удаленных рабочих столов (RDS) (ранее известное как сервер терминалов), которая создает виртуальную среду рабочего стола Windows на клиентском компьютере пользователя. У RDS есть несколько преимуществ.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Добро пожаловать в службы удаленных рабочих столов .
Будет ли пользователям доступен Access?
Если у всех ваших пользователей на компьютере будет установлен Access, они смогут открывать и использовать приложение, как любой другой файл базы данных Access.
Если на компьютерах некоторых или всех пользователей не будет Access установлен, вы также можете развернуть программное обеспечение среды выполнения Access для этих пользователей при развертывании приложения. Дополнительные сведения можно найти в разделе сведения о том, как .
Развертывание приложения Access
Чтобы развернуть приложение Access, необходимо выполнить указанные ниже действия.
Подготовка базы данных в качестве решения приложения
Чтобы заблокировать решение, элементы управления навигацией и запуском, а также настроить другие важные параметры, выполните указанные ниже действия.
Совет Чтобы выполнить тщательный поиск, откройте диалоговое окно " Параметры Access " (Параметры >файлов ) и выберите пункт Справка для каждой вкладки. Возможно, у вас есть дополнительные параметры, которые вы хотите контролировать для решения приложения.
Перед развертыванием
Прежде чем развертывать клиентскую базу данных, учитывайте следующие рекомендации:
Добавьте сертификат безопасности в базу данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Показать отношение доверия Добавьте цифровую подпись и решите, следует ли доверять базе данных . В этом случае решите, каким образом вы хотите управлять панелью сообщений в базе данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Включение и отключение оповещений системы безопасности на панели сообщений .
Используйте надежное расположение, чтобы сохранить клиентскую базу данных, чтобы избежать ее проверяют в центре управления безопасностью или если вы не хотите, чтобы он был открыт в режиме защищенного просмотра. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление, удаление и изменение надежного расположения .
Зашифровать файл базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Шифрование базы данных с помощью пароля базы данных .
Чтобы убедиться в том, что пользователи не могут изменять структуру форм, отчетов или кода VBA, используйте скомпилированный двоичный файл (ACCDE).
Для достижения наилучшего быстродействия вашего решения. Дополнительные сведения можно найти в статье Справка по улучшению быстродействия и советы по повышению производительности Microsoft Access для ускорения работы с базами данных Access .
Сжатие и восстановление базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Сжатие и восстановление базы данных .
Создайте резервную копию базы данных, чтобы она была исходной и безопасной копией исходной базы данных. Дополнительные сведения можно найти в разделе Защита данных с помощью процессов резервного копирования и восстановления .
Используйте документ для печати характеристик объектов базы данных. Дополнительные сведения можно найти в документе документирование и печать структуры базы данных .
Решите, каким образом вы хотите защитить файл. Есть несколько способов, которые можно выполнить.
Какой формат использовать?
Есть четыре формата файлов Access, можно использовать при развертывании приложения:
Установка и обновление базы данных Access с интерфейсом пользователя
При использовании разделенного макета базы данных необходимо распределять клиентскую базу данных каждому пользователю. Для плавной работы учитывайте следующие рекомендации:
Понимание и скачивание среды выполнения Access
Чтобы развернуть приложение Access, которое может выполняться без установки Access на компьютере пользователя, вы можете распространять их вместе со средой выполнения Access, которая доступна бесплатно в центре загрузки Майкрософт. В Access Runtime база данных Access открывается в режиме среды выполнения.
Режим среды выполнения - это режим работы Access, в котором по умолчанию недоступны определенные возможности Access. Однако к некоторым из таких возможностей можно получить доступ в режиме среды выполнения.
Какие возможности недоступны в режиме среды выполнения?
В режиме среды выполнения недоступны следующие возможности Access.
Специальные клавиши Клавиши, такие как Ctrl + Break, Ctrl + G, и клавиша SHIFT для обхода параметров запуска в базе данных.
Область навигации. Область навигации недоступна в режиме среды выполнения. Это помогает предотвратить доступ пользователей к произвольным объектам в приложении базы данных. При использовании режима выполнения можно открывать только те объекты, которые вы предоставили пользователям (например, путем предоставления формы навигации). Область навигации нельзя сделать доступной в режиме среды выполнения.
Лента. По умолчанию лента недоступна в режиме среды выполнения. Это помогает предотвратить создание или изменение объектов базы данных и выполнение потенциально опасных действий, например подключение к новым источникам данных или экспорт данных непредусмотренным способом. В режиме среды выполнения нельзя предоставить доступ к вкладкам ленты по умолчанию. Тем не менее, вы можете создать пользовательскую ленту, а затем связать эту ленту с формой или отчетом. Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание настраиваемой ленты в Access .
Режим конструктора и режим макета. Режим конструктора и режим макета недоступны для объектов базы данных в режиме среды выполнения. Это помогает предотвратить изменение структуры объектов в приложении базы данных. Режим конструктора и режим макета нельзя включить в режиме среды выполнения.
Справка. По умолчанию встроенная справка недоступна в режиме среды выполнения. Поскольку вы управляете функциями, доступными в приложении в режиме среды выполнения, некоторые разделы стандартной встроенной справки Access могут быть неактуальными для пользователей и только помешают им. Вы можете создать свой собственный файл справки, чтобы дополнить свое приложение в режиме среды выполнения.
Как можно смоделировать режим среды выполнения?
На компьютере, где установлена полная версия Access, вы можете запустить в режиме среды выполнения любую базу данных Access. Чтобы запустить базу данных Access в режиме среды выполнения, выполните одно из указанных ниже действий.
На рабочем столе Windows щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт создать > ярлык .
Введите расположение файла MSAccess. exe, расположение базы данных и квалификатор команды /рунтиме . Например:
"C:\Program Files\Microsoft Office\MSACCESS.EXE" "C:\MyDB.accdb" /runtime
Измените расширение файл базы данных с ACCDB на ACCDR.
Создание ярлыка для базы данных с помощью переключателя командной строки /рунтиме
Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание ярлыка на рабочем столе для программы или файла Office .
Режим среды выполнения повышает уровень безопасности базы данных?
Хотя режим среды выполнения ограничивает возможности навигации и изменения структуры, его не следует использовать в качестве основного средства для обеспечения безопасности приложения базы данных. На компьютере, где установлена полная версия Access, пользователь может открыть приложение базы данных для режима среды выполнения как стандартное приложение базы данных (то есть получить доступ ко всем возможностям) и изменить структуру или выполнить другие нежелательные действия.
Даже если вы развернули приложение базы данных только на компьютерах, где не установлена полная версия Access, пользователь может перенести приложение на компьютер, где установлена полная версия Access, и открыть приложение базы данных для режима среды выполнения как стандартное приложение базы данных.
Вы можете бесплатно скачать, использовать и распространять Access Runtime. Кроме того, отсутствуют ограничения на количество пользователей, которым можно предоставлять это программного обеспечения.
Создание установочного пакета
В зависимости от версии Access вы можете использовать несколько подходов.
Использование общего установочного пакета (Access 2013 или более поздней версии)
для Access версии 2013 или более поздней вы можете использовать установщик Windows или найти сторонние программы, которые создают пакеты установки.
Упаковка и подписывание базы данных Access (Access 2007 и 2010)
В Microsoft Access 2007 или 2010 проще и быстрее подписывать и распространять базу данных. После создания ACCDB- или ACCDE-файла вы можете упаковать его, добавить к пакету цифровую подпись, а затем распространить подписанный пакет среди других пользователей. Функция упаковки и подписания помещает базу данных в файл развертывания Access (ACCDC), подписывает пакет, а затем сохраняет подписанный пакет в указанном вами месте на компьютере пользователя. После этого пользователи могут извлекать базу данных из пакета и работать непосредственно в ней (а не в файле пакета). Дополнительные сведения можно найти в разделе Обзор мастера упаковки решений .
Примечание: описанная в этом разделе функция упаковывает файл Access и применяет к пакету цифровую подпись, что позволяет пользователям убедиться в надежности файла.
Помните об указанных ниже фактах, прежде чем приступить к созданию и подписанию пакета.
Упаковка базы данных и подписание пакета помогают показать ее надежность. Если вы или ваши пользователи получили пакет, подпись подтверждает отсутствие несанкционированных изменений базы данных. Если вы доверяете автору, то можете смело использовать содержимое.
Функция упаковки и подписания действует только в отношении баз данных в формате ACCDB.
В пакет можно добавить только один файл базы данных.
При упаковке и подписании базы данных в файле базы данных подписывается код всех объектов, а не только макросы и модули кода. В ходе упаковки и подписания файл пакета также сжимается для ускорения его скачивания.
После извлечения базы данных из подписанного пакета она утрачивает связь с ним.
Если использовать самозаверяющий сертификат для подписания пакета базы данных, а затем нажать кнопку Доверять всему от издателя при его открытии, то все пакеты, подписанные самозаверяющими сертификатами, будут считаться доверенными.
Если извлечь базу данных в надежное расположение, ее содержимое будет автоматически включаться при ее открытии. Если выбранное расположение не является доверенным, некоторое содержимое базы данных может быть по умолчанию отключено.
В следующих разделах описано, как создать подписанный файл пакета и как использовать базу данных из файла подписанного пакета. чтобы выполнить эти действия, у вас должен быть по крайней мере один сертификат безопасности. Если на компьютере не установлен сертификат, вы можете создать его с помощью средства SelfCert или получить коммерческий сертификат. Сведения о сертификатах безопасности можно найти в разделе Показать отношение доверия, добавив цифровую подпись .
Создание подписанного пакета
Откройте базу данных, которую вы хотите упаковать и подписать.
На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как .
В разделе Типы файлов баз данных щелкните вариант Упаковать и подписать , затем нажмите кнопку Сохранить как .
В диалоговом окне Выбрать сертификат выберите цифровой сертификат и нажмите кнопку ОК .
Откроется диалоговое окно Создать подписанный пакет Microsoft Office Access .
В поле Имя файла введите имя для подписанного пакета, а затем нажмите кнопку Создать .
Access создаст ACCDC-файл и поместит его в папку, которую вы выбрали.
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Хабаровская государственная академия экономики и права»
Основы работы с субд Microsoft Access 2007
Хабаровск 2011
Основы работы с СУБД Microsoft Access 2007: методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения / сост. Л. В. Самойлова. – Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2011. – 32 с.
Рецензент Д. В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ
Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве методических указаний для бакалаврантов 1-го курса всех специальностей очной формы обучения
Людмила Викторовна Самойлова Основы работы с субд Microsoft Access 2007
Методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения
Редактор Г.С. Одинцова
_____________________________________________________________
Подписано к печати Формат 60х84/16.
Бумага писчая. Цифровая печать. Усл.п.л. 1,9. Уч.-изд.л. 1,3.
Тираж 100 экз. Заказ №___________________
_______________________________________________________________
680042, Г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, хгаэп, риц
© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011
Основные понятия
В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных.
Под базой данных принято понимать совокупность логически организованных и взаимосвязанных данных, совместно используемых различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы.
Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД – система управления базами данных . СУБД позволяет структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки.
СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.
Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных. Она входит в состав Microsoft Office Professional 2007, что обеспечивает её связь с другими офисными приложениями (тестовый редактор Word, программа для работы с таблицами Excel). Используя СУБД Microsoft Access, можно легко хранить и обрабатывать большие объёмы информации, контролировать правильность данных на стадии их ввода, извлекать из базы данных нужные сведения, подготавливать отчёты, создавать формы для более удобной работы с данными. Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Microsoft Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.
Программа Microsoft Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных в Access состоит из взаимосвязанных таблиц.
Таблица базы данных – это обычная таблица, состоящая из строк и столбцов.
Столбцы таблицы называются полями (атрибутами) . В них хранятся атрибуты объекта. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя и содержит строго определённый тип данных.
Строки таблицы называются записями (кортежами). Запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определённые сведения об объектах. Каждая запись содержит информацию об одном объекте. Строки следуют в произвольном порядке и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам ).
Ключ – это поле, по которому производится связывание таблиц.
Ключ может быть простым и составным. Ключ, определённый по одному полю таблицы, называется простым . Если ключ состоит из двух и более атрибутов, его называют составным .
Ключ может быть первичным и внешним. Первичный ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Это значит, первичный ключ должен определять единственную запись (строку) в таблице, то есть быть уникальным.
Внешний ключ – это атрибут одного отношения, являющийся первичным ключом другого отношения. Внешние ключи используются для организации связей между таблицами базы данных (главной и подчинённой) и для поддержания ограничений ссылочной целостности данных.
Для заполнения таблиц информацией можно вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы, создать форму для ввода данных или импортировать данные из внешних источников. Для поиска, отбора, сортировки данных можно создать запросы , а для наглядного представления данных и вывода на печать – отчёты .
Практически любой пользователь компьютера, да и в принципе любой человек, сталкивался с необходимостью систематизировать и упорядочить различные данные, будь то список фильмов в домашней видеотеке, результаты игры любимой футбольной команды или же финансовая отчетность крупной компании. Безусловно, с появлением и широким распространением персональных компьютеров делать это стало гораздо проще. Данная книга посвящена самой популярной и востребованной на сегодня системе управления базами данных – Microsoft Access. Несмотря на кажущуюся сложность, овладеть этой программой совсем просто. Если вы держите в руках эту книгу, то первый шаг уже сделан. Видеокурс прилагается только к печатному изданию книги.
Из серии: Видеосамоучитель
* * *
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Microsoft Access 2007 (А. Г. Днепров, 2008) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .
Начало работы
Этапы работы с базой данных
Приступим к работе
Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных (СУБД). Используя Access, вы сможете легко обрабатывать большие объемы информации и извлекать из базы данных нужные вам сведения. Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.
Эта книга поможет вам в построении вашей базы данных «с нуля»: вы научитесь создавать структуру базы, наполнять ее информацией, находить нужные данные среди большого объема сведений и создавать наглядные отчеты. В книге приведены подробные инструкции для всех операций, которые вам предстоит выполнить.
Все основные понятия и принципы работы с базой данных будут проиллюстрированы примерами. В качестве примера мы будем использовать простую базу данных, содержащую сведения о продукции некоей компании, о ее клиентах и о заказах, сделанных клиентами.
Прочитав данную главу, вы сможете спроектировать структуру данных, отвечающую именно вашим требованиям, сделать первые шаги в создании своей базы, а также узнать о дальнейших этапах работы. Но вначале ознакомьтесь с несколькими несложными понятиями, лежащими в основе баз данных.
Как устроена база данных Microsoft Access
Программа Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных Access состоит из взаимосвязанных таблиц. Рассмотрим таблицы и их составляющие, а затем перейдем к изучению связей.
Таблица базы данных – это обычная таблица из строк и столбцов. Ниже приведен пример таблицы (табл. 1.1), содержащей сведения о клиентах компании.
Таблица 1.1. Клиенты
Записи и поля
Строки таблицы называются записями. Каждая запись описывает один объект, и, как видно из примера, запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определенные сведения об объектах. В примере каждая запись содержит информацию об одном клиенте, скажем, запись № 536 – о клиенте по фамилии Крылов, запись № 534 – по фамилии Петров и т. д.
Ячейки таблицы, составляющие запись, по терминологии баз данных называются полями . В ячейках хранятся атрибуты объекта. Например, если объект (то есть клиент) имеет рейтинг 1000, то и в соответствующей записи поле Рейтинг содержит значение 1000 .
Полем также называют весь столбец таблицы. Когда говорят о поле записи, речь идет о ячейке. Например, поле Имя записи 536 содержит значение Крылов . Когда же говорят о поле таблицы, то речь идет о столбце. Например, поле Номер (ID) таблицы Клиенты не должно содержать повторяющихся значений.
Каждое поле таблицы имеет строго определенный тип данных. Так, поля Номер (ID) и Рейтинг – числовые, а поля Имя , Телефон и Адрес – текстовые.
Связи между таблицами
Связь между двумя таблицами организуется посредством общих полей этих таблиц. Приведем пример таблицы (табл. 1.2), связанной с таблицей Клиенты.
Таблица 1.2. Заказы компании
В этом примере общими полями являются поле Номер (ID) таблицы Клиенты и поле Клиент таблицы Заказы . А именно, поле Клиент содержит номер клиента из таблицы Клиенты . Таким образом, каждая запись таблицы Заказы ссылается на какую-либо запись таблицы Клиенты .
На этом принципе организации связи между таблицами и построены реляционные базы данных. Простой на первый взгляд способ связи предоставляет массу полезных возможностей. В частности, он позволяет извлекать информацию одновременно из нескольких таблиц (например, можно составить отчет, представляющий собой список клиентов с указанием общей суммы заказов каждого клиента), а также избежать дублирования сведений. Так, в данном примере не нужно в каждом заказе указывать адрес клиента.
Кроме того, полезно знать, что если одна таблица ссылается на другую, то первая таблица называется дочерней (как таблица Заказы ), а вторая – родительской (как таблица Клиенты ). Если одна запись ссылается на другую, они также называются дочерней и родительской.
Ключевые поля
В реляционной базе данных существует два вида ключевых полей: первичный ключ и вторичный ключ. Для идентификации записей в таблице используется первичный ключ – поле или набор полей таблицы, чьи значения однозначно определяют запись. Соответственно значения первичного ключа должны быть уникальны, то есть в таблице не должно быть двух строк с одинаковыми значениями первичного ключа.
Практически всегда в качестве первичного ключа используется специальное поле, содержащее номер записи (например, поле Номер (ID) в таблице Клиенты ). Программа Access присваивает записям номера автоматически и гарантирует уникальность номеров.
Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы, содержащее значения первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиент в таблице Заказы является вторичным ключом. Таким образом, связи между таблицами организуются с помощью ключевых полей.
Теперь, когда вы познакомились с основными элементами таблиц, можно приступать к разработке структуры собственной базы данных.
Проектирование структуры данных
Как и построение здания, построение базы данных начинается с проектирования. Чтобы понять, какая структура базы будет для вас наиболее удобной и полезной, следуйте нижеприведенным этапам проектирования.
1. Для начала необходимо выяснить, каково назначение базы данных и какую информацию необходимо получать из базы. Составьте список типичных запросов к базе данных:
Список ваших клиентов с контактными данными;
Список заказов конкретного клиента;
Список всех заказов за определенный период;
Какие товары в каком количестве были заказаны за определенный период и т. д.
2. Выделите из этого набора классы объектов, о которых нужно будет получать информацию из базы данных. Объекты каждого класса будут храниться в отдельной таблице, и вы тем самым получите список таблиц будущей базы данных. В примере из предыдущего пункта целесообразно выделить следующие классы: клиенты, заказы и товары. Таким образом, в базе данных будет три таблицы.
3. Выпишите интересующие вас атрибуты объектов каждого класса. Например, для каждого клиента необходимо хранить в базе его имя (или название организации) и контактную информацию, для товара – наименование и цену. В результате вы получите список полей каждой таблицы (рис. 1.1). Учтите, что в таблице должен быть первичный ключ, и добавьте в каждую таблицу дополнительное поле – уникальный номер записи.
Таким образом, были перечислены атрибуты и установлены связи между таблицами. Например, если в таблице заказов есть поля Товар и Клиент , содержащие код товара и номер клиента, то таблица Заказы ссылается и на таблицу Товары , и на таблицу Клиенты .
Рис. 1.1. Структура данных
Итак, вы разработали предварительную структуру данных – предварительную, поскольку в процессе работы структура может изменяться, например появятся новые поля или даже таблицы. Определившись со структурой, можно приступать к построению базы данных в Microsoft Access.
Этапы работы с базой данных
Теперь, когда вы уже знаете, какие таблицы и столбцы должна содержать ваша будущая база, вы готовы перейти непосредственно к работе с программой Access. Перед вами открывается все многообразие возможностей Access. С чего начать? Как не запутаться в сотнях команд, не погрязнуть в технических подробностях?
Примерная последовательность действий, описанная ниже, поможет вам сориентироваться, на каком этапе работы с базой данных вы находитесь в данный момент и какие инструменты Access вам на этом этапе нужны. Таким образом, вы постепенно освоите все те средства, которые потребуются для создания именно вашей базы данных, и вам не придется изучать лишнюю информацию.
Итак, если вы создаете базу данных «с нуля», вам предстоит выполнить следующие операции.
1. Создание базы данных или открытие уже созданной (см. разд. «Приступим к работе»).
2. Создание таблиц, настройка полей таблиц и связей между таблицами. Об этом описывается в гл. 2.
3. Заполнение таблиц информацией. Вы можете вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы (см. гл. 2), создать форму для ввода данных (см. гл. 3) или импортировать данные из внешних источников (см. гл. 4).
4. И, наконец, получение информации из базы данных – то, ради чего она и создавалась. Для поиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы можете создать запросы (см. гл. 5), для наглядного представления данных – отчеты (см. гл. 7).
Теперь перейдем к практическим действиям и рассмотрим первый этап работы с базой данных – ее открытие или создание.
Приступим к работе
В этом разделе вы узнаете, как запустить программу Microsoft Access, а затем открыть или создать базу данных.
Запуск Access
Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из стандартных для Windows способов.
Нажмите кнопку Пуск , в меню выберите последовательно пункты Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 .
Дважды щелкните кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе или в панели быстрого запуска.
Совет
Чтобы создать такой ярлык, выберите команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащите его мышью соответственно на рабочий стол или на панель быстрого запуска.
Дважды щелкните кнопкой мыши на файле существующей базы данных. Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы.
При запуске появляется начальное окно Access (рис. 1.2), которое позволяет быстро перейти к работе с конкретной базой данных.
Рис. 1.2. Начальное окно Microsoft Access 2007
Теперь необходимо определиться, с какой базой данных вы будете работать. Каждая база данных хранится в файле с расширением ACCDB. В этом файле также хранятся все отчеты, запросы, формы ввода данных и другие документы, созданные для этой базы.
Открытие существующей базы данных
Если база данных уже была создана, то ее можно открыть, щелкнув кнопкой мыши на ее названии в области Открыть последнюю базу данных (эта область расположена в правой части начального окна Access, как показано на рис. 1.2).
Если нужной базы данных нет в списке, щелкните на ссылке Другие . На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выберите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть .
Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой
в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть , а затем выбрать файл в стандартном окне Windows.
Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Параметры Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК .
Итак, вы узнали, как открыть уже существующую базу данных. Если же вам только предстоит создать базу данных, вам поможет один из следующих подразделов.
Создание пустой базы данных
Если вы хотите самостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввести данные, вначале необходимо создать пустую базу данных. Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните кнопкой мыши на значке Новая база данных в разделе Новая пустая база данных в центральной части начального окна (см. рис. 1.2) либо нажмите кнопку
в левом верхнем углу окна, а затем в появившемся меню выберите пункт Создать .
2. В правой части окна появится область Новая база данных . В поле Имя файла введите имя новой базы данных. Нажмите кнопку
для выбора папки, в которой будет храниться файл базы данных.
3. Нажмите кнопку Создать . Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы.
Теперь можно заполнять новую базу информацией: вручную, с помощью формы для ввода данных или путем импорта данных из внешних источников. Как это сделать, описывается в следующих трех главах.
Создание копии базы данных
Следующий способ создания базы данных – скопировать существующую базу, чтобы продолжить работу с копией. Для этого выполните следующие действия.
1. Откройте для чтения базу данных, которую необходимо скопировать. Нажмите кнопку
Открыть . На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла.
2. Щелкните кнопкой мыши на нужном файле базы данных и нажмите кнопку, находящуюся справа от кнопки Открыть (рис. 1.3). В меню открытия файла выберите пункт Открыть для чтения или пункт Монопольно для чтения .
Рис. 1.3. Параметры открытия базы данных
После открытия базы данных в любом из этих двух режимов вы не сможете вносить в нее изменения. Под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением, что база данных открыта только для чтения.
Если выбранная база данных недоступна другим пользователям, пункты меню Открыть для чтения или Монопольно для чтения равнозначны.
Вы сможете открыть базу данных в режиме Открыть для чтения , если она не открыта в данный момент другим пользователем в режиме Монопольно . Другие пользователи смогут продолжать работу с базой и открывать ее в любом режиме доступа, кроме режима Монопольно . При этом вы будете просматривать последнюю сохраненную версию, несохраненные изменения будут проигнорированы.
Открытие базы данных в режиме Монопольно для чтения возможно, только если она в данный момент не используется другим пользователем в режиме редактирования (Открыть или Монопольно ). При этом другие пользователи не смогут открывать эту базу данных в режиме редактирования.
3. Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений с предупреждением Часть содержимого базы данных отключена . Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК .
4. Чтобы создать копию открытой базы данных, сохраните ее в другом файле. Для этого нажмите кнопку
в левом верхнем углу главного окна, затем в появившемся меню выберите пункт Сохранить как . Далее укажите формат файла – База данных Access 2007 .
На экране появится стандартное окно Windows Сохранение . Введите имя нового файла базы данных, выберите папку, в которой будет храниться этот файл, и нажмите кнопку Сохранить .
Теперь вы можете работать с копией базы данных: создавать новые таблицы, запросы, отчеты или редактировать существующие.
Создание базы данных на основе шаблона
В Access 2007 включены шаблоны баз данных. Их можно использовать для решения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, уже заполненные данными, готовые отчеты и формы для ввода информации. Чтобы создать базу данных с использованием шаблона, выполните следующие действия.
1. В левой области начального окна Access (см. рис. 1.2) выберите категорию шаблонов. В центре окна отобразится список шаблонов этой категории. Щелкните кнопкой мыши на значке подходящего шаблона (рис. 1.4).
2. В правой части окна появится область с названием шаблона и его категории. В поле Имя файла введите имя новой базы данных. С помощью кнопки
выберите папку, в которой будет храниться файл базы данных.
3. Если требуется присоединить новую базу данных к веб-узлу SharePoint, установите флажок Создание и присоединение базы данных к узлу Windows SharePoint Services .
Рис. 1.4. Создание базы данных по шаблону
Примечание
Windows SharePoint Services – компонент Windows Server, предоставляющий пользователям общий доступ к данным через Интернет. В справочной системе Access 2007 (см. разд. «Пользовательский интерфейс Access 2007») вы можете найти подробную информацию по организации совместной работы с базами данных с помощью Windows SharePoint Services.
4. Нажмите кнопку Создать (для шаблонов Microsoft Office Online она называется ). Access сгенерирует базу данных по указанному шаблону и откроет ее в режиме редактирования таблицы.
5. Если в созданной базе данных Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений с предупреждением Часть содержимого базы данных отключена . Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК .
Вы можете отредактировать готовую структуру данных: создать или удалить таблицы, поля, записи, запросы, отчеты и т. п.
Закрытие базы данных
Чтобы закрыть текущую базу, нажмите кнопку
в левом верхнем углу окна, затем в появившемся меню выберите пункт Закрыть базу данных . На экране вновь появится начальное окно Access.
Примечание
В программе Access может быть открыта только одна база данных. Открыв программу несколько раз, вы можете в каждом из окон открыть свою базу данных.
Для дальнейшей работы с открытой или созданной базой данных вам потребуются сведения о пользовательском интерфейсе программы Access.
Пользовательский интерфейс Access 2007
Access 2007 имеет совершенно новый интерфейс, не похожий на интерфейс предыдущих версий программы. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.
В предыдущем разделе было описано начальное окно Access (см. рис. 1.2), позволяющее быстро приступить к работе. В этом разделе вы познакомитесь с главным окном, которое появляется после открытия или создания базы данных.
Основные элементы главного окна показаны на рис. 1.5.
Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.
Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.
Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.
Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.
Вкладки Главная , Создание , Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами , содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нем легко ориентироваться: в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны.
Рис. 1.5. Главное окно Microsoft Access 2007
Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка
в правом верхнем углу области.
Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.
Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.
Настройка элементов интерфейса
Рабочая среда Access достаточно комфортна, и дополнительно настраивать ее обычно не требуется. Однако вы можете изменить множество параметров интерфейса в соответствии со своими предпочтениями.
В этом разделе рассматривается настройка ленты команд, панели быстрого доступа, расположение документов, а также отображение и скрытие строки состояния.
Сворачивание и восстановление ленты
Чтобы освободить дополнительное место на экране, ленту команд можно свернуть. Если лента свернута, отображаются только названия вкладок ленты; вкладка раскрывается только при щелчке кнопкой мыши на ее названии и тут же скрывается после выбора команды или после щелчка кнопкой мыши вне ленты.
Изменить режим отображения ленты вы можете любым из двух способов.
Дважды щелкните кнопкой мыши на названии активной (раскрытой в текущий момент) вкладки. Если лента отображалась полностью, она будет свернута. Если лента была скрыта, она будет восстановлена.
Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте ленты. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свернуть ленту . Если флажок на этом пункте был снят, то он будет установлен и лента будет свернута. И наоборот, если флажок был установлен, то он будет снят, и лента будет отображаться полностью.
Настройка панели быстрого доступа
Для большего удобства работы с программой Access вы можете добавить на панель быстрого доступа кнопки (значки команд), которые вы часто используете. В этом случае не придется искать их каждый раз на ленте. Можно также удалить с панели ненужные кнопки, чтобы не загромождать ее.
Примечание
Операции с кнопками, выполняемые на панели быстрого доступа, никак не влияют на наличие таких же кнопок в других местах (на ленте, в меню быстрого доступа и т. д.). Например, при удалении кнопки она исчезает с панели, но не с ленты.
Кроме того, вы можете изменить местоположение панели.
Быстрое добавление и удаление кнопки
Если требуется добавить значок команды на панель быстрого доступа, то самый простой способ это сделать – открыть вкладку, на которой находится значок, щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа .
Если требуется удалить значок команды с панели быстрого доступа, то необходимо просто щелкнуть на этом значке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Удалить с панели быстрого доступа .
Если же требуется добавить или удалить сразу несколько значков команд, целесообразно выполнить действия, описанные в следующем подразделе.
Добавление и удаление набора кнопок
Итак, для настройки набора кнопок на панели быстрого доступа выполните следующие действия.
1. Нажмите кнопку
справа от панели. На экране появится меню (рис. 1.6).
2. В верхней части данного меню представлен список кнопок, чаще всего размещаемых пользователями на панели. Если флажок возле названия кнопки установлен, кнопка отображается на панели. Щелкните кнопкой мыши на пункте меню с названием кнопки, чтобы установить или снять этот флажок.
Совет
После того как кнопка добавлена на панель или же удалена, меню исчезает с экрана. Для повторного вызова меню необходимо снова нажать кнопку.
Рис. 1.6. Меню Настройка панели быстрого доступа
Настройка элементов интерфейса 23
3. Если в меню Настройка панели быстрого доступа нет нужной вам кнопки, выберите пункт Другие команды . На экране появится окно Параметры Access (рис. 1.7).
Рис. 1.7. Окно Параметры Access в режиме настройки панели быстрого доступа
4. Выберите в поле Выбрать команды из категорию команд. Если вы не знаете, к какой категории относится команда, выберите значение Все команды . В поле Настройка панели быстрого доступа укажите, с какой частью панели необходимо работать: с теми значками команд, которые отображаются для всех баз данных, или с теми значками, которые отображаются на панели, только когда открыта текущая база данных.
5. Чтобы добавить значок команды, щелкните кнопкой мыши в списке, находящемся слева, на названии команды, а в списке справа – на названии той команды, после значка которой должен следовать добавляемый значок. Нажмите кнопку Добавить . Повторите этот пункт для всех команд, которые вы хотели бы видеть на панели быстрого доступа.
6. Чтобы удалить значок команды с панели, щелкните кнопкой мыши на названии этой команды в списке справа и нажмите кнопку Удалить . Повторите этот пункт для всех команд, которые не нужны вам на панели быстрого доступа.
7. Чтобы изменить порядок следования значков команд на панели, щелкните кнопкой мыши в правом списке на названии команды и переместите ее вверх или вниз по списку, используя кнопки
8. Для завершения настройки в окне Параметры Access нажмите кнопку ОК . После этого вы сразу можете пользоваться обновленной панелью быстрого доступа.
Помимо набора кнопок, настройка панели быстрого доступа включает также выбор местонахождения панели в окне программы.
Изменение местонахождения панели быстрого доступа
Вы можете расположить панель быстрого доступа над лентой или под лентой. Для перемещения панели щелкните правой кнопкой мыши на панели или на ленте и в появившемся контекстном меню выберите пункт Разместить панель быстрого доступа под лентой (если сейчас панель находится над лентой) или, соответственно, пункт Разместить панель быстрого доступа над лентой (если сейчас панель находится под лентой).
Настройка режима отображения документов
Документы базы данных (таблицы, отчеты, запросы, формы ввода и др.) могут, как было сказано выше, отображаться в рабочей области Access в одном из двух режимов.
Режим вкладок: все документы совмещаются в одно окно с несколькими вкладками (см. рис. 1.5). Этот режим позволяет просматривать только один документ в каждый момент. Переключаться между вкладками можно, щелкая кнопкой мыши на названиях (значках) вкладок. Кроме того, отображение названий вкладок можно отключить, тогда навигация осуществляется с помощью области переходов.
Режим перекрывающихся окон (рис. 1.8): каждый объект (документ) располагается в отдельном окне. Этот режим позволяет просматривать несколько документов одновременно. Окна можно свободно перемещать в рабочей области и менять их размеры, а новое окно располагается поверх уже открытых окон. После двойного щелчка кнопкой мыши на заголовке окна оно заполняет всю рабочую область. Для упорядочения окон документов и для переключения между ними используется кнопка
расположенная на ленте в правой части вкладки Главная .
Рис. 1.8. Окна документов
Внимание!
Режим отображения документов устанавливается отдельно для каждой базы данных. База данных должна быть открыта, прежде чем вы поменяете для нее этот режим.
Чтобы выбрать удобный для вас режим отображения документов, выполните следующие действия.
1. Нажмите кнопку
в левом верхнем углу главного окна. В правом нижнем углу появившегося меню нажмите кнопку Параметры Access , в результате чего откроется окно Параметры Access.
2. В левой области окна выберите пункт Текущая база данных .
Параметры приложения выберите положение переключателя Параметр окна документа :
Положение Перекрывание окон , если необходимо отображать перекрывающиеся окна;
Положение Вкладки , если необходимо отображать вкладки документов. Если при этом необходимо показывать названия вкладок, то установите флажок Вкладки документов .
4. Чтобы изменение режима начало действовать, необходимо закрыть и снова открыть текущую базу данных. Как это сделать, было описано в разд. «Приступим к работе».
Наконец, рассмотрим последний в этом разделе параметр интерфейса – режим отображения строки состояния.
Скрытие и отображение строки состояния
Если вы хотите отобразить или скрыть строку состояния, выполните следующие действия.
1. Нажмите кнопку Office . В правом нижнем углу появившегося меню нажмите кнопку Параметры Access . Откроется окно Параметры Access .
2. В левой области окна щелкните кнопкой мыши на пункте Текущая база данных .
3. В правой области окна в разделе Параметры приложения установите флажок Строка состояния , если необходимо отображать строку состояния, или снимите его, если строку отображать не нужно.
4. Чтобы изменение начало действовать, необходимо закрыть и снова открыть текущую базу данных. Как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе».
Совет
В окне Параметры Access, выбирая различные пункты в области слева, можно просмотреть и изменить множество настроек рабочей среды Access.
Ознакомимся теперь со справочной системой Access – незаменимым источником сведений, полезным как на начальном, так и на последующих этапах работы.
Внимание!
Режим отображения строки состояния, как и режим отображения документов, устанавливается отдельно для каждой базы данных. База данных должна быть открыта, прежде чем вы будете настраивать строку состояния.
Справочная система Access 2007
Если вы не нашли ответа на свой вопрос в этой книге, вам поможет обращение к справочной системе Microsoft Access. Она позволяет искать информацию не только во встроенных справочных материалах, но и на веб-узле Office Online и в справочнике для разработчиков Offline Developer Help.
Примечание
Интерфейс справочной системы Access 2007 также изменился по сравнению с предыдущими версиями. Так, помощник Microsoft Office – анимированный персонаж, дающий советы, – в новую версию справочной системы не включен.
Для вызова справочной системы нажмите клавишу F1 или кнопку
в конце ленты команд справа. На экране появится окно Справка: Access (рис. 1.9).
Рис. 1.9. Окно Справка: Access
Знакомство со справочной системой начинается с настройки окна Справка: Access .
Настройка внешнего вида окна справки
Для настройки вида окна справки предназначены следующие кнопки панели инструментов окна справки.
– обеспечивает изменение размера шрифта, который используется для отображения текста справки.
– позволяет отобразить панель оглавления справки. Панель оглавления удобно использовать при поиске информации по списку разделов. Если панель оглавления открыта, кнопка
позволяет скрыть панель оглавления.
– указывает, что окно справки всегда располагается поверх остальных окон Access. При ее нажатии кнопка сменяется кнопкой
которая указывает, что режим отображения окна справки поверх остальных окон отменен.
Поиск справочной информации
Чтобы найти нужные вам сведения в справочной системе, выполните следующие действия.
1. Нажмите клавишу F1 , чтобы запустить справочную систему.
2. Выберите область поиска. Для этого нажмите кнопку
расположенную справа от кнопки Поиск . В появившемся меню представлены области, в которых вы можете осуществлять поиск (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Меню для выбора области поиска
Области делятся на две группы. Группа Содержимое на веб-узле Office Online (сетевая справка) содержит материалы, опубликованные на сайте Office Online. Эти материалы доступны вам только при наличии подключения к Интернету. Группа включает следующие области поиска.
Все Access – все материалы на сайте.
Access Справка – последние версии справочных материалов.
Access Шаблоны – шаблоны баз данных.
Access Обучение – учебные курсы по Access.
Группа Содержимое на данном компьютере (автономная справка) включает следующие области поиска.
Access Справка – встроенные справочные материалы по работе с программой Access.
Offline Developer Help – справочник разработчика баз данных.
Примечание
После выбора области поиска кнопка в правом нижнем углу окна справки будет называться Подключение к веб-узлу Office Online установлено, если выбрана область сетевой справки, или же будет иметь название Автономная работа, если выбрана область автономной справки. Выбор режима справки (сетевая или автономная) сохраняется после закрытия и повторного открытия окна справки.
3. Найдите нужную страницу справки с помощью запроса или по оглавлению. Для поиска по запросу введите ключевые слова в поисковое поле и нажмите кнопку Поиск . Система выведет список найденных страниц. Щелкните на подходящей ссылке. Если ни одна ссылка вам не подойдет или по запросу ничего не будет найдено, попробуйте изменить текст запроса и повторить поиск.
4. Для поиска по оглавлению нажмите кнопку
на панели инструментов окна справки. В появившейся панели оглавления щелкните кнопкой мыши на заголовке нужного раздела, чтобы раскрыть его содержимое (при этом значок раздела изменится: вместо закрытой книги отобразится открытая). Затем, если требуется, щелкните на заголовке подходящего подраздела и так далее, пока не доберетесь до нужной страницы.
Для перемещения по ранее открытым страницам справки используются кнопки
В этой главе вы узнали, что Access 2007 является реляционной СУБД и что база данных состоит из взаимосвязанных таблиц. Вы ознакомились с ключевыми понятиями теории баз данных, процессом проектирования структуры данных и этапами построения собственной базы данных. Кроме того, вы научились настраивать интерфейс Access, чтобы сделать работу с программой еще более удобной и находить ответы на возникающие вопросы в справочной системе Access.
Все эти знания вы будете активно использовать на всех этапах работы с базой данных. Первый этап – открытие или создание базы данных – вы уже освоили. Теперь вы готовы приступить к следующему этапу: созданию таблиц, настройке связей между таблицами, вводу и редактированию данных. Этому этапу посвящена следующая глава.
Microsoft Access 2007 - одна из ранних сборок популярной системы управления базами данных от одного из ведущих мировых производителей ПО. На базе движка Access 2007 можно построить нормализованную, четко структурированную БД с добавленными в нее ключами, индексами и связями. Также программа располагает возможностью применения интерактивных отчетов, которые извлекают информацию из таблиц на основе заданной бизнес-логики и отображают ее пользователю без необходимости прописывать какие-либо дополнительные параметры и отношения. Отчеты могут содержать как статический текстовый контент, так и динамические поля, сформированные на основе вычислений или извлечения содержимого непосредственно из ячеек таблиц. Приложение Access 2007 поддерживает достаточно широкий набор типов данных, среди которых текстовые, числовые, денежные, фиксированные, экспоненциальные значения, а также дата и время, логические поля, вложения и гиперссылки. Благодаря встроенному мастеру запросов, вся процедура формирования SQL-запросов в Access 2007 полностью автоматизирована, что открывает дополнительные возможности при извлечении содержимого и выборке данных из БД.
Расширенные опции и средства Microsoft Access 2007
id="a1">В очередном издании проприетарного офисного инструмента были реализованы следующие усовершенствования и улучшения:
- оптимизированный интерфейс Office Fluent, приспособленный для облегчения поиска и достижения более высокой эффективности работы с микросредой Access 2007
- улучшенные средства перехода. Новая область переходов предоставляет инструментарий для получения полного структурного и визуального представления таблиц, форм, запросов и отчетов
- импортируемые записи контактов из Outlook 2007 . Штатный функциональный набор предусматривает как импорт содержимого из книги контактов Outlook, так и экспорт пользовательских данных во внешнюю инфраструктуру
- фильтрация и сортировка данных. Представленная функция позволяет получить достоверную, понятную информацию по деловой активности и бизнес-задачам. Для текста, чисел и дат применяются персонализированные настройки фильтрации
- многозадачный и интуитивный WYSIWYG-конструктор форм. В нем пользователь может видоизменять и конфигурировать макет формы самостоятельно, в режиме реального времени.
Если вы ищете стабильную, надежную официальную сборку программы с полной русской локализацией, на нашем веб-сайте вы можете скачать последнюю версию Access 2007, избежав предварительной регистрации и аутентификации на портале. Все ПО на портале распространяется на бесплатной основе, без функциональных ограничений.
Системные требования Microsoft Access 2007
Для быстрого и эффективного взаимодействия со средой СУБД, удостоверьтесь в том, что ваше рабочее устройство удовлетворяет приведенным ниже параметрам:
- графический адаптер: видеокарта должна поддерживать минимальное разрешение 1024х768 и выше
- накопитель: 1,5 - 2 ГБ свободного места на физическом носителе
- операционная оболочка: Win Vista SP2/XP SP3, Windows Server 2003 SP2, а также последующие версии систем текущего поколения
- ОЗУ: 256 МБ оперативной памяти
- процессор: устройство частотой в 500 МГц и выше.
