Courriel au bureau. E-mail

Désormais, il vous permet de collecter les tâches pour les ventes, les projets, les plans de développement de l'entreprise en un seul accès. Maintenant, vous pouvez également travailler avec le courrier électronique ici. Le collecteur de courrier vous permet de visualiser les lettres de plusieurs boîtes aux lettres à la fois, de lire, d'envoyer, de répondre et de transférer des lettres depuis l'interface A2B. Également mis en œuvre une recherche en texte intégral par adresses, sujet et texte de la lettre. En utilisant le collecteur, vous pouvez réduire considérablement le temps passé à travailler avec des lettres et des tâches : vous n'avez pas besoin d'ouvrir différents comptes de messagerie et de saisir des identifiants / mots de passe, d'afficher des boîtes aux lettres, même s'il n'y a pas de nouvelles lettres. Maintenant, vous ne pouvez garder qu'un seul onglet ouvert - A2B. Voici les tâches, les plans et le courrier.

2014. Bitrix24 veut remplacer Internet

Que faire lorsque toutes les fonctions possibles sont déjà implémentées dans votre produit logiciel? Les créateurs de l'intranet social Bitrix24 sont de plus en plus souvent confrontés à un tel problème. Mais ils trouvent encore de nouvelles idées qui deviennent de plus en plus globales. Dernière version service veut unir toutes les entreprises utilisant Bitrix24 (et bientôt, bien sûr, ce sera 100% des entreprises dans le monde) en un seul méta-réseau. Dans ce réseau, vous pouvez passer des appels et des appels vidéo à vos partenaires et clients via la communication interne - via Bitrix24. Vous pourrez également leur envoyer des messages par courrier interne. E-mail - n'est plus nécessaire ! Et puis ... vous pouvez prédire que bientôt les clients eux-mêmes seront ajoutés à votre système CRM, vous pourrez définir des tâches directement aux employés de la société fournisseur, et les documents interentreprises seront signés signature électronique et stocké en un seul exemplaire dans Bitrix24.

2013. VMware vend Zimbra et SlideRocket

Apparemment, Aaron Levy avait raison. Avec le développement des technologies SaaS dans le domaine des logiciels d'entreprise, il n'est plus rentable d'acheter toutes les applications auprès d'un seul fournisseur (et il n'est pas rentable pour les fournisseurs de collecter des piles complètes d'applications d'entreprise). VMWare a essayé de s'acheter une pile de logiciels d'entreprise au cours des deux dernières années, et maintenant il les vend pour se concentrer sur ce qu'ils sont vraiment bons - les systèmes de virtualisation. En mars, VMWare a vendu le service présentations en ligne SlideRocket de la société américaine ClearSlide, spécialisée dans les produits informatiques destinés aux commerciaux, et vend aujourd'hui le système travailler ensemble développeur de solutions pour la construction de communautés d'affaires Telligent. Pour rappel, WMWare Zimbra de Yahoo! en 2010. La vidéo montre la dernière histoire inspirante de VMWare sur ce qu'est Zimbra.

2011. Google+ s'intègre à GMail

En règle générale, les entreprises qui développent et vendent des portails intranet les positionnent en tant que courrier électronique. Comme, maintenant, au lieu d'un transfert sans fin, vos utilisateurs pourront travailler avec des données en un seul endroit. Mais dans le cas de Google, cela n'arrivera bien sûr pas. Google s'intéresse aux entreprises utilisant à la fois GMail comme solution d'intranet social et continuant à utiliser GMail. Par conséquent, les deux solutions sont désormais étroitement intégrées. GMail a désormais la possibilité de créer de nouveaux filtres - pour les cercles Google+. Ainsi, si vous créez un cercle pour une équipe sur Google+, vous pouvez afficher séparément tous les e-mails liés à cette équipe dans le courrier. Et dans la colonne de droite à côté de la lettre, vous pouvez voir le dernier message de ce contact sur Google+. De plus, les contacts GMail sont désormais mis à jour si votre employé les met à jour sur son profil Google+. Ainsi, votre carnet d'adresses sera toujours à jour.

2011. Softline a construit Microsoft Office Applications Web dans Deskwork

Softline a annoncé une nouvelle solution Full Office, qui est un portail d'entreprise DeskWork avec des éditeurs de documents intégrés Microsoft Office Web Apps et Outlook Web App. Les utilisateurs pourront travailler avec Applications Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook directement sur le portail, qu'ils soient installés ou non sur leurs ordinateurs Paquet Microsoft Bureau ou pas. Vous pouvez accéder à votre messagerie d'entreprise en utilisant la navigation rapide vers Outlook Web App. "Full Office" est installé sur le serveur de l'entreprise, ce qui ravira ceux qui ont encore peur d'utiliser des éditeurs en ligne sur Internet. Pour utiliser la solution, en plus de la licence DeskWork, vous devez passer une commande pour les produits d'entreprise MS Office 2010 et MS Exchange 2010, s'ils n'ont pas été achetés auparavant.

2010. 1C-Bitrix : portail d'entreprise 9.0 ajouté la communication vidéo, intégration avec l'e-mail

La nouvelle version de la solution intranet 1C-Bitrix : Corporate Portal 9.0 ravira les utilisateurs avec une abondance de nouvelles fonctionnalités. Ce sont d'abord de nouvelles opportunités de communication sur l'intranet. Désormais, vous pouvez très facilement appeler un salarié pour une session vidéo directement depuis son profil sur le portail. De plus, vous pouvez planifier et organiser une réunion vidéo pour 6 participants. Pour la communication vidéo, le service Videoport est maintenant utilisé. Bientôt, ils promettent de connecter VideoMost.com en option. 1C-Bitrix n'a pas encore annoncé les prix de la communication vidéo, mais chez Videoport, il en coûte à partir de 290 roubles / mois pour une salle de vidéoconférence pour 6 personnes + un nombre illimité d'appels vidéo en tête-à-tête.

2009. Kerio Technologies présente le client VPN pour la plate-forme Mac

Kerio Technologies, développeur de systèmes sécurité de l'information et logiciel de messagerie, a annoncé le client VPN Kerio WinRoute Firewall fonctionnant sur la plate-forme Mac. Pare-feu Kerio WinRoute Firewall est une solution complète de contrôle d'accès Internet et de sécurité des informations avec un serveur VPN SSL intégré qui fournit un accès distant sécurisé à réseau d'entreprise... Avec le nouveau client Kerio VPN, les utilisateurs de Mac pourront travailler avec des fichiers et des serveurs protégés de la même manière que les utilisateurs de PC. Le pare-feu dispose de capacités d'analyse antivirus et de filtrage de contenu pour tout le trafic VPN. Le produit comprend des outils pour l'équilibrage de charge réseau, la gestion des politiques d'accès et des outils d'analyse et de création de rapports.

L'avenir du serveur de messagerie et d'agenda de Hula Open source C'est devenu discutable, car Novell a cessé de financer le projet et a retiré ses spécialistes qui y participaient (à une époque où il ne restait que quelques mois avant la sortie de la première version du serveur). L'équipe de Hula, après avoir examiné les perspectives du projet, est arrivée à la conclusion qu'il ne justifiait pas l'investissement dans celui-ci. L'annonce de Hula au début de l'année dernière a été douteuse par certains observateurs, demandant si le marché avait besoin d'un autre serveur de courrier... Du point de vue des développeurs Hula, la partie la plus avancée est l'interface Web pour accéder au serveur. Cependant, comme le soulignent les auteurs, étant donné que la plupart des entreprises utilisent déjà une sorte de serveur de messagerie, il est peu probable que quiconque veuille implémenter Hula uniquement pour organiser le courrier via une interface Web. Néanmoins, les programmeurs impliqués dans la création de Hula expriment toujours l'espoir que le projet continuera à se développer en tant que plate-forme de messagerie open source intégrée.

2003. Un messager intégré est apparu dans Lotus Notes 6.5

La nouvelle version de Lotus Notes 6.5 a ajouté l'intégration avec messager d'entreprise IBM Lotus Sametime. Désormais, les utilisateurs du client Lotus Notes pourront voir le statut en ligne actuel de leurs collègues partout, ainsi que lancer une conversation avec eux en un clic, en étant, par exemple, dans le carnet d'adresses. De plus, avec le concepteur d'applications Lotus Domino Designer 6.5, les développeurs peuvent intégrer une indication d'état en ligne et discuter dans n'importe quelle application sur la plate-forme Lotus Domino.

2002. MUST HAVE : messagerie Web d'entreprise

Le navigateur est devenu, en effet, le principal outil de travail pour accéder à une grande variété d'applications CIS, y compris la messagerie électronique. L'utilisation de l'interface Web simplifie grandement la maintenance du système de messagerie d'entreprise. De plus, l'interface Web est requise pour les employés qui ont besoin d'accéder à la messagerie d'entreprise à partir des PC d'autres personnes, par exemple lors d'un voyage d'affaires. Osterman Research a interrogé des organisations américaines sur les tendances de l'utilisation des systèmes de courrier électronique basés sur le Web. Voici les résultats de cet examen : 1. La plupart des organisations offrent désormais à leurs employés un accès à la messagerie Web. Parmi les petites entreprises (jusqu'à 999 utilisateurs) telles 82%, parmi les grandes - 71%. 2. De toutes les organisations qui fournissent cet accès, 69 % le fournissent à tous les employés et 31 % à quelques-uns seulement. De plus, les premières sont plus souvent de petites entreprises. La plupart des organisations fournissent un accès à la messagerie Web via des serveurs situés sur le réseau d'entreprise derrière un pare-feu ; certains utilisent les systèmes de messagerie publics des FAI ou les systèmes de messagerie des fournisseurs externalisés. Malgré la disponibilité d'une interface Web, c'est-à-dire d'un navigateur Internet, 87 % des employés utilisent des clients de messagerie « normaux », 18 % - une interface Web, 5 % - appareils sans fil et 4 % - un portail d'entreprise avec fonctionnalité de courrier électronique (plus de 100 % au total, puisque plusieurs employés utilisent plusieurs méthodes d'accès au courrier électronique à la fois). La plus grande préoccupation des entreprises de messagerie Web est la sécurité, citée par 29% des organisations. Il y avait également un manque de fonctionnalités disponibles dans les clients de messagerie « classiques » (22 %), des difficultés avec les utilisateurs (10 %) et des performances médiocres (7 %). Les entreprises qui ont abandonné l'utilisation de la messagerie Web ont cité les problèmes de sécurité comme la principale raison de leur décision. Une autre raison est le manque de besoin de messagerie Web.

1996. L'email est l'outil principal sur l'intranet

Le cabinet d'études Arthur Andersen a publié cette semaine une étude qui a révélé que l'e-mail est l'outil de collaboration le plus efficace dans les entreprises. Selon le rapport, 90 % des employés de bureau interrogés utilisent le courrier électronique en moyenne 23 fois par semaine. Les outils de planification arrivent en deuxième position, suivis des forums d'entreprise et des systèmes de gestion des tâches. Ce fait est confirmé par les « trois grands » fournisseurs de systèmes intranet pour la collaboration : Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) et Novell (GroupWise). Tous ces produits ont des calendriers, des tâches et une base de données pour partage... Néanmoins, tous ces systèmes sont associés par les utilisateurs au courrier d'entreprise. La principale raison de ce phénomène est que les dirigeants trois grands appelez la simplicité du courrier électronique.

1996. Lotus Domino II vous permettra d'utiliser un navigateur et un client EMail au lieu de Lotus Notes

IBM a présenté aujourd'hui une nouvelle version du serveur Lotus Domino à PC Expo. La première version de Domino a été lancée il y a un mois. Il contient un serveur Web intégré et vous permet d'accéder à toutes les informations Lotus Notes via un navigateur HTML. La deuxième version de Domino permettra aux utilisateurs d'abandonner complètement l'utilisation du protocole propriétaire et du client propriétaire Lotus Notes, et d'utiliser un navigateur et n'importe quel client de messagerie pour le travail. Ceci est réalisé en prenant en charge les protocoles de transfert de données ouverts : TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Ainsi, IBM va s'éloigner de l'utilisation de la technologie de réplication, qui a longtemps été l'avantage le plus important de Lotus Notes. Domino II est la réponse d'IBM au projet Netscape Intranet, qui vise à fournir une solution intranet dans les 18 prochains mois.

E-mail

Comme c'est simple client de messagerie Outlook présente plusieurs avantages par rapport au "populaire" Outlook Express. Tout d'abord, comme toute application Microsoft Office, Outlook peut être amélioré avec la traduction de texte (Promt), le correcteur orthographique (ORFO) et des programmes spéciaux pour le tri du courrier. Outlook Express, en revanche, est une chose en soi, le programme est aussi fermé que possible et rien d'utile ne peut y être attaché. En outre ... Les bases de données de messagerie Outlook peuvent être stockées non seulement sur votre ordinateur personnel, mais également sur un ordinateur de poche - tandis que les deux bases de données sont automatiquement synchronisées à l'aide du programme ActiveSync (il est inclus dans le kit de livraison de tout PDA). Cela signifie que, après avoir reçu du courrier à la maison, vous pouvez lire des lettres et rédiger des réponses au PDA sur le chemin de l'université et du travail. Et si vous savez utiliser l'accès Internet sans fil, envoyez des lettres à partir de vos miettes de poche. Il existe cependant un certain nombre d'inconvénients - par exemple, Outlook Express est capable de fonctionner avec des "serveurs de nouvelles" et de lire des lettres de conférences spécialisées. Outlook est privé de ces capacités - cependant, ce n'est pas effrayant, puisque la place des "conférences" est désormais prise par l'ordinaire listes de diffusion... Et Outlook fonctionne avec eux sans aucun problème.

La fenêtre du mode de messagerie Outlook ressemble à ceci ...

Au sommet Barres des tâches sont apparus vos dossiers de courrier - Boîte de réception, Envoyés, Supprimés... Un peu à droite vous voyez la fenêtre d'en-tête - en cliquant sur le dossier sélectionné, vous pouvez visualiser toutes les lettres qui s'y trouvent. Le texte des lettres est affiché dans la dernière fenêtre verticale. Cependant, vous pouvez facilement le déplacer sous la barre de titre, comme dans Outlook Express - c'est plus courant. Cela se fait à l'aide du menu Vue / Zone de lecture / Bas ... Tout en haut, sous le clavier, il y a un panneau Recherche rapide - avec son aide, vous pouvez facilement trouver les messages que vous voulez par mots-clés.

Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, il vous demandera immédiatement de créer un compte de messagerie. Si vous utilisez déjà pour travailler avec par courrier Outlook Express et il y a déjà un configuré Compte Outlook peut simplement transférer tout ce dont vous avez besoin vers son zagashnik - bases de données de messagerie, carnet d'adresses et paramètres. Sinon, vous pouvez configurer Outlook vous-même, en utilisant le même Maîtrise ... Si vous avez abandonné le réglage pour la première fois, vous pouvez le démarrer plus tard, en mode manuel - pour cela, allez dans le menu Service / Comptes ... Tout d'abord, Outlook vous demandera quel type d'accès à la messagerie préférez-vous ? Étant donné que, très probablement, vous ne travaillerez pas avec le courrier d'entreprise dans réseau localà la maison, via Internet, sélectionnez l'accès POP. Et puis remplissez le court "questionnaire" sur la page suivante :

Vous devriez déjà avoir tout ce dont vous avez besoin - adresse e-mail, nom d'utilisateur et mot de passe, nom du serveur de messagerie. Si vous n'avez pas encore pris la peine de commencer boites aux lettres, accédez à n'importe quel serveur de messagerie gratuit (Yandex.Ru, Mail.Ru) et enregistrez-vous dessus. Certes, vous devrez bricoler pour choisir un nom (tous les noms courts et accrocheurs ont été triés depuis longtemps) - mais choisissez une option comme [email protégé] vous pouvez. Au fait, je vous donne un indice : les noms des serveurs "entrants" et "sortants" pour les deux expéditeurs sont les mêmes, seul le nom du serveur de messagerie "entrant" commence par POP, et le nom du " le serveur sortant" commence par SMTP

Par exemple, pour Courrier.Ru :

pop.mail.ru

smtp.mail.ru

Lorsque vous avez terminé le réglage, appuyez sur le bouton. Vérification de compte . Si tout est en ordre, une lettre test tombera dans votre boîte aux lettres. Et vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails en toute sécurité !

Travailler avec Outlook est presque identique à Outlook Express, à une exception près : le tri des messages. Comme vous vous en souvenez, dans Outlook Express, nous pouvions répartir automatiquement les e-mails dans des dossiers à l'aide de filtres. Cela se fait différemment dans Outlook. Non, bien sûr, personne ne vous empêche de continuer à déplacer des lettres d'un dossier à l'autre. Il y en a pas mal dans Outlook, et vous pouvez toujours en ajouter de nouveaux. Pour cela, il suffit de cliquer clic-droit passez la souris sur le dossier dans lequel vous souhaitez placer le "débutant", puis sélectionnez le menu Créer un dossier .

Mais il est beaucoup plus pratique d'attribuer différents "drapeaux" à la lettre, en les renvoyant à une catégorie ou à une autre. Et puis, il est facile de trier ceux dont vous avez besoin à l'aide du moteur de recherche. Les "drapeaux" sont des sortes de timbres sur une enveloppe postale. Et ils sont mis comme ceci: faites un clic droit sur n'importe quelle lettre et sélectionnez l'élément Catégories ... Un menu typique s'ouvrira devant vous, dans lequel vous pourrez cocher une ou plusieurs catégories sélectionnées. S'il vous manque les standards, vous pouvez facilement en créer un nouveau. Si vous n'êtes pas paresseux pour attribuer une catégorie à chaque lettre, vous pourrez à l'avenir afficher une archive de, par exemple, des lettres personnelles ou professionnelles en un seul clic - cela se fait à l'aide du menu Afficher / Trier par / Catégories ... Vous pouvez également spécifier la catégorie de lettres lors de la recherche de messages - cela facilitera grandement votre travail ! Vous pouvez créer des messages non seulement dans l'éditeur intégré du programme, comme cela se fait dans Outlook Express : désormais, n'importe quel package Microsoft Office peut devenir votre "bureau". En créant un tableau dans Excel, ou Document texte dans Word, vous pouvez, sans quitter le programme, l'envoyer au destinataire souhaité en utilisant le menu Fichier / Envoyer .

E-mail vous permet d'envoyer non seulement des messages texte, mais aussi tous documents, binaires, fragments sonores et vidéo. Cela permet d'échanger rapidement des lettres et divers documents commerciaux. Si vous utilisez l'e-mail inclus dans Les fenêtres, il suffit ensuite de rédiger une lettre et, si nécessaire, d'ajouter à cette lettre le document en question et d'apposer votre signature.

Après avoir reçu la lettre, le correspondant pourra prendre connaissance de l'avis d'un collègue, apporter ses propres corrections, commentaires ou suggestions et, si nécessaire, transmettre la lettre à d'autres spécialistes pour consultation. À ce stade, l'expéditeur de la lettre peut être engagé dans d'autres travaux et la productivité du travail augmente donc considérablement. Après un certain temps, l'expéditeur reçoit une réponse, qui peut inclure des visas, des avis et des opinions de tous ceux qui ont participé à la discussion ᴇᴦο. Si vous installez en plus sur votre ordinateur Concepteur de formulaires Microsoft, alors les possibilités du courrier deviennent pratiquement illimitées vous pouvez organiser l'acheminement d'un document avec approbation, envoyer des rappels, des avertissements, des messages standards, etc.

Lors de la saisie de l'e-mail, l'utilisateur remarquera immédiatement une série de messages marqués comme « Appel téléphonique ». Après avoir ouvert un tel message, il verra sur l'écran d'affichage un formulaire standard contenant un certain nombre de champs et d'indicateurs standard tels que « Qui a appelé », « A demandé de rappeler », « Je rappellerai plus tard », etc., et le le numéro de téléphone de l'appelant est également enregistré dans des champs séparés. Un tel formulaire est simple à remplir et à lire, et si un modem ou une secrétaire électronique est connecté à l'ordinateur de l'utilisateur, alors pour rappeler, il suffit d'appuyer sur un seul bouton du formulaire.

Microsoft Schedule + Scheduler aidera à organiser une réunion d'affaires avec plusieurs employés. Si vous utilisez un téléphone ou simplement un courrier pour cela, cela peut prendre plus d'une heure pour convenir d'un moment qui convient à tout le monde. Application de la planification de groupe intégrée Programme, inclus dans Les fenêtres, vous permet de le faire en quelques minutes. Dans ce cas, il vous suffit de visualiser les emplois du temps des collègues, de les superposer les uns sur les autres et de choisir un horaire qui convient à chacun, puis de marquer ᴇᴦο dans tous les emplois du temps et de notifier le début de la réunion par e-mail.

Intégré les fenêtres veux dire accès à distance Service d'accès à distance vous permet de connecter un ordinateur distant au réseau via un modem, une ligne commutée ou des lignes louées. De plus, la procédure de connexion est totalement transparente pour l'utilisateur, il suffit de saisir son nom et son mot de passe. Après avoir connecté l'utilisateur ordinateur distant on a l'impression qu'il est directement connecté au réseau du bureau. Ainsi, l'outil d'accès à distance Service d'accès à distance permet aux salariés, qui partent souvent en déplacement professionnel, de ne pas « sortir de leur vie » et d'être en permanence au courant, d'avoir accès à information nécessaire et aussi communiquer quelque chose d'important. Une telle connexion ne se fait pas par l'intermédiaire câble réseau, mais via un canal d'accès distant, par exemple via une ligne téléphonique. Dans ce cas, toutes les ressources du réseau sont disponibles pour l'utilisateur distant. Il est capable, même à des milliers de kilomètres du bureau, d'imprimer n'importe quel document sur une imprimante de bureau. Le fonctionnement à distance des systèmes client-serveur est particulièrement impressionnant, lorsque l'utilisateur côté client peut recevoir des informations du serveur de base de données. Programme de service de modem de télécopie Microsoft At Work Télécopieur PC permet de se passer de secrétaire lors de l'envoi de fax. Le processus de composition et d'envoi d'un message est similaire au processus de composition et d'envoi d'un e-mail. La différence est que le nom du modem fax installé dans le système est sélectionné dans le carnet d'adresses comme nom de destination.

Dans les sections précédentes, nous avons examiné diverses technologies pour travailler avec la messagerie privée, mais voyons maintenant comment tout cela devrait être organisé à l'échelle du bureau.

Les principaux postulats sont les suivants...

1. Il est hautement souhaitable que l'entreprise ait son propre serveur de messagerie situé dans ses murs

Ce que c'est? Quelque chose comme un bureau de poste complètement contrôlé.

Dans la plupart des entreprises, la direction (plus précisément les administrateurs) préfère ne pas se leurrer en créant et en maintenant un serveur de messagerie, ainsi les employés utilisent, au mieux, des boîtes aux lettres obtenues sur certains serveurs de messagerie payants, et au pire (plus correctement, dans le cas) boîtes aux lettres sur le serveurs gratuits comme Mail.ru, Hotmail.com et ainsi de suite.

Je suis souvent tombé sur des adresses comme @ mail.ru, même de la part de vrais grands patrons et de leurs employés de bureau. Il a l'air si sauvage qu'il est même difficile à transmettre. Eh bien, à peu près comme si un patron coriace conduisait un "Zaporozhets" en panne dans un snipe. (Ce qui, contrairement à un service public, peut être attribué à l'excentricité.)

Nous avons déjà dit que les boîtes aux lettres sur les serveurs de messagerie gratuits n'ont rien à voir avec la fiabilité ou la sécurité. Les obtenir pour le courrier d'entreprise est le summum de l'insouciance, de la lecture - de l'idiotie.

Une option un peu moins téméraire - boîtes aux lettres sur service payant... Ici, au moins les utilisateurs sont responsables de la sécurité des lettres, mais quand le courrier de l'entreprise est traité sur les serveurs d'inconnus... En général, ce n'est pas bon. Certainement pas bon.

La troisième option consiste à créer votre propre serveur de messagerie sur l'ordinateur de l'hébergeur. Dans ce cas, le courrier n'est pas stocké dans les murs du bureau, ce qui est mauvais, car en même temps vous ne pouvez pas contrôler ce qui arrive exactement au serveur du fournisseur, mais sa gestion est entièrement entre les mains de votre administrateur, qui est déjà bon (par rapport aux options ci-dessus).

Eh bien, l'option la plus correcte, mise dans le postulat, est votre propre serveur de messagerie situé dans les locaux de votre entreprise. Dans le même temps, tout le courrier de l'entreprise est traité (filtré, vérifié, mis dans des boîtes) sur votre serveur et vous (votre administrateur) contrôlez entièrement l'ensemble du processus. Je dirais même que ce n'est pas la plus correcte, mais la seule option correcte, si nous parlons au moins d'une sorte de sécurité du courrier d'entreprise.

2. Chaque employé de l'entreprise doit recevoir sa propre adresse professionnelle pour la correspondance commerciale, qui doit être utilisée uniquement aux fins prévues

Puisque vous avez votre propre serveur de messagerie, vous avez votre propre domaine comme votre_entreprise.ru (ou quelque chose comme ça). Pour tous les salariés qui doivent entrer en correspondance commerciale, créez les boîtes aux lettres appropriées dans ce domaine, et il est souhaitable que le nom de la boîte aux lettres corresponde au poste ou à la profession du salarié, par exemple : [email protégé] _company.ru (c'est votre adresse), [email protégé] _company.ru (chef du département de sécurité), [email protégé] _company.ru (service de presse) et ainsi de suite.

Dans le même temps, tous les employés doivent être avertis que le courrier d'entreprise ne doit être utilisé qu'à des fins d'entreprise ! Pas d'inscriptions sur les forums et les chats, pas de flirt avec des connaissances aléatoires, pas de correspondance personnelle, et surtout - en aucun cas cette adresse ne doit être "brillée" sur des pages web.

3. Tous les messages transitant par le serveur de messagerie doivent être vérifiés pour le spam et les virus.

Ceci, en particulier, est l'une des tâches de création et de maintenance de votre propre serveur de messagerie - une analyse centralisée des virus et des spams.

4. Tout le courrier passant par le serveur de messagerie doit être dupliqué et stocké (archivé) dans un endroit isolé

Espionnage? Exactement! Uniquement parce que vous dupliquez votre propre courrier d'entreprise - ce n'est pas de l'espionnage, mais un outil de sécurité d'entreprise raisonnable. Vous devriez avoir tout le flux de courrier passant par le serveur de messagerie à portée de main. De plus, il est souhaitable que personne ne le sache sauf vous, l'administrateur (qui fournira cela d'un point de vue technique) et, éventuellement, le chef du service de sécurité.

Je connais des cas où ce n'est que grâce à une telle prévoyance que la direction de l'entreprise a réussi à identifier un rat vendant les secrets de l'entreprise à des concurrents. Bien sûr, un rat peut être intelligent et ne pas utiliser le courrier d'entreprise, mais la pratique montre que la plupart des traîtres ne pensent pas au fait que leur courrier entrant et sortant peut être stocké quelque part. Ils pensent qu'il suffit de l'effacer de leur boîte aux lettres pour ne trouver aucune trace. Laissez-les dans cette heureuse ignorance...

5. Réservation de chaînes Internet

Étant donné que le serveur de messagerie est situé dans votre bureau, il est nécessaire qu'il soit accessible depuis Internet à tout moment - sinon, le courrier pourrait ne pas être livré à temps ou même perdu. Par conséquent, la question d'un canal Internet fonctionnant en permanence est assez importante. Bien sûr, vous disposez d'un canal principal par lequel toute l'entreprise accède à Internet. Cependant, cela ne suffit pas ! Il est impératif de prévoir une sorte de canal de secours en cas de "chute" du principal. De plus, le canal de secours peut être très simple et bon marché (dans un cas extrême, un accès commuté régulier est également approprié - c'est-à-dire une connexion téléphonique à Internet, bien que maintenant ISDN ou ADSL soit généralement utilisé comme secours - Internet haut débit accès par voie ordinaire lignes téléphoniques). C'est aussi une sauvegarde, et en plus, il n'est en fait destiné qu'à recevoir et envoyer du courrier, auquel cas la largeur du canal n'a pas vraiment d'importance.

Il est également judicieux de prendre soin d'acheter un appareil capable de connecter automatiquement un canal de secours en cas de problème avec le principal.

6. Tous les e-mails doivent être physiquement situés sur le serveur de l'entreprise

Vous n'avez pas besoin d'autoriser les utilisateurs à stocker et à traiter le courrier sur leur ordinateurs locaux- cela crée une faille de sécurité importante. Tout le courrier doit être sur le serveur. Ce n'est qu'ainsi qu'il peut être crypté et archivé (sauvegardé), ainsi que les tentatives d'accès non autorisées peuvent être suivies.

7. Il est souhaitable que l'accès au courrier d'entreprise au sein du réseau soit sécurisé.

Eh bien, c'est-à-dire que l'accès à boîtes aux lettresétait au moins clairement identifié par l'utilisateur. Et l'accès à des boîtiers particulièrement importants doit se faire avec un niveau de sécurité accru - par exemple, en identifiant l'utilisateur par une carte à puce, un jeton électronique ou un autre outil d'identification logiciel et matériel.

8. Tout accès au courrier de l'entreprise depuis l'extérieur doit être soit refusé, soit sécurisé

Il arrive souvent que les employés (et vous-même) doivent avoir accès au courrier de l'entreprise de l'extérieur - via l'interface Web ou, par exemple, via GPRS téléphone portable(ordinateur de poche). Si un tel accès est vraiment nécessaire, il doit être fourni avec toutes les précautions.

Il existe des méthodes spéciales (programmes) pour un accès sécurisé au courrier et à un ordinateur via l'interface Web. De plus, une solution très efficace a été développée pour un accès sécurisé via communication mobile avec GPRS. (Je veux dire la technologie Blackberry.)

E-mail

En tant que simple client de messagerie, Outlook présente un certain nombre d'avantages par rapport au populaire Outlook Express. Tout d'abord, comme toute application Microsoft Office, Outlook peut être amélioré avec la traduction de texte (Promt), le correcteur orthographique (ORFO) et des programmes spéciaux pour le tri du courrier. Outlook Express, en revanche, est une chose en soi, le programme est aussi fermé que possible et rien d'utile ne peut y être attaché. En outre ... Les bases de données de messagerie Outlook peuvent être stockées non seulement sur votre ordinateur personnel, mais également sur un ordinateur de poche - tandis que les deux bases de données sont automatiquement synchronisées à l'aide du programme ActiveSync (il est inclus dans le kit de livraison de tout PDA). Cela signifie que, après avoir reçu du courrier à la maison, vous pouvez lire des lettres et rédiger des réponses au PDA sur le chemin de l'université et du travail. Et si vous savez utiliser l'accès Internet sans fil, envoyez des lettres à partir de vos miettes de poche. Il existe cependant un certain nombre d'inconvénients - par exemple, Outlook Express est capable de fonctionner avec des "serveurs de nouvelles" et de lire des lettres de conférences spécialisées. Outlook est privé de ces capacités - cependant, cela ne fait pas peur, car la place des "conférences" est désormais prise par les listes de diffusion ordinaires. Et Outlook fonctionne avec eux sans aucun problème.

La fenêtre du mode de messagerie Outlook ressemble à ceci ...

Au sommet Barres des tâches sont apparus vos dossiers de courrier - Boîte de réception, Envoyés, Supprimés... Un peu à droite vous voyez la fenêtre d'en-tête - en cliquant sur le dossier sélectionné, vous pouvez visualiser toutes les lettres qui s'y trouvent. Le texte des lettres est affiché dans la dernière fenêtre verticale. Cependant, vous pouvez facilement le déplacer sous la barre de titre, comme dans Outlook Express - c'est plus courant. Cela se fait à l'aide du menu Vue / Zone de lecture / Bas ... Tout en haut, sous le clavier, il y a un panneau Recherche rapide - avec son aide, vous pouvez facilement trouver les messages dont vous avez besoin par mots-clés.

Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, il vous demandera immédiatement de créer un compte de messagerie. Si vous utilisez déjà Outlook Express pour travailler avec le courrier et qu'il existe déjà un compte configuré, Outlook peut simplement transférer tout ce dont vous avez besoin vers son zagashnik - bases de données de courrier, carnet d'adresses et paramètres. Sinon, vous pouvez configurer Outlook vous-même, en utilisant le même Maîtrise ... Si vous avez abandonné le réglage pour la première fois, vous pouvez le démarrer plus tard, en mode manuel - pour cela, allez dans le menu Service / Comptes ... Tout d'abord, Outlook vous demandera quel type d'accès à la messagerie préférez-vous ? Étant donné que, très probablement, vous ne travaillerez pas avec la messagerie d'entreprise sur le réseau local, mais à la maison, sur Internet, puis choisissez l'accès via le protocole POP. Et puis remplissez le court "questionnaire" sur la page suivante :

Vous devriez déjà avoir tout ce dont vous avez besoin - adresse e-mail, nom d'utilisateur et mot de passe, nom du serveur de messagerie. Si vous n'avez pas encore pris la peine de configurer une boîte aux lettres, accédez à n'importe quel serveur de messagerie gratuit (Yandex.Ru, Courrier.Ru) et inscrivez-vous dessus. Certes, vous devrez bricoler pour choisir un nom (tous les noms courts et accrocheurs ont été triés depuis longtemps) - mais choisissez une option comme [email protégé] vous pouvez. Au fait, je vous donne un indice : les noms des serveurs "entrants" et "sortants" pour les deux expéditeurs sont les mêmes, seul le nom du serveur de messagerie "entrant" commence par POP, et le nom du " le serveur sortant" commence par SMTP

Lorsque vous avez terminé le réglage, appuyez sur le bouton. Vérification de compte . Si tout est en ordre, une lettre test tombera dans votre boîte aux lettres. Et vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails en toute sécurité !

Travailler avec Outlook est presque identique à Outlook Express, à une exception près : le tri des messages. Comme vous vous en souvenez, dans Outlook Express, nous pouvions répartir automatiquement les e-mails dans des dossiers à l'aide de filtres. Cela se fait différemment dans Outlook. Non, bien sûr, personne ne vous empêche de continuer à déplacer des lettres d'un dossier à l'autre. Il y en a pas mal dans Outlook, et vous pouvez toujours en ajouter de nouveaux. Pour ce faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur le dossier dans lequel vous souhaitez installer le "débutant", puis de sélectionner le menu Créer un dossier .

Mais il est beaucoup plus pratique d'attribuer différents "drapeaux" à la lettre, en les renvoyant à une catégorie ou à une autre. Et puis, il est facile de trier ceux dont vous avez besoin à l'aide du moteur de recherche. Les "drapeaux" sont des sortes de timbres sur une enveloppe postale. Et ils sont mis comme ceci: faites un clic droit sur n'importe quelle lettre et sélectionnez l'élément Catégories ... Un menu typique s'ouvrira devant vous, dans lequel vous pourrez cocher une ou plusieurs catégories sélectionnées. S'il vous manque les standards, vous pouvez facilement en créer un nouveau. Si vous n'êtes pas paresseux pour attribuer une catégorie à chaque lettre, vous pourrez à l'avenir afficher une archive de, par exemple, des lettres personnelles ou professionnelles en un seul clic - cela se fait à l'aide du menu Afficher / Trier par / Catégories ... Vous pouvez également spécifier la catégorie de lettres lors de la recherche de messages - cela facilitera grandement votre travail ! Vous pouvez créer des messages non seulement dans l'éditeur intégré du programme, comme cela se fait dans Outlook Express : désormais, n'importe quel package Microsoft Office peut devenir votre "bureau". Après avoir créé un tableau dans Excel ou un document texte dans Word, vous pouvez, sans quitter le programme, l'envoyer au destinataire souhaité en utilisant le menu Fichier / Envoyer .

N'oubliez pas de créer une archive des messages électroniques de temps en temps à l'aide du menuFichier / Archiver ... Vous pouvez mettre l'archive de messages dans un endroit sûr - par exemple, la graver sur un CD-RW ou un DVD. Dans ce cas, même si l'ordinateur plante, vos messages resteront avec vous.