La capacité de travailler avec le courrier électronique est devenue une partie importante des connaissances dans le domaine du travail moderne. En règle générale, les personnes qui ont une messagerie électronique ne savent toujours pas comment utiliser correctement leur boîte de réception. Ils se plaignent souvent que les e-mails détournent leur attention, ce qui leur fait perdre beaucoup de temps.
Un des de meilleures façons prendre le contrôle du courrier - en utilisant la structure des dossiers et le traitement approprié des lettres. Je veux vous parler d'une technique de traitement qui est très efficace pour traiter les e-mails.
Pour montrer comment utiliser les dossiers lorsque vous travaillez avec le courrier électronique, j'utilise la boîte aux lettres comme exemple. Service Gmail... Mais les mêmes idées peuvent être utilisées avec d'autres services de messagerie (Yandex, Mail.ru, Hotmail, etc.) ou clients de messagerie (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook, etc.). Alors ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas Gmail. Vous pouvez utiliser les mêmes principes lorsque vous travaillez avec un autre service de messagerie ou une autre application.
Noter: Si vous cherchez Gmail-client pourMac, je peux vous recommander Mailplane.
Boîte de réception vide
La première idée que je voudrais transmettre est que votre boîte de réception doit toujours être vide. La plupart des gens perçoivent leur boîte de réception comme l'endroit où sont stockés leurs e-mails, mais j'aimerais changer votre perception.
Commencez à considérer votre boîte de réception comme un emplacement de stockage temporaire pour les e-mails - ils ne peuvent y rester que jusqu'à ce que vous commenciez à les traiter.
En d'autres termes, votre boîte de réception ne doit contenir que des e-mails non lus. Il ne devrait pas y avoir de lettres que vous avez lues ou traitées (elles seront dans un autre endroit, dans lequel - je vous le dirai plus tard).
Chaque fois que vous traitez un dossier de boîte de réception, vous devez réduire le nombre de lettres qu'il contient à zéro.
Chaque fois que vous traitez du courrier entrant, votre objectif est de ramener à zéro le nombre d'e-mails dans ce dossier. D'un point de vue psychologique, il vaut bien mieux se rendre compte que vous avez complètement traité votre courrier et qu'à l'avenir vous n'aurez plus qu'à travailler avec les nouvelles lettres qui arrivent dans votre boîte de réception. Si votre courrier est plein de lettres, il vous sera très difficile de trouver celui dont vous avez besoin, surtout si vous devez en parcourir des centaines d'autres pour le faire. Si vous avez environ 235 346 lettres dans votre boîte de réception, trouver la bonne peut se transformer en une véritable torture. Il existe une solution simple à ce problème, dont je parlerai plus tard.
Je tiens à le répéter, c'est très important. Commencez à voir votre boîte de réception comme un emplacement temporaire - vous devez les lire et décider quoi en faire ensuite. Chaque fois que vous vérifiez votre courrier, vous devez réduire à zéro le nombre de lettres dans votre boîte de réception.
Structure des dossiers
Le mode de traitement des courriers proposé nécessite la création de trois dossiers : Réponse,Attente et archiver.
Créer des dossiers (ou les marquer dans Gmail) Répondre, En attente et Archiver
Réponse: les e-mails qui mettent plus de 2 minutes à répondre sont placés ici.
Attente: les e-mails auxquels vous attendez une réponse ou que vous souhaitez traiter ultérieurement sont placés ici.
archiver: tous les autres e-mails auxquels vous souhaitez avoir accès à l'avenir sont placés ici.
Lorsque vous travaillez avec des clients de messagerie, vous devrez créer ces dossiers. Dans cet article, j'utilise Gmail comme exemple. Gmail a également des dossiers, mais là, ils sont appelés "raccourcis". Voici comment les configurer :
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'engrenage qui représente les paramètres, puis cliquez sur Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Raccourcis.
- Créer de nouveaux raccourcis Réponse et Attente... Gmail a déjà un dossier qui remplace le dossier archiver, on l'appelle Tout le courrier, vous n'avez donc pas besoin d'en créer un nouveau. Si vous avez un autre service de messagerie ou client, vous devrez le créer.
Voici quelques types d'e-mails à mettre dans un dossier Réponse:
- Quelqu'un vous demande de faire quelque chose (avec ou sans date limite).
Par exemple : soumettre un rapport, clarifier des informations ou accepter une tâche pour un travail. - Quelqu'un vous demande une réponse, mais pour cela, vous avez besoin de temps pour réfléchir.
Par exemple : quelqu'un vous demande votre avis ou vous invite à un événement.
Après avoir répondu aux e-mails de ce dossier, ils doivent être déplacés vers le dossier archiver... Dans Gmail, c'est simple, il suffit de cliquer sur le X à côté du nom du raccourci.
Lettres typiques qui devraient être dans un dossier Attente:
- Vous avez assigné une tâche à quelqu'un et vous attendez une réponse.
Exemple : lettres à un assistant, un subordonné ou quelqu'un d'autre dont vous attendez que la tâche soit accomplie. - Codes de suivi (UPS ou FedEx). Identifiants postaux des colis au stade de la livraison après achat sur Internet.
- Confirmation de quelqu'un. Si vous attendez la confirmation que vous avez reçu quelque chose (par exemple, un colis).
La règle des deux minutes
Une autre règle d'or du courrier électronique est ce que j'appelle la règle des deux minutes. C'est très simple : s'il faut plus de deux minutes pour répondre à un e-mail, mettez-le dans un dossier. Réponse et répondez plus tard. Sinon, répondez tout de suite (similaire à la règle empirique de GTD : comment faire avancer les choses).
Lorsque vous travaillez avec le courrier électronique, vous devez appliquer le principe travail rapide... Ne relisez pas les mêmes lettres - c'est juste une perte de temps. Surtout si vous traitez des dizaines ou des centaines d'e-mails chaque jour.
L'intérêt de cette règle est qu'elle vous permet de traiter rapidement votre boîte de réception, en ne faisant que ce dont vous avez vraiment besoin. Si quelqu'un a besoin d'une réponse rapide, vous pouvez la donner. Si cette lettre nécessite plus d'attention, vous pouvez travailler avec elle plus tard en déterminant laquelle des lettres nécessite plus d'attention (après avoir traité tout le courrier et qu'il n'y a plus de lettres dans votre boîte de réception).
La plupart des gens traitent les lettres une par une et traitent chaque nouvelle lettre qui arrive tout au long de la journée dans l'ordre. C'est très manière inefficace de travailler avec le courrier électronique parce que vous ne priorisez pas. Par exemple, si vous avez 10 lettres non lues, comment pouvez-vous savoir que la lettre #2 est plus importante et prioritaire que la lettre # 9 ? Vous ne comprendrez jamais cela si vous vous asseyez longtemps sur chaque nouvelle lettre. La règle de limiter le temps à deux minutes est très efficace justement parce que vous comprenez quels emails nécessitent le plus d'attention de votre part.
Ma limite de temps est maintenant de deux minutes. Définissez votre limite en fonction du temps que vous souhaitez passer à travailler avec les e-mails et du nombre d'e-mails que vous recevez. Personnellement, j'ai déterminé que je voulais passer moins d'une heure par jour à travailler avec le courrier électronique. Actuellement, je reçois moins de 50 emails par jour, et donc avec une limite de 2 minutes de traitement chacun, j'arrive à tout travailler en moins d'une heure au total.
N'oubliez pas que, plus vous recevez de lettres par jour, moins vous devez définir de limite de temps pour travailler avec chacune d'elles.
Ceci est très important : lorsque vous travaillez avec le courrier électronique, vous devez utiliser la règle "un contact". Sinon, vous perdrez beaucoup de temps à relire les lettres que vous recevez en une semaine.
Traitement
Lorsque vous travaillez avec des e-mails entrants, vous devez appliquer la règle de boîte de réception vide et la règle des deux minutes. Ils sont très importants pour le traitement des e-mails, et maintenant j'aimerais tout lier ensemble.
Une fois que vous avez vidé votre boîte de réception, vous êtes prêt à commencer à travailler efficacement avec votre courrier électronique. Par défaut, vous savez que tous les e-mails du dossier Réponse nécessitent votre attention (ils nécessitent plus de deux minutes de votre temps). Tant que vous suivrez ce processus, vous répondrez à tous les e-mails, à l'exception de ceux qui nécessitent votre attention particulière. Toutes ces lettres importantes seront dans le dossier Réponse, vous pouvez ensuite travailler avec eux et les hiérarchiser.
Au fur et à mesure que vous traitez votre boîte de réception, vous devez numériser rapidement la lettre et déterminer quoi en faire. Lorsqu'il ne reste plus rien dans la boîte de réception, vous pouvez décider comment hiérarchiser les messages du dossier Réponse... Maintenant, vous pouvez travailler en toute sécurité avec des lettres, en traitant chacune avec l'attention voulue (puisqu'elles sont dans ce dossier, cela signifie que vous devez faire attention à leur considération).
Les utilisateurs plus avancés peuvent faire de chaque lettre du dossier Réponse une tâche qui doit être résolue et la mettre sur la liste des tâches. C'est ce que je préfère faire, mais pour cela il faut utiliser des listes de choses à faire ou un organisateur (que je vous recommande vivement !). Étant donné que les e-mails vont dans le dossier de réponse, ils nécessitent une attention particulière et je souhaite donc les transformer en une tâche à accomplir. Une erreur courante que beaucoup de gens commettent est de considérer leur boîte de réception comme une liste de choses à faire. Mais il vaut mieux utiliser un organisateur séparé et considérer votre boîte de réception comme une source de tâches. Tout comme votre patron peut vous assigner une tâche en personne ou vous appeler au téléphone, le courrier n'est également qu'une source de tâches. Le fait de conserver toutes vos tâches au même endroit (dans votre liste séparée ou votre gestionnaire de tâches) facilite grandement la tâche. Encore une fois, votre boîte de réception ne peut pas être une liste de tâches.
Diagramme de workflow de messagerie
Il n'est pas surprenant qu'une tâche posée par e-mail vous oblige à mettre en œuvre un grand projet. Par exemple, votre patron pourrait écrire : « J'ai besoin que vous identifiiez les trois entreprises intéressantes sur le marché des métaux précieux, et conseillé dont les actions sont les plus prometteuses. Envoyez-moi des informations dans les cinq jours, à partir d'aujourd'hui. " Oui, c'est un excellent exemple, mais j'espère que vous comprenez ce que je veux dire. Après avoir reçu un tel email, vous devez créer une tâche (ou même un projet) dans la liste ou le gestionnaire de tâches afin de travailler dessus et répondre par mail.
Un exemple plus simple : votre amie vous a demandé si vous voudriez aller à un concert avec elle dans deux semaines. Vous pouvez répondre tout de suite en écrivant que vous regarderez plus tard et vous fixerez une tâche. Trois jours plus tard, après avoir pris connaissance de votre emploi du temps, vous répondez « Oui, je serai libre. Allons-y!" et cochez la case "Terminé" sur votre liste de tâches.
Le courrier électronique peut prendre beaucoup de temps. Il arrive souvent que les gens lisent un e-mail, cliquent sur un lien, lisent quelque chose d'intéressant, cliquent sur autre chose et réalisent alors qu'ils ont déjà passé une heure. Mais en créant des tâches à partir de lettres, vous restez dans le client de messagerie (ou sur le même site) et évitez la perte de temps due au fait que vous faites quelque chose d'inutile.
Un exemple d'organisation du travail avec le courrier électronique
La gestion régulière des fichiers est la clé pour rendre ce système efficace. Une bonne habitude est de vérifier votre courrier électronique deux fois par jour à une heure précise. Vous devez consulter votre boîte de réception deux fois par jour, en appliquant la règle de la boîte de réception vide et la règle des deux minutes. A titre d'exemple, je vais vous montrer comment je travaille avec mon email.
- Lundi-vendredi : traitement des nouvelles lettres à 11h00.
- Lundi-vendredi : traitement des nouvelles lettres à 16h00.
- Vendredi : travailler avec un dossier Attenteà 16-30 (après avoir traité de nouvelles lettres avec des lettres).
Je travaille avec des lettres deux fois par jour à certains moments. La première fois, c'est le matin, mais (ne vérifiez jamais vos e-mails tôt le matin, cela réduira considérablement la productivité). Au moment où je commence mon courrier, j'ai terminé mes tâches les plus importantes, il est donc plus agréable de travailler avec.
Il existe un intervalle de temps entre le moment de la première et la deuxième vérification du courrier, qui peut être utilisé pour d'autres travaux. Ce travail peut inclure quelque chose que j'ai appris plus tôt dans la matinée par courrier électronique. Lors de la deuxième vérification du courrier, je peux mettre à jour ma liste de tâches et planifier des choses pour demain (si j'ai reçu un e-mail avec des devoirs et des tâches pour moi). En consultant mes e-mails en fin de journée, je peux identifier les tâches les plus importantes pour les prochains jours.
Avant le week-end, je parcours le dossier Waiting. Je fais ça une fois par semaine. Je traite ce dossier comme une boîte de réception séparée et travaille avec lui aussi rapidement que possible. Si je n'ai pas reçu de réponse de quelqu'un dans les 48 heures, j'enverrai un rappel. Si j'obtiens une réponse, je supprime le message du dossier et le déplace vers l'archive.
Avec cette organisation du workflow, j'aime le fait que les tâches les plus importantes soient effectuées en premier, puis le courrier soit vérifié, puis la planification se produise. Je fais des travaux importants de 9 à 11 (je commence généralement à travailler à 9), sans être distrait par le courrier. Au moment où j'ai vérifié mon courrier, j'avais déjà terminé le travail le plus important, donc après avoir vérifié le courrier, je peux commencer à effectuer le travail que j'ai reçu par la poste le même jour.
- 9 – 11: accomplissement (cela pourrait être un travail qui m'a été assigné par courrier hier)
- 11 – 11-30: traitement des e-mails
- 12-30 – 15.30: effectuer d'autres travaux (y compris les tâches reçues le même jour par la poste)
- 16-00 – 16-30: traitement des e-mails
- 16-30 – 16-45: la compilation d'une liste de tâches basée sur les tâches du jour et les derniers e-mails reçus
Ce flux de travail est idéal pour les personnes travaillant dans un environnement où le courrier électronique est le principal moyen de communication.
Eh bien, j'ai donné assez de théorie et d'exemples. Apprendre tout cela peut être une tâche intimidante, mais appliquer et expérimenter la gestion des e-mails est une entreprise qui en vaut la peine.
L'étape suivante
- Créez trois dossiers : Réponse, Attente et archiver.
- Déplacer le contenu de votre boîte de réception dans un dossier archiver.
- Commencez dès maintenant, suivez les directives de traitement des e-mails.
- Déterminez combien de fois par jour et à quelle heure vous voulez vérifier votre courrier.
- Parcourir le dossier Attente Tous les vendredis.
Écrivez dans ce champ des informations concises et claires qui reflètent l'essence de la lettre. Ajoutez un mot de toute urgence si vous avez besoin de le lire immédiatement. Cela orientera l'interlocuteur sur le sujet de la lettre et aidera également à l'avenir à trouver rapidement la lettre d'intérêt dans les archives.
Si le sujet a changé à la suite de la correspondance, modifiez-le dans ce champ.
2. Désactiver le verrouillage des majuscules
N'écrivez pas le texte de la lettre et le sujet en majuscule... Beaucoup de gens considèrent que c'est une mauvaise forme car elle exprime un ton fort. Ainsi qu'un grand nombre de points d'exclamation à la fin de la phrase.
3. La brièveté est la sœur du talent
Essayez de ne pas écrire de longues lettres, de formuler les informations de manière claire et concise, cela fait gagner du temps au destinataire.
4. Fichiers joints
Si vous n'avez besoin que d'envoyer un fichier, vous devez toujours écrire de brèves informations dans le texte de la lettre. Par exemple, « J'envoie des instructions sur la façon de travailler avec le courrier électronique ». Ne laissez pas ces lettres vides, d'après la lettre jointe, il n'est pas toujours clair de quoi parle le discours.
Si vous avez reçu une lettre vide avec un fichier joint d'une adresse inconnue, il n'est pas recommandé de l'ouvrir. Il y a une forte probabilité qu'il y ait un virus.
5. Répondre ou Répondre à tous
6. Chaîne de lettres
Lorsque vous répondez à une lettre, n'effacez pas l'original. Ayant reçu votre réponse sans le texte original, le destinataire peut ne plus se souvenir de la question et sera obligé de rechercher sa lettre envoyée.
7. Signer des lettres
Il n'y a pas que les bonnes manières d'écrire "Cordialement, ...". Il est d'usage d'indiquer dans la signature le nom complet, la fonction, le nom de l'organisation et numéro de contact... Ainsi, vous vous identifiez de manière unique et, si nécessaire, vous pouvez être rapidement contacté.
Dans les paramètres de messagerie, vous pouvez définir une signature automatique, ces mots seront ajoutés automatiquement à toutes les nouvelles lettres.
7. Le mot n'est pas un moineau, s'il s'envole, vous ne l'attraperez pas
Avant d'envoyer, relisez la lettre, essayez de ne pas répondre immédiatement aux lettres émotionnelles, afin de ne pas le regretter plus tard.
N'oubliez pas que votre lettre peut être transmise par accident ou volontairement, les informations confidentielles ne doivent donc pas être envoyées par courrier électronique.
8. Explorez vos paramètres de messagerie
En passant du temps à étudier les paramètres de votre courrier une fois, vous le sauvegarderez à l'avenir. C'est dans les paramètres que vous pouvez définir une signature personnelle, configurer la collecte du courrier d'autres boîtes aux lettres, créer une hiérarchie de dossiers, ajouter des filtres et bien plus encore.
9. Faites attention à la sécurité des e-mails
- Trouvez un mot de passe complexe, ne l'écrivez pas sur un morceau de papier à côté de l'ordinateur, changez-le périodiquement.
- Lorsque vous saisissez un e-mail à partir de l'ordinateur de quelqu'un d'autre, ne cliquez pas sur mémoriser le mot de passe.
- N'oubliez pas de vous déconnecter de la messagerie lorsque vous travaillez sur l'appareil de quelqu'un d'autre.
- N'ouvrez pas les fichiers reçus d'e-mails inconnus.
- Vérifiez les pièces jointes pour les virus.
- Envoyez des e-mails indésirables au spam.
Il n'est pas d'usage d'utiliser des émoticônes dans les lettres officielles, mais dans la correspondance avec des amis, vous pouvez les ajouter pour ajouter de l'émotion à la lettre.
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Au cours des dernières années, l'un de mes outils les plus efficaces a été le courrier électronique. Je tiens à souligner que cet outil ne sera efficace que lorsque vous apprendrez à le gérer, et ne laisserez pas les choses suivre leur cours. J'ai écrit un peu plus tôt.
Pour commencer, nous devons être clairs sur l'utilisation des e-mails. Invites Wikipédia : pour recevoir, envoyer et transférer des messages électroniques. Le but du courrier électronique est de rendre la vie et le travail des personnes efficaces. Mais en réalité, tout n'est pas si facile.
Selon les statistiques, en moyenne, le nombre de messages reçus par une personne est supérieur à 100 lettres par jour. C'est un chiffre énorme. Et il continue de croître, ce qui conduit au fait qu'une personne n'est plus en mesure de traiter les informations reçues avec une haute qualité par manque de temps.
C'est cette question de savoir comment travailler correctement avec le courrier électronique qui inquiète beaucoup de gens. Une surabondance de courrier non vérifié entraîne du stress et réduit la productivité.
Vous êtes-vous également retrouvé dans une situation similaire ? Alors cet article est fait pour vous.
Les personnes les plus efficaces et les plus organisées construisent leur propre système de travail avec le courrier, basé sur leur propre expérience, par essais et erreurs.
S'il existe des règles plus ou moins courantes pour la correspondance commerciale par courrier électronique, alors en ce qui concerne la gestion de votre travail par courrier électronique, tout est un peu plus compliqué. Cela dépend de nombreux facteurs, tels que le domaine d'activité, le degré d'activité commerciale et d'organisation d'une personne, le mode de vie et l'entreprise, etc.
Travailler avec le courrier électronique
Alors, commençons. J'ai besoin de mes directives de courrier électronique efficaces pour :
- Augmentez votre efficacité
- Soyez toujours une personne obligatoire et correcte pour vos correspondants.
- Sachez toujours comment j'ai traité le courrier.
- Ne perdez jamais vos e-mails entrants.
Il existe plusieurs principes pour travailler avec le courrier :
1. Utilisez votre boîte de réception comme liste de contrôle et laissez-y les messages non traités.
2. Créez des dossiers séparés pour chaque projet, catégorie. Cela vous aidera à trouver rapidement information nécessaire.
3. Utiliser activement l'utilisation d'étiquettes, de marques de couleur. Cela rendra le tri des lettres perceptible pour la perception visuelle.
4. Bien étudier et connaître le système de réglages dans compte de messagerie... Cela vous aidera à le gérer efficacement.
5. Déterminez le temps que vous êtes prêt à consacrer au travail avec le courrier. Par exemple, 30 minutes le matin et 30 minutes le soir. Et pas une minute de plus.
6. Si les conditions de travail le permettent, désactivez la fonction de notification contextuelle des nouvelles lettres. De cette façon, vous serez moins distrait.
7. Se désinscrire des envois périmés.
8. pendant la journée.
9. Enregistrez tous les e-mails envoyés. Quelque chose peut toujours être utile. Aujourd'hui, j'ai trouvé un scan de mon passeport de cette façon.
10. Être capable de déterminer les signes par lesquels vous traiterez et trierez votre courrier.
Technique de courrier électronique
Si vous vous souvenez bien de la première règle, notre objectif lors de l'analyse du courrier est de laisser le moins de lettres possible dans la boîte de réception.
Dans le même temps, la deuxième tâche, non moins importante, consiste à trier toutes les lettres par catégories, spécificités et importance. Dans le dossier « Boîte de réception », vous pouvez laisser des lettres qui nécessitent une réponse immédiate ou rapide de votre part. Ils peuvent également être immédiatement marqués avec des balises colorées ou des balises. J'ajouterai que j'utilise principalement le programme de messagerie G-mail, ayant quelques comptes supplémentaires dans d'autres programmes de messagerie.
Comment les autres utilisent le courrier électronique
Une fois, j'ai regardé une vidéo sur le travail avec une boîte aux lettres, où l'auteur montrait comment il traitait de façon célèbre deux cents lettres en quelques minutes. Naturellement, un titre tentant m'a fait voir comment cela peut être fait, puisque je ne connaissais pas de réponse efficace à cette question. Il s'est avéré que son principe de fonctionnement consiste à supprimer les lettres et à laisser celles qui sont importantes et nécessaires dans la boîte de réception. Surpris! N'importe qui peut faire ça. J'ai vite fait une conclusion : cette technique ne me convient pas.
On le coupe en direct
Convenez que la part du lion des lettres est constituée des envois dont nous avons besoin et d'une mine d'informations. Et quand on nous conseille de se désinscrire de beaucoup d'entre eux, admettez-le honnêtement - qui a levé la main pour se désinscrire de son choix ? Puisque nous avons choisi cela, cela signifie que nous en avons besoin et c'est important. Néanmoins, je vous conseillerais également de vous désinscrire des envois qui vous concernent moins aujourd'hui. C'est comme nettoyer sa garde-robe - et c'est dommage de la jeter, et je ne l'ai pas portée depuis combien de temps...
Convainquez-vous qu'en dernier recours, vous savez où se trouve cette newsletter et, si nécessaire, vous pouvez toujours consulter les informations qui s'y trouvent ou vous abonner à nouveau.
Prenez vos noms de dossier au sérieux. Ici, vous ne pouvez pas donner de conseils à tout le monde à la fois - beaucoup dépend de la personnalité de l'individu. Je sais que beaucoup de gens préfèrent placer les envois, les lettres liées aux ventes dans un dossier appelé Ventes. Cette option fonctionne aussi. Mes dossiers peuvent avoir le nom et le prénom de la personne de qui proviennent les lettres, y compris le sujet des ventes, et le nom des listes de diffusion. C'est-à-dire que pas un dossier ne correspond au sujet Ventes dans mon courrier, mais plusieurs. Je suis bien orienté en eux. La marque personnelle de l'auteur m'importe.
Structurer les e-mails sortants
Il est également facile de structurer les e-mails sortants. Attribuez-leur des raccourcis ou des balises afin qu'ils puissent être trouvés plus rapidement lorsque vous en avez besoin. Créez des dossiers pour les plus importants et utilisez la navigation. Par exemple, lors de mon travail sur plusieurs projets en même temps, je devais envoyer à des clients des lettres similaires et correspondre. Après avoir créé un dossier avec le nom du projet, après avoir envoyé la lettre, j'y ai déplacé les lettres nécessaires.
Lors de l'analyse du courrier pour la première fois, j'essaie de parcourir les lettres et de déterminer dans quelle catégorie elles doivent être déplacées. Je les divise également selon le degré d'importance et d'urgence : urgent - sans importance ; urgent - important; non urgent - pas important : non urgent - important. Je laisse les lettres importantes qui nécessitent une réponse de ma part ou un travail aujourd'hui dans le dossier Boîte de réception, et une fois le travail terminé, je les déplace dans le dossier approprié.
Si je comprends que le sujet de la lettre sera pertinent pour moi dans un proche avenir, alors je me permets de déplacer le message dans le dossier non lu. DANS Le bon moment les mains l'atteindront certainement.
J'attire votre attention sur le fait que toutes les méthodes ci-dessus sont nées non pas en un jour, ni même en deux. Déjà aujourd'hui, de nombreuses entreprises réfléchissent au développement et à la mise en œuvre de règles pour travailler avec le courrier électronique. Une gestion et une organisation efficaces du temps deviendront des qualités essentielles au travail pour toutes les entreprises.
Si vous ne gérez pas votre courrier, il vous gérera bientôt, ce qui entraînera un stress inutile. Développez votre règles pour travailler avec le courrier électronique.
En utilisant et en appliquant ces règles, vous deviendrez efficace dans votre vie professionnelle. Amis, succès dans votre entreprise! Soyez efficace et n'oubliez pas Et comme toujours, vos commentaires et retweets, ainsi que vos conseils personnels, vous seront reconnaissants.
Gens monde moderne ils passent de plus en plus de temps sur Internet - chercher et trouver du travail, lire des nouvelles, discuter, connaître la météo, acheter, vendre, gagner de l'argent, économiser, rencontrer des gens, regarder des films, écouter de la musique et souvent simplement déconner environ. Aujourd'hui, il est difficile de trouver une personne qui ne sait pas ce que c'est système de recherche, mode en ligne, ICQ, blogs, comment utiliser le courrier électronique. Mais il y en a encore, et ce texte leur est destiné.
Au sens habituel, le courrier est l'échange de lettres et de colis. Jusqu'à présent, la puissance de la pensée humaine n'a pas atteint le niveau d'envoi de colis par courrier électronique, mais cela deviendra peut-être également une réalité dans un proche avenir. Malgré cela, les e-mails présentent de nombreux avantages.
1. Dans un e-mail, vous pouvez non seulement envoyer des messages sous forme de texte, mais également joindre des fichiers à la lettre : tableaux, photographies, dessins, vidéos, présentations, etc. Les lettres peuvent être supprimées, envoyées à d'autres personnes, stockées, filtrées.
2. L'e-mail vous permet de livrer la correspondance (information) instantanément, économisant ainsi beaucoup de temps et d'efforts.
3. Pas besoin d'aller au bureau de poste, car vous pouvez utiliser le courrier électronique dans le confort de votre foyer, si vous disposez d'Internet et d'un ordinateur.
4. Rentable - il n'est pas nécessaire de payer pour chaque lettre, quelle que soit la quantité d'informations qu'elle contient. Il suffit que le service Internet soit payé à temps au fournisseur.
5. Efficacité - vous pouvez même consulter votre courrier et répondre à une lettre depuis un téléphone portable avec accès à Internet.
Alors, répondons à la question : « Comment utiliser l'e-mail » ?
Vous devez d'abord vous rendre sur le site d'un certain système de recherche ou de messagerie, par exemple Yandex, Google, Rambler, Mail.ru, etc.
Essayons d'utiliser un exemple pour configurer une messagerie sur Google. En haut du site, vous devriez trouver et cliquer sur "Mail", une nouvelle fenêtre apparaîtra pour saisir votre courrier et votre compte. Puisque tant que vous n'avez pas de courrier dans Google, appuyez sur le bouton rouge dans le coin supérieur droit - "Créer un compte". Ensuite, les données personnelles sont remplies - nom, prénom, nom d'utilisateur, mot de passe, sexe, date de naissance, téléphone portable, adresse e-mail supplémentaire. créez vous-même, il doit être unique (s'il y a déjà un utilisateur avec un tel login, le système vous avertira et vous demandera d'entrer un nom différent), composé de lettres latines, la longueur du nom est de 6 à 30 caractères . Gardez à l'esprit que si vous envisagez d'effectuer une correspondance commerciale par courrier électronique, vous devez proposer et choisir des connexions plus discrètes.
Ensuite, vous devez entrer un mot de passe pour le courrier. Il doit être suffisamment fiable, contenir de préférence des majuscules, des caractères et des chiffres, et doit comporter au moins 8 caractères. Nous saisissons à nouveau le mot de passe pour le confirmer.
La date de naissance sur ce site doit être indiquée afin d'avoir accès au matériel en fonction de votre âge. Le fait est qu'un compte Google vous permet d'avoir accès à des services tels que Gmail (mail), YouTube (portail vidéo) et Google+ (réseau social). Vous pouvez configurer votre compte pour que personne ne puisse voir votre âge.
Le genre ainsi que le nombre téléphone mobile rempli à la discrétion de l'utilisateur.
Pour enregistrer le courrier, il ne reste plus qu'à prouver que vous êtes une personne réelle (et non un robot), et entrez ceux indiqués sur le clavier. des lettres... Si les panneaux sont difficiles à lire, vous pouvez cliquer sur le panneau "Audio", le système vous les dictera. Si vous ne souhaitez pas le faire, veuillez indiquer votre numéro de téléphone portable. Un code de confirmation sera envoyé sur votre téléphone sous forme de SMS, vous devrez le saisir dans le champ "Confirmer le compte".
Ainsi, vous avez votre propre boîte e-mail, vous pouvez envoyer et recevoir des lettres. Comment écrire une lettre ? Nous trouvons le bouton "Ecrire une lettre", dans la fenêtre qui apparaît dans le champ "À" nous écrivons l'adresse du destinataire. Si vous souhaitez que quelqu'un d'autre reçoive une copie de la lettre, saisissez-en une autre dans le champ "Cc" adresse e-mail... Le champ "Objet" peut être laissé vide, mais si vous spécifiez l'objet et l'essence de la lettre, le destinataire sera plus à l'aise. Vous pouvez écrire du texte dans la lettre, la formater, joindre des fichiers avec le bouton « Joindre » ou avec l'icône « Trombone », insérer des liens, des photos, des images, enregistrer un brouillon de la lettre. Vous pouvez vérifier votre orthographe avant de cliquer sur le bouton Soumettre. Si vous voulez savoir exactement si le destinataire l'a reçu et lu, cochez la case "Notifier la lecture".
Il est plus facile de lire les lettres reçues - il vous suffit de cliquer sur la nouvelle lettre (elle est généralement surlignée en gras). Si vous ne souhaitez plus recevoir de lettres d'aucun auteur, vous pouvez marquer l'un d'entre eux comme spam. De plus, toutes les lettres de cette adresse seront automatiquement envoyées dans le dossier "Spam". Donc, maintenant vous avez une idée de la façon d'utiliser le courrier électronique, vous pouvez correspondre avec des partenaires commerciaux et des amis, vous inscrire avec dans les réseaux sociaux, magasinez en ligne et bien plus encore.
L'erreur que font la plupart des gens est qu'ils sous-estiment l'importance de créer un système de messagerie électronique. Une façon est d'imaginer travailler avec le courrier électronique comme une séquence des étapes suivantes.
1 - Accès au courrier électronique
2 - Un lot de lettres
3 - Vérification de la correspondance entrante
4 - Suppression
5 - Exécution
6 - Stockage
1. ACCÈS À LA COURRIEL
La première étape consiste à programmer l'heure à laquelle vous consultez votre courrier électronique chaque jour. En règle générale, la plupart des gens devraient consulter leurs e-mails quatre fois par jour :
1. Première chose le matin. La plupart des gens commencent leur journée en vérifiant leur courrier électronique pour s'assurer qu'ils n'ont rien manqué d'urgent.
2. Avant la pause déjeuner. L'heure du déjeuner est une pause naturelle dans votre activité commerciale ; pour rendre ce temps plus productif, vous pouvez consulter votre courrier électronique.
3. Milieu d'après-midi. C'est une autre pause naturelle lorsque vous avez besoin de faire une pause ou que vous êtes sur le point de partir pour une réunion d'affaires.
4. Fin de la journée de travail. Si vous libérez autant que possible le dossier de la boîte de réception avant de quitter votre lieu de travail, le lendemain matin, vous passerez immédiatement à l'affichage des nouveaux messages. Si vous êtes sûr qu'il n'y a pas de questions urgentes que vous avez laissées de côté à la dernière minute, cela garantira une soirée plus détendue pour vous et vos collègues.
Pour la plupart des gens, la meilleure option et la moins susceptible d'interférer avec leur flux de travail est de vérifier leur courrier quatre fois par jour et de ne pas réserver plus de 15 minutes pour chaque "session" de courrier électronique.
2. BEAUCOUP DE LETTRES
Il est important de comprendre que vous traitez la correspondance par courrier électronique quatre fois par jour. Cela ne signifie pas que vous devez répondre immédiatement à tous les messages nécessitant une réponse, ou rédiger tous les e-mails que vous envisagez d'envoyer dans les 15 minutes. Vous devez accepter le fait que votre boîte de réception n'est rien de plus qu'un lot de lettres qui attendent d'être démontées.
3. VÉRIFICATION DE LA CORRESPONDANCE ENTRÉE
L'étape suivante consiste à vérifier tous les messages, ce qui ne signifie pas que vous devez les lire tous. Souvent, une décision de courrier électronique peut être prise en fonction de la ligne d'objet ou des premières lignes. Les mailings et newsletters constituent une partie essentielle de notre correspondance. Si vous êtes un analyste de l'industrie, peut-être un bulletin d'information -
le document le plus important pour vous et vous l'étudiez attentivement chaque jour. Pour le reste d'entre nous, cependant, ce n'est pas le cas, et nous pouvons rapidement déterminer si cette newsletter est importante ou utile pour nous. Tous les e-mails ne nécessitent pas de réponse : ce sont, par exemple, ces lettres où vous êtes indiqué dans la copie, ou l'objet du message implique que vous ayez juste à vous familiariser avec ces informations.
4. SUPPRIMER
Si votre objectif principal est de libérer votre boîte de réception, l'un des moyens les plus simples de le faire est de supprimer les messages. Si, après avoir lu la newsletter, vous arrivez à la conclusion que ces informations ne vous sont pas utiles, veuillez vous désinscrire de cette newsletter. Vous ne le regretterez pas et vous n'aurez pas besoin de passer plus de temps à le traiter. Supprimez tous les messages qui ne nécessitent aucune action supplémentaire de votre part.
Si vous vous retrouvez soudainement à supprimer tous les messages provenant d'une adresse spécifique, réfléchissez à la raison pour laquelle cela se produit.
5. EXÉCUTION
Tout comme lorsque vous travaillez avec des documents papier, il est conseillé de ne pas revenir aux lettres que vous lisez à nouveau.
Si vous n'avez besoin que de quelques minutes pour répondre ou transférer un message, faites-le tout de suite. Vous devez, si possible, répondre immédiatement aux messages qui confirment ou programment une heure de rendez-vous, demandent des informations sur vos contacts, contiennent des questions ou des demandes, à moins, bien sûr, que cela ne vous prenne pas beaucoup de temps.
Si vous comprenez que vous avez besoin de plus d'informations, d'attirer d'autres personnes ou de temps pour réfléchir, vous ne pourrez pas répondre immédiatement à une telle lettre. Vous devrez prendre des mesures plus tard : peut-être décider si vous devez vraiment répondre à cette lettre et faire quelque chose. Sinon, vous pouvez immédiatement envoyer la lettre à la bonne personne. Avant de déléguer une tâche, il peut prendre un certain temps pour déterminer qui
le même doit être une personne responsable. Si la lettre nécessite une action de votre part, enregistrez uniquement la partie importante des informations et supprimez la lettre elle-même. Libérez votre boîte de réception de tels messages et stockez les informations nécessaires, par exemple, dans un système de suivi du travail sur vos projets, dans un calendrier ou un système de planification pour vous assurer de le compléter. C'est ce qu'est l'exécution - la confiance que tout ce qui doit être fait sera fait.
6. STOCKAGE
Si un e-mail ne peut pas être supprimé (ou si vous ne pouvez pas y répondre puis le supprimer), il devient nécessaire de l'enregistrer.
La principale raison pour laquelle vous pourriez en avoir besoin est que vous devrez vous référer à ce document à l'avenir (par exemple, des informations sur quelque chose, une décision prise, une instruction, un rapport d'avancement, etc.). Si vous n'avez soudainement plus de document auquel vous référer, cela aura des conséquences néfastes pour vous.
Il n'y a pas une seule bonne façon de stocker e-mails... Vous devez proposer un système efficace pour vous personnellement.
Une option est un système de sous-dossiers dans votre boîte de réception. Vous pouvez trier les sous-dossiers par sujet, catégorie, client ou projet, selon le type de message que vous recevez habituellement. De nombreuses personnes créent un dossier séparé appelé « lettres traitées », dans lequel ils mettent tous les messages vérifiés et les messages qui nécessitent une action supplémentaire.
Quel que soit le système que vous choisissez pour stocker votre courrier électronique, n'oubliez pas que le seul endroit où vous ne devriez pas le stocker est dans votre boîte de réception. N'oubliez pas non plus que cet e-mail ne devrait pas vous prendre 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Garder votre boîte de réception en ordre à une heure prédéterminée vous fera gagner plusieurs heures par semaine, réduira le stress que vous ressentez de peur de passer à côté et augmentera votre efficacité lorsque vous traiterez de ce qui compte vraiment. Ce sont des principes simples et faciles à retenir.
Aujourd'hui, Internet offre tellement de choses intéressantes et nous essayons de ne pas perdre d'informations - nous nous abonnons à divers envois, correspondons avec des amis et faisons de nouvelles connaissances, utilisons le courrier dans la correspondance commerciale.
Comment bien organiser son email ? Cette question inquiète beaucoup.
Il existe des règles pour la correspondance commerciale utilisant le courrier électronique. Au cours de son utilisation, des évolutions sont apparues sur les règles de travail avec le courrier électronique. Cela est devenu nécessaire afin de se tenir au courant des événements, de ne pas perdre les informations entrantes et d'y répondre rapidement. Je pense que la connaissance de la façon de travailler avec votre courrier électronique sera utile à beaucoup.
Comment bien organiser le travail du courrier électronique ?
Vérifiez votre courrier à une heure clairement désignée
Le courrier électronique n'est généralement pas une transmission d'informations urgentes, il est utilisé pour des questions non urgentes.
Il y a des téléphones pour les informations urgentes, et au bureau peuvent également être transférés personnellement. Par conséquent, s'il n'est pas convenu à l'avance que vous recevrez désormais une lettre importante par courrier, ne vérifiez pas votre courrier en permanence. Fermez simplement le programme sur votre ordinateur pendant votre travail principal afin de ne pas voir constamment les lettres entrantes dans un onglet de navigateur ou dans une fenêtre contextuelle. Cela ne détournera pas l'attention des questions importantes.
Et, curieusement, le courrier sera trié dans un délai plus court, car nous le traiterons à dessein, en réservant du temps le matin et le soir, et éventuellement une seule fois par jour. Cela dépend des circonstances et du type de votre activité.
Tout cela, bien sûr, ne s'applique pas à ceux dont le travail consiste à répondre aux e-mails, par exemple, au helpdesk.
Videz votre boîte de réception tous les soirs
La boîte de réception est l'endroit où toutes les informations entrantes sont collectées, que vous devez apprendre à trier rapidement.
Afin de trier les lettres par sujet, nous devons en plus créer des dossiers importants. Par exemple, Répondre, Personnel, Travail, Intéressant, Important et Personnalités.
Créez des sous-dossiers dans chaque dossier. Le dossier "Personnalités" peut contenir des correspondances avec des personnes qui vous sont importantes. Par exemple, dans ce dossier, créez un sous-dossier "Ivanov I.I." et nous stipulons la règle (filtre) dans la boîte aux lettres que toutes les lettres d'Ivanov I.I. sera immédiatement envoyé dans ce dossier. Vous n'avez pas à craindre de manquer cette lettre, car dans le menu à côté du nom du dossier, une icône sera mise en évidence que ce dossier contient une lettre non lue.
C'est ce que nous faisons avec toutes les lettres qui sont importantes pour nous.
♦ Nous éliminons le courrier des spams
Lors du tri des lettres, vous devez obligatoirement marquer les messages indésirables et marquer ceux auxquels vous n'êtes pas abonné comme spam.
Avoir programme de messagerie il y a une fonction de filtre anti-spam. Elle est capable de mémoriser de telles lettres et lorsqu'elle est renvoyée par cet auteur, la lettre ira directement dans le dossier spam.
Si vous n'avez pas effacé ce dossier vous-même, après 30 jours, tous les messages sont automatiquement supprimés du dossier spam et vous n'avez pas à vous en soucier.
Ne répondez jamais aux e-mails non sollicités, car votre e-mail peut être utilisé par des escrocs.
En suivant les règles du travail avec le courrier électronique, votre journée de travail sera plus efficace - vous pouvez prendre moins de temps pour trier, répondre et écrire des lettres. Voici quelques conseils spécifiques :
Règles pour travailler avec le courrier électronique
- Fixez une heure précise pour l'envoi d'e-mails. Après avoir terminé ce travail, déconnectez la boîte aux lettres.
- Explorez les fonctionnalités et les paramètres boites aux lettres... Cela vous aidera à naviguer rapidement lorsque vous travaillez avec des lettres.
- Utilisez votre boîte de réception comme point de rassemblement pour les informations qui doivent être triées. Dans ce cas, utilisez des étiquettes pour marquer les lettres. Ce dossier doit être vide tous les soirs.
- Configurez des filtres dans la boîte aux lettres pour organiser les lettres importantes directement dans des dossiers de sujet
- Nettoyer (se désinscrire) périodiquement la newsletter de non intéressante et non pertinente. Pour ce faire, définissez un horaire dans le calendrier. Par exemple, une fois par trimestre. Plus vous le faites souvent, moins ce nettoyage prendra de temps.
- Triez les e-mails dans votre boîte de réception tous les jours et, si possible, répondez aux e-mails dès que possible.
- Préparez des modèles prêts à l'emploi pour les réponses aux lettres. Incluez un modèle de salutation et de signature dans vos réponses. Cela permettra de gagner beaucoup de temps lors de la rédaction des réponses aux lettres.
- Essayez d'être le plus court possible. Veuillez joindre des informations supplémentaires à la lettre dans un fichier séparé.
- Vérifiez toujours les fichiers joints aux e-mails avec un programme antivirus.
- Suivez la règle : "une lettre - un sujet". Cela permet au destinataire de travailler plus facilement avec des lettres.
- Si vous recevez la même question de différentes personnes, alors il est logique de répondre publiquement sur votre blog ou site Web et dans la lettre de donner un lien vers cet article. De cette façon, vous gagnerez du temps dans la rédaction d'une réponse et fournirez des informations complètes aux parties intéressées.
- Souvenez-vous de la règle : moins vous écrivez, moins vous recevez de lettres.
- Enregistrez une archive des e-mails envoyés.
- Ne fournissez pas le mot de passe du compte où se trouve votre courrier à des tiers.
- Utilisez la fonction "Mail Properties" pour obtenir plus d'informations sur la lettre. Pour ce faire, cliquez sur le bouton droit de la souris en mode lecture de lettres.
C'est à vous d'utiliser ou non ces règles. Mais lors de l'organisation du travail avec une boîte aux lettres, vous devez vous rappeler que la correspondance doit être gérée par nous, pas elle par nous. Les e-mails devraient nous faciliter la vie, pas la rendre plus occupée.
Salut mon lecteur !
Avec l'arrivée d'Internet dans chaque foyer, nous avons progressivement commencé à oublier les lettres, les cartes postales et les invitations qui étaient autrefois envoyées par la poste et reçues des mains des coursiers ou des facteurs.
Essentiellement, le courrier électronique est analogue à un service postal ordinaire. Mais il ne faut pas attendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, jusqu'à ce que la lettre arrive. Tout se passe instantanément.
Si vous ne savez pas comment utiliser le courrier électronique et, en général, comment créer votre propre service de messagerie, je vous le dirai.
Qu'est-ce qu'un expéditeur?
Une boîte aux lettres, ou, comme on dit, un facteur, un courrier ou un "savon" est un référentiel de tous les messages sortants et entrants. Pour l'utiliser, vous devez d'abord enregistrer votre compte.
Cela se fait très simplement. Entrez "e-mail" dans le moteur de recherche et vous verrez une liste de tous les services de messagerie les plus populaires.
La structure d'enregistrement est similaire:
- entrez le nom d'utilisateur souhaité
- venir avec un mot de passe.
- remplissez tous les champs indiqués avec les données d'inscription (nom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse, etc.)
- entrer le code de l'image (c'est ainsi que le système vérifie si vous n'êtes pas un robot).
Quant aux mots de passe, il s'agit d'un sujet distinct. Vous devez être capable de créer mots de passe complexes et rangez-les dans un endroit sûr. Pour le comprendre, je vous recommande de lire deux articles :
Le courrier le plus populaire dans runet est le courrier de Yandex. Ce service postal se distingue par sa simplicité et sa navigation aisée. Pour les débutants, c'est ce qu'il vous faut !
La société mondiale Google n'a pas non plus contourné les services postaux. Le leur est immensément populaire dans le monde entier. Cela permet aux utilisateurs d'envoyer des messages partout dans le monde, que ce soit en Amérique, en Afrique ou en Asie. Mais, malgré sa polyvalence, de nombreux utilisateurs se plaignent de la complexité de la gestion d'un client de messagerie de Google.
En plus de ces deux énormes services, il existe des milliers d'autres serveurs de messagerie qui trouvent également leurs abonnés sur Internet.
Si vous voulez demander : « qu'est-ce qui est mieux ? », alors presque personne ne peut vous donner une réponse à cette question. Yandex.Mail, Gmail, Rambler, Freemail, E-mail, etc., ils ont tous leurs avantages et leurs inconvénients, il suffit de s'habituer à l'interface.
MicroSoft Corporation possède également sa propre serveur de courrier- Perspectives. Il est populaire parce que dans système opérateur Windows a un client installé qui vous permettra de travailler plus facilement avec les e-mails. Inscrivez-vous sur le site, puis entrez les données dans le programme et tout est prêt, vous pouvez maintenant afficher les messages sur votre ordinateur sans utiliser. Et la navigation du client est bien plus pratique que dans la version navigateur des mailers.
Que devez-vous savoir d'autre sur les e-mails ?
d'abord, ce n'est pas seulement un service d'envoi d'e-mails. Vous pouvez envoyer des photos, des vidéos et toutes sortes de choses avec des documents, des programmes, etc.
en deuxième, sur presque tous les serveurs de messagerie, il existe ceux qui vous permettent de stocker de grandes quantités d'informations et d'y accéder à tout moment via Internet. Dans le cloud, vos fichiers ne seront pas endommagés si votre ordinateur plante ou tombe en panne Disque dur... Il s'agit d'une option très utile pour la plupart des employés des bureaux des valeurs mobilières et des comptables.
Troisièmement, il faut savoir qu'il existe, comme les gens les appelaient, des services postaux « conflictuels ». Ce terme désigne l'impossibilité d'envoyer un message de la boîte aux lettres d'un service à un autre. Le plus souvent, ce sont les serveurs de services concurrents.
Bonjour! Continuons à plonger plus en détail dans les fonctionnalités de Yandex. Dans l'un des articles, nous l'avons déjà compris. Aujourd'hui, nous allons continuer sur ce sujet et examiner de plus près comment utiliser le courrier Yandex. Découvrons nombre de ses fonctionnalités auparavant inconnues. nous vous dévoilerons le maximum de fonctions et de "puces" de votre boîte mail.
Autorisation et pré-configuration
Pour accéder à la messagerie Yandex via un navigateur, accédez simplement à la page yandex.ru, cliquez sur le bouton portant le nom correspondant "Entrer le courrier" dans le coin supérieur droit de la page et entrez votre identifiant et votre mot de passe dans la fenêtre qui s'ouvre.
Une fois sur la page avec des lettres, vous devez personnaliser le travail de courrier pour vous-même. Les fonctionnalités de base sont assez minimalistes et les paramètres ont beaucoup de choses intéressantes. La pré-configuration du courrier Yandex comprend de nombreux points.
Vous devez commencer par visiter les paramètres de votre compte : cliquez sur votre icône de connexion (par défaut, le cercle affiche les premières lettres du prénom et du nom spécifiés lors de l'inscription) dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez « Gestion du compte » dans le menu déroulant.
Ici, vous pouvez ajouter une photo qui sera vue par tous ceux qui reçoivent des lettres de votre part et y répondre, modifier les données personnelles, ajouter des comptes de médias sociaux pour entrée rapide sans saisir de mot de passe depuis Yandex, ainsi que d'améliorer la sécurité du compte : configurez authentification à deux facteurs, mots de passe pour les applications Yandex ou pour le courrier lui-même, ajoutez une boîte supplémentaire pour la récupération en cas de perte d'accès à ce compte.
Pour donner au courrier une individualité, il y a une personnalisation de l'interface de courrier Yandex - c'est un changement d'un thème standard ennuyeux à quelque chose d'agréable à l'œil.
Pour ce faire, repérez l'icône d'engrenage en haut à droite de la page principale de la boîte. En cliquant dessus dans la liste déroulante, sélectionnez "Design" et appliquez le thème de votre choix. Maintenant, il sera plus agréable d'analyser les lettres.
Comment utiliser le courrier électronique sur Yandex
Le courrier électronique ne consiste pas seulement à envoyer et à lire de la correspondance. Vous pouvez rendre le travail avec des lettres pratique et rapide. Cela est particulièrement vrai pour les utilisateurs qui utilisent le courrier Yandex à des fins professionnelles et doivent analyser des centaines d'e-mails chaque jour.
Création et envoi de courriers
Pour créer une nouvelle lettre, cliquez sur le gros bouton "Ecrire" en haut de la page. Vous serez accueilli par des champs :
De : Ici, vous pouvez modifier le nom de l'expéditeur ou choisir une fin différente pour l'adresse de la boîte aux lettres.
"À" dans cette ligne, vous spécifiez l'adresse e-mail complète du destinataire avec le signe @ et le domaine du service de messagerie (par exemple, @ yandex.ru).
"Objet" Précisez l'objet de la lettre afin que le destinataire comprenne rapidement de quoi il s'agit et de qui.
Ci-dessous, dans la fenêtre de l'éditeur, saisissez le texte de la lettre. Le panneau d'édition vous permet d'insérer une variété d'éléments dans la lettre : des listes, des citations, des hyperliens, des images et également de concevoir magnifiquement le texte.
Pour activer la fonction de rédaction d'une lettre, vous devez cliquer sur le bouton "Sans inscription".
Si vous devez envoyer une telle lettre un grand nombre personnes, puis enregistrez-le en tant que modèle pour ne pas avoir à réécrire. Pour cela, avant d'envoyer, à la fin de la ligne "Objet", cliquez sur le mot "Modèle". Le bouton "Envoyer" livrera la lettre au destinataire.
Dans le cas où vous devez répondre à une lettre reçue, il n'est pas nécessaire d'utiliser le bouton "Ecrire". Vous pouvez toujours cliquer sur "Répondre" dans la fenêtre de lettre ouverte pour écrire une réponse.
Comment envoyer une photo et d'autres fichiers avec du texte
Si vous souhaitez transférer un fichier au destinataire en plus du texte, il existe trois manières. Dans la fenêtre de saisie du texte de la lettre sur le panneau d'édition, il y a trois icônes - trombones, disque Yandex et enveloppe.
En cliquant sur le premier, sélectionnez un fichier sur le disque dur de votre ordinateur - lorsque vous envoyez une lettre, il sera envoyé avec la lettre en pièce jointe.
Vous pouvez joindre une photo à une lettre en quatre clics
Si le fichier ou la photo à envoyer se trouve sur le disque Yandex, cliquez sur l'icône correspondante. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez fichier souhaité et envoyez-le directement depuis le vôtre.
À mon avis, c'est le moyen le plus pratique et le plus rapide d'envoyer des fichiers. Cette méthode permet d'envoyer des fichiers et des photos à l'aide d'un smartphone. Vous pouvez joindre n'importe quel nombre de fichiers et pas seulement des photos, mais aussi documents texte, fichiers PDF, archives, etc. Votre destinataire recevra un e-mail contenant des liens vers ces fichiers et pourra les télécharger à partir de votre disque Yandex.
En savoir plus sur le téléchargement de photos vers stockage en ligne vous pouvez lire Yandex dans notre article :.
Si vous devez envoyer un fichier qui se trouve dans des pièces jointes, cliquez sur l'icône d'enveloppe dans le panneau d'édition, sélectionnez le fichier souhaité dans le courrier et joignez-le à cette lettre pour l'envoyer. Cette méthode fonctionne de manière similaire à la précédente. Donc, si vous envoyiez un fichier à partir d'un disque Yandex.
En sélectionnant l'icône avec une image dans le panneau d'édition, vous pouvez insérer une photo dans le texte de la lettre en saisissant un lien direct vers cette image sur Internet.
Travailler avec le carnet d'adresses
Le carnet d'adresses - moyen pratique rassembler en un seul endroit tous les destinataires les plus importants. Vous pouvez ouvrir la liste de vos contacts en cliquant sur le mot "Contacts" en haut de la page principale du courrier à droite de l'inscription "Yandex Mail".
Dans la section "Contacts", vous pouvez ajouter manuellement un contact en renseignant toutes ses coordonnées dans les champs appropriés.
Pour configurer le carnet d'adresses, cliquez sur le bouton d'engrenage que vous connaissez déjà et sélectionnez l'élément « Contacts ».
Vous pouvez décocher ou laisser la case à côté de la collecte automatique de contacts, charger des contacts à partir d'un fichier ou enregistrer des contacts existants dans un fichier.
Comment trouver la lettre dont j'ai besoin ?
Si vous avez besoin d'un e-mail spécifique et que vous vous en souvenez de la phrase exacte ou d'autres données, saisissez-les dans la ligne vide à côté du mot « Rechercher » en haut de la page. Une liste avec les meilleures correspondances apparaît.
Que sont les étiquettes et comment les utiliser ?
Les tags sont un moyen de cataloguer les lettres par importance, sujet, destinataires (par exemple : contacts de travail, amis, parents, services). Ouvrez n'importe quelle lettre et dans ligne du haut après "Répondre, Transférer, Supprimer ...", vous verrez un bouton "Libellé".
Par défaut, la liste des options est petite, mais vous pouvez sélectionner Nouvelle étiquette dans le menu déroulant. Donnez-lui un nom et choisissez une couleur confortable. Maintenant, la lettre marquée de cette manière est plus facile à trouver dans la liste générale.
Vous pouvez également personnaliser installation automatique une telle étiquette pour des lettres similaires.
Comment déplacer des e-mails entre les dossiers ?
Il y a une icône Vers le dossier à côté du bouton Étiquette. La lettre sera déplacée lorsque vous sélectionnerez un dossier. Vous pouvez créer vos propres dossiers, par exemple « Lettres de collègues » ou « Importance particulière ».
Accélérer le travail avec le courrier à l'aide de touches de raccourci
Sur la page principale du courrier, appuyez sur le "?" ou simplement "7" (vous n'avez pas besoin de maintenir la touche Maj enfoncée). Une mini-fenêtre s'ouvrira avec une liste de tous les raccourcis clavier disponibles pour un travail plus efficace avec les lettres et les contacts.
Si cela n'a pas fonctionné, cliquez sur l'engrenage et sélectionnez "Autres". Trouvez l'élément "Utiliser les raccourcis clavier" - il devrait y avoir une coche. Pour désactiver les raccourcis clavier, supprimez-le.
Application mobile Yandex-mail: comment utiliser
DANS Magasin d'applications pour iOS et dans Jeu de Google pour Android, vous pouvez facilement trouver l'application Yandex-mail. Il est très populaire et constitue un moyen pratique de lire et d'envoyer des e-mails à partir d'un appareil mobile.
Après l'avoir installé sur un smartphone ou une tablette au premier démarrage, vous aurez besoin d'une autorisation par login et mot de passe. L'accès à toutes les fonctions et dossiers possibles s'effectue par le bouton menu contextuel dans le coin supérieur gauche de l'écran.
L'application duplique les capacités de base de la messagerie du navigateur. Par exemple, notons : le bouton "écrire une lettre" se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran.
Si vous avez oublié votre mot de passe de messagerie
Il existe trois façons de restaurer l'accès à la boîte aux lettres :
- par le numéro du mobile lié ;
- en utilisant une case supplémentaire (si spécifié);
- la réponse à votre question secrète.
Par conséquent, assurez-vous à l'avance que si vous perdez votre mot de passe, vous pouvez utiliser n'importe laquelle de ces options.
Supprimer une boîte aux lettres sur Yandex
Si vous n'avez plus besoin de courrier, vous pouvez supprimer votre compte.
Allez dans "Gestion du compte" et faites défiler vers le bas.
Il y a une faible inscription "Supprimer le compte".
N'oubliez pas : la suppression d'un compte supprimera tous les services Yandex qui y étaient actifs, y compris un disque Yandex contenant des fichiers, des photos et des albums. De plus, vous perdrez définitivement l'accès à votre portefeuille. Par conséquent, si vous décidez de supprimer votre compte Yandex, pesez le pour et le contre et préparez-vous à l'avance.
