Pour réduire le nombre d'inexactitudes lors de la saisie des données, j'utilise souvent des listes basées sur une plage de cellules. Considérons l'utilisation de cet outil sur l'exemple de la maintenance des feuilles de temps.

Pour commencer sur feuille séparée(ce n'est pas nécessaire) placez la liste des valeurs valides dans une colonne ou une ligne (Fig. 1a); voir aussi fichier Excel, feuille de liste.

Riz. 1. Liste des noms de famille : (a) sans ordre particulier ; (b) par ordre alphabétique.

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Cette liste de noms de famille apparaîtra dans la liste déroulante dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans cette colonne. Il est clair que pour la commodité de la recherche, il est préférable de les trier par ordre alphabétique (Fig. 1b).

Donnons à notre liste un nom de plage. Pour ce faire, sélectionnez une plage ; dans notre cas il s'agit de la zone A2 : A21 et saisissez le nom de la plage, comme indiqué sur la Fig. 2 ; dans notre cas, ce sont des "noms de famille":

Riz. 2. Attribuer un nom à la gamme

Sélectionnons la zone dans laquelle nous allons saisir les noms de famille (voir fichier Excel, feuille « Saisie »). Dans notre exemple - A2 : A32 (Fig. 3). Allons dans l'onglet Données, le groupe Travailler avec les données, sélectionnez la commande Validation des données :

Riz. 3. Validation des données

Dans la boîte de dialogue "Validation", allez dans l'onglet Paramètres (Fig. 4). Dans le champ "Type de données", sélectionnez "Liste". Dans le champ "Source", nous indiquons: (a) la zone de cellules dans laquelle la liste est stockée; cette option convient si la liste se trouve sur le même feuille de calcul Excel; (b) le nom de la gamme; cette option peut être utilisée à la fois lorsque la liste est située sur la même feuille Excel, et si la liste est située sur une autre feuille Excel (comme dans notre cas). Dans les deux cas, veillez à faire précéder le lien ou le nom d'un signe égal (=).

Riz. 4. Sélection d'une source de données pour la liste : (a) sur la même feuille ; (b) sur n'importe quelle feuille

Et environ deux autres options sur l'onglet "Paramètres":

• Ignorer les cellules vides. Si coché, Excel vous permettra de laisser la cellule vide. Si la case n'est pas cochée, vous ne pouvez quitter la cellule qu'après avoir sélectionné l'un des noms de la liste. La caractéristique de cette option est qu'Excel vous permettra de vous déplacer entre les cellules (par exemple, en utilisant la touche Entrée ou les flèches haut/bas), mais vous ne pouvez pas commencer à taper, puis effacer tous les caractères et passer à une autre cellule.
• Liste des cellules valides. S'il n'y a pas de coche, lorsque vous placez le curseur dans une cellule pour la saisie, l'icône de liste n'apparaîtra pas à côté de la cellule et, par conséquent, vous ne pourrez pas sélectionner dans la liste. Cependant, toutes les autres propriétés de l'utilisation d'une liste fonctionneront et Excel ne vous permettra pas d'entrer une valeur arbitraire dans une cellule.

Allons dans la fenêtre "Validation des valeurs saisies" sur l'onglet "Messages à saisir". Cochez la case "Afficher l'indice si la cellule est actuelle". Entrons le titre et le texte du message dans les champs correspondants (Fig. 5). Par la suite, lorsque l'utilisateur se tient sur l'une des cellules de la zone de saisie (dans l'exemple de la Fig. 5 - dans la cellule A6), le message que nous avons créé sera affiché.

Riz. 5. Réglage du message pour l'entrée

Dans la fenêtre "Vérification des valeurs saisies" allez dans l'onglet "Message d'erreur" (Fig. 6). Cochez la case "Afficher le message d'erreur". Dans le champ "Affichage", sélectionnez le type de message. Entrons le titre et le texte du message. Le message que nous avons créé apparaîtra chaque fois que l'utilisateur essaiera d'entrer une valeur invalide.

Riz. 6. Configuration des messages d'erreur

Types de messages d'erreur autorisés (Fig. 7) :

• Arrêter- empêche la saisie de données invalides ; bouton Répéter permet de revenir à la saisie, le bouton Annulation Répéter.
• Un avertissement- avertit de la saisie de données invalides, mais n'interdit pas une telle saisie ; bouton Oui vous permet d'accepter une entrée non valide ; bouton Non permet de continuer à taper (la valeur précédemment saisie dans la cellule devient disponible pour l'édition) ; bouton Annulation efface une cellule et vous permet de recommencer ou de passer à d'autres cellules ; par défaut le bouton est sélectionné Non.
• Un message- informe de la saisie de données invalides ; bien qu'il permette leur saisie. Ce type de message est le plus flexible. Lorsque l'apparence message d'information l'utilisateur peut cliquer sur un bouton d'accord pour accepter une entrée invalide, ou cliquez sur Annulation pour annuler la saisie ; par défaut le bouton est sélectionné D'ACCORD.

Riz. 7. Sélection du type de message d'erreur

Quelques remarques. 1. Si vous avez entré un texte trop long dans la fenêtre Message de l'onglet Message d'erreur, la fenêtre du message d'erreur sera trop large (comme dans la Fig. 7) ; utilisez le saut de ligne Maj + Entrée à l'endroit du message où vous souhaitez séparer les lignes (Fig. 8).

Riz. 8. Boîte de message d'erreur de largeur réduite

2. La largeur de la liste déroulante est déterminée par la largeur de la cellule pour laquelle la validation des données est appliquée. Laissez les cellules d'entrée suffisamment larges pour éviter l'écrêtage entrées valides qui sont plus larges que la liste déroulante. Sinon, vous pouvez faire le mauvais choix en fonction des premières lettres du mot.

3. Nombre maximal Le nombre d'entrées dans la liste déroulante est limité, mais pas trop :), à savoir le nombre de 32 767.

4. Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs modifient la liste de contrôle, placez-la sur une feuille séparée, puis masquez et protégez cette feuille.

Listes déroulantes associées

Téléchargez le fichier utilisé dans le didacticiel vidéo :

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Si vous devez travailler avec un classeur Excel dans lequel la même liste de données apparaît constamment, ou peut-être que vous ne voulez tout simplement pas utiliser l'action plusieurs fois Copie > Insérer, il serait très pratique d'avoir une liste préconfigurée et enregistrée afin qu'Excel puisse vous aider dans votre travail. L'utilisation de listes personnalisées est bonne décision pour une situation donnée. Ensuite, je vais vous montrer comment créer une liste personnalisée dans Excel.

Comment créer une liste personnalisée dans Excel

Je vais le démontrer avec l'exemple d'une liste de clubs scolaires. Je dois garder une trace de l'argent sur le bilan de chacun d'eux, ainsi que définir un budget quotidien. J'ai commencé par entrer les noms des clubs - c'est l'information dont j'aurai besoin tout le temps.

À ce stade, je voudrais également exécuter un correcteur orthographique, cela se fait simplement en appuyant sur F7.

Puis j'ai sélectionné cette zone, cliqué sur le bouton Bureau et en bas du menu qui s'ouvre, cliquez sur Options Excel(Options Excel).

Au chapitre Populaire(Général) Vous trouverez l'article Créer des listes à utiliser dans les séquences de tri et de remplissage(Créer des listes pour trier et remplir) - cliquez sur Modifier les listes personnalisées(Modifier les listes).

Si vous travaillez dans Excel 2010, vous avez besoin d'un itinéraire différent. Ouvrir l'onglet Fichier(Fichier) et cliquez sur Options(Paramètres). Ensuite, faites défiler vers le bas pour trouver le bouton Modifier les listes personnalisées(Modifier les listes).

Ensuite, une boîte de dialogue s'ouvrira dans laquelle vous pourrez ajouter des informations que vous prévoyez d'utiliser à plusieurs reprises. Si vous regardez les listes déjà préparées par Microsoft, vous verrez parmi elles celles que tout le monde utilise si souvent. Ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. Cependant, si vous souhaitez supprimer ou modifier la liste que vous avez créée, vous pouvez le faire à tout moment. Pour ce faire, cliquez sur votre liste et faites ce que vous voulez avec.

Construire une liste à partir de zéro

J'ai deux façons de créer une liste personnalisée. Je peux le créer manuellement en tapant chaque valeur dans le champ Liste des entrées(Liste des éléments) et en cliquant Ajouter(Ajouter). Si vous choisissez cette voie, vous ferez face à certaines limitations. Domaine Liste des entrées(Liste des éléments) vous permet d'entrer un maximum de 255 caractères. Faites attention au nombre de caractères de chacune de vos entrées !

Indice: Si vous prévoyez d'entrer une liste dans le champ Liste des entrées(Liste des éléments) manuellement, ne placez pas d'espaces supplémentaires entre les éléments. Si les espaces viennent avant ou après l'élément, alors Microsoft ne les prendra tout simplement pas en compte, et si entre les mots d'un élément, alors tous seront conservés.

Créer une liste à partir d'une plage de données existante

Une autre façon d'ajouter des éléments à une liste personnalisée consiste à importer des données. Si vous les sélectionnez avant d'ouvrir la fenêtre de menu, la plage sélectionnée sera automatiquement insérée dans le champ correspondant. Vous n'avez qu'à cliquer Importer(Importer) et Excel créeront une liste à partir du texte contenu dans les cellules. Si vous n'avez pas sélectionné le texte à l'avance, placez le curseur dans le champ à côté du bouton Importer(Importer) et sélectionnez les cellules de données pour la nouvelle liste.

N'oubliez pas que nous avions une limite sur le nombre de caractères pouvant être saisis dans le champ Liste des entrées(Énumérer les éléments) ? Pas lors de l'importation ! À présent taille maximum la liste est d'environ 2000 caractères ! Cliquer sur d'accord pour fermer la zone de liste, et encore d'accord pour fermer la fenêtre Options Excel.

Pour une liste personnalisée, vous pouvez uniquement importer valeurs de texte... Si vous devez créer une liste personnalisée avec des dates ou des chiffres du calendrier, vous devrez utiliser le champ Liste des entrées(Liste des éléments).

Voici quelques points que vous devez savoir sur les listes personnalisables... Toutes les listes sont liées à votre ordinateur. Leurs paramètres sont enregistrés sur l'ordinateur sur lequel vous vous trouvez ce moment de travail. Si vous prenez un fichier de votre ordinateur de travail pour le travailler à la maison, vous devrez créer la même liste personnalisée sur ordinateur de famille... Si vous avez utilisé une liste personnalisée pour trier, ses éléments resteront dans Cellules Excel, mais il ne sera pas affiché parmi les listes.

Utilisation de listes personnalisées dans Excel

Ainsi, notre liste personnalisée est prête à l'emploi. Sélectionnez une cellule et saisissez n'importe quel élément de cette liste à l'aide du clavier. Cliquez sur le marqueur de saisie semi-automatique (petit carré dans le coin inférieur droit de la cellule) et faites glisser dessus pour continuer la séquence. Légèrement à droite, j'ai entré "lundi", puis j'ai cliqué sur le marqueur et fait glisser vers la droite, Excel a rempli les cellules automatiquement.

La chose merveilleuse à propos de cette fonction est qu'Excel remplit à la fois la colonne et la ligne de manière égale, à la fois en avant et en arrière, vous commencez à partir du premier élément de la liste, du milieu ou du dernier élément ... Dès que vous cliquez et commencez à faire glisser la souris, Excel déterminera ce que vous voulez faire et insèrera les données appropriées.

Trier par liste personnalisée

L'un des avantages de travailler avec des listes personnalisées est la possibilité d'organiser vos données selon l'une des listes stockées sur votre ordinateur. Cliquez sur une ou plusieurs colonnes, puis cliquez sur Trier et filtrer(Trier et filtrer), développez le menu déroulant Ordre(Commander) cliquez Liste customisée(Liste personnalisée) et sélectionnez la liste que vous souhaitez trier.

Un tri peut inclure plusieurs colonnes. Si vous souhaitez ajouter un autre niveau et trier d'abord par mois, puis par numéro de compte, vous pouvez cliquer sur Ajouter un niveau(Ajouter un niveau) et définir comment les données doivent être affichées. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur d'accord... Les informations sont maintenant triées selon la liste sélectionnée !

C'est assez simple ! L'utilisation de listes personnalisées est très pratique, en particulier pour ceux qui souhaitent éviter les multiples copier-coller de données. Si vous savez qu'il existe un ensemble de données dont vous pourriez avoir besoin à tout moment, pourquoi ne pas en faire une liste personnalisée ? Qui sait, peut-être que cela vous fera gagner beaucoup plus de temps que vous ne pouvez l'imaginer... et laissera le patron penser que vous avez dû travailler dur. Qu'il le pense.

Si vous en avez besoin lorsque vous cliquez sur l'une des cellules du tableau document Excel, une liste avec options possibles valeurs, alors vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous vous expliquerons les moyens les plus courants et les plus populaires de le faire. Cela ne prend pas longtemps. Vous n'avez pas besoin de connaissances et de compétences particulières. Que du désir, de l'écoute et suivre clairement les consignes capitales. Alors allons-y!

Méthode 1. Norme.

Tout d'abord, vous devez définir la plage de valeurs que vous souhaitez voir dans votre liste déroulante. Par exemple, parlons d'une cellule "programme". Créons une liste que nous devrions supprimer de la cellule.

Entrez des valeurs pour la liste déroulante

Si vous avez Excel 2003, vous devez suivre ces étapes. Placez-vous sur la cellule que vous souhaitez créer sous forme de liste déroulante, sélectionnez le menu La validation des données.

Sélectionnez la future cellule de la combo

Dans Excel 2007 et supérieur, cette fenêtre est appelée via l'onglet " Données» -> « La validation des données».

Liste dans une cellule dans MS Excell 2010

Vous avez une boîte de dialogue avec une coche, où vous devez entrer plage de valeurs.

Spécification d'une plage de cellules avec des valeurs de liste

Nous définissons un type spécifique de valeurs d'entrée, dans notre cas, nous considérons l'élément "Lister".

Pour spécifier les valeurs de la liste déroulante, il existe un champ spécifique - "la source"... Ici, vous spécifiez la plage de cellules à partir de laquelle les valeurs de la liste déroulante seront extraites. Cela se fait en cliquant sur l'icône en fin de ligne. Ensuite, sélectionnez une plage de cellules et appuyez sur "Entrée".

Voici le résultat final.

Une cellule toute faite avec une liste déroulante

Pour que le champ " La source" ne définissez pas une plage de valeurs constante. Vous pouvez combiner ces valeurs dans une catégorie, lui donner un nom et écrire ce nom dans cette colonne.

Nous indiquons une liste spécifique de valeurs qui devraient tomber. Nous entrons, effectuons les étapes suivantes.

1. Étape 1 - sélectionnez le menu - "Insérer";
2. Étape 2 - aller au menu "Nom";
3. Étape 3 - ouvrez la boîte de dialogue "Attribuer".

Créer une constante avec des valeurs de liste

Si vous avez une version anglaise alors alors

1. Insérer;
2. Nom;
3. Définir.

Si vous travaillez avec la septième version Office ou une version plus récente d'Excel 2007. Ensuite, l'onglet Formules - Gestionnaire de noms (NomDirecteur), et choisissez créer. Le choix du nom n'est limité par rien. Vous pouvez écrire, par exemple "Aperçu".

Créer un nom pour une plage de valeurs dans Excel 2010

Précisez le nom de la plage créée

Faites attention à ce moment. La source de données peut être n'importe quelle plage de données nommée, par exemple, une liste de prix.

Dans ce cas, lorsque le catalogue de prix est ajouté avec de nouveaux articles, ils sont automatiquement mis en évidence dans le menu déroulant. Aussi, un point important pour de telles listes, la création de listes déroulantes liées est envisagée. Dans ces cas. Lorsque le contenu d'un élément change, l'autre change automatiquement et met à jour la structure.

Méthode 2 - Élément de contrôle.

Dans cette méthode, l'option d'ajouter un nouvel objet et de le lier à une plage spécifique dans un fichier Excel est prise en compte. Quelles mesures doivent être prises :

Si votre version est 2007 et ultérieure, sélectionnez le menu Développeur. Si la version est en avance alors Affichage - Barres d'outils - Formulaires.

Ouvrir la boîte à outils

Dans la boîte de dialogue des contrôles ActiveX qui s'affiche, recherchez l'icône de la zone de liste déroulante "Boîte combo". Nous apportons l'élément à la page du document.

Format d'élément de liste

Dans ce menu, entrez la plage de valeurs et liez les données à la cellule.

La liste déroulante dans Excel est jolie fonction pratique, ce qui aidera à créer des documents plus complexes et facilitera le travail pour la perception visuelle de l'utilisateur.

Quelques-uns des types de listes déroulantes les plus courants que vous pouvez créer dans programme Excel:

1. Avec fonction multi-sélection;
2. Avec remplissage;
3. Avec l'ajout de nouveaux éléments;
4. Avec des photos déroulantes ;
5. Autres types.

Faire une liste dans Excel avec multi-sélection

Vous pouvez créer une liste dans une cellule de programme à l'aide des outils intégrés du panneau de configuration.

Examinons de plus près tous les types principaux et les plus courants, ainsi que le processus de leur création dans la pratique.

Conseils! La liste pop-up classique du programme a une fonction de multi-sélection, c'est-à-dire que l'utilisateur, en cliquant sur le groupe correspondant, peut sélectionner l'option correspondante.

La sélection multiple est nécessaire lorsque vous utilisez une liste, vous devez définir une valeur pour plusieurs cellules d'un document.

Pour en créer un, suivez les instructions :

• Sélectionnez des cellules. Si vous regardez l'image, vous devez sélectionner de C2 à C5 ;
• Trouvez l'onglet "Données", qui se trouve sur la barre d'outils principale dans la fenêtre du programme. Appuyez ensuite sur la touche de vérification des données comme indiqué dans l'image ci-dessous ;

• Dans la fenêtre qui s'ouvre, ouvrez le tout premier onglet et sélectionnez l'élément comme indiqué sur la figure. Cela créera une liste à ces emplacements. Dans la zone de texte, spécifiez la plage de cellules qui sera remplie chaque fois que vous sélectionnez des éléments.

EtcRemplir l'identifiant :

Cela créera une liste horizontale classique avec une fonction de multi-sélection.

Cependant, pour qu'il soit rempli automatiquement, vous devez créer une macro avec les éléments suivants code source, qui est représenté sur la figure.

Créer une liste dans Excel avec remplissage

Une liste standard remplie vous permettra d'automatiser le processus de saisie des informations. Lorsque vous cliquez dessus, une sélection de ses valeurs possibles apparaîtra.

L'utilisateur n'a qu'à sélectionner la valeur requise pour le remplissage.

Le moyen le plus simple de créer une telle liste consiste à utiliser des tables intelligentes de programme.

Avec leur aide, vous pouvez facilement et rapidement mettre en forme les types de listes à remplir dont vous avez besoin :

• Sélectionnez les cellules requises et cliquez sur le bouton "Formater en tant que tableau" dans l'onglet principal ;