Nous envoyons des dizaines d'e-mails chaque jour. Il s’agit parfois de messages très courts, par exemple : « On va déjeuner ? Parfois - avec l'aide duquel vous présentez votre entreprise ou votre site Web. Quand il y a beaucoup de lettres et peu de temps, nous commençons à nous précipiter et à faire des erreurs. Généralement trivial, comme une faute de frappe, mais il arrive parfois des choses qui peuvent sérieusement nuire à votre réputation et gâcher votre relation avec un client ou un employé.
Cela peut être évité, il suffit d'être collecté et de connaître certains pièges. Voici les erreurs les plus courantes commises lors de l’envoi d’e-mails. Lisez attentivement et n'oubliez pas que vous devez d'abord faire une courte pause, vérifier si tout est en ordre, puis cliquer ensuite sur le bouton « Envoyer ».
Vous tapez la mauvaise adresse
L'erreur la plus courante et la plus désagréable. Imaginez que vous souhaitiez envoyer des photos plutôt personnelles à un ami, mais que vous tapez automatiquement l'adresse de votre patron ou client. Et ce n’est qu’une fois la lettre partie que l’on réalise avec horreur ce qui vient de se passer. Si cela peut vous consoler, chacun d'entre nous s'est retrouvé dans cette situation au moins une fois dans sa vie : des avocats ont envoyé des documents confidentiels à la partie adverse, des concepteurs ont envoyé des maquettes de sites Web au mauvais client, etc. Mais lorsque cela nous arrive, il semble que le sol disparaisse sous nos pieds.
Heureusement, de nombreux services de messagerie, par exemple Gmail, disposent d'une fonction. Allumez-le et spécifiez un intervalle de temps plus long - c'est plus silencieux, vous savez.
Vous avez oublié la pièce jointe
Vous avez écrit qu'un certain fichier était joint à la lettre, mais vous avez oublié de le joindre. Une autre erreur courante qui conduit souvent à des malentendus et à des excuses. D’un côté, ce n’est pas grave, personne n’est parfait, mais il vaut mieux tout vérifier d’abord et ensuite seulement envoyer la lettre. Et pour éviter les questions du destinataire, nous recommandons de lister tous les fichiers joints directement dans le corps du courrier. Par exemple, comme ceci :
Bonjour Maxime ! Je vous envoie plusieurs fichiers, ils sont joints :
Contrat de service
GIF avec un chat
Vous ne pensez pas au design
Ils vous saluent, comme vous vous en souvenez, par leurs vêtements. Si vous souhaitez éviter que votre email ne vous donne envie de le supprimer immédiatement, travaillez sur sa forme. On dit qu’il faut y consacrer autant de temps qu’au contenu. Heureusement, aujourd'hui, c'est facile. Pour ce faire, nous vous recommandons d'utiliser l'application Wix ShoutOut, de sélectionner un modèle adapté et d'y ajouter votre texte. Aucune connaissance particulière n'est requise, assurez-vous simplement que tout est propre et beau. À propos, une bonne newsletter a ses propres secrets et règles, nous vous recommandons donc de lire notre directeur du marketing par courrier électronique. Ne me remercie pas.
Vous ne précisez pas l'objet de la lettre
Le sujet de la lettre joue à peu près le même rôle que le titre du texte. Il apparaît à côté de votre nom, le destinataire le voit et comprend ce que vous lui avez envoyé : une facture, le résultat d'une réunion, une offre d'emploi, la mise en page d'un site Internet, etc. N'oubliez pas que le sujet doit être clairement formulé pour que, si nécessaire, une personne trouve rapidement votre lettre, et convaincant pour qu'elle s'y intéresse, s'il s'agit, par exemple, d'une newsletter. Il n’y a pas si longtemps, nous avons expliqué que, si vous avez oublié, cela vaut la peine de le relire.
Vous n'enregistrez pas les brouillons
Si vous aimez écrire des lettres dans des éditeurs de texte, enregistrez-les souvent, sinon vous finirez par écrire une lettre toute la journée, puis tout à coup, votre ordinateur se bloque et tout disparaît. Ou écrivez directement dans le service de messagerie - tous vos croquis seront alors automatiquement enregistrés dans le dossier « Brouillons ».
Tu es impoli
La politesse dans la correspondance n'est pas moins importante que dans la vie. Voici les règles de base qui doivent être respectées par chacun :
Remerciez toujours l'expéditeur pour la lettre, surtout si vous voyez qu'il a fait du bon travail. Vous vous souvenez de l’époque où on nous enseignait tous des mots « magiques » lorsque nous étions enfants ? Ne les oublions pas, même si nous sommes adultes.
Restez calme, même si l'affaire est extrêmement urgente et importante. La nervosité et les reproches ne mèneront certainement à rien de bon.
Commencez et terminez votre lettre avec des phrases courantes. Le degré de formalité dépendra de la personne avec qui vous correspondez. S'il s'agit de votre patron ou simplement d'une personne officielle, n'utilisez pas « Bonjour », « Au revoir » ou « Bisous ». Et vice versa, si vous écrivez à un collègue ou à un ami, vous pouvez vous passer du traditionnel « Cordialement ».
Vous ne relisez pas le texte
Les fautes de frappe peuvent gâcher toute l'impression, alors relisez attentivement la lettre écrite, de préférence plusieurs fois. Si vous avez des doutes sur l'orthographe ou la syntaxe, rendez-vous sur Gramotu.ru. Il est préférable de mesurer sept fois, c'est-à-dire de vérifier, plutôt que de s'excuser pour les fautes de frappe et de prouver que vous savez réellement lire et écrire.
Et au fait : si vous avez peur d'envoyer accidentellement une lettre inachevée, écrivez d'abord l'intégralité du texte, puis saisissez ensuite l'adresse du destinataire.
Vous ne mettez pas les bonnes personnes sur la copie de la lettre
Voyons qui pourrait réellement recevoir votre lettre. Le champ À est le destinataire principal. Champ "Ss" - la personne qui recevra la copie. Il n'est pas directement lié à la question discutée, mais veut ou doit en être conscient. Le champ "Cci" correspond aux destinataires masqués. Vous les ajoutez, mais le destinataire principal ne les voit pas. Et ici, il faut être prudent : vous pouvez confondre Cc et Bcc, et alors le destinataire pensera qu'il est espionné.
Gardez à l’esprit qu’il est important que certaines personnes soient conscientes de ce qui se passe. Vous ne voulez pas écouter les reproches du type « Comment n’avez-vous pas pu m’ajouter à la copie ?! J'ai travaillé sur ce projet pendant deux mois ! En cas de doute, ajoutez tous ceux qui ont quelque chose à voir avec la question. Peut-être que tout le monde ne sera pas content d'être distrait, mais il n'y aura aucune plainte contre vous.
Vous ne vous abonnez pas
Vous avez écrit « Cordialement, Masha » et pensez que tout est en ordre, mais le destinataire de la lettre s'assoit et se demande de quel genre de Masha il s'agit. De l'imprimerie ? Ou peut-être un illustrateur ? Pour éviter de le laisser deviner, configurez une signature et elle sera automatiquement ajoutée à la fin de chacun de vos messages. Assurez-vous d'inclure votre prénom et votre nom, le nom de votre entreprise, votre poste et vos coordonnées, telles que Skype ou votre numéro de téléphone. Vous pouvez ajouter une adresse - bien qu'il s'agisse de publicité, elle est discrète.
Tu choisis le mauvais moment
Écrire des lettres la nuit n'est pas une bonne idée. Première raison : vous êtes probablement terriblement fatigué pendant la journée, vous ne réfléchissez pas très bien et vous risquez de commettre toutes les erreurs ci-dessus. Deuxième raison : l'avalanche du courrier du matin enterrera votre lettre de minuit, et le destinataire ne la verra certainement pas dans un avenir proche. Et troisièmement : apparemment, vous n'avez rien de mieux à faire si vous écrivez des lettres commerciales à trois heures du matin.
Notre conseil : si rien d'important ou d'urgent ne s'est produit, envoyez des messages du lundi au vendredi et pendant les heures de travail, comme toute personne normale.
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Afin de passer une commande pour l'achat de certains produits, des bons de commande spéciaux sont généralement remplis, qui indiquent la quantité de produits, leur description, leur prix, les modalités de paiement (conditions de paiement), la date de livraison, les remises, etc. Dans certains cas, lorsqu'il est nécessaire de clarifier certains points, une lettre de motivation est rédigée à laquelle est joint le bon de commande.
Si le Vendeur ou le Fournisseur des marchandises est en mesure d'exécuter la commande, il envoie à l'Acheteur un accusé de réception, ou une confirmation, qui
Il s'agit le plus souvent d'une copie de la commande (copie de commande, ou duplicata), signée par le Vendeur. Généralement, la confirmation de commande est jointe à une lettre de motivation dans laquelle le Vendeur exprime sa gratitude pour la commande, et informe également l'Acheteur de certains changements (modifications de prix, délais de livraison, etc.).
Si le vendeur ou le fournisseur des marchandises n'est pas en mesure d'exécuter la commande pour quelque raison que ce soit, il refuse la commande (refuser (rejeter, décliner) la commande) ou propose un remplacement (substitut) adéquat pour le produit qui est en rupture de stock.
Clichés et expressions des lettres de commande :
- -- En réponse (réponse) à notre lettre (fax) du (datée)... , nous vous remercions pour... - En réponse à votre lettre (fax) du..., nous vous remercions pour.. .
- -- Nous acceptons votre offre et avons le plaisir de passer une commande chez vous pour... -- Nous acceptons votre offre et avons le plaisir de passer une commande chez vous pour...
Clichés et expressions des lettres de confirmation de commande :
- -- Merci beaucoup pour votre commande N°... du (daté)... -- Merci pour votre commande N°... du...
- -- Nous espérons que « vous aurez un bon chiffre d'affaires et que nous traiterons avec votre entreprise à l'avenir. -- Nous espérons que vous aurez un bon chiffre d'affaires et que nous coopérerons avec votre entreprise à l'avenir.
Supermarché Shop-Rite
Rio Grande, New Jersey, 08240
Notre commande de chaussures
En réponse à votre lettre du 14 février, nous vous remercions de nous envoyer vos catalogues et vos chaussures pour hommes, nous sommes sûrs qu'il y aura une grande demande en Russie.
Nous acceptons votre offre et c'est avec plaisir que nous vous passons une commande de chaussures pour hommes. Nous vous joignons notre commande n° 14.
Cordialement,
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Veuillez fournir 1000 vêtements pour bébés dans les titres et couleurs spécifiés ci-dessous :
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Il a souligné à juste titre la fonctionnalité standard du BP30, qui effectue les mêmes actions. Je vais citer le commentaire :
Paramètres personnels - Paramètres de messagerie - Envoyez des copies des e-mails sortants à l'adresse.
illustration de ce qui précède :
Bref, j'ai inventé la roue. Vous n’êtes pas obligé de télécharger l’extension mais d’utiliser la fonctionnalité standard.
Courte introduction
Différents serveurs de messagerie se comportent différemment concernant les e-mails envoyés via SMTP. Si vous avez du courrier sur Gmail, le problème décrit ci-dessus ne vous concerne probablement pas. J'ai du courrier sur Yandex et, si rien n'est fait, après l'envoi d'une lettre de BP 3.0, le fait même de cet envoi est perdu sans laisser de trace. Sur Internet, j'ai trouvé une astuce pour vous envoyer des lettres en indiquant l'adresse dans le champ « Cci » de la lettre. Sur le côté de votre boîte aux lettres, vous pouvez définir des règles d'analyse des lettres et déplacer une lettre qui vient de vous vers le dossier « Envoyés ».
Il s'est avéré que YandexMail déplace par défaut les lettres vers le dossier « Envoyés » si l'adresse e-mail du compte (c'est-à-dire votre propre e-mail) se trouve dans le champ « bcc » de la lettre.
Comment ça fonctionne
Si l'extension est déjà installée, envoyez alors un courrier à votre contrepartie de la manière la plus habituelle, par exemple à partir du document ou registre de documents « Facture à l'acheteur »
Dans le formulaire d'envoi d'une lettre, cochez la case « Envoyer aux éléments envoyés » pour vous transmettre la lettre (la case cochée sera mémorisée pour l'utilisateur actuel)
N'hésitez pas à envoyer une lettre.
Il parviendra à la contrepartie.
Il n'y a nulle part dans les affaires sans correspondance commerciale, que vous écriviez au nom d'une entreprise ou en votre nom en tant qu'entrepreneur privé. Ou plutôt, comment suivre ses règles. Vos partenaires commerciaux ou clients potentiels vous jugeront en grande partie sur la manière dont vous communiquez avec eux. Une lettre commerciale est, pourrait-on dire, le « visage » d'un homme d'affaires. Et pour ne pas le perdre, il est important de connaître les règles d’or de la communication sous ce format.
Règles de correspondance commerciale par courrier électronique
Étant donné que le courrier électronique est désormais utilisé beaucoup plus souvent que le courrier ordinaire, nous avons décidé de prêter attention à la manière de mener correctement la correspondance commerciale en ligne. Voici quelques recommandations qui, si elles sont suivies, vous éviteront de perdre la face devant votre interlocuteur.
Nom de la boîte aux lettres
La première chose qui attire notre attention lorsque nous ouvrons un nouveau message est l’adresse à partir de laquelle il a été envoyé. De nombreuses personnes sous-estiment l’importance de ce point et envoient des lettres professionnelles à partir de comptes de messagerie personnels. Il n'y a rien de mal à cela tant que l'adresse e-mail contient uniquement votre nom dans un format lisible par l'homme. Mais s'il existe différents surnoms comme « kissa1988 » ou « pupsik-26 », alors envoyer un message depuis une telle boîte aux lettres est tout simplement inacceptable. Imaginez quelles émotions une personne éprouvera lorsqu'elle recevra une proposition commerciale d'un « bébé » ou d'un « chéri ».
De plus, les adresses postales commençant par info@, inbox@, etc. ne sont pas les bienvenues dans la correspondance commerciale. Ils ne sont tout simplement pas pris au sérieux et il y a de fortes chances que l'e-mail ne soit même pas ouvert. La meilleure option est d'effectuer une correspondance commerciale à partir d'une boîte aux lettres [email protégé], où nom correspond à votre nom et prénom, société est le nom de l'entreprise.
Destinataires
Dans la correspondance électronique, il est possible d'envoyer une lettre à un destinataire direct et d'en copier d'autres destinataires. Les destinataires de la copie du message ne sont pas censés y répondre. Ils sont comme des observateurs invités. Par conséquent, avant d'envoyer, déterminez à l'avance de qui exactement vous souhaitez recevoir une réponse et organisez correctement les destinataires. Cependant, si possible, ne répertoriez pas plusieurs personnes comme destinataires directs de votre e-mail. Il peut arriver qu'aucun d'entre eux ne vous réponde si tout le monde décide mentalement de « transférer » cette responsabilité sur un autre destinataire.
Si vous vous retrouvez vous-même dans une copie d'une lettre commerciale, alors, comme vous le comprenez déjà, l'expéditeur n'attend pas votre réponse. Mais s'il devient nécessaire de vous répondre spécifiquement, vous pouvez le faire, mais il serait poli de vous excuser au début du message pour « ingérence ».
Formater une lettre
Style commercial officiel. Dans la correspondance commerciale, bien entendu, le style formel est utilisé. Il manque d’adjectifs, de qualifications et de détails inutiles. Seulement des détails, de la clarté et de la logique. Après avoir rédigé un message commercial, il est utile de le relire et de supprimer toutes les phrases qui n'ont pas de signification particulière et ne changent pas l'essence de ce qui est déclaré. Ce n'est que lorsque vous êtes sûr que tous ces mots et expressions ont été supprimés que vous pouvez dire que cette règle de rédaction d'une lettre commerciale a été suivie.
L'alphabétisation. Dire qu’il est important d’écrire un message correctement et sans erreurs revient à dire « un bonhomme de neige doit être fait de neige ». Cependant, cette règle ne peut être ignorée. L'alphabétisation est la base de toute correspondance. Il est peu probable qu’une personne écrivant une lettre commerciale contenant des fautes d’orthographe soit prise au sérieux par qui que ce soit.
Sujet de la lettre. Il est indispensable de l'écrire. Essayez de la rendre courte mais succincte, afin que le destinataire puisse immédiatement comprendre d'un seul coup d'œil le sujet de la lettre. Le sujet ne doit pas consister en un seul mot. « Informations », « Question », etc. – sujets de lettres commerciales incorrects. « Proposition de l'entreprise X » est le bon sujet. Si les informations contenues dans votre lettre sont particulièrement importantes, vous pouvez les marquer avec un indicateur « d'importance » spécial, disponible dans presque tous les services de messagerie.
Police de caractère. Le texte du message doit avant tout être lisible. Par conséquent, utilisez la police Arial ou Times New Roman, sélectionnez une taille moyenne (par exemple, dans mail.ru, la taille de police optimale est 3). N'expérimentez pas avec les polices ou les couleurs. Ceci est inapproprié dans la correspondance commerciale. N'utilisez pas le verrouillage des majuscules, des points d'exclamation ou tout autre caractère spécial (y compris les émoticônes). La seule chose autorisée est de surligner certaines phrases en italique ou en gras. Mais essayez de ne l’utiliser qu’en cas d’absolue nécessité.
Pour faciliter la lecture et une meilleure communication des idées, vous pouvez utiliser des sous-titres dans tout le texte de la lettre. Mais il ne devrait pas y en avoir trop - pas plus de 3-4.
Un paragraphe ne doit pas dépasser 4 lignes. Lorsque nous lisons de très longs paragraphes, le texte se brouille et l’idée principale peut être perdue.
Toutes les énumérations et listes doivent être dressées à l'aide de marqueurs spéciaux.
Modèle d'entreprise. Ce serait formidable si vous développiez un modèle d’e-mail de marque dans le style de votre entreprise. Et vous enverrez tous les messages professionnels uniquement avec ce modèle. Cela vous permettra de vous démarquer des autres et de conserver la formalité requise par un message commercial. Cependant, il ne faut pas en faire trop avec le « branding » - une créativité excessive ne fera que nuire. Pourtant, nous parlons de communication d’entreprise et non de divertissement. N'oubliez pas non plus que les destinataires peuvent lire vos messages non seulement sur un ordinateur, mais également sur des appareils mobiles. Par conséquent, le modèle doit être optimisé pour différentes résolutions d'écran.
Une lettre ne doit contenir qu’une seule nouvelle. Et par conséquent, une seule action ciblée doit être attendue de la part du destinataire. Il est considéré comme incorrect de poser plusieurs questions, suggestions ou demandes au destinataire dans un seul message à la fois.
Il doit être décomposé selon les parties suivantes :
- introduction;
- partie principale;
- conclusion.
Dans l’introduction, indiquez brièvement le but du message et les raisons pour lesquelles il a été rédigé. L’essentiel est l’essence même de la lettre. En conclusion, vous devez résumer ce qui précède - il peut s'agir de conclusions, de demandes, d'instructions, de suggestions, etc. Il est hautement déconseillé d'utiliser des « post-scriptums » dans la correspondance commerciale. Évitez également les aphorismes, les métaphores, les proverbes, etc.
Si vous devez soumettre une image graphique dans une lettre, ne l'insérez pas dans le texte du message lui-même, mais joignez-la dans un fichier séparé. Les images peuvent ne pas s'afficher correctement sur différents appareils ou être complètement désactivées dans l'interface du programme de messagerie du destinataire. Dans le texte, si nécessaire, indiquez simplement « les informations sont dans le fichier joint ». S'il existe plusieurs fichiers de ce type, assurez-vous d'écrire leurs noms.
Si vous utilisez des abréviations et des abréviations de mots, vous devez être sûr à 100 % que le destinataire comprendra ce que cela signifie. En général, il est préférable de jouer la sécurité et de ne pas utiliser de telles choses.
Manque d'émotions. Les lettres commerciales ne doivent contenir aucune connotation émotionnelle. Du tout. Même si vous rédigez une plainte et que vous souhaitez vraiment montrer toute votre indignation, ou, au contraire, vous remerciez sincèrement votre partenaire pour la réussite de la transaction. Le message doit être sobre et même quelque peu froid. Chaque personne valorise son individualité, mais la correspondance commerciale n'est pas le meilleur moyen de la montrer. Une lettre officielle d'une personne joyeuse ou triste, d'un concierge ou d'un PDG devrait être la même.
Utilisation du vocabulaire. Pour relier des phrases dans la correspondance commerciale, les expressions stables suivantes sont utilisées :
- pour cette raison;
- basé sur quoi ;
- en vertu de (quelque chose);
- conformément à;
- basé;
- faire attention à;
- considérant;
- ce qui a servi.
Et ainsi de suite. Également dans les lettres commerciales, il est permis d'utiliser des abréviations et des abréviations généralement acceptées dans le secteur dans lequel le message est rédigé. Si vous doutez que le destinataire comprenne une abréviation spécifique, il est préférable d'écrire la phrase dans son intégralité.
Salutations. S'il vous plaît, n'utilisez jamais le cliché « Bonne journée ». Ceci, pourrait-on dire, est une mauvaise forme non seulement pour la correspondance commerciale, mais aussi pour les courriers électroniques en général. Le message d'accueil optimal est « Bonjour, prénom/deuxième prénom ». À propos, il est bon de s’adresser au destinataire du message par son nom non seulement dans le message de salutation, mais aussi plus loin dans le texte. Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas personnellement, vous devez indiquer dès le début d’où vous avez obtenu l’adresse du destinataire.
Format lettre. Il ne s’agit pas d’une œuvre de fiction ni de vos réflexions personnelles « sur le sujet ». Le message doit être aussi court que possible pour transmettre toutes les informations qu'il contient. Il est optimal que le texte de la lettre s'inscrive dans un seul « écran ». Lire de longues lettres est fatiguant et beaucoup de gens trouvent cela ennuyeux.
Réponses aux lettres. Lorsque vous répondez à un message que vous recevez, cliquez toujours sur le bouton Répondre et non sur le bouton Écrire. Avec la première option, l’intégralité de votre historique de correspondance sera automatiquement incluse dans votre réponse. C'est exact, car une personne peut ne pas se rappeler immédiatement qui vous êtes et ce que vous attendez d'elle si elle ne voit pas l'histoire de fond. Surtout si plus de cinq jours se sont écoulés depuis la dernière correspondance. N'hésitez pas à citer votre interlocuteur en répondant à son message. Cela lui donnera l'occasion de se souvenir de ce dont vous avez parlé auparavant.
Remerciez toujours l’autre personne lorsque cela est approprié. Par exemple, vous pouvez écrire « Vladimir, merci pour votre lettre » ou « Irina Alekseevna, merci pour une réponse si rapide ». De telles nuances montreront votre respect pour l'interlocuteur et adouciront l'ambiance de la communication électronique.
Si l'interlocuteur vous a envoyé un message dans lequel il exprime son mécontentement ou même s'est montré ouvertement impoli avec vous, essayez de ne pas lui répondre de la même manière, peu importe à quel point vous le souhaiteriez. Les situations varient, mais réagissez toujours avec politesse et retenue.
Bien entendu, plus tôt vous répondrez, mieux ce sera. C'est formidable si vous pouvez répondre dans quelques heures. Cette période est optimale. Mais disons que nous obtenons une réponse dans quelques jours. Les psychologues disent qu'un délai confortable pour qu'une personne attende une réponse à un e-mail est de 48 heures, soit deux jours. Si vous devez attendre plus longtemps, cela peut déjà être perçu comme un manque de respect ou de l'ignorance. Si la question soulevée dans le message nécessite plus de temps de votre part pour répondre, assurez-vous d'écrire que vous avez reçu la lettre, que vous l'avez acceptée pour examen et que vous y répondrez dès que possible. De cette façon, l’expéditeur ne se sentira au moins pas ignoré.
Conclusion de la lettre. Il ne faut pas écrire de phrases qui pourraient être perçues comme une tentative de manipulation : « J'espère vraiment une coopération fructueuse », « Merci d'avance pour votre réponse », etc. Il est préférable de dire au revoir par courrier électronique avec les phrases « Avec respect », « Mes vœux les plus sincères », etc. Oui, de telles phrases sont clichées, mais elles conviennent parfaitement à la communication professionnelle. Dans la signature, inscrivez votre prénom, votre nom, votre fonction et le nom de votre entreprise. Laissez également les coordonnées où vous pouvez être contacté, autre que l'e-mail.
Délai d'expédition. Bien entendu, les e-mails ne signifient pas qu’ils doivent être lus immédiatement dès leur réception. Mais dans l'éthique des affaires de courrier électronique, il est considéré comme inapproprié d'envoyer des messages électroniques le week-end, les jours fériés, tard le soir ou la nuit. Essayez de respecter les horaires de travail standards.
Et bien sûr, avant de cliquer sur le bouton « envoyer », vérifiez soigneusement l’orthographe du nom et de l’adresse email du destinataire. Relisez l'intégralité du texte du message et vérifiez s'il y a des fautes de frappe ou des phrases incorrectes.
magicien_roman dans Le concept de « copie aveugle », apprendre à ne pas faire de bêtisesÉtonnamment, de nombreuses personnes, lorsqu'elles ont besoin d'envoyer un email à plusieurs personnes à la fois, listent simplement les adresses dans le champ "À", c'est normal lorsque cet email est adressé à vos collègues ou amis, mais lors de l'envoi de lettres à un groupe de clients, vous montrez ainsi à chacun les adresses des autres destinataires, révélant essentiellement votre base d'adresses.
Tout ce que vos clients ont à faire est de transmettre cette lettre à votre concurrent et vos contacts seront immédiatement divulgués.
C'est étrange, mais beaucoup de gens, loin d'être stupides, sont surpris d'apprendre que si vous devez envoyer une lettre à plusieurs destinataires pour qu'ils ne se connaissent pas, alors il existe un champ « Cci » pour cela.
Par exemple, pour mail.ru, cela ressemblera à ceci :
Et encore une fois brièvement :indiqué les adresses en "à" - tout le monde peut voir à qui vous avez envoyé les lettres, indiquées en "copie carbone invisible" - tout le monde pense que la lettre est réservée à lui.
Et chaque destinataire recevra une lettre où dans le champ « à » il y aura juste son adresse . Pour les autres programmes, si vous ne trouvez pas où utiliser BCC, demandez à quelqu'un de vous le montrer. Autre petit point, vous devez préciser une adresse dans le champ « à » ; la plupart des programmes ou serveurs de messagerie ne vous permettront pas d'envoyer une lettre sans ce paramètre.
Ainsi, lorsqu'il s'agit d'envoyer des offres, des nouvelles à un groupe de vos clients - ici la pratique de l'utilisation de la copie cachée est claire, vous devez masquer votre base d'adresses. Un point intéressant sur l'envoi d'une lettre à vos collègues, ici il est recommandé d'agir en fonction de la situation, par exemple, envoyer une lettre avec une demande d'envoi de suggestions (par exemple, pour améliorer le service client) et si chaque collègue voit que l'autre les gens ont reçu la même lettre, alors très probablement ils ne répondront pas - s'appuieront sur d'autres, ce qui signifie que vous devez utiliser une copie cachée. Si cet ordre est exécuté, alors, par exemple, indiquer le patron de votre collègue fera tout simplement des merveilles et votre ordre sera exécuté.
Un problème distinct avec les fournisseurs. D'une part, indiquer tous les destinataires dans la copie doit montrer au fournisseur que vous avez le choix et qu'il doit vous proposer de bons prix. En revanche, le responsable qui a reçu votre lettre, voyant qu'elle ne lui est pas adressée uniquement, traitera très probablement votre demande « avec sang-froid ». Personnellement, à mon avis, je pense que dans le cas des fournisseurs, il faut utiliser une copie cachée, au moins pour protéger les secrets commerciaux, mais plus probablement pour une bonne relation avec le responsable du fournisseur.
Vous pouvez lire un cas récent d'erreur d'un spécialiste, lorsque tous les destinataires ont vu d'autres destinataires : des claquements à tout le monde dans ce chat, il y avait des gens vraiment respectables là-bas - des directeurs, mais beaucoup ont quand même reçu du spam en réponse.
Eh bien, comme toujours, les discussions dans les commentaires sont les bienvenues.
