Elektron pochta orqali rasmiy yozishmalar qoidalari. Biznes elektron pochta yozishmalari

Elektron pochta orqali ish yozishmalari xo'jalik yurituvchi sub'ektlar o'rtasidagi yozma aloqaning qulay usuli hisoblanadi. Siz juda ko'p xat yozishingiz va qabul qilishingiz kerak, aloqa tezligi va to'g'riligi kompaniyaning muvaffaqiyatli ishining tarkibiy qismlaridan biridir. Ish yozishmalarining ba'zi qoidalari.

Elektron pochta o'zining afzalliklari - kun bo'yi mavjudligi, samaradorligi va foydalanish qulayligi tufayli biznes yozishmalarida mustahkam o'rin egalladi. Ushbu maqolada biz onlayn biznes yozishmalarining ba'zi nuanslarini ko'rib chiqamiz.

Xatlarni qabul qilish

Ish kuni davomida pochta qutingizni bir necha marta tekshirishingiz kerak. Aks holda, siz muhim masalalarni hal qilishni kechiktirishingiz va boshqa odamlarning ishini to'xtatib qo'yishingiz mumkin.
Agar siz xat olgan bo'lsangiz, uni o'qishingiz kerak, chunki kimdir uni yuborgan. Tabiiyki, biz bu erda spam haqida gapirmayapmiz.
Agar siz menejer bo'lsangiz, ish kuningiz pochtangizni tekshirishdan boshlanishi kerak. Qulaylik uchun elektron pochta mijozingizni har 10-20 daqiqada avtomatik ravishda pochta jo'natish yoki jo'natish uchun sozlang.
Agar siz band bo'lsangiz va sizga elektron pochta xabari kelgan bo'lsa, u kimdan ekanligini, e-pochta mavzusi nima ekanligini ko'rib chiqing va xatning ahamiyatini aniqlash uchun tezda sarlavhaga qarang.
Elektron pochta xabarlariga darhol javob berishga harakat qiling - bu sizga pochta orqali blokirovkalardan qochishga yordam beradi.

Kimga, Cc va Bcc maydonlaridan to'g'ri foydalaning

"Kimga". Agar siz savol yuborsangiz yoki tushuntirish so'rasangiz, ma'lumotlari "to" maydonida ko'rsatilgan qabul qiluvchidan javob kutmoqdasiz. Qabul qiluvchi bo'lganingizda, savolga javob berishingiz kerak. Ya'ni, bu maydonda qabul qiluvchining ma'lumotlari mavjud.
"Nusxa ko'chirish". Ushbu maydonda ma'lumotlari ko'rsatilgan qabul qiluvchi, xuddi "taklif qilingan guvohlar". Bunday holda, qabul qiluvchi xatga javob bermasligi kerak. Bunga qo'shimcha ravishda, agar siz bunday xatni yuborishingiz kerak bo'lsa, u xushmuomalalik bilan "aralashuv uchun uzr" satrlari bilan boshlanishi kerak.
"Yashirin nusxa". Xatning ma'lumotlari "ko'r nusxa" maydonida ko'rsatilgan adresatga yuborilganligi asosiy qabul qiluvchiga noma'lum. Bundan tashqari, bu maydon ommaviy pochta jo'natmalari uchun ishlatiladi.

Javob berishda "hammasiga javob berish" tugmasini unutmang, bu sizga bitta qabul qiluvchini o'tkazib yubormaslikka yordam beradi. Istalgan vaqtda istalmagan qabul qiluvchilarni oʻchirishingiz va yangilarini qoʻshishingiz mumkin.

Mavzu maydoni. Bu maydon har doim to'ldirilishi kerak. Xat yuborilgan shaxs kuniga katta miqdordagi pochta xabarlarini olishi mumkin va bu soha orqali u xatning ahamiyatlilik darajasini baholay oladi. Maktubning mavzusi uning mazmunini qisqacha va mazmunli aks ettirishi kerak.

"Yozishning ahamiyati". Agar xatda zudlik bilan ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan muhim yoki shoshilinch ma'lumotlar mavjud bo'lsa, buni ko'rsating, muhimlikni "yuqori" ga qo'ying. Bu sizning elektron pochtangizni pochta qutingizda ajratib turadi. Ammo bu xususiyatdan ortiqcha foydalanmang.

Elektron pochtaga qanday javob berish kerak

Quyida biz xatga javob yozish bo'yicha kichik ko'rsatmani ko'rib chiqamiz.

Siz har doim salomlashishdan boshlashingiz kerak - xushmuomalalik uchun hurmat, hech narsa qilib bo'lmaydi.
Biror kishi bilan uning tilida muloqot qilishingiz kerak. Va bu nafaqat tilshunoslikka, balki muloqot shakliga ham tegishli. Norasmiy muloqotni hurmatsizlik va hatto suhbatdoshni xafa qilishga urinish deb hisoblash mumkin.
Mobil telefondan xat yuborishdan tashqari transliteratsiyadan foydalanmaslik kerak. Agar sizning pochta mijozingiz rus tiliga ega bo'lmasa, xat matnini arizaga yuboring.
Ish xati cheklangan, aniq va qisqa bo'lishi kerak. Aniqlik siz nazarda tutayotgan ma'lumotlarni (sana, joy, vaqt va boshqalar) aniq ko'rsatishni anglatadi. O'ziga xoslik - sizning xatingizni oluvchi birinchi satrlardanoq undan aniq nima talab qilinishini tushunishi kerak. Qisqachalik. Agar siz aniq fikrli bo'lsangiz, o'z fikrlaringizni aniq ifoda eta olasiz. Va sizning suhbatdoshingiz buni darhol ko'radi va qadrlaydi. Shuning uchun, masalaning mohiyatini bir necha jumlada bayon eta olsangiz, bir necha sahifalar uchun "suv" dan qochishingiz kerak.
Xatda bir nechta savollar, vazifalar yoki mavzular mavjud bo'lsa, ular tuzilishi va bir-biridan ajratilishi kerak. Uzluksiz fikrlar oqimini o'qish qiyin va undan muhim fikrlarni ajratib olish qiyinroq.
Xat bilan qilingan so'rovlarga imkon qadar batafsil javob berish kerak. "Bajarilishi kerak" kabi javoblar qabul qilinishi mumkin emas.
Xat matnida xatolar bo'lmasligi kerak. Agar bitta yoki ikkita kichik xatolik yuz bersa, bu qo'rqinchli emas. Ammo agar siz xatdan xatga surunkali savodsizlikdan aziyat cheksangiz, suhbatdoshingiz siz haqingizda eng yaxshi taassurot qoldirmaydi.
Har doim xatlaringizni tekshirib ko'ring! Xatni bir necha marta o'qing va hech narsani o'tkazib yubormaganligingizga ishonch hosil qiling, xatolar bor-yo'qligini, qabul qiluvchining ma'lumotlari to'g'ri yoki yo'qligini tekshiring va hokazo.

So'nggi o'n yil ichida elektron pochta, ehtimol, biznes aloqalarining eng mashhur vositalaridan biriga aylandi. Bugungi kunda shaxslararo va madaniyatlararo aloqa amaliyotida elektron pochtadan foydalanmaydigan odamni topish juda qiyin. Kiruvchi xabarlarning manzillari va mavzularini bir qarashda tezda skanerlash orqali biz qaysi harflarni o'qishni va qaysilarini o'chirishni oshkor qilmasdan hal qilamiz. Muxbirlar o'rtasidagi munosabatlarga qarab yozishmalar biznes yoki xususiy bo'lishi mumkin. Agar xat shaxsiy bo'lsa, unda axloq nuqtai nazaridan qat'iy talablar yo'q - yozish uslubi va taqdimot uslubi asosan qabul qiluvchi bilan tanishish darajasiga bog'liq.

Bugungi kunda o'zining shaxslararo aloqa amaliyotida elektron pochtadan foydalanmaydigan kompaniyani topish juda qiyin. Shuni ta'kidlash kerakki, elektron pochta orqali oddiy ish yozishmalarida siz bilishingiz va amal qilishingiz kerak bo'lgan umumiy qabul qilingan qoidalar mavjud. Keling, eng muhimlarini batafsil ko'rib chiqaylik.

1-qoida Elektron pochta xabarini yuborayotganda, barcha maydonlarni to'ldirishni unutmang. Umuman olganda, biznes elektron pochtasining tuzilishi quyidagicha ifodalanishi mumkin:

Yuboruvchining manzili va nomi.

Qabul qiluvchining manzili (yoki bir nechta qabul qiluvchiga bitta matnli xat yuborish zarurati tug'ilganda qabul qiluvchining manzillari).

Xatning ahamiyati (agar kerak bo'lsa).

Xatning mavzusi.

Ilova.

Tabriklashdan iborat xat; xatning asosiy matni; xulosalar; va imzolar.

2-qoida Yuboruvchining manzili va ismi tanish bo'lishi kerak. Shuning uchun, pochta qutisini ishga tushirayotganda, jo'natuvchining nomi ustuniga har doim ismingizni va familiyangizni kiriting. Eng ishonchli manzil bu sizning haqiqiy ismingiz, shuningdek domen nomidagi tashkilotingiz nomini o'z ichiga olgan manzildir, masalan: Ushbu elektron pochta manzili spam-botlardan himoyalangan. Ko‘rish uchun sizda JavaScript yoqilgan bo‘lishi kerak. .

3-qoida"Mavzu" maydonini to'ldirishni unutmang. Xat mavzusi - bu xatning maxsus atributi bo'lib, uning mavjudligi elektron yozishmalar bilan ishlashni sezilarli darajada osonlashtiradi. Xatning taqdiri ko'pincha uning mavzusiga bog'liq, ayniqsa jo'natuvchining ismi va manzili sizga hech narsa aytmasa. Maktubning mavzusi qisqa bo'lishi kerak - 50 belgidan oshmasligi kerak - va nuqta. Xat mavzusi qanchalik sodda va tushunarli bo'lsa, xat o'qilishi va unga javob berish ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi. Ayniqsa, kimgadir birinchi marta yozayotganingizda Mavzu haqida yaxshilab o'ylab ko'rishingiz kerak.

4-qoida Faqat javob uchun belgidan ("Qayta:") foydalaning. Siz javob berayotgan maktubning manzil maydoniga joylashtirilgan belgidan foydalanib, javob yozish shaklini oching. Ushbu shaklda allaqachon suhbatdoshingizning manzili, uning maktubi matni va mavzu mavjud. Belgisi (Re) inglizcha "Reply:" yoki "Response:" so'zining qisqartmasi bo'lib, "Mening javobim:" degan ma'noni anglatadi. Shuning uchun, agar xat mavzusi o'zgarsa, mavzuni o'zgartirish Re belgisining o'ng tomonida joylashgan pastga o'q yordamida amalga oshirilishi kerak. Ochilgan ochiladigan ro'yxatda "mavzuni o'zgartirish" buyrug'ini tanlang.

Agar kimningdir elektron pochtasiga javob bersangiz, suhbatning asosiy g'oyasini o'zgartirsangiz, mavzuni mos ravishda o'zgartiring, lekin yangi xat yaratish orqali yangi savolni muhokama qilishni boshlash yaxshiroqdir.

5-qoida Muddatidan oldin yubormaslik uchun qabul qiluvchining manzilini xat to'ldirilgan, tekshirilgan va jo'natishga tayyor bo'lganda kiriting. "Yuborish" tugmasi bilan ehtiyot bo'ling: xatni o'zingiz xohlagan odamga yuborganingizga ishonch hosil qiling.

6-qoida Xatning asosiy qismidan oldin tabrik so'zi va oluvchining ismidan iborat salom yozishni unutmang. Ba'zi foydalanuvchilar elektron pochtadagi tabrikni yozishning hojati yo'q deb hisoblashadi, chunki u qog'oz pochtaning ma'nosiz qoldig'i bo'lib, u hech qanday mazmunli ma'lumotni o'z ichiga olmaydi va faqat majburiy so'zlarni o'z ichiga oladi.

Salomda xat yozayotgan shaxsning tarbiyasi haqida ma'lumot mavjud. Salom sifatida quyidagi murojaat shaklidan foydalaning: "Xayrli kun, aziz (hurmatli) + qabul qiluvchining ismi, otasining ismi!" yoki "Hurmatli (aziz) + qabul qiluvchining ismi, otasining ismi, salom!" va shundan keyingina xabaringiz maqsadiga o'ting.

Evropada har doim "Hurmatli janob / xonim" yoki kamroq rasmiy ravishda murojaat qilish odat tusiga kiradi, ayniqsa siz qabul qiluvchi bilan tanish bo'lsangiz, "Hurmatli + ism". Hayot sur'ati va yozishmalar yanada qizg'in bo'lgan Qo'shma Shtatlarda elektron pochta ism va qisqa "Salom + ism" dan iborat sarlavha bilan boshlanadi. Rus tilida undov belgisi har qanday yozishma janrida yozma murojaatdan keyin qo'yiladi: biznes, xususiy, rasmiy va hokazo, ingliz tilida esa bu barcha janrlarda vergul qo'yiladi.

7-qoida Xatingizni to'g'ri tuzing. Chunki monitor ekranidan o'qish qog'ozni o'qishdan ko'ra ancha qiyin. Elektron pochta matningizni mantiqiy paragraflarga ajrating. 15-20 so'zdan ortiq bo'lmagan jumlalarni saqlashga harakat qiling. Paragraflarni bir-biridan chekinish yoki bo'sh qator bilan ajrating.

8-qoida Qisqacha bo'ling va fikringizni to'g'ri ifoda eting. Birinchi xatboshidagi asosiy matn o'quvchi e'tiborini uning mavzusidan kam bo'lmasligi kerak. Potentsial o'quvchining cheklangan vaqti haqida xabardor bo'ling. Maktubning maqsadi bilan boshlang, u birinchi jumlada aniq ko'rsatilishi kerak. Agar birinchi jumlalar to'g'ri tuzilgan bo'lsa, u holda xatni oluvchi uni oxirigacha o'qib chiqishi ehtimoli juda yuqori. Elektron pochta ma'lumotni tezda etkazish uchun mo'ljallangan. Agar siz katta miqdorni o'z ichiga olgan muhim ma'lumotlarni yuborishingiz kerak bo'lsa, elektron pochtaga qisqa qo'shilgan matnni yozish va ma'lumotni ilova sifatida tartibga solish yaxshiroqdir.

9-qoida E-pochtangizni yozishni boshlashdan oldin ilovani ilova qiling. Necha marta xat olishingiz kerak edi, uning maqsadi ilovani yuborish bo'lgan, bu ilovasiz ?! Bunday beparvolik sizning biznes obro'ingizga eng yaxshi ta'sir ko'rsatmasligi mumkin.

10-qoida Biror kishiga birinchi marta yozganingizda, qo'shimchalarni qo'shmang. Agar siz hali ham qabul qiluvchining roziligisiz biron bir qo'shimchani yuborsangiz, u qanday fayl ekanligini xat matniga yozganingizga ishonch hosil qiling. 5MB dan kattaroq qo'shimchalarni biriktirmang, chunki bunday noxush holat yuzaga kelishi mumkin: faylingizni bir soniyada pochta serveriga yuborasiz, qabul qiluvchingiz esa uni bir soat davomida yuklab oladi.

11-qoida Javob xatini tuzayotganda sizdan berilgan barcha savollarga javob bering. Agar javob berish qiyin bo'lsa, to'g'ridan-to'g'ri yozing.

12-qoida Elektron pochta xabarini yuborishdan oldin imlo, grammatika va tinish belgilarini tekshiring. Elektron pochta aloqa qilishning tezkor usuli bo'lganligi uning beparvo bo'lishi kerakligini anglatmaydi. Imlo va grammatika nuqtai nazaridan iboralaringizni iloji boricha oqilona tuzing. Bu nafaqat savodsiz yozilgan xat sizning taassurotingizni buzishi mumkinligi, balki matnni vergul va nuqtasiz o'qish juda qiyin bo'lgani uchun muhimdir.

13-qoida Elektron pochtaga javob berish kerak. Elektron pochta - bu boshqa odamlar bilan bog'lanishdir va ozgina xushmuomalalik hech qachon zarar qilmaydi. Odob qoidalariga ko‘ra, elektron xatlarga javob berilishi, javob berish muddati esa uch kundan oshmasligi kerak. Agar siz ushbu muddat ichida elektron pochtaga javob bermasangiz, bu muloqot qilishdan aniq rad etishdir. Agar sizga xatga javob berish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, kechikish sabablarini tushuntirishga arziydi. Qo'shimchani o'z ichiga olgan elektron pochta xabarini olganingizda, ilova kelganini va odatdagidek ochilganligini tasdiqlang. Noma'lum odamlardan xat olganingizda, ularga javob bera olmaysiz. Ular o'qimasdan o'chirilishi mumkin. Agar sizga biriktirilgan fayl bilan kiruvchi elektron xat olsangiz, faylni o'ramini ochmasdan o'chirishingiz kerak: bu, ehtimol, kompyuter virusi manbai.

14-qoida O'qilganligi to'g'risida kvitansiya so'ramang. Siz asosiy maktub matnidan keyin va imzoingizdan oldin quyidagi iborani yozishingiz mumkin: “Iltimos, xat olinganingizni javob xati orqali yoki quyidagi raqamlarga qo‘ng‘iroq qilib tasdiqlang”.

15-qoida Hech qachon xabarning matn qismida katta harflar ishlatilmasligi kerak. BOSH HARFLARDAGI MATN qichqiriq sifatida qabul qilinadi. Eng yaxshi holatda, tarmoq odob-axloqi masalalarida savodsizlik deb ataladi. Bu sizning o'quvchingizda tirnash xususiyati yoki boshqa nomaqbul reaktsiyaga olib kelishi mumkin.

16-qoida Hech qachon maxfiy ma'lumotlarni elektron pochta orqali bermang. Bank kartangiz raqamlari yoki boshqa maxfiy maʼlumotlarni elektron pochtaga yuborishda juda ehtiyot boʻling. O'tkazish paytida elektron pochta ushlanishi va shaxsiy manfaat uchun ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, siz yuborgan elektron pochta kompyuter xotirasida abadiy qoladi.

17-qoida Qisqartmalarni va hissiy dizaynni suiiste'mol qilmang. Ishbilarmonlik elektron pochta xabarlarida BTW (aytmoqchi) yoki LOL (baland ovozda kulish) kabi qisqartmalardan foydalanmang, ular kulgichlar (“jilmayuvchi yuzlar”) deb ham ataladi. Ular biznes yozishmalarida noo'rin, ayniqsa xatni oluvchi ularning ma'nosini bilmasligi mumkin.

18-qoida Xat oxirida imzo qo'yganingizga ishonch hosil qiling. Imzo - bu sizning shaxsingizni tasdiqlovchi va kontakt ma'lumotlaringizni o'z ichiga olgan xabarlaringiz oxiriga qo'shilgan kichik matn blokidir. Imzongizni qisqa tuting: to'rt-etti qatordan oshmasligi kerak. Uzoq imzo juda ko'p joy egallaydi va zerikarli bo'lishi mumkin. Siz bilan bog'lanishning bir necha mumkin bo'lgan usullarini (odatda telefon va faks raqamlari), shuningdek kompaniyangiz veb-saytiga havolani qo'shing.

Maqolalar asosida:

1. Elektron pochta odob-axloq qoidalariga oid 32 ta eng muhim maslahat. Elektron pochta odobi. [Elektron resurs] http://www.emailreplies.com/ 19.09.2015 da tekshirilgan.

2. Elektron pochta odobining eng muhim 26 ta qoidalari. [Elektron resurs] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 20.09.2015 da tekshirilgan.

Material GMC DOgM metodisti Shutilina L.A. tomonidan tayyorlangan

Har qanday tashkilot, tijorat firmasi yoki korxona faoliyatidagi muvaffaqiyat xulq-atvor madaniyati va odob-axloq qoidalari bilan uzviy bog'liqdir. Menejerning, xodimlarning barcha harakatlari, albatta, yaxshi did qoidalarini hisobga olishi va vaziyatga mos kelishi kerak.

Odobning eng muhim qismlaridan biri bu biznes yozishmalaridir.

Hisob-kitoblarga ko'ra, ish vaqtining deyarli 50 foizi qog'oz va pochta bilan tanishishga to'g'ri keladi. Ammo bu zarur, chunki malakali ishbilarmonlik yozishmalar kompaniyaning aylanmasini sezilarli darajada oshirishi, turli xizmatlar va bo'limlarning o'zaro hamkorligini tezlashtirishi mumkin.

Albatta, bu erda ma'lum naqshlar mavjud va ular ushbu maqolada albatta muhokama qilinadi. Ish yozishmalari qoidalari uzoq vaqtdan beri standartlashtirilgan. Mavjud GOST R.6.30-2003 matnni varaqqa to'g'ri joylashtirishga yordam beradi, qanday chekinishlar, chekkalar, shriftlar qilish kerakligini aytadi. Ishbilarmonlik yozishmalari nutq burilishlarining bir xilligi va takrorlanishi bilan tavsiflanadi.

Biroq, har bir harf boshqacha. Unda katta iz jo'natuvchining shaxsi, uning pozitsiyasi, holati va qabul qiluvchisi tomonidan qoladi. Qaysidir ma'noda, ishbilarmonlik yozishmalari ijodkorlik va mashaqqatli mehnatning kombinatsiyasidir.

Ish yozishmalarining turlari

Hujjatlarning aylanishi qog'ozda va elektron pochta orqali amalga oshiriladi.

Korxonadagi barcha yozishmalarni shartli ravishda quyidagi guruhlarga bo'lish mumkin:

Rasmiy / norasmiy yozishmalar;

Ichki va tashqi.

Rasmiy yozishmalarga tijorat takliflari, tashakkurnomalar va kafolatlar, savdo shartnomalari, korxonaga buyurtmalar, ish vazifalari, so‘rovlar, talablar, da’volar kiradi.

Norasmiy yozishmalar - bu biznes sheriklari, mijozlari, xodimlarining turli tabriklari; hamdardlik, uzr, taklif va rahmat.

Ichki hujjatlar faqat bitta korxonaning bo'limlari o'rtasida aylanadi, tashqi hujjatlar esa undan tashqariga chiqadi.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari: Ichki tarkib

Asosiy talab - xatning qisqaligi va hajmi. Matnni bir necha sahifaga cho'zmang. Sizning eng yaxshi garovingiz bittasiga yopishib olishdir.

Ish yozishmalari qoidalari matndan murakkab, tushunarsiz, xorijiy va yuqori darajada ixtisoslashgan so'z va iboralarni chiqarib tashlashni o'z ichiga oladi. Barcha jumlalar qisqa, muallifning asosiy fikrlari va "suvsiz" bo'lishi kerak.

Xatda ikki tomonlama talqin qilishdan saqlaning, aks holda, agar nizolar yuzaga kelsa, o'z nuqtai nazaringizni himoya qilish va ma'lum bir ibora bilan nimani nazarda tutganingizni isbotlash qiyinroq bo'ladi.

Ish yozishmalarini ro'yxatdan o'tkazish qoidalari yozuvchini adresatni ismi va otasining ismi bilan chaqirishga majbur qiladi, undan oldin "Hurmatli (lar) ..." murojaatini ko'rsatish kerak. Va har doim "Siz" da, xatni qabul qiluvchining yaxshi do'stona munosabati bo'lsa ham.

Kirish qismida familiya va ismni ko'rsatishdan tashqari, xabarning asosiy maqsadi ko'rsatilgan. Ish yozishmalari misollari bunday holatlar uchun etarlicha shablon va shtamplarni biladi: "Oldingi xat bilan bog'liq holda ...", "Sizga eslatamiz ...", "Sizga xabar beramiz ..." va boshqalar.

Qabul qiluvchi uchun noqulay bo'lgan javobni (taklifni rad etish, hamkorlikni rad etish) quyidagi iboralar bilan yumshoq qilib qo'ying: "Afsuski, biz taklif qilingan shartlardan foydalana olmaymiz ..." yoki shunga o'xshash.

Tashqi ish hujjatlari

Har qanday ish xati kompaniya ma'lumotlari va barcha aloqa ma'lumotlari bilan kompaniya blankida yozilishi kerak.

Hujjatning aniq sanasini kiritganingizga ishonch hosil qiling.

Varaqning yuqori o'ng burchagida qabul qiluvchining bosh harflari va qabul qiluvchi kompaniyaning manzili joylashgan.

O'quvchi tushunishi va idrok etishi osonroq bo'lishi uchun matnni semantik paragraflarga ajrating. 4-5 qatordan oshmasligi kerak.

Barcha so'zlarni katta (katta) harflar bilan yozish yomon shakldir.

Hujjatlar xatga ilova qilinishi mumkin. Bunday holda, ular varaqning pastki chap qismida alohida qatorda ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatga javob 10 kun ichida olinishi kerak. Agar muammoni hal qilish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, qabul qiluvchi bu haqda xabardor qilishi kerak.

Yozganingizdan so'ng, matnni imlo va grammatik xatolar bor-yo'qligini diqqat bilan tekshiring. Agar vaqtingiz bo'lsa, xatni bir chetga surib, keyinroq yana qaytib kelishingiz kerak. Qoidaga ko'ra, dastlab sezilmagan noaniqliklar aniqlanadi. Ushbu maslahat mijozning shikoyatiga javob berishda eng muhim hisoblanadi. Siz savodsiz xat bilan odamni ko'proq bezovta qilmasligingiz kerak.

Hujjat bir necha marta yozilgan va tekshirilganda, uni A4 qog'ozga chop eting. Ushbu o'lcham odatda har qanday yozishmalar uchun ishlatiladi, hatto matnning o'zi sahifaning faqat yarmini egallagan bo'lsa ham.

Chop etishdan oldin printerdagi siyohni tekshirib ko'ring, bu dog'lar va chalkashliklarni oldini olish uchun.

Ba'zi hollarda siz hujjatga tashrif qog'ozini qo'shishingiz va bosilgan varaqning o'zini shaffof faylga biriktirishingiz mumkin.

Kompaniya logotipi tushirilgan korporativ konvert ham yaxshi shakl hisoblanadi.

Norasmiy tekislikda ish yozishmalarini o'tkazish qoidalari ko'pincha ish qog'ozlariga qaraganda ko'proq hissiy va kamroq muhrlangan. Qisqartmalar bu erda mos keladi, rangli sifatlardan foydalanish, masalan, tabriklarda: hayratlanarli, hamdardlik, mehribon.

biznes elektron pochta xabarlari

Pochta tarmog'i orqali konvertda yozishmalarni jo'natmasligingiz tinchlanmasligi kerak. Ish yozishmalari qoidalari bu holatlarda ham qo'llaniladi.

Vakolatli va to'g'ri elektron biznes xabarlari korxona va shaxsning ijobiy imidjini yaratadi. Biznesda obro'-e'tibor juda qimmatga tushadi!

Elektron pochta yozishmalarining asosiy qoidalari

Ishchi elektron pochta manzilingizdan faqat maqsadga muvofiq foydalaning.

Pochta qutisining nomiga e'tibor bering. Ishlayotganda "chaqaloq", "supermen" kabi noto'g'ri nomlarga yo'l qo'ymang, hatto ular inglizcha transkripsiyada ko'rsatilgan bo'lsa ham.

Har doim "mavzu" ustunini to'ldiring, aks holda xatingiz spamga tushishi mumkin. "Reja", "ro'yxat", "taklif", "hisobot" kabi tavsiflar ishlamaydi. Qabul qiluvchining pochta qutisida shunga o'xshash xatlar juda ko'p bo'lishi mumkin. Xabaringiz nima haqida ekanligi haqida iloji boricha aniqroq bo'ling. Beshtadan ortiq so'z ishlatmang. Mavzuni bosh harf bilan yozing. Oxirida nuqta qo'yish shart emas.

Agar siz ilgari kelgan xatga javob berayotgan bo'lsangiz, mavzu satridan "Qayta" belgisini olib tashlang.

Muloqot uslubi

Ish xati formatini saqlang. Qo'rqituvchi, iltimos, buyruq ohangini olib tashlang.

Elektron biznes yozishmalari qoidalari matnda kulgichlar, ko'p sonli savol yoki undov belgilaridan foydalanishga ruxsat bermaydi.

Muloyim bo'ling. Boshida majburiy salomlashish va oxirida suhbatdosh bilan xayrlashish yaxshi shakldir. Masalan, "Hurmat bilan ..." yoki shunga o'xshash: "Hurmat bilan ...".

Biznes elektron pochtasi va uning “oltin qoidasi”: bir xabarda bir nechta turli mavzularni aralashtirmang. Bir qator xatlarni yuborish yaxshiroqdir.

Elektron pochta qog'ozga qaraganda ikki baravar qisqa bo'lishi kerak.

Qo'shimchalar bilan ishlash

Agar jo'natish uchun juda ko'p ma'lumot bo'lsa, ularni xatning asosiy qismiga qo'ymang, lekin uni alohida hujjatlar sifatida ilovaga ilova qiling.

Qabul qiluvchining qulayligi uchun siz tayyorlagan hujjatlarni unga tushunarli nomlarga o'zgartiring. Bu sizning qiziqishingizni ko'rsatadi va sizni g'alaba qozonadi. Qabul qiluvchining kompyuterida qancha ishlaydigan papkalar borligi va ular orasida sizning xatingizni qanday izlashi haqida o'ylab ko'ring.

Qabul qiluvchiga siz yuborayotgan fayllarni tasodifiy virus deb hisoblamasligi uchun aytib berishni unutmang. Katta hajmdagi hujjatlarni arxivlash.

Va juda katta qo'shimchalarni (200 kb dan) boshqa yo'llar bilan, masalan, ftp server orqali yuborish yaxshidir.

COM, EXE, CMD, PIF va boshqa bir qator formatlar, ba'zi pochta serverlari ruxsat bermaydi va bloklaydi.

Agar sizning xatingizni bir nechta qabul qiluvchilar bo'lsa, har safar ommaviy jo'natish haqidagi barcha dalillarni o'chirishga dangasa bo'lmang. Bunday qo'shimcha ma'lumotlar qabul qiluvchiga umuman kerak emas. "Ko'r nusxa" buyrug'i sizga yordam beradi.

Elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish qoidalari ikkinchi tomonni yozishmalarni qabul qilish to'g'risida xabardor qilishni o'z ichiga oladi. Agar hozircha javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda suhbatdoshga xabar bering. Boshqa savollar va jarayonlardan qochish uchun yozishmalar tarixini saqlang.

Agar javob muhim va shoshilinch bo'lsa, qabul qiluvchini telefon, Skype yoki ICQ orqali qo'shimcha ravishda xabardor qilishga ruxsat beriladi. Agar bundan keyin ham ijobiy natijaga erishib bo'lmasa, yana bir bor eslatib qo'ying.

Hujjat so'rovi ilova qilingan fayl bilan bo'sh xatni qaytarish uchun odatiy hol emas. Bu qabul qilinishi mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalarining namunalari hujjatning asosiy qismida tegishli ma'lumotlarni majburiy joylashtirishni talab qiladi. Masalan, bu: "Men sizning so'rovingizga kerakli ma'lumotlarni yuboryapman."

Xat oxirida koordinatalarni ko'rsatishni unutmang: barcha mavjud aloqa vositalari, pozitsiyasi, kompaniya veb-sayti, ijtimoiy tarmoqlarga havolalar.

Tashkilotning kontaktlarini yozishda iloji boricha ko'proq ma'lumot bering - hudud kodi bilan telefon raqami, pochta indeksi bilan manzil. Axir sizning muloqotingiz nafaqat mintaqangiz aholisi bilan amalga oshiriladi. Agar sizda barcha ma'lumotlar mavjud bo'lsa, siz bilan bog'lanish osonroq bo'ladi.

Va oxirgi qoida: yozishmalarni kim boshlagan bo'lsa, elektron muloqotni tugatishi kerak.

Xulosa

Biznes yozish nozik masala. Ba'zida inson va u vakili bo'lgan tashkilot haqida aniq fikrni shakllantirish uchun bir qarash kifoya qiladi. Biznes yozish qoidalarini bilish sizning karerangizda uzoq yo'lni bosib o'tishi mumkin.

1 469 0 Yigirma birinchi asrning paydo bo'lishi va kompyuterlarning keng tarqalishi bilan qog'ozdagi ish yozishmalar deyarli yo'q bo'lib ketdi - u faqat haddan tashqari rasmiyatchilik talab qilinadigan joylarda qo'llaniladi. Ammo bu umuman biznes yozishmalari qoidalari ham yo'q bo'lib ketgan degani emas. Hatto elektron pochta xabarlarida ham ularni hurmat qilish kerak.

Ish yozishmalari qoidalari

Birinchi marta ish maktubi yozish uchun o'tirganingizda, ehtimol siz chalkashib ketasiz. Axir, bu do'stingiz yoki qarindoshingizga xabar yuborish bilan bir xil emas. Suhbatdosh bilan qanday bog'lanish mumkin? Emotikalardan foydalanish kerakmi yoki yo'qmi? Bu ko'p sonli maydonlarni qanday to'ldirish kerak?

Siz tartibda boshlashingiz kerak va elektron pochta ishchi xatlarini ko'rib chiqishning umumiy qoidalaridan boshlashni unutmang.

Imtihon. Agar biznes yozishmalari sizning asosiy faoliyat sohangiz bo'lmasa, siz ikki marta pochtangizni tekshirishingiz mumkin - ertalab, ishga kelganingizda va tushdan keyin. Agar mijozlar va biznes hamkorlar bilan muloqot kundalik faoliyatingizning bir qismi bo'lsa, ish stolida harflar haqida bildirishnomalarni ko'rsatadigan elektron pochta mijozini o'rnatish osonroq bo'ladi.
Javob. So'zsiz odob xatga javobni iloji boricha tezroq yozishni talab qiladi, shuning uchun agar chalg'itishga toqat qilmaydigan masala bo'lsa, xatlarni e'tiborsiz qoldirish mumkin. Rasmiy qoidalarga ko'ra, xat pochta orqali kelgan bo'lsa, o'n kun ichida, faks orqali kelgan bo'lsa, ikki kun ichida javob berilishi kerak.
Saqlash. Elektron xatlar spam jildiga tushmasligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Bundan tashqari, ularni o'chirib bo'lmaydi: aks holda, ziddiyat yuzaga kelgan taqdirda, shunchaki yozishmalarga murojaat qilish va kimning haqligini ko'rish mumkin bo'lmaydi.
Foydalanish. Siz kompaniyaning elektron pochta manzilidan faqat uning nomidan yozishmalarni olib borish orqali foydalanishingiz mumkin. Agar biron sababga ko'ra yozishmalar uchun shaxsiy elektron pochtadan foydalanish talab etilsa, u rasmiy ko'rinishga ega ekanligiga va odobsiz yoki qo'pol so'zlarni o'z ichiga olmaydi.
Biz saqlash joyini aniqladik, javob berish vaqtini va qaysi elektron pochtadan foydalanishni aniqladik. Bularning barchasini eslab qolish oson va siz keyingi bosqichga o'tishingiz mumkin: bu erda ish xati keladi. Suhbatdoshni xafa qilmaslik uchun unga qanday javob berish kerak?
To'g'ri. "Salom, Vasya, men sizning xatingizni oldim va endi men o'yladim ..." kabi xatlar shaxsiy yozishmalar uchun qoldirilishi kerak. Ish yozishmalarini olib borish to'g'rilik va xushmuomalalikni talab qiladi. Siz jargon, ifodali, qo'pol iboralarni ishlata olmaysiz. Agar siz suhbatdoshingiz bilan bir necha yil ishlagan bo'lsangiz ham, kulgichlarni qo'ya olmaysiz. Siz "siz" ga murojaat qila olmaysiz va tanish bo'la olmaysiz - xat muloyim va quruq bo'lishi kerak.
Barkamol. Savodxonlik - bu madaniy rivojlanish ko'rsatkichi, intellektual daraja, kompaniya obro'sini saqlab qolish va uslubda xat yozish usuli. Agar sizning rus tilidagi yozma tilingiz yomon bo'lsa - bu keng tarqalgan va sharmandalik uchun sabab bo'lmasa - grammatika, imlo, tinish belgilarini tekshirish uchun maxsus xizmatlardan foydalaning.
Etarlicha. Agar suhbatdoshingiz nima haqida gapirayotganingizni tushunmasa, hatto eng malakali va to'g'ri javob ham behuda ketishi mumkin. Shuning uchun, professional atamalardan voz kechish yoki ularning dekodlanishini berish kerak. Bundan tashqari, suhbatdoshni chalg'itishi mumkin bo'lgan juda murakkab yoki juda oddiy bo'lmagan so'zlarni ishlatmaslik kerak. Va, albatta, ma'nosi sizni shubha ostiga qo'yadigan so'zlarni kirita olmaysiz.
mantiqiy. Agar javobni bilmasangiz - suhbatdoshdan kutishni, bilib olishni va boshqa xat yozishni so'rang. Agar ma'lum bo'lsa, maktubda izchil, mantiqiy va aniq ko'rsatilganligini tekshiring va shundan keyingina uni yuboring.
chiroyli. Tarkib kabi dizayn ham muhimdir. Siz paragraflardan foydalaning, savolni keltiring va shundan keyingina javob bering, raqamlangan va markirovka qilingan ro'yxatlardan foydalaning.

Kiruvchi xatga javob berish uchun uni malakali, to'g'ri, adekvat va mantiqiy bajarish kifoya. Lekin birinchi xatni qanday yozish kerak?

Birinchidan, uni to'g'ri formatlashingiz kerak:

Mavzu . Elektron xatning asosiy qismidagi "Mavzu" maydonini e'tiborsiz qoldirmaslik kerak, chunki uni o'qish orqali suhbatdoshda undan talab qilinadigan narsa haqida birinchi taassurot paydo bo'ladi. Ideal holda, u quyidagicha ko'rinishi kerak: "Korxonaning nomi, muammoning mohiyati" - "Romashka" OAJ. Shisha buyumlar.
Imzo . Ko'pgina pochta xizmatlari sizga avtomatik imzoni o'rnatishga imkon beradi, unda quyidagilar bo'lishi kerak: "Ism, lavozim, kompaniya" - "Romashka" OAJ bosh hisobchisi Makarova I.V. Ushbu shakl oluvchiga kimga murojaat qilayotganini va javobini qanday boshlashni osongina aniqlash imkonini beradi.
Salom . Salom tanish bo'lmasligi kerak - "Salom", "kunning yaxshi vaqti", "aloha" va boshqa shunga o'xshash variantlar yo'q. Neytral "Salom" yoki "Xayrli kun" yaxshi bo'lardi.
Shikoyat qilish . Nomi bo'yicha murojaatlar - "Anya" - to'liq o'rniga - "Anna Dmitrievna" tanish ko'rinadi va xatning butun taassurotini buzishi mumkin. Shuning uchun, ism va otasining ismi bo'yicha manzilni tanlash yaxshidir.
Uzunlik . Juda uzun xatlarni o'qish qiyin. Shuning uchun matn muharririning standart sahifasiga mos keladigan hajm optimal hisoblanadi.

Xatlar, javoblar va yangi harflar bilan ishlashning umumiy qoidalari - bularning barchasini qanday yozishni o'rganish oson. Ammo yana bir nechta narsalarni eslash kerak:

Tarkib . Xatda nima uchun yozilganligi, uning izchil tavsifi va faqat savol va takliflardan so'ng bo'lishi kerak.
Muhimligi . Ko'pgina pochta xizmatlarida yozish paytida belgilashingiz mumkin bo'lgan "Muhim!" belgisi mavjud. Keyin bunday xat oluvchining papkasida ta'kidlanadi.

MUHIM! Siz bunday bayroqdan foydalana olmaysiz - aks holda haqiqatan ham shoshilinch xat juda ko'p o'ylamasdan tanlanganlar orasida g'arq bo'ladi.

Dialogning oxiri . So'zsiz odob-axloq qoidalariga ko'ra, uni boshlagan kishi yozishmalarni tugatadi.
Vaqt. Ish kunining oxirida va juma kuni tushdan keyin xat yuborish nafaqat yomon shakl, balki umidsiz ishdir - baribir, javob faqat ertasi kuni ertalab yoki hatto dushanba kuni keladi.
Xushmuomalalik . Kelayotgan bayram bilan tabriklayman. Javobingiz uchun rahmat. Agar shoshilinch xatga zudlik bilan javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda qabul qiluvchiga xabar berish kerak.
Qo'shimchalar . Har qanday ilova arxivga joylashtirilishi va xatning matn qismida bu haqda oluvchiga alohida xabar berilishi kerak.

MUHIM! Elektron ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari suhbatdoshga e'tiborli bo'lishni talab qiladi - siz unga gapirishga ruxsat berishingiz, savollar berishingiz, ultimatum shaklida hech narsa talab qilmasligingiz kerak.

Elektron pochta turlari

Xat yozishni tartibga soluvchi qoidalar xat qaerga borishiga qarab biroz farq qilishi mumkin.

Ichki yozishmalar o'z korxonasining ishini to'xtatmaslik uchun xatlarga o'sha kuni javob berish maqsadga muvofiqligini, shuningdek, xatning ohangi boshqa holatlarga qaraganda bir oz tanishroq bo'lishi mumkinligini anglatadi.

MUHIM! Ichki yozishmalar uchun yagona shablonni ishlab chiqish maqsadga muvofiq bo'lar edi, unga ko'ra xodimlar tuzilmaga boshlarini sindirmasdan, tezda xat yozishlari mumkin.

Tashqi yozishmalar ko'proq rasmiyatchilik darajasini, shuningdek, professional jargonni filtrlash zarurligini anglatadi - ko'pincha boshqa kompaniyaning suhbatdoshi aniq so'zlarni tushunmaydi.
Xalqaro yozishmalar ko'proq rasmiyatchilikni, shuningdek, vaqt zonalarini hisobga olish zarurligini nazarda tutadi. Xullas, ertalab Nyu-Yorkka xat jo‘natib, yaqin orada javob kelishini kutish, tashvishlanib, shoshqaloqlik qilish bunga loyiq emas – axir, xatga javob berishi kerak bo‘lgan xodim, katta ehtimol bilan, hali ham karavotda uxlayotgandir.

Biroq, katta farqlar yo'q. Xushmuomalalik, savodxonlik va so'rovni aniq shakllantirish qobiliyati hamma joyda qadrlanadi.

Ish xatini qanday yozish kerak

Hujjatni tayyorlash uchun foydalaning Microsoft Word va quyidagi qoidalar:

tashkilot blankasi;
Times New Roman shrifti;
keng chegaralar;
hajmi 12-14 p.;
qator oralig'i - 1-2 p.;
Pastki o'ng tomonda harfning sahifa raqamlarini yozing.

Agar bu xalqaro yozishma bo'lsa, u holda xat adresat tilida yoziladi.

Ish xatining tuzilishi:

Shikoyat qilish;
Preambula;
Asosiy matn;
Xulosa;
Imzo;
Ilova.

Yana nimani eslash muhim:

Suhbatdoshga "siz" ga murojaat qiling.
Agar siz kiruvchi xatga javob yozayotgan bo'lsangiz, bu haqda boshida qayd qiling, masalan: "Sizning murojaatingizga, 01.01.2020 yildagi ..."
Agar xat tajovuzkorlik bilan qabul qilingan bo'lsa, raqibga o'xshamang va yozishmalarda tajovuzkor, iltimos iboralari va tartibli ohangni ishlatmang.
Har bir yangi fikrni yangi satrga yozing, shunda ma'lumot yaxshiroq qabul qilinadi. Uzoq paragraflar yaratmang. Maksimal 5-7 jumla.
Caps Lock (katta harflar) bilan yozilgan so'zlardan saqlaning - bunday matn tahdid sifatida qabul qilinadi.
Yuboruvchining aloqa ma'lumotlarini va xat yuborilgan sanani qo'shishni unutmang.
Ish yozishmalarida kulgichlar va tirnoq belgilaridan foydalanmang.
Chet so'zlarni ishlatmang, ruscha sinonimni tanlang.
Bitta shriftda yozing. Rangli matn va ortiqcha tagiga chizish, qalin ta'kidlash va hokazolardan foydalanmang.
Suhbatdosh bilan xushmuomala bo'ling va muloqotda ochiq bo'ling. Uning fikrini aniqlang va bu haqda qanday fikrda ekanligini so'rang. Empatiya va hurmatni namoyon eting.
Raqibingiz qanday javob berishini kuzating.

Foydalanish mumkin bo'lgan standart iboralar

Har safar fikrni qanday shaklda qo'yish kerakligini o'ylamaslik uchun siz biznes yozishmalar uchun qabul qilingan standart iboralardan foydalanishingiz mumkin:

Shikoyat qilish. "Salom, aziz Igor Petrovich"- agar siz oluvchini shaxsan bilsangiz. "Salom, janob Smirnov"- agar siz unga hayotingizda birinchi marta yozsangiz. Odatda harbiylar haqida gap boradi "Salom, o'rtoq polkovnik Smirnov".
Eslatma. Standart iboraga misol: "Sizga shuni ma'lum qilamizki ...". ga o'zgartirilishi mumkin "Iltimos, xabardor bo'ling", "xabar bering", "xabar bering".
Tushuntirish. Qabul qiluvchiga xatning maqsadi haqida boshida aytib berish uchun siz konstruktsiyalardan foydalanishingiz mumkin: “Soʻrovingizga javoban…”, “Ish bajarish uchun…”, “Yordam berish uchun…”, “Sizning xohishingizga koʻra…”.
So'rov. Xatda so'rash formulaga muvofiq bo'lishi kerak "Sizdan so'raymiz…".
Gap. "Biz sizga taklif qilishimiz mumkin ...", "Sizga tavsiya qilamiz ...".
Tasdiqlash. “Tasdiqlaymiz…”, “Oldik…”.
Rad etish. “Taklifingiz rad etildi…”, “Quyida tavsiflangan sabablarga ko‘ra biz rozi bo‘la olmaymiz…”, “Taklifingiz ko‘rib chiqildi va konstruktiv emas deb topildi”.

Rasmiylik biznes yozishmalarining eng yaxshi hamrohidir, lekin rasmiy iboralar ortida ma'no yo'qolmasligi juda muhimdir. Ish xatining yaxshi namunasi quyidagicha ko'rinadi:

Salom, Igor Petrovich!

Kengayish munosabati bilan "Romashka" OAJ uskunalar ishlab chiqarish uchun xom ashyo partiyalarini 25 foizga oshirishi kerak. “Margaritka” kompaniyasi bilan hamkorligimiz 5 yildan beri davom etmoqda va hozircha shikoyat qilishga asosimiz yo‘q. Shuning uchun biz etkazib berishni ko'paytirish imkoniyatlari va yuzaga kelishi mumkin bo'lgan qiyinchiliklarni muhokama qilishni taklif qilamiz.

Samarali hamkorlik umidi bilan "Romashka" OAJ bosh direktori Smirnov G.V.

******************************************************************************