Règles élémentaires de la correspondance commerciale par e-mail. Envoyer automatiquement des copies des messages envoyés Réduire envoyer une copie à l'e-mail spécifié

La communication d'entreprise est son propre monde avec ses propres lois. Tout dépend de la façon dont nous nous conformons à ces lois : l'impression que nous faisons sur nos collègues et partenaires, la productivité du travail et même l'avancement professionnel.

Une place particulière dans la communication d'entreprise est occupée par la correspondance commerciale, qui est le devoir quotidien de la plupart des employés de bureau et pas seulement. La capacité de mener correctement la correspondance commerciale peut être une bonne aide pour conclure des affaires rentables et renforcer l'image de votre entreprise.

Regardons quelques-unes des caractéristiques d'une lettre commerciale. Ainsi, la correspondance commerciale est :

• utilisation de formules et de clichés
• neutralité émotionnelle,
• précision sémantique et concision de la présentation,
• argumentaire bien structuré.

La correspondance commerciale en anglais est le même ensemble de règles et de clichés, dont certains que nous recommandons à tous ceux qui travaillent avec des partenaires étrangers ou dans des entreprises internationales. Nous portons à votre attention quelques phrases utiles qui décoreront votre correspondance commerciale. Ces phrases mettront l'accent sur votre professionnalisme et contribueront à façonner l'image d'un homme d'affaires. Commencer ? m !

1.Veuillez trouver ci-joint

Commençons par les classiques. Souvent, vous devez joindre divers documents ou autres fichiers à la lettre. Afin d'informer le destinataire de la présence d'une pièce jointe, cette phrase est parfaite. Après tout, le mot «attachement» en traduction signifie «investissement». La phrase doit être utilisée à la fin de la lettre.

Voici quelques exemples d'utilisation :

• Veuillez trouver ci-joint mon portfolio.
• Veuillez trouver ci-joint une copie de l'accord/du contrat.

2.J'ai transmis

Cette phrase peut être utilisée si vous devez transférer l'e-mail à d'autres destinataires. Pour en informer le destinataire, la phrase "j'ai transmis" est parfaite. Par exemple:

• Je vous ai transmis le CV d'Anna.
• Je vous ai transféré l'e-mail de John.

3.J'ai mis en copie

Une personne non initiée à tous les secrets des particularités de la correspondance commerciale peut ne pas comprendre ce que signifie cette étrange abréviation. Mais nous sommes des professionnels. "J'ai mis en copie" est une abréviation qui signifie que j'ai une copie carbone. L'expression signifie "mettre quelqu'un sur une copie pour recevoir des lettres".

Donc, si vous avez besoin de faire savoir à quelqu'un que vous mettez d'autres destinataires dans une copie, n'hésitez pas à utiliser cette phrase. Par example:

• J'ai mis en copie Sara sur cet e-mail.
• J'ai mis Jack et Jimmy en copie de ces e-mails.

Quant aux abréviations qui ne peuvent pas être utilisées dans la correspondance commerciale, une exception est généralement faite pour ce cas.

4.Pour plus de détails

Cette phrase est un moyen éprouvé de terminer poliment votre lettre en anglais. "Pour plus de détails", signifie "pour des informations plus détaillées", "plus en détail". Exemples d'utilisation :

• Pour plus de détails, contactez-moi à tout moment.
• Pour plus de détails, écrivez à notre directeur des ventes.

Une autre phrase pour vous aider à terminer poliment est "Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter." En traduction, cela signifie "Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'écrire."

5. J'ai hâte de

L'expression "attendre avec impatience" signifie "attendre avec impatience". Donc, si vous attendez avec impatience une réponse ou une autre action de la part du destinataire, il serait tout à fait approprié d'utiliser cette phrase. Par example:

• J'attends ta réponse.
• Dans l'attente de votre réponse.

L'expression est mieux utilisée à la fin de la lettre.

Lorsque vous écrivez une lettre, vous devez être poli même lorsque vous n'en avez pas vraiment envie. La capacité de rédiger des lettres compétentes dans n'importe quelle situation reflète votre professionnalisme, votre bon élevage et votre connaissance de l'éthique des affaires. En conclusion, nous rappelons que dans la correspondance commerciale, vous devez montrer l'exactitude du libellé et une littératie irréprochable. Il est également inacceptable d'utiliser des abréviations (à de rares exceptions près).

Écrivez correctement vos e-mails en anglais, chers amis ! Bonne chance!

Étonnamment, de nombreuses personnes, lorsqu'on leur demande d'envoyer une lettre à plusieurs personnes à la fois, listent simplement les adresses dans le champ "À", c'est normal lorsque cette lettre est adressée à vos collègues ou amis, mais lorsque vous envoyez des lettres à un groupe de clients, vous montrez ainsi à tous les adresses et autres destinataires, révélant en fait votre base d'adresses.

Il suffit que n'importe lequel des clients transmette cette lettre à votre concurrent et vos contacts seront immédiatement divulgués.

C'est étrange, mais beaucoup de gens loin d'être stupides sont surpris d'apprendre que si vous devez envoyer une lettre à plusieurs destinataires afin qu'ils ne se connaissent pas, il existe un champ "Cci" pour cela.

Par exemple, pour mail.ru, cela ressemblera à ceci :

Et encore une fois brièvement :adresses indiquées en "à" - tout le monde peut voir à qui vous avez envoyé des lettres, indiquées en "copie cachée" - tout le monde pense que la lettre n'est que pour lui.

Et chaque destinataire recevra une lettre où dans le champ "à" sera seulement son adresse . Pour les autres programmes, si vous ne trouvez pas où mettre le Cci, demandez à quelqu'un de vous montrer. Autre petit point, assurez-vous de spécifier une adresse dans le champ "à", la plupart des programmes ou serveurs de messagerie ne vous permettront pas d'envoyer une lettre sans ce paramètre.

Et donc, lorsqu'il s'agit d'envoyer des offres, des actualités à un groupe de vos clients - ici la pratique d'utiliser une copie cachée est sans ambiguïté, vous devez masquer votre base d'adresses. Un point intéressant avec l'envoi d'une lettre à vos collègues, il est recommandé ici d'agir en fonction de la situation, par exemple, envoyer une lettre avec une demande d'envoi de suggestions (par exemple, pour améliorer le service client) et si chaque collègue voit que l'autre les gens ont reçu la même lettre, alors ils ne répondront probablement pas - comptez sur les autres, vous devez donc utiliser une copie cachée. Si cette commande est exécutée, alors, par exemple, une indication du "qui" du patron de votre collègue fera tout simplement des merveilles, et votre commande sera exécutée.

Un problème distinct avec les fournisseurs. D'une part, l'indication de tous les destinataires dans la copie doit montrer au fournisseur que vous avez le choix et qu'il doit vous proposer de bons prix. D'un autre côté, le responsable qui a reçu votre lettre, voyant qu'elle n'a pas été envoyée qu'à lui, traitera très probablement votre demande comme "cool". Personnellement, à mon avis, je pense que dans le cas des fournisseurs, il faut utiliser une copie cachée, au moins pour protéger les secrets commerciaux, mais plutôt pour de bonnes relations avec le responsable du fournisseur.

Vous pouvez lire un cas récent d'erreur d'un spécialiste, lorsque tous les destinataires ont vu d'autres destinataires : Smack tout le monde dans ce chat, il y avait des gens vraiment respectables là-bas - des administrateurs, mais beaucoup ont quand même reçu du spam en réponse.

Eh bien, comme toujours, la discussion dans les commentaires est la bienvenue.

Nous envoyons des dizaines de courriels chaque jour. Il s'agit parfois de messages très courts, du type : "Allons déjeuner ?". Parfois - avec lequel vous présentez votre entreprise ou votre site Web. Quand il y a beaucoup de lettres et peu de temps, nous commençons à nous précipiter et à faire des erreurs. Habituellement insignifiant, comme une faute de frappe, mais il y en a parfois qui peuvent vraiment nuire à votre réputation et ruiner votre relation avec un client ou un employé.

Cela peut être évité, il vous suffit d'être recueilli et d'être conscient de certains pièges. Voici les erreurs les plus courantes commises lors de l'envoi d'e-mails. Lisez attentivement et rappelez-vous que vous devez d'abord faire une courte pause, vérifier si tout est en ordre, puis seulement cliquer sur le bouton "Soumettre".

Vous composez la mauvaise adresse

L'erreur la plus courante et la plus ennuyeuse. Imaginez que vous vouliez envoyer de jolies photos personnelles à un ami ou une petite amie, mais que vous tapiez automatiquement l'adresse de votre patron ou client. Et ce n'est qu'après la fin de la lettre que vous réalisez avec horreur ce qui vient de se passer. Si cela peut vous consoler, chacun de nous a été dans cette situation au moins une fois dans sa vie : des avocats ont envoyé des documents confidentiels à la partie adverse, des concepteurs ont envoyé des maquettes de site au mauvais client, etc. Mais quand cela nous arrive, il semble que la terre glisse sous nos pieds.

Heureusement, dans de nombreux services de messagerie, par exemple, dans le même Gmail, il existe une fonction. Allumez-le et spécifiez un grand intervalle de temps - donc, vous savez, plus calme.

Vous avez oublié d'investir

Vous avez écrit qu'un fichier était joint à la lettre, mais vous avez oublié de le joindre. Une autre erreur courante qui conduit souvent à des malentendus et à des excuses. D'une part, ça va, personne n'est parfait, mais il vaut mieux tout vérifier d'abord, et ensuite seulement envoyer une lettre. Et pour éviter les questions du destinataire, nous vous recommandons de lister tous les fichiers joints directement dans le corps de la lettre. Par exemple, comme ceci :

Salut Maxime ! Je vous envoie quelques fichiers, ils sont en pièce jointe :

Contrat de service

GIF avec un chat

Vous ne pensez pas à la décoration

Rencontrez, comme vous vous en souvenez, par des vêtements. Si vous ne voulez pas que votre email vous donne envie de le supprimer immédiatement, travaillez sur sa forme. Ils disent qu'il faut lui accorder autant de temps que le contenu. Heureusement, aujourd'hui c'est facile. Pour cela, nous vous recommandons d'utiliser l'appli Wix ShoutOut, de choisir le modèle approprié et d'y ajouter votre texte. Aucune connaissance particulière n'est requise, assurez-vous simplement que tout est propre et beau. Soit dit en passant, une bonne liste de diffusion a ses propres secrets et règles, nous vous conseillons donc de lire notre directeur du marketing par e-mail. Ne remerciez pas.

Vous n'incluez pas de ligne d'objet

Le sujet de la lettre joue à peu près le même rôle que le titre du texte. Il apparaît à côté de votre nom, le destinataire le voit et comprend ce que vous lui avez envoyé : une facture, les résultats d'un rendez-vous, une offre d'emploi, la mise en page d'un site internet, etc. N'oubliez pas que le sujet doit être clairement formulé afin que, si nécessaire, une personne trouve rapidement votre lettre, et convaincante, afin qu'elle soit intéressée, si nous parlons, disons, d'une liste de diffusion. Il n'y a pas si longtemps, nous avons écrit si vous avez oublié - cela vaut la peine de le relire.

Vous n'enregistrez pas les brouillons

Si vous aimez écrire des lettres dans des éditeurs de texte, enregistrez plus souvent, sinon il s'avérera que vous êtes resté assis sur une lettre toute la journée, puis tout à coup l'ordinateur se fige et tout est parti. Ou écrivez directement dans le service de messagerie - alors tous vos croquis seront automatiquement enregistrés dans le dossier "Brouillons".

Vous êtes impoli

La politesse dans la correspondance est tout aussi importante que dans la vie. Voici les règles de base que toutes et tous doivent suivre :

Remerciez toujours l'expéditeur pour la lettre, surtout si vous voyez qu'il a fait du bon travail. Vous souvenez-vous quand nous avons tous appris des mots « magiques » quand nous étions enfants ? Ne les oublions pas, malgré le fait que nous soyons déjà adultes.

Restez calme, même si la question est extrêmement urgente et importante. La nervosité et les reproches ne mèneront certainement à rien de bon.

Commencez et terminez votre lettre par des phrases courantes. Le degré de formalité dépendra de la personne avec qui vous correspondez. S'il s'agit de votre patron ou simplement d'un fonctionnaire, n'utilisez pas "Hello", "Bye" ou "Kiss". Et inversement, si vous écrivez à un collègue ou à un ami, vous pouvez vous passer du traditionnel « Respectueusement ».

Vous ne lisez pas le texte

Les erreurs d'impression peuvent gâcher toute l'impression, alors relisez attentivement la lettre écrite, de préférence plusieurs fois. Doute sur l'orthographe ou la syntaxe - aller à Diploma.ru. Il vaut mieux mesurer sept fois, c'est-à-dire vérifier, que plus tard s'excuser pour les fautes de frappe et prouver que vous êtes réellement alphabétisé.

Et au fait: si vous avez peur d'envoyer accidentellement une lettre inachevée, écrivez d'abord tout le texte en entier, puis tapez seulement l'adresse du destinataire.

Vous ne mettez pas les bonnes personnes dans la copie de la lettre

Voyons qui peut même recevoir votre lettre. Le champ À est le destinataire principal. Le champ "CC" est la personne qui recevra la copie. Il ne se rapporte pas directement à la question en discussion, mais veut ou devrait être au courant. Le champ "Cci" correspond aux destinataires masqués. Vous les ajoutez, mais le destinataire principal ne les voit pas. Et ici, il faut faire attention : vous pouvez confondre Cc et Bcc, et alors le destinataire pensera qu'il est espionné.

Gardez à l'esprit qu'il est important que certaines personnes soient conscientes de ce qui se passe. Vous ne voulez pas entendre les reproches sur le sujet « Comment avez-vous pu ne pas m'ajouter à la copie ?! J'ai travaillé sur ce projet pendant deux mois ! En cas de doute, ajoutez tous ceux qui ont quelque chose à voir avec le problème. Peut-être que tout le monde ne sera pas content d'être distrait, mais il n'y aura pas de plaintes contre vous.

Vous n'êtes pas abonné

Vous avez écrit "Respectueusement, Masha" et vous pensez que tout est en ordre, mais le destinataire de la lettre s'assoit et se demande de quel type de Masha il s'agit. D'une imprimerie ? Ou peut-être un illustrateur ? Afin de ne pas le faire deviner, mettez en place une signature, et elle sera automatiquement ajoutée à la fin de chacun de vos messages. Assurez-vous d'inclure votre prénom, votre nom, le nom de votre entreprise, votre poste et vos coordonnées, telles que Skype ou votre numéro de téléphone. Vous pouvez ajouter l'adresse - bien qu'il s'agisse de publicité, elle est discrète.

Tu choisis le mauvais moment

Écrire des lettres la nuit n'est pas la meilleure idée. Première raison : vous êtes probablement terriblement fatigué dans la journée, vous ne réfléchissez pas très bien et risquez de faire toutes ces erreurs. La deuxième raison: une avalanche de courrier du matin enterrera votre lettre de minuit sous celle-ci et, dans un proche avenir, le destinataire ne la verra certainement pas. Et le troisième : apparemment, vous n'avez rien d'autre à faire, puisque vous écrivez des lettres commerciales à trois heures du matin.

Notre conseil : s'il ne se passe rien d'Important et d'Urgent, envoyez des messages du lundi au vendredi et pendant les heures ouvrables, comme toutes les personnes normales.

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Vous avez probablement déjà remarqué quelors de la réception de lettres de certains auteursdans la section "à", il y a une liste de plusieurs dizaines d'e-mails de personnes différentes. De plus, ni vous ni ces personnes n'avez donné leur consentement au fait que ces courriels aient été « exposés ». Naturellement, l'un des destinataires se désabonnera de cet envoi (nous en avons tous marre de l'afflux de spams vers nos mails). Mais une chose est certaine - tous les destinataires traiteront l'auteur de la liste de diffusion comme une personne non professionnelle. Et il est peu probable qu'ils acceptent d'accepter sa proposition.

Considérons cette possibilité sur l'exemple de l'email le plus populaire pour les mailings professionnels gmail.com

Habituellement, vous utilisez la fenêtre Composer pour envoyer une lettre. En cliquant dessus, vous voyez une nouvelle fenêtre "Nouveau message", dans laquelle vous insérez tout ce dont vous avez besoin pour créer et envoyer la lettre elle-même.

Dans la fenêtre "Destinataires", nous insérons généralement les emails de nos destinataires.

Copie signifie "copie exacte". Ce champ est utilisé lorsque vous souhaitez simplement envoyer un e-mail à une personne qui n'est pas le destinataire principal. De cette façon, vous pouvez tenir la personne au courant tout en lui faisant savoir qu'elle n'a pas à répondre à l'e-mail. Mais tous les destinataires de cette lettre voient les adresses (et même les noms) des autres.

Ainsi, l'utilisation de ce champ est l'un des meilleurs moyens d'envoyer un e-mail à un grand nombre de personnes et de préserver la confidentialité. Alors, ne gâchez pas la relation avec eux. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez insérer jusqu'à 30 e-mails. Et cela signifie qu'en un clic sur un bouton, vous pouvez envoyer cette lettre à 30 destinataires à la fois, sans afficher leurs e-mails.

Et, si nécessaire, vous pouvez insérer une image dans le corps de la lettre ( 4 ) ou joindre un fichier ( 5 ).

C'est ce courrier qui donne le maximum d'opportunités d'édition.

De même, vous pouvez envoyer une lettre à plusieurs destinataires en même temps par courrier yandex.ru.

Cliquez sur "Ecrire" puis dans la fenêtre "A" ( 1 ) collez l'adresse e-mail du premier destinataire, puis sélectionnez la fonction "Copier" ( 2 ) ou Cci ( 3 ). Selon que vous souhaitez que tous les destinataires de votre courrier voient tous les e-mails ou conservent leur droit à la confidentialité des adresses, choisissez l'une des fonctions. Pour ajouter chaque e-mail suivant à la liste, vous devez cliquer sur le bouton avec l'image d'un homme avec un signe plus devant lui ( 4 ). Ensuite, vous pouvez sélectionner vos destinataires permanents dans la liste déroulante ou saisir leurs e-mails manuellement.

Les images peuvent être téléchargées à partir de Yandex Disk et des fichiers peuvent également être joints, comme d'habitude.

Cliquez sur le bouton "Ecrire", une fenêtre apparaît dans laquelle, lorsque vous cliquez avec la souris dans la fenêtre "Vers" ( 1 ), une liste déroulante apparaît avec une liste de vos destinataires permanents ( 2 ). Vous pouvez choisir dans cette liste ce que vous voulez. Ou collez simplement votre e-mail souhaité destination manuellement.

Il a souligné à juste titre la fonctionnalité régulière du BP30, qui effectue les mêmes actions. Je cite un commentaire :

Paramètres personnels - Paramètres de messagerie - Envoyer des copies des e-mails sortants à l'adresse.

illustration de ce qui précède :

Bref, j'ai inventé la roue. Vous ne pouvez pas télécharger l'extension, mais utiliser la fonctionnalité habituelle.

Courte introduction

Différents serveurs de messagerie se comportent différemment en ce qui concerne les messages envoyés via SMTP. Si vous avez du courrier sur gmail, le problème décrit ci-dessus ne vous concerne probablement pas. J'ai du courrier sur Yandex et, si rien n'est fait, après avoir envoyé une lettre de BP 3.0, le fait même de cet envoi est perdu sans laisser de trace. Sur Internet, j'ai trouvé un indice pour me faire parvenir des lettres, en indiquant l'adresse dans le champ "Cci" de la lettre. Sur le côté de votre boîte aux lettres, vous pouvez configurer les règles d'analyse des lettres et déplacer la lettre qui vient de vous vers le dossier "Envoyé".

Il s'est avéré que YandexMail transfère les lettres dans le dossier Envoyé par défaut si l'adresse e-mail du compte (c'est-à-dire votre propre e-mail) se trouve dans le champ "copie cachée" de la lettre

Comment ça fonctionne

Si l'extension est déjà installée, envoyez une lettre à votre contrepartie de la manière la plus habituelle, par exemple à partir du document ou du registre des documents "Facture à l'acheteur"

Dans le formulaire d'envoi d'une lettre, cochez la case "Envoyer aux "Éléments envoyés" pour vous faire suivre la lettre (la case cochée sera mémorisée pour l'utilisateur actuel)

N'hésitez pas à envoyer une lettre.

Il atteindra la contrepartie.