Étonnamment, de nombreuses personnes, lorsqu'elles ont besoin d'envoyer un email à plusieurs personnes à la fois, listent simplement les adresses dans le champ "À", c'est normal lorsque cet email est adressé à vos collègues ou amis, mais lors de l'envoi de lettres à un groupe de clients, vous montrez ainsi à chacun les adresses des autres destinataires, révélant essentiellement votre base d'adresses.
Tout ce que vos clients ont à faire est de transmettre cette lettre à votre concurrent et vos contacts seront immédiatement divulgués.
C'est étrange, mais beaucoup de gens, loin d'être stupides, sont surpris d'apprendre que si vous devez envoyer une lettre à plusieurs destinataires pour qu'ils ne se connaissent pas, alors il existe un champ « Cci » pour cela.
Par exemple, pour mail.ru, cela ressemblera à ceci :
Et encore une fois brièvement :indiqué les adresses en "à" - tout le monde peut voir à qui vous avez envoyé les lettres, indiquées en "copie carbone invisible" - tout le monde pense que la lettre est réservée à lui.
Et chaque destinataire recevra une lettre où dans le champ « à » il y aura juste son adresse . Pour les autres programmes, si vous ne trouvez pas où utiliser BCC, demandez à quelqu'un de vous le montrer. Autre petit point, vous devez préciser une adresse dans le champ « à » ; la plupart des programmes ou serveurs de messagerie ne vous permettront pas d'envoyer une lettre sans ce paramètre.
Ainsi, lorsqu'il s'agit d'envoyer des offres, des nouvelles à un groupe de vos clients - ici la pratique de l'utilisation de la copie cachée est claire, vous devez masquer votre base d'adresses. Un point intéressant sur l'envoi d'une lettre à vos collègues, ici il est recommandé d'agir en fonction de la situation, par exemple, envoyer une lettre avec une demande d'envoi de suggestions (par exemple, pour améliorer le service client) et si chaque collègue voit que l'autre les gens ont reçu la même lettre, alors très probablement ils ne répondront pas - s'appuieront sur d'autres, ce qui signifie que vous devez utiliser une copie cachée. Si cet ordre est exécuté, alors, par exemple, indiquer le patron de votre collègue fera tout simplement des merveilles et votre ordre sera exécuté.
Un problème distinct avec les fournisseurs. D'une part, indiquer tous les destinataires dans la copie doit montrer au fournisseur que vous avez le choix et qu'il doit vous proposer de bons prix. En revanche, le responsable qui a reçu votre lettre, voyant qu'elle ne lui est pas adressée uniquement, traitera très probablement votre demande « avec sang-froid ». Personnellement, à mon avis, je pense que dans le cas des fournisseurs, il faut utiliser une copie cachée, au moins pour protéger les secrets commerciaux, mais plus probablement pour une bonne relation avec le responsable du fournisseur.
Vous pouvez lire un cas récent d'erreur d'un spécialiste, lorsque tous les destinataires ont vu d'autres destinataires : des claquements à tout le monde dans ce chat, il y avait des gens vraiment respectables là-bas - des directeurs, mais beaucoup ont quand même reçu du spam en réponse.
Eh bien, comme toujours, les discussions dans les commentaires sont les bienvenues.
Parfois, il devient nécessaire de transférer automatiquement toutes les lettres qui arrivent à l’un de vos e-mails vers un autre e-mail. Pour que ce soit plus clair, voici un exemple. Vous avez du courrier sur Yandex et Google (Gmail). Vous utilisez GMail tout le temps, c'est votre messagerie principale, et Yandex de temps en temps. Ainsi, afin de ne pas vous connecter périodiquement à votre messagerie Yandex, vous pouvez vous assurer que les lettres à partir de là sont envoyées automatiquement à GMail et vous n'aurez alors pas du tout besoin de vous connecter à votre compte Yandex pour vérifier régulièrement les nouvelles lettres.
Dans cet article je vais vous montrer comment mettre en place le transfert des courriers d'un courrier à un autre en prenant l'exemple de différents services de messagerie.
Tout cela fonctionne de la même manière dans tous les services de messagerie, la seule différence réside dans leurs interfaces, c'est-à-dire les paramètres correspondants sont situés différemment.
Plus tôt, dans une série d'articles, j'ai examiné une autre façon de recevoir des lettres à l'adresse électronique souhaitée à partir d'autres comptes de messagerie. Cela réside dans le fait que vous ne configurez pas le transfert automatique des courriers, dont je vais parler aujourd'hui, mais connectez la boîte aux lettres souhaitée dans les paramètres (la fonction s'appelle « Mail Collection »), par exemple via le protocole POP3. , et à partir de là commence la collection constante de nouvelles lettres. La méthode est similaire, mais dans certains cas elle est plus difficile à mettre en place qu’un virement classique.
Si vous êtes intéressé par la méthode de collecte du courrier, celle-ci est décrite dans les articles correspondants : collecte dans GMail, dans Yandex, dans Mail.ru
Ci-dessous, je montrerai en détail comment configurer le transfert des lettres depuis le courrier Yandex. Et puis j'aborderai brièvement 2 autres services de messagerie (GMail et Mail.ru), sur lesquels tout se fait de la même manière, la seule différence étant l'interface.
Configuration du transfert de courrier de Yandex vers n'importe quel autre e-mail
Accédez à vos paramètres de messagerie et sélectionnez « Règles de traitement des e-mails ».
Cliquez sur « Créer une règle ».
Notre tâche sera maintenant de créer une règle par laquelle le service de messagerie déterminera que toutes les lettres doivent être envoyées à une autre adresse que vous spécifiez.
Si vous souhaitez que les lettres marquées comme « Spam » soient envoyées, vous devrez alors créer 2 règles distinctes sur Yandex.
Création de la 1ère règle impérative. Transférer tous les e-mails sauf le spam
Dans les paramètres de la règle, supprimez la condition « Si » qui sera ajoutée initialement en cliquant sur la croix à côté. Parce que nous n’avons pas besoin de définir des conditions pour sélectionner des lettres spécifiques. Après tout, nous transférerons tout ce qui arrive par courrier vers la « Boîte de réception ».
En haut, où vous pouvez configurer pour quels e-mails appliquer la règle créée, vous devez sélectionner « à tous les e-mails sauf le spam » et « avec et sans pièces jointes ».
Ci-dessous, cochez la case « Transférer à l'adresse » et indiquez votre e-mail auquel vous souhaitez transférer toutes les lettres de l'e-mail actuellement ouvert. Activez également l’option « Enregistrer une copie lors du transfert ».
Cliquez sur le bouton « Créer une règle ».
Yandex vous demandera de saisir un mot de passe. Entrez votre mot de passe pour votre email actuel et cliquez sur « Confirmer ».
La règle sera créée, mais vous verrez le message « En attente de confirmation de l'adresse » à côté d'elle.
Vous devez maintenant vous rendre à l'adresse e-mail que vous avez spécifiée pour l'envoi des lettres et confirmer l'envoi. Cela se fait dans les services de messagerie afin que vous ne puissiez pas transmettre de lettres à des adresses aléatoires auxquelles vous n'avez pas accès.
Dans ce courrier, recherchez une lettre de « Yandex.Mail », ouvrez-la et suivez le lien à partir de là.
Cliquez sur « Confirmer le transfert ».
Prêt! Désormais, toutes les lettres qui se retrouvent dans votre deuxième courrier (Yandex) dans le dossier « Boîte de réception » seront automatiquement transférées vers votre courrier principal, que vous avez spécifié dans la règle.
Note! Selon la règle créée ci-dessus, les lettres du dossier Spam ne seront pas transférées ! Parce que la règle indique « pour tous les e-mails à l'exception du spam », et que vous ne pourrez pas immédiatement inclure « Spam » dans la règle, car le transfert des e-mails de spam ne fonctionne pas et vous obtiendrez l'erreur « Pour les e-mails du dossier Spam. , le transfert d'e-mails à l'aide d'un filtre n'est pas possible.
Mais vous pouvez vous assurer que du spam est également envoyé. Pour ce faire, vous devez créer une autre règle qui transférera automatiquement tous les spams vers le dossier « Boîte de réception ». Par conséquent, si vous devez également envoyer du spam, consultez ci-dessous pour obtenir des informations sur la création de la deuxième règle.
Parfois, les lettres nécessaires finissent dans le spam, donc si vous n'envisagez pas du tout d'entrer et de vérifier votre deuxième courrier, en comptant uniquement sur le transfert automatique des lettres à partir de là, je vous recommande également de configurer le transfert des lettres de spam. !
Création de la 2ème règle. Si vous devez transférer du « spam »
Créons une autre règle.
Ici, nous devons indiquer que toutes les lettres marquées par le service comme « Spam » doivent être transférées dans la boîte de réception.
Pour ce faire, en haut, où « Appliquer », sélectionnez « uniquement pour le spam » et « avec pièces jointes et sans pièces jointes ».
Supprimez la condition « Si », nous n’en avons toujours pas besoin ici.
Cochez « Mettre dans le dossier » et sélectionnez « Boîte de réception ».
Cliquez sur « Créer une règle ».
La règle est prête !
Après toutes les manipulations effectuées, toutes les lettres qui vous parviendront au deuxième courrier (où vous configurez le renvoi) seront traitées selon les règles créées. Autrement dit, si vous recevez dans votre courrier une lettre que le service a identifiée comme spam, alors cette lettre sera automatiquement placée dans votre boîte de réception, selon la règle n°2 créée (si vous décidez de la configurer). Et tout ce qui se trouve dans le dossier « Boîte de réception » sera à son tour envoyé à l'e-mail que vous avez spécifié, selon la règle n°1.
Configuration du transfert en utilisant Mail.ru comme exemple
Accédez à vos paramètres de messagerie et sélectionnez la section « Règles de filtrage ».
Sélectionnez « Ajouter un transfert ».
Précisez à quelle adresse les lettres doivent être transférées et cliquez sur « Enregistrer ».
Confirmez votre action en saisissant le mot de passe de votre e-mail Mail.ru.
Accédez à l'adresse e-mail à laquelle vous transférerez les lettres, recherchez-y la lettre de Mail.ru et cliquez sur le lien de la lettre (cela est nécessaire pour confirmer le transfert).
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur « Confirmer » et un message apparaîtra indiquant que le transfert est confirmé.
Sur Mail.ru, retournez à la section « Règles de filtrage » et activez le transfert :
Si vous devez transférer des e-mails marqués comme « Spam », vous devez alors créer la même règle que dans l'exemple avec le courrier Yandex. Dans la section « Règles de filtrage », ajoutez une nouvelle règle dans laquelle vous spécifiez les paramètres suivants.
La plupart des clients de messagerie, y compris Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vous permet de mettre plusieurs destinataires dans Une copie(en anglais l'abréviation est acceptée SS), ou Cci (BCC). DANS Copies les destinataires peuvent voir les adresses des autres personnes. Dans le second cas, l'identité des destinataires supplémentaires est masquée.
Ajouter l'adresse d'un destinataire
Pour préciser le(s) destinataire(s) de l'e-mail, saisissez leur adresse e-mail dans le champ À qui (Que):Certains clients de messagerie vous permettent de saisir simplement votre nom d'utilisateur dans un champ, qui est ensuite automatiquement rempli par le programme.
Si vous utilisez ce champ pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes, chacune d'elles pourra voir la liste complète des autres destinataires.
Comment créer une copie d'un e-mail
Champ CC ou Copie utilisé pour échanger des messages électroniques de manière plus indirecte que le terrain À qui. Si vous ne vous adressez pas directement à la personne dans votre e-mail, mais que vous souhaitez qu'elle suive la conversation dans le fil de discussion ou soit simplement au courant du sujet, le champ Copie serait une excellente option. Le destinataire, qui est dans Copies lettres, reçoit dans sa boîte aux lettres une lettre non lue, tout comme celle qui a été placée dans la boîte À qui; la seule différence est à qui vous adressez la lettre en premier dans le corps de votre e-mail. Dans le monde professionnel, le mailing à Copies est très largement utilisé et sert à tenir les collègues informés de divers événements et sujets.Vous pouvez lister les destinataires des e-mails en entrant simplement une liste d'adresses dans le champ Copie, qui est généralement situé immédiatement en dessous du champ À qui. Tous les membres de cette chaîne de destinataires pourront voir les noms et adresses e-mail de tous les autres destinataires :
Comment BCC un e-mail
Chaque client de messagerie (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, etc.) permet à l'expéditeur d'un e-mail d'atteindre un grand nombre de personnes sans exposer leurs informations aux autres utilisateurs de la chaîne de messagerie. Cette fonction est appelée Cci ou Copie cachée. Vous pouvez masquer les destinataires en saisissant leurs adresses dans le champ Copie cachée au lieu d'utiliser des champs À qui Et Copie:Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour les e-mails individuels et de groupe. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez garder vos contacts privés, les protéger du spam et des e-mails indésirables, ou simplement si vous ne voulez pas que vos destinataires sachent qui a reçu le même message.
Champ Copie cachée pas toujours disponible par défaut pour tous les clients de messagerie. Par exemple, dans Perspectives Vous devrez vous rendre à Possibilités pour accéder aux paramètres ; V Oiseau-tonnerre vous devrez sélectionner cette fonction dans le menu déroulant ; V Gmail il faut appuyer sur un bouton Copie Et Copie cachée; V Windows Live Mail Vous devrez appuyer simultanément sur les touches Alt + B.
Image : © Hébergement Web - Unsplash.com
Nous envoyons des dizaines d'e-mails chaque jour. Il s’agit parfois de messages très courts, par exemple : « On va déjeuner ? Parfois - avec l'aide duquel vous présentez votre entreprise ou votre site Web. Quand il y a beaucoup de lettres et peu de temps, nous commençons à nous précipiter et à faire des erreurs. Généralement trivial, comme une faute de frappe, mais il arrive parfois des choses qui peuvent sérieusement nuire à votre réputation et gâcher votre relation avec un client ou un employé.
Cela peut être évité, il suffit d'être collecté et de connaître certains pièges. Voici les erreurs les plus courantes commises lors de l’envoi d’e-mails. Lisez attentivement et n'oubliez pas que vous devez d'abord faire une courte pause, vérifier si tout est en ordre, puis cliquer ensuite sur le bouton « Envoyer ».
Vous tapez la mauvaise adresse
L'erreur la plus courante et la plus désagréable. Imaginez que vous souhaitiez envoyer des photos plutôt personnelles à un ami, mais que vous tapez automatiquement l'adresse de votre patron ou client. Et ce n’est qu’une fois la lettre partie que l’on réalise avec horreur ce qui vient de se passer. Si cela peut vous consoler, chacun d'entre nous s'est retrouvé dans cette situation au moins une fois dans sa vie : des avocats ont envoyé des documents confidentiels à la partie adverse, des concepteurs ont envoyé des maquettes de sites Web au mauvais client, etc. Mais lorsque cela nous arrive, il semble que le sol disparaisse sous nos pieds.
Heureusement, de nombreux services de messagerie, par exemple Gmail, disposent d'une fonction. Allumez-le et spécifiez un intervalle de temps plus long - c'est plus silencieux, vous savez.
Vous avez oublié la pièce jointe
Vous avez écrit qu'un certain fichier était joint à la lettre, mais vous avez oublié de le joindre. Une autre erreur courante qui conduit souvent à des malentendus et à des excuses. D’un côté, ce n’est pas grave, personne n’est parfait, mais il vaut mieux tout vérifier d’abord et ensuite seulement envoyer la lettre. Et pour éviter les questions du destinataire, nous recommandons de lister tous les fichiers joints directement dans le corps du courrier. Par exemple, comme ceci :
Bonjour Maxime ! Je vous envoie plusieurs fichiers, ils sont joints :
Contrat de service
GIF avec un chat
Vous ne pensez pas au design
Ils vous saluent, comme vous vous en souvenez, par leurs vêtements. Si vous souhaitez éviter que votre email ne vous donne envie de le supprimer immédiatement, travaillez sur sa forme. On dit qu’il faut y consacrer autant de temps qu’au contenu. Heureusement, aujourd'hui, c'est facile. Pour ce faire, nous vous recommandons d'utiliser l'application Wix ShoutOut, de sélectionner un modèle adapté et d'y ajouter votre texte. Aucune connaissance particulière n'est requise, assurez-vous simplement que tout est propre et beau. À propos, une bonne newsletter a ses propres secrets et règles, nous vous recommandons donc de lire notre directeur du marketing par courrier électronique. Ne me remercie pas.
Vous ne précisez pas l'objet de la lettre
Le sujet de la lettre joue à peu près le même rôle que le titre du texte. Il apparaît à côté de votre nom, le destinataire le voit et comprend ce que vous lui avez envoyé : une facture, le résultat d'une réunion, une offre d'emploi, la mise en page d'un site Internet, etc. N'oubliez pas que le sujet doit être clairement formulé pour que, si nécessaire, une personne trouve rapidement votre lettre, et convaincant pour qu'elle s'y intéresse, s'il s'agit, par exemple, d'une newsletter. Il n’y a pas si longtemps, nous avons expliqué que, si vous avez oublié, cela vaut la peine de le relire.
Vous n'enregistrez pas les brouillons
Si vous aimez écrire des lettres dans des éditeurs de texte, enregistrez-les souvent, sinon vous finirez par écrire une lettre toute la journée, puis tout à coup, votre ordinateur se bloque et tout disparaît. Ou écrivez directement dans le service de messagerie - tous vos croquis seront alors automatiquement enregistrés dans le dossier « Brouillons ».
Tu es impoli
La politesse dans la correspondance n'est pas moins importante que dans la vie. Voici les règles de base qui doivent être respectées par chacun :
Remerciez toujours l'expéditeur pour la lettre, surtout si vous voyez qu'il a fait du bon travail. Vous vous souvenez de l’époque où on nous enseignait tous des mots « magiques » lorsque nous étions enfants ? Ne les oublions pas, même si nous sommes adultes.
Restez calme, même si l'affaire est extrêmement urgente et importante. La nervosité et les reproches ne mèneront certainement à rien de bon.
Commencez et terminez votre lettre avec des phrases courantes. Le degré de formalité dépendra de la personne avec qui vous correspondez. S'il s'agit de votre patron ou simplement d'une personne officielle, n'utilisez pas « Bonjour », « Au revoir » ou « Bisous ». Et vice versa, si vous écrivez à un collègue ou à un ami, vous pouvez vous passer du traditionnel « Cordialement ».
Vous ne relisez pas le texte
Les fautes de frappe peuvent gâcher toute l'impression, alors relisez attentivement la lettre écrite, de préférence plusieurs fois. Si vous avez des doutes sur l'orthographe ou la syntaxe, rendez-vous sur Gramotu.ru. Il est préférable de mesurer sept fois, c'est-à-dire de vérifier, plutôt que de s'excuser pour les fautes de frappe et de prouver que vous savez réellement lire et écrire.
Et au fait : si vous avez peur d'envoyer accidentellement une lettre inachevée, écrivez d'abord l'intégralité du texte, puis saisissez ensuite l'adresse du destinataire.
Vous ne mettez pas les bonnes personnes sur la copie de la lettre
Voyons qui pourrait réellement recevoir votre lettre. Le champ À est le destinataire principal. Champ "Ss" - la personne qui recevra la copie. Il n'est pas directement lié à la question discutée, mais veut ou doit en être conscient. Le champ "Cci" correspond aux destinataires masqués. Vous les ajoutez, mais le destinataire principal ne les voit pas. Et ici, il faut être prudent : vous pouvez confondre Cc et Bcc, et alors le destinataire pensera qu'il est espionné.
Gardez à l’esprit qu’il est important que certaines personnes soient conscientes de ce qui se passe. Vous ne voulez pas écouter les reproches du type « Comment n’avez-vous pas pu m’ajouter à la copie ?! J'ai travaillé sur ce projet pendant deux mois ! En cas de doute, ajoutez tous ceux qui ont quelque chose à voir avec la question. Peut-être que tout le monde ne sera pas content d'être distrait, mais il n'y aura aucune plainte contre vous.
Vous ne vous abonnez pas
Vous avez écrit « Cordialement, Masha » et pensez que tout est en ordre, mais le destinataire de la lettre s'assoit et se demande de quel genre de Masha il s'agit. De l'imprimerie ? Ou peut-être un illustrateur ? Pour éviter de le laisser deviner, configurez une signature et elle sera automatiquement ajoutée à la fin de chacun de vos messages. Assurez-vous d'inclure votre prénom et votre nom, le nom de votre entreprise, votre poste et vos coordonnées, telles que Skype ou votre numéro de téléphone. Vous pouvez ajouter une adresse - bien qu'il s'agisse de publicité, elle est discrète.
Tu choisis le mauvais moment
Écrire des lettres la nuit n'est pas une bonne idée. Première raison : vous êtes probablement terriblement fatigué pendant la journée, vous ne réfléchissez pas très bien et vous risquez de commettre toutes les erreurs ci-dessus. Deuxième raison : l'avalanche du courrier du matin enterrera votre lettre de minuit, et le destinataire ne la verra certainement pas dans un avenir proche. Et troisièmement : apparemment, vous n'avez rien de mieux à faire si vous écrivez des lettres commerciales à trois heures du matin.
Notre conseil : si rien d'important ou d'urgent ne s'est produit, envoyez des messages du lundi au vendredi et pendant les heures de travail, comme toute personne normale.
Besoin de pour votre entreprise ? Créez-le vous-même sur Wix - c'est facile et gratuit !
Qu’est-ce que le courrier électronique ? Dans le monde des affaires moderne, c’est :
- Ton visage. C'est à l'aide de l'e-mail que vous pouvez créer une image positive aux yeux de la contrepartie ou gâcher la première impression.
- Votre outil de travail. Une grande partie des communications avec le monde extérieur s’effectue par courrier électronique. Par conséquent, si vous maîtrisez cet instrument, vous pouvez vous rendre la vie beaucoup plus facile.
- Une puissante distraction. Le monde extérieur essaie de vous atteindre, de vous distraire et de vous égarer par courrier électronique.
De ce point de vue, regardons le travail avec le courrier électronique. Commençons par quelque chose de simple.
Formater une lettre
J'utilise le client de messagerie Mozilla Thunderbird, je vais donc l'utiliser comme exemple. Créons une nouvelle lettre et parcourons de haut en bas la liste des champs.
À qui. Copie. Copie cachée
Certains ne le savent peut-être pas, mais « To » dans Mozilla peut être remplacé par « Cc » ou « Bcc ».
- À qui: on écrit le destinataire principal ou plusieurs destinataires séparés par un point-virgule.
- Copie: on écrit à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais de qui on n'attend pas de réaction.
- Copie cachée: nous écrivons à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais qui doit rester inconnu des autres destinataires de la lettre. Il est particulièrement approprié pour l'envoi massif de lettres commerciales, telles que des notifications.
Faux dans les envois massifs, indiquez les destinataires à l’aide des champs « Copie » ou « À ». Plusieurs fois par an, je reçois des lettres répertoriant 50 à 90 destinataires dans le champ « Cc ». Il y a une violation de la vie privée. Tous vos destinataires n'ont pas besoin de savoir avec qui vous travaillez sur un sujet similaire. C'est bien si ce sont des gens qui se connaissent. Que se passe-t-il s’il y a des entreprises concurrentes sur la liste qui ne se connaissent pas ? Au minimum, vous devez vous préparer à des explications inutiles et, au maximum, mettre fin à la coopération avec l'une d'entre elles. Ne procédez pas de cette façon.
Objet de la lettre
Les services de messagerie professionnels écrivent souvent (parfois de manière raisonnable) sur l'importance de la ligne d'objet des e-mails sur leurs blogs d'entreprise. Mais le plus souvent, nous parlons de lettres de vente, où le sujet de la lettre résout le problème « l'e-mail doit être ouvert ».
Nous discutons de correspondance commerciale quotidienne. Ici, le thème résout le problème « la lettre et son auteur doivent être facilement identifiés puis retrouvés ». De plus, votre diligence vous reviendra sous forme de karma de nombreuses lettres de réponse, uniquement avec des préfixes Concernant: ou FWD, parmi lesquels vous devrez chercher la lettre souhaitée sur le sujet.
Vingt lettres, c'est le volume de correspondance d'une journée pour un cadre intermédiaire. Je ne parle pas du tout des entrepreneurs et des chefs d’entreprise : leur nombre de lettres dépasse parfois les 200 par jour. Donc encore une fois : n'envoyez pas d'e-mails avec un sujet vide.
Alors, comment formuler correctement la ligne d’objet d’un email ?
Erreur n°1 : Uniquement le nom de l'entreprise dans le sujet. Par exemple, « Sky » et c'est tout. Premièrement, vous n’êtes probablement pas le seul de votre entreprise à communiquer avec cette contrepartie. Deuxièmement, un tel sujet n'a aucun sens, car le nom de votre entreprise est déjà visible depuis l'adresse. Troisièmement, devinez à quoi ressemblera votre propre boîte aux lettres avec cette approche de la correspondance ? Quelque chose comme ça.
Est-il pratique de rechercher sur de tels sujets ?
Erreur n°2 : titre flashy et vendeur. C'est génial si vous savez écrire de tels titres. Mais est-il approprié d’utiliser ces compétences dans la correspondance commerciale ? N'oubliez pas le but de la ligne d'objet d'un e-mail professionnel : non pas vendre, mais fournir une identification et une recherche.
Texte de la lettre
Il existe de nombreux guides de rédaction pour différentes occasions. Par exemple, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin et d'autres maîtres des mots disposent de nombreuses informations utiles. Je vous conseille de lire leurs articles, au moins pour améliorer l'alphabétisation générale et améliorer le style général du discours écrit.
Lors de la rédaction d’une lettre, nous devons prendre plusieurs décisions de manière séquentielle.
Une question de politesse . Au début de la lettre, on peut se fondre dans des plaisanteries voire de la tendresse dans l'esprit de « Ma chère Rodya, cela fait plus de deux mois que je ne t'ai pas parlé par écrit, dont j'ai moi-même souffert et n'ai même pas dormi un peu. nuits, à réfléchir. Très poli et très coûteux, tant en termes de temps pour rédiger une telle introduction, qu'en termes de temps pour l'interlocuteur pour la lire. La correspondance, c'est du business, tu te souviens ? Non pas un essai du genre épistolaire pour un concours ou une lettre à la mère de Raskolnikov, mais une correspondance commerciale.
Nous respectons notre temps et celui du destinataire !
Il est logique de se présenter et de rappeler les circonstances de votre connaissance dans la première lettre envoyée après une rencontre éphémère lors d'une exposition. S'il s'agit d'une poursuite de la coopération ou d'une correspondance en cours, dans la première lettre du jour nous écrivons : « Bonjour, Ivan », dans la seconde et dans les suivantes : « Ivan,… ».
Appel . J'ai toujours été préoccupé par la question de savoir à qui s'adresser dans une lettre s'il y a plusieurs destinataires. Récemment, j'ai écrit une lettre adressée à trois filles nommées Anna. Sans aucun doute, j’ai écrit « Bonjour Anna » et je ne me suis pas inquiété. Mais cette chance n’est pas toujours au rendez-vous.
Que se passe-t-il s’il y a trois, voire sept destinataires et qu’ils n’ont pas le même nom ? Vous pouvez les lister par leur nom : « Bonjour, Rodion, Pulcheria, Avdotya et Piotr Petrovich. » Mais c'est long et ça prend du temps. Vous pouvez écrire : « Bonjour, chers collègues !
Pour ma part, j'utilise la règle consistant à appeler par son nom la personne dans le champ « À ». Et ne contactez pas du tout ceux qui figurent dans la copie. Cette règle permet également de déterminer plus précisément (un !) le destinataire de la lettre et le but de cette lettre.
Citation . Souvent, la correspondance est une chaîne de lettres avec des questions et des réponses - en un mot, un dialogue. Il est considéré comme une bonne pratique de ne pas supprimer l'historique de la correspondance et d'écrire votre réponse en haut du texte cité, afin que lorsque vous reviendrez à cette correspondance une semaine plus tard, vous puissiez facilement lire le dialogue de haut en bas, décroissant par date.
Pour une raison quelconque, le paramètre par défaut dans Mozilla est « Placer le curseur après le texte cité ». Je recommande de le modifier dans le menu « Outils » → « Options du compte » → « Composition et adressage ». Il doit en être ainsi.
Objet de la lettre . Il existe deux types de lettres commerciales :
- lorsqu'on informe simplement l'interlocuteur (par exemple, un rapport sur le travail effectué pour le mois) ;
- et quand on veut quelque chose de l'interlocuteur. Par exemple, pour qu'il approuve la facture ci-jointe pour le paiement.
En règle générale, il y a bien plus de lettres d’encouragement que de lettres de rapport. Si nous voulons obtenir quelque chose de la part de l'interlocuteur, il est très important de le dire dans une lettre en texte clair. L'appel à l'action doit être accompagné d'un nom et constituer la dernière phrase de la lettre.
Faux : "Porfiry Petrovich, je sais qui a tué la vieille femme."
Droite : "Porfiry Petrovich, c'est moi qui ai tué la vieille femme, s'il vous plaît, prenez des mesures pour m'arrêter, j'en ai marre de souffrir!"
Pourquoi le correspondant devrait-il réfléchir à votre place quoi faire de cette lettre ? Après tout, il risque de prendre la mauvaise décision.
Signature dans le texte . Elle doit être. De plus, tous les clients de messagerie permettent de configurer la substitution automatique de signature, par exemple le classique « Cordialement,… ». Dans Mozilla, cela se fait dans le menu « Outils » → « Options du compte ».
La question d'écrire ou non des contacts dans la signature est une affaire personnelle pour chacun. Mais si vous êtes lié d'une manière ou d'une autre aux ventes, assurez-vous d'écrire. Même si la transaction n'a pas lieu suite à une communication, vous serez facilement retrouvé à l'avenir grâce aux contacts de la signature.
Enfin, une fonctionnalité supplémentaire du corps de la lettre pour les interlocuteurs qui n'aiment pas (ne peuvent pas, ne veulent pas, n'ont pas le temps) répondre à vos lettres. Veuillez indiquer le défaut dans le corps de la lettre. Par exemple, "Porfiry Petrovich, si vous ne venez pas m'arrêter avant vendredi midi, alors je me considère comme amnistié." Bien entendu, le délai doit être réel (il ne faut pas envoyer le texte de l'exemple le vendredi à 11h50). Le destinataire doit être physiquement capable de lire et d'agir sur votre lettre. Un tel « silence » vous dégage de toute responsabilité quant à l’absence de réponse de l’interlocuteur. Comme toujours, vous devez aborder l’utilisation de cette fonctionnalité avec sagesse. Si une personne répond à vos lettres à temps et régulièrement, un tel ultimatum peut, sinon l'offenser, alors la stresser un peu ou conduire à la décision de ne pas répondre à la lettre tout de suite, mais de vous obliger à attendre jusqu'à vendredi.
Pièces jointes
Les lettres sont souvent accompagnées de pièces jointes : curriculum vitae, propositions commerciales, devis, plannings, scans de documents - un outil très pratique et en même temps une source d'erreurs courantes.
Erreur : taille d'investissement énorme. Je reçois souvent des e-mails contenant des pièces jointes allant jusqu'à 20 Mo. En règle générale, il s'agit de numérisations de certains documents au format TIFF, avec une résolution de 600 dpi. Le programme de messagerie du correspondant se bloquera presque certainement pendant plusieurs minutes dans une vaine tentative de chargement d'un aperçu de la pièce jointe. Et Dieu nous préserve que le destinataire essaie de lire cette lettre sur un smartphone...
Personnellement, je supprime immédiatement ces lettres. Vous ne voulez pas que votre email finisse à la poubelle avant d'être lu ? Vérifiez la taille de l’investissement. Il est recommandé qu'il ne dépasse pas 3 Mo.
Que faire si cela dépasse ?
- Essayez de reconfigurer votre scanner dans un format et une résolution différents. Par exemple, les formats PDF et 300 dpi produisent des numérisations assez lisibles.
- Pensez à des programmes tels que WinRar ou l'archiveur 7zip. Certains fichiers se compressent parfaitement.
- Que faire si la pièce jointe est volumineuse et que vous ne pouvez pas la compresser ? Par exemple, une base de données comptable presque vide pèse 900 Mo. Le stockage d'informations dans le cloud viendra à la rescousse : Dropbox, Google Drive, etc. Certains services, tels que Mail.ru, convertissent automatiquement les pièces jointes volumineuses en liens vers le stockage cloud. Mais je préfère gérer moi-même mes informations stockées dans le cloud, donc je n'apprécie pas l'automatisation de Mail.ru.
Et encore une recommandation pas tout à fait évidente concernant les investissements - leur Nom . Il doit être compréhensible et acceptable pour le destinataire. Une fois, dans l'entreprise, nous préparions une proposition commerciale au nom de... que ce soit Fiodor Mikhaïlovitch Dostoïevski. J'ai reçu une lettre du responsable avec un projet de CP pour approbation, et la pièce jointe comprenait un fichier nommé « ForFedi.docx ». Le manager qui m'a envoyé ceci a eu un dialogue qui ressemblait à ceci :
Cher manager, êtes-vous personnellement prêt à approcher cet homme respecté et à l'appeler Fedya en face ?
D’une manière ou d’une autre, non, c’est un homme respecté, tout le monde l’appelle par son prénom et son patronyme.
Pourquoi avez-vous nommé la pièce jointe « Pour Fedi » ? Si je le lui envoie tout de suite, pensez-vous qu'il nous achètera des haches en utilisant ce CP ?
J'allais le renommer plus tard...
Pourquoi préparer une bombe à retardement - le refus d'un client potentiel - ou se créer un travail supplémentaire en renommant le fichier ? Pourquoi ne pas nommer immédiatement la pièce jointe correctement : « Pour Fyodor Mikhailovich.docx » ou encore mieux - « KP_Sky_Axes.docx ».
Nous avons donc plus ou moins trié le courrier électronique comme un « visage ». Passons maintenant à l'examen du courrier électronique comme outil de travail efficace et parlons de sa composante de distraction.
Travailler avec des lettres
Le courrier électronique est une puissante distraction. Comme pour toute distraction, le courrier électronique doit être traité en renforçant les règles et en introduisant des horaires de travail.
Au minimum, vous devez désactiver TOUTES les notifications concernant les arrivées de courrier. Si le client de messagerie est configuré par défaut, vous serez averti par un signal sonore, une icône à côté de l'horloge clignotera et un aperçu de la lettre s'affichera. En un mot, ils feront tout pour vous arracher d'abord à un travail minutieux, puis vous plonger dans l'abîme des lettres non lues et des mailings non consultés - moins une heure ou deux de votre vie.
Certaines personnes ont une puissante volonté qui leur permet de ne pas se laisser distraire par les notifications, mais il est préférable pour les gens ordinaires de ne pas tenter le destin et de les désactiver. Dans Mozilla Thunderbird, cela se fait via le menu "Outils" → "Paramètres" → "Général" → "Lorsque de nouveaux messages apparaissent".
S'il n'y a aucune notification, comment pouvez-vous comprendre qu'une lettre est arrivée ?
Très simple. Vous-même, consciemment, réservez du temps pour trier votre courrier, ouvrir votre client de messagerie et voir tous les messages non lus. Cela peut être fait deux fois par jour, par exemple le midi et le soir, ou pendant les temps d'arrêt forcés, par exemple dans les embouteillages.
Les gens demandent souvent : qu’en est-il des délais de réponse et des lettres urgentes ? Je réponds : vous n'avez pas de lettres urgentes dans votre courrier. Sauf si vous travaillez dans le service client (ce service a ses propres règles pour travailler avec le courrier).
S'il y a des lettres urgentes, l'expéditeur vous en informera par d'autres canaux - téléphone, SMS, Skype. Ensuite, vous accéderez consciemment à votre client de messagerie et traiterez le courrier urgent. Tous les gourous de la gestion du temps (par exemple, Gleb Arkhangelsky avec son « Time Drive ») déclarent une réponse standard aux e-mails dans les 24 heures. C'est une règle normale de savoir-vivre : n'attendez pas de réponses instantanées par e-mail de la part de votre interlocuteur. S'il y a une lettre urgente, informez-en via des canaux de communication plus rapides.
Nous avons donc désactivé les notifications et activé maintenant le client de messagerie selon notre calendrier.
Que faire lorsque nous allons au courrier et effectuons une activité appelée « trier les e-mails » ? Où est le début et la fin de ce travail ?
J'ai beaucoup entendu parler du système de boîte de réception zéro, mais malheureusement, je n'ai rencontré aucune personne qui l'utilise. J'ai dû réinventer ma roue. Il existe des articles sur ce sujet sur Lifehacker. Par exemple, " ". Ci-dessous, je parlerai du système de boîte de réception zéro dans mon interprétation. Je serais reconnaissant si les gourous de GTD commentaient et ajoutaient ou amélioraient le système décrit.
Il est important de comprendre et d'accepter que le courrier électronique n'est pas un planificateur de tâches ou une archive pour vos activités. Par conséquent, le dossier Boîte de réception doit toujours être vide. Une fois que vous avez commencé à trier votre boîte de réception, ne vous arrêtez pas et ne vous laissez pas distraire par quoi que ce soit jusqu'à ce que vous ayez vidé ce dossier.
Que faire des emails dans votre boîte de réception ? Vous devez parcourir chaque lettre séquentiellement et la supprimer. Oui, mettez simplement en surbrillance et appuyez sur Supprimer sur votre clavier. Si vous ne parvenez pas à supprimer la lettre, vous devrez décider quoi en faire.
- Pouvez-vous y répondre en trois minutes ? Dois-je y répondre ? Oui, c'est nécessaire, et la réponse ne prendra pas plus de trois minutes, puis répondez immédiatement.
- Vous devez répondre, mais préparer une réponse prendra plus de trois minutes. Si vous utilisez un planificateur de tâches qui vous permet de convertir un e-mail en tâche, transformez l'e-mail en tâche et oubliez-le pendant un moment. Par exemple, j'utilise le service absolument merveilleux Doit.im. Il permet de générer une adresse email personnelle : vous lui transmettez la lettre, et elle se transforme en tâche. Mais si vous n'avez pas de planificateur de tâches, déplacez la lettre vers le sous-dossier « 0_Run ».
- Après avoir répondu rapidement à une lettre, l'avoir transformée en tâche ou simplement l'avoir lu, vous devez décider quoi faire ensuite de ce message : supprimez-le ou envoyez-le dans l'un des dossiers pour un stockage à long terme.
Voici les dossiers de stockage à long terme dont je dispose.
- 0_Exécuter. Je n'ai pas un tel dossier, mais si vous n'avez pas de planning, je le répète, vous pouvez mettre ici les lettres qui nécessitent un travail détaillé. Ce dossier doit également être nettoyé régulièrement, mais avec une approche réfléchie à un moment spécialement prévu à cet effet.
- 1_Réf. Ici, j'ai mis des lettres contenant des informations générales : des lettres de bienvenue avec des connexions à divers services Web, des billets pour les vols à venir, etc.
- 2_Projets. Une archive de correspondance sur les partenaires et les projets avec lesquels il existe des relations actuelles est stockée ici. Bien entendu, un dossier distinct a été créé pour chaque projet ou partenaire. Dans le dossier de l'associé, j'ai mis non seulement des lettres de ses employés, mais aussi des lettres d'employés de Neb liés à ce partenaire. Très pratique : en cas de besoin, toute la correspondance sur le projet est à portée de main en quelques clics.
- 3_Musée. C'est ici que j'ai mis ces lettres qu'il serait dommage de supprimer, et dont l'utilité n'est pas évidente. De plus, les dossiers contenant des projets fermés de « 2_Projects » migrent ici. Bref, le « Musée » stocke les premiers candidats à la suppression.
- 4_Documents. Voici des lettres avec des échantillons électroniques de documents qui pourraient être utiles à l'avenir pour la comptabilité, par exemple des rapports de rapprochement de clients, des tickets de voyages effectués. Le dossier présente de nombreuses similitudes avec les dossiers « 2_Projects » et « 1_Reference », seules les informations comptables y sont stockées, et les informations de gestion sont stockées dans le dossier « 2_Projects ». Dans « 4_Documents », il y a des informations mortes, et dans « 2_Projects », il y a des informations en direct.
- 5_Connaissance. Ici, je ne mets que des newsletters vraiment utiles sur lesquelles je souhaite revenir après un certain temps pour m'inspirer ou trouver des solutions.
Il existe d'autres paramètres du client de messagerie qui sont importants pour le fonctionnement de ce système. Premièrement, par défaut dans Thunderbird, il existe une case à cocher « Marquer les messages comme lus ». Je préfère le faire consciemment, alors à bas le drapeau ! Pour cela, allez dans le menu « Outils » → « Paramètres » → « Avancé » → « Lecture et affichage ».
Deuxièmement, nous utilisons filtres . Auparavant, j'utilisais activement des filtres qui transféraient automatiquement les lettres vers les dossiers appropriés en fonction de l'adresse de l'expéditeur. Par exemple, les lettres d’un avocat ont été déplacées vers le dossier « Avocat ». J'ai abandonné cette approche pour plusieurs raisons. Premièrement : les lettres d'un avocat concernent dans 99 % des cas un projet ou un partenaire, ce qui signifie qu'elles doivent être déplacées vers le dossier de ce partenaire ou de ce projet. Deuxièmement : j’ai décidé d’ajouter de la sensibilisation. Vous devez décider vous-même où une lettre spécifique doit être stockée, et il est plus pratique de rechercher les messages non traités à un seul endroit : dans la boîte de réception. Désormais, j'utilise des filtres uniquement pour organiser les lettres régulières automatiques de divers systèmes dans des dossiers, c'est-à-dire les lettres qui ne m'obligent pas à prendre des décisions. Les filtres dans Mozilla Thunderbird sont configurés dans le menu « Outils » → « Filtres de messages ».
Ainsi, avec la bonne approche, le courrier électronique devrait prendre entre 10 et 60 minutes par jour, selon le volume de correspondance.
Oui, et encore une chose. Avez-vous déjà désactivé les notifications concernant l'arrivée de nouvelles lettres ? ;)
