Open Library est une bibliothèque ouverte d'informations éducatives. Modes de travail avec les objets MS Access Objets principaux Objet de l'accès MS

Les principaux objets d'ACCESS sont : les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules.

Table - ϶ᴛᴏ un objet qui est défini et utilisé pour stocker des données. Chaque table contient des informations sur un objet d'un certain type. La table contient des champs (colonnes) et des enregistrements (lignes). Vous pouvez travailler avec une table dans deux modes de base : en mode conception et en mode table.

En mode conception, la structure de la table est définie, .ᴇ. les types, les propriétés des champs, leur nombre et leurs noms (en-têtes de colonnes) sont définis. Il est utilisé lorsque vous devez modifier la structure de la table, mais pas les données qui y sont stockées.

Le mode tableau permet de visualiser, ajouter, modifier, trier simplement ou supprimer des données.

Requête - ϶ᴛᴏ un objet qui permet à l'utilisateur d'obtenir les données souhaitées à partir d'une ou plusieurs tables. Demande - ϶ᴛᴏ une question que l'utilisateur pose à ACCESS sur les informations stockées dans la base de données.

Vous pouvez créer des requêtes vous-même ou à l'aide des assistants. Dans ACCESS, vous pouvez créer les types de requêtes suivants :

Demande d'échantillon;

Requête avec paramètres ;

Requête de références croisées ;

Demande de modification (demande de suppression, de mise à jour et d'ajout d'enregistrements pour créer une table) ;

Requêtes d'union, requêtes de serveur, requêtes de contrôle, requêtes subordonnées.

À l'aide de requêtes, vous pouvez afficher, analyser et modifier les données de plusieurs tables, créer de nouvelles tables. Οʜᴎ sont utilisés comme source de données pour les formulaires et les rapports.

Vous pouvez travailler avec des requêtes dans deux modes de base : en mode conception et en mode table.

Formulaire - ϶ᴛᴏ un objet principalement conçu pour faciliter la saisie et l'affichage des données. Contrairement aux tableaux, les formulaires ne contiennent pas d'informations sur la base de données. Forme - ϶ᴛᴏ format (forme) d'affichage de données sur un écran d'ordinateur. Les formulaires ne peuvent être créés qu'à partir de tables ou de requêtes. La création de formulaires basée sur des requêtes vous permet de présenter des informations à partir de plusieurs tables.

Des images, des diagrammes, de l'audio (son) et de la vidéo (image) peuvent être intégrés dans le formulaire.

Modes de travail avec un formulaire :

Le mode formulaire est utilisé pour afficher et éditer les données, fournit un environnement pour travailler avec les données et une conception pratique pour leur présentation à l'écran ;

Le mode conception de formulaire est nécessaire s'il est extrêmement important de modifier la définition d'un formulaire (structure ou modèle du formulaire), et non les données qui y sont présentées ;

Le mode tableau vous permet de voir un tableau qui inclut tous les champs du formulaire ;

Rapport - ϶ᴛᴏ un objet conçu pour créer un document qui peut ensuite être imprimé ou inclus dans un document d'une autre application. Les rapports, comme les formulaires, peuvent être générés à partir de requêtes et de tables, mais ne permettent pas la saisie de données.

Modes de travail avec le rapport :

- mode aperçu vous permet de voir le rapport tel qu'il sera incorporé lors de l'impression ;

- mode constructeur est destiné à changer le modèle (structure du rapport).

Macro - ϶ᴛᴏ un objet qui est une description structurée d'une ou plusieurs actions à effectuer par ACCESS en réponse à un certain événement.

Par exemple, vous pouvez définir une macro qui, en réponse à une sélection d'un élément dans le formulaire principal, ouvre un autre formulaire. À l'aide d'une autre macro, vous pouvez vérifier la valeur d'un certain champ lors de la modification de son contenu. Dans une macro, vous pouvez inclure des conditions supplémentaires pour l'exécution ou la non-exécution de certaines inclusions d'actions dans celle-ci.

L'utilisation de formulaires et de rapports est grandement facilitée par l'utilisation de macro... MS ACCESS a plus de 40 macros qui peuvent être incluses dans des macros. Les macros effectuent des actions telles que l'ouverture de tables et de formulaires, l'exécution de requêtes, l'exécution d'autres macros, la sélection d'options dans les menus, etc. Les macros permettent d'appuyer sur un (ou plusieurs) bouton pour effectuer un ensemble d'actions qui doivent souvent être effectuées pendant le travail.

Un module est un objet contenant des programmes dans MS ACCESS BASIC, qui vous permettent de diviser le processus en étapes plus petites et de détecter les erreurs qui n'ont pas pu être trouvées à l'aide de macros.

Fenêtre et objets SGBD Microsoft Accès

Fenêtre SGBD Microsoft Accès

La fenêtre de la base de données contient deux sections (la rangée verticale de boutons sur la gauche - voir la figure) :

Chapitre Objets : la rangée verticale de boutons représente tous les objets pouvant être créés dans la base de données : tables, requêtes, formulaires, père vous modules de macros.

Chapitre Groupes, où les groupes d'objets personnalisés sont créés, destiné à stocker des références à des objets de divers types. Initialement dans la rubrique Groupes il n'y a qu'un seul groupe À partir de jurer.

Zone de travail de la fenêtre

Un clic sur l'objet sélectionné s'affiche dans zone de travail de la fenêtre modes créer un objet (dans notre exemple - 3 modes de création de tableaux), ainsi qu'une liste d'objets précédemment créés du type sélectionné (dans notre exemple, ils sont absents ; s'ils sont disponibles, ils se trouvent ici).

Des objets de différents types peuvent être combinés en groupes. Les groupes vous permettent de combiner des objets du même sujet dans de grandes bases de données. Pour ajouter des objets à un groupe, le menu contextuel de l'objet recherché est appelé (par un clic droit sur son icône), la commande est sélectionnée ré ajouter au groupe et dans celui-ci le groupe dans lequel l'objet est inclus (si nécessaire, vous pouvez immédiatement créer un nouveau groupe). La figure suivante est un exemple. Les objets sont représentés dans un groupe par des raccourcis qui font référence à l'objet inclus dans le groupe.

Objets SGBD Microsoft Accès

SGBDMicrosoft Accès permet de créer les objets suivants :

les tables , destiné à stocker des informations sur un objet distinct d'un domaine donné. Chaque table d'une base de données relationnelle doit avoir clé unique (primaire), qui peut être simple ou composé. Les clés primaires entre les tables sont utilisées pour créer Connexions pour partager des données de tables séparées.

Formes pour saisir, corriger et visualiser des informations sous une forme conviviale. À l'aide de formulaires, vous pouvez imposer des restrictions d'accès aux données, contrôler les données d'entrée, recevoir des données calculées, afficher des messages. Il est possible de gérer les événements qui se produisent lors de l'utilisation d'un formulaire. Vous pouvez créer un formulaire basé sur n'importe quelle table ou requête.

Enquêtes vous permettent de sélectionner les données requises dans une ou plusieurs tables liées à l'aide d'une condition définie par l'utilisateur, d'effectuer des calculs et d'obtenir le résultat sous la forme d'une table. Dans ce cas, des tables de base de données peuvent être utilisées, ainsi que des tables enregistrées obtenues à la suite d'autres requêtes. La requête peut être construite directement sur une autre requête en utilisant sa table temporaire avec les résultats.

Rapports pour générer des documents de sortie contenant les résultats requis et les imprimer. La base de création d'un rapport peut être un tableau, une requête.

Macro pour enregistrer une séquence de macros (actions) exécutées lorsqu'un événement se produit dans un objet ou un contrôle. Une macro est enregistrée une fois et exécutée plusieurs fois ; elle est utilisée pour effectuer des opérations fréquemment répétitives afin d'améliorer l'efficacité du travail (souvenez-vous des macros de MicrosoftMot).

Modules standards - objets séparés de la base de données. Conçu pour regrouper les procédures liées (instructions écrites dans un langage de programmation VisuelDe basepour les applications qui effectuent les opérations et les calculs nécessaires). Seules les procédures contenues dans le module peuvent être exécutées. Il n'est pas possible d'interroger l'exécution d'un module dans son ensemble. Les procédures de ces modules sont disponibles à partir de tout autre objet de la base de données. Ces routines peuvent être appelées à partir de routines dans d'autres modules standard, de routines d'événements, de macros et simplement à partir d'expressions.

Modules de formulaire et de rapport pour enregistrer les procédures associées au traitement des événements dans un formulaire ou un état (clic de souris sur un élément d'un formulaire ou d'un état, double-clic, obtenir un élément de focus, etc.), ainsi que des procédures normales pour des actions typiques.

Access se concentre sur le travail avec des objets, qui incluent tables de base de données, requêtes, ainsi que des objets d'application pour travailler avec la base de données : formulaires, rapports, pages, macros et modules.

Pour les processus de traitement de données typiques - affichage, mise à jour, recherche selon des critères spécifiés, réception de rapports - Access fournit des outils pour concevoir des formulaires, des requêtes, des rapports et des pages. Les objets d'application sont constitués d'éléments graphiques appelés contrôles. Les contrôles de base sont utilisés pour lier des objets à des enregistrements de table qui sont des sources de données.

Lors de la création d'applications utilisateur, des outils de programmation sont également utilisés qui sont implémentés par des objets d'un autre type - des macros et des modules dans le langage de programmation VisualBasicforApplications (VBA).

Les objets sont présentés dans la fenêtre Access Database. Toutes les opérations d'utilisation des objets de base de données et d'application commencent dans cette fenêtre.

les tables(Tableaux) sont créés par l'utilisateur pour stocker des données sur un seul objet d'information du modèle de données de domaine. Une table se compose de champs (colonnes) et d'enregistrements (lignes). Chaque champ contient une caractéristique d'un objet de domaine. L'enregistrement contient des informations sur une instance de cet objet.

Enquêtes(Les requêtes) sont créées par l'utilisateur pour sélectionner les données souhaitées dans une ou plusieurs tables associées. Le résultat de l'exécution d'une requête est une table qui peut être utilisée avec d'autres tables de base de données lors du traitement des données. La requête peut être formatée en tant que requêtes par modèle (QBE) ou en utilisant une instruction SQL, un langage de requête structuré. Vous pouvez également utiliser une requête pour mettre à jour, supprimer ou ajouter des données à une table, ou créer de nouvelles tables basées sur celles existantes.

Formes(Les formulaires) sont le principal moyen de créer une interface utilisateur de dialogue pour une application utilisateur. Un formulaire peut être créé pour saisir et afficher des données de base de données interdépendantes à l'écran sous une forme pratique qui correspond au document qui est familier à l'utilisateur. Les formulaires peuvent également être utilisés pour créer des tableaux de bord dans une application.

Rapports(Rapports) sont destinés à générer des documents de sortie contenant les résultats de la résolution des problèmes des utilisateurs et de les imprimer.

Pages Les pages d'accès aux données sont des pages Web de dialogue qui sont liées de manière dynamique à une base de données et vous permettent d'afficher, de modifier et d'entrer des données dans la base de données tout en travaillant dans une fenêtre de navigateur.

Macro(Macro). Une macro est un programme qui contient une description de la séquence d'actions exécutées lorsqu'un événement se produit dans un objet ou un contrôle d'application. Chaque action est implémentée par une macro. Les macros sont créées en mode dialogue en sélectionnant les macros requises et en définissant les paramètres qu'elles utilisent lors de l'exécution.

Modules(Modules) contiennent des procédures VBA. Des procédures de fonction peuvent être créées qui sont développées par l'utilisateur pour implémenter des fonctions non standard dans l'application de l'utilisateur, et des procédures pour gérer les événements. Dans Access, pour la commodité de l'utilisateur, les objets de base de données peuvent être combinés en groupes en fonction de caractéristiques fonctionnelles ou autres. Les groupes contiennent des liens vers divers types d'objets de base de données.

Dans la fenêtre de la base de données Access, avec la liste des objets créés, il existe des raccourcis qui permettent de lancer rapidement les assistants ou le constructeur pour créer un nouvel objet.

Toutes les tables d'une base de données, ainsi que d'autres objets Access : formulaires, requêtes, rapports, macros et modules créés pour cette base de données et objets intégrés peuvent être situés sur le disque dans un fichier de format unique. mdb. Cela simplifie la technologie de maintenance de la base de données et l'application de l'utilisateur. Une grande compacité de placement de tous les objets de la base de données sur le disque et l'efficacité du traitement des données sont fournies. Les pages de données d'accès sont enregistrées dans des fichiers séparés, le fichier de base de données ne contient que des liens vers elles.

Le package Access est inclus dans la livraison étendue (professionnelle) du package MS Office et est plus complexe à utiliser que Word et Excel.

Le but de MS Assess est de créer et d'utiliser Base de données.

Base de données - un ensemble d'informations logiquement liées sur un certain domaine d'activité humaine ; une base de données se compose d'une ou plusieurs tables associées ; une base de données de packages Access est contenue dans un fichier spécial avec l'extension. mdb (exemple de fichier de base de données : Employés. mdb).

Système de gestion de base de données (SGBD) - un ensemble de programmes qui mettent en oeuvre toutes les opérations nécessaires avec les bases de données (création, remplissage, stockage, traitement, sortie).

Tableau - trousse enregistrements du même type (par exemple, un ensemble d'informations sur les fournisseurs de l'organisation); les tables sont l'épine dorsale d'une base de données moderne ; chaque table doit avoir un nom unique à la base de données.

Enregistrement - trousse des champs décrire la structure des informations stockées dans le tableau (par exemple, quelles informations sur les fournisseurs doivent être stockées dans le tableau) ; les champs d'un enregistrement doivent être logiquement liés les uns aux autres.

Domaine - une unité élémentaire d'information logiquement indivisible dans la base de données (exemples de champs : nom du fournisseur, coordonnées, etc.) ; chaque champ doit avoir un nom et un type uniques ; le type du champ dépend du type d'informations qui y sont stockées ; les principaux types de champs sont : numérique, texte (texte jusqu'à 255 caractères), compteur (entiers dans l'ordre), champ MEMO (grand texte libre), date/heure, devise, champ objet OLE (toute image) ; certains champs de la table ont des usages particuliers et sont appelés clé.

Champ clé (clé) - un champ spécial qui détermine l'unicité de chaque enregistrement de cette table ; n'importe quel champ ou groupe de champs peut être clé, tant qu'ils ont un ensemble unique de valeurs pour chaque enregistrement de la table ; dans la plupart des cas, l'unicité est assurée en introduisant un champ spécial dans l'enregistrement - un numéro de série ou, lorsque les enregistrements (type-counter); lors de la suppression ou de l'ajout d'enregistrements à la table, l'unicité des valeurs de ces champs est automatiquement suivie ; les champs clés ont d'autres utilisations, par exemple, pour trier les données dans l'ordre et pour lier des tables les unes aux autres.

La base de données la plus simple consiste en une table. Pour stocker des données sur les fournisseurs de l'organisation, vous pouvez créer le tableau simple suivant nommé « fournisseurs » (tableau 1) :

Tableau 1

La plupart des bases de données réelles sont constituées de plusieurs tables liées. La nécessité d'utiliser plusieurs tables s'explique par le fait que chaque table, si possible, ne doit pas contenir d'enregistrements dans lesquels il y a beaucoup de données en double. Ceci, d'une part, réduit la quantité d'informations stockées et, d'autre part, élimine la redondance des informations dans les tables et augmente considérablement l'efficacité d'utilisation de la base de données.

Diviser toutes les informations stockées dans la base de données d'informations en tableaux séparés est assez compliqué et nécessite des connaissances et de l'expérience. La base d'une telle partition est un appareil mathématique spécial d'algèbre relationnelle.

Il existe des systèmes logiciels spéciaux qui, sur la base de l'analyse des données traitées, vous permettent de trouver la meilleure structure de base de données. Si deux tables de base de données sont liées l'une à l'autre, le type de cette relation est le plus souvent défini comme « Un à plusieurs », c'est-à-dire. un enregistrement dans une table (principale) correspond à plusieurs enregistrements dans une autre table (subordonnée).

La relation entre les tables s'effectue à l'aide de champs clés : la table subordonnée, en plus de sa clé principale, contient un champ dont le nom et le type coïncident généralement avec le champ clé de la table principale. Un tel champ est appelé clé étrangère.

L'utilisation d'Access nécessite deux étapes principales :

· Création de base de données;

· Utilisation de la base de données pour le traitement de l'information.

À son tour, la création de la base de données commence par la création d'un nouveau fichier de base de données *. mdb et peut être exécuté comme ceci :

· Description complète « manuelle » de la structure de la base de données sous forme d'un ensemble de tables, d'enregistrements et de champs ;

· Sur la base des modèles disponibles - modèles de base de données (il y en a 22), à partir desquels vous pouvez sélectionner les tables et les champs requis.

Une description de chaque table comprend :

· Définition du nom de la table ;

· Définition du champ clé (généralement c'est le champ du contre-code), qui est défini en premier lieu dans la liste des champs ;

· Énumération de tous les autres champs inclus dans le tableau, en indiquant leur nom et leurs types.

Après avoir décrit les tables, vous devez établir une connexion entre elles à l'aide de clés étrangères. Pour cela, un outil visuel spécial est utilisé, lancé par le bouton "Data Scheme" de la barre d'outils. Il permet de sélectionner les tableaux liés et d'utiliser la souris pour « étirer » le lien entre les champs du même nom dans les tableaux.

Après cela, vous pouvez commencer l'étape la plus inintéressante mais nécessaire - remplir la base de données créée avec des informations. Pour cela, des objets spéciaux sont généralement créés - des formulaires. Leur but est d'entrer et de modifier davantage ceux stockés dans la base de données. Un formulaire est un ensemble de champs de saisie correspondant aux champs d'une table spécifique. Le moyen le plus simple de créer un formulaire pour une table spécifique est d'utiliser automatiquement le bouton "Nouvel objet / Formulaire automatique". Chaque entreprise se voit attribuer un nom sous lequel elle est enregistrée dans le fichier de base de données et peut être utilisée à l'avenir.

L'utilisation de la base de données créée et alimentée est basée sur deux concepts de base supplémentaires : une requête et un rapport. La demande vous permet d'effectuer les actions nécessaires avec les données stockées.

Il existe les types de demandes suivants :

· Pour un échantillon de données ;

· Ajouter des enregistrements ;

· Pour supprimer et modifier des enregistrements.

Les requêtes les plus couramment utilisées sont la récupération de données. La formation des requêtes est effectuée à l'aide d'un constructeur spécial qui vous permet de spécifier les tables et les champs utilisés dans la requête et de définir les conditions de sélection des données. Les requêtes créées sont enregistrées dans un fichier de base de données et peuvent être réutilisées. Sur la base de toute requête existante, vous pouvez en construire une nouvelle en modifiant l'ensemble des champs et les conditions de sélection.

LEÇON 1

Sujet. Le concept de bases de données et de systèmes de gestion de bases de données (SGBD). Caractéristiques du SGBD MS Access. Types de données et propriétés des champs.

Base de données (DB) Est un stockage systématisé d'informations d'un certain domaine, auquel divers utilisateurs peuvent avoir accès pour résoudre leurs problèmes. Domaine est la partie d'un système réel qui est d'intérêt pour cette étude.

L'objectif principal des bases de données est de rechercher rapidement les informations qu'elles contiennent.

Les bases de données sont factuel et documentaire... Les bases de données factographiques contiennent de brèves informations sur les objets, classées dans un format bien défini (par exemple, auteur, titre, année de publication). Les bases de données documentaires contiennent des informations de différents types : texte, sonore, graphique, multimédia. Par exemple, une base de données musicale moderne peut contenir des paroles et des partitions de chansons, des photographies d'auteurs, des enregistrements sonores, des clips vidéo.

La base de données elle-même ne contient que des informations et ne peut pas répondre aux demandes des utilisateurs pour la récupération et le traitement des informations. La base de données est maintenue par le système de gestion de base de données.

Système de gestion de base de données (SGBD) Est un logiciel qui vous permet de créer une base de données, de mettre à jour les informations qui y sont stockées et d'y accéder facilement pour la visualisation et la recherche.

Exigences pour le SGBD :

La capacité de manipuler des données ;

La possibilité de rechercher et de former des requêtes ;

Assurer l'intégrité (cohérence) des données ;

Assurer la sécurité et la confidentialité.

Principales caractéristiques du SGBD :

Mise à jour, réapprovisionnement et extension de la base de données ;

Haute fiabilité du stockage des informations ;

Conclusion d'informations complètes et fiables sur les demandes ;

Moyens de protection des informations dans la base de données.

Il existe des SGBD tels que Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Le SGBD le plus populaire est Access, qui est un outil simple mais puissant pour traiter et stocker des données.

Les principaux objets du SGBD MS ACCESS

Enregistrement de la base de données Est une ligne de tableau, une implémentation concrète (signification) du concept de domaine.

Champ de base de données Est une colonne dans une table de données, une propriété (attribut) d'un concept de domaine donné.

Champ de clé de base de données- un champ qui identifie (identifie) de manière unique l'enregistrement. Par exemple, le matricule d'un employé, le code produit, le numéro de voiture.

Pour chaque champ, définissez Type de données ça peut être dedans :

texte- peut contenir une chaîne de caractères jusqu'à 255 caractères ;

champ MÉMO- un champ de texte permettant de saisir des textes volumineux constitués de plusieurs lignes (jusqu'à 65 535 caractères) ;

numérique- un nombre de tout type (entier, réel, etc.). Propriété - taille (octet, entier, entier long, virgule flottante, nombre de décimales) ;

date Heure- contient la date et l'heure dans la plage de 100 à 9999 ;

monétaire - s'applique aux valeurs monétaires. Empêche l'arrondi lors de l'exécution des calculs. Il peut avoir jusqu'à 15 chiffres dans la partie entière et jusqu'à 4 dans la partie fractionnaire ;

compteur - permet l'insertion automatique de nombres séquentiels (augmentant de 1) ou aléatoires lors de l'ajout d'un enregistrement. Il est garanti que les valeurs du compteur ne seront pas répétées ;

logique - ne contient qu'une des deux valeurs : "Oui/Non", "Vrai/Faux", "On/Off" ;

Champ objet OLE - contient des images, des fichiers audio, des feuilles de calcul Excel, des documents Word, etc. Pour afficher un objet OLE sur une fiche ou dans un état, vous devez utiliser le cadre attaché de l'objet ;

assistant de substitution - ce mode n'est pas un type indépendant. Sa sélection lance un assistant qui vous permet de créer une liste ou d'affecter une table ou une requête à partir de laquelle vous pouvez sélectionner des valeurs pour un champ. Le type de données est défini en fonction des valeurs sélectionnées lors de l'assistant.

Tous les types de champs (sauf compteur) ont les éléments suivants Propriétés :

taille du champ- définit le nombre maximum de caractères à saisir dans ce champ. Pour une zone de texte, il s'agit du nombre maximum de caractères (jusqu'à 255). Lorsque vous choisissez une taille, gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas saisir un texte de 30 caractères dans un champ de 20 caractères. En revanche, définir une longueur trop importante peut augmenter inutilement la taille du fichier de base de données si les valeurs stockées dans le champ sont nettement inférieures à sa longueur définie. Pour les champs numériques, la taille est sélectionnée dans une liste de types de données numériques possibles ;

nouvelles valeurs - détermine comment la valeur du compteur change lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés ;

format de champ - détermine comment le contenu du champ doit être affiché, par exemple, pour le type Date/Heure, vous pouvez choisir de représenter la date comme 30 juin 1999 ou 30/06/99 ;

nombre de décimales définit le nombre de chiffres après la virgule pour les nombres fractionnaires. Cette valeur n'affecte que la façon dont les valeurs numériques sont représentées, pas la façon dont elles sont stockées en mémoire. ;

masque de saisie - vous permet de définir un modèle pour la saisie, ce qui donne une certaine garantie de l'exactitude de la saisie des données, il est utilisé pour les champs de type Date / Heure et texte. Le masque de saisie affiche des caractères - des espaces réservés, indique le nombre de caractères que vous devez saisir, comprend des caractères de séparation (trait d'union, crochets). Par exemple, pour une date, le masque de saisie pourrait ressembler à ceci : --. - .--. Ce masque est codé avec le jeu de caractères 99/99/00. L'espace réservé 9 signifie que seuls les chiffres sont autorisés, et sa saisie est facultative, l'espace réservé 0 nécessite un numéro obligatoire. Lorsque vous sélectionnez la propriété Masque de saisie, un bouton apparaît sur la droite, qui lance un assistant qui vous aide à créer un masque. Par exemple, le code d'un étudiant est formé d'un numéro de faculté à deux chiffres, d'un numéro d'étudiant à trois chiffres et des 2 derniers chiffres de l'année d'admission : 00-000- "01" ; 0 ; #."01" - la valeur entre guillemets est ajoutée automatiquement au champ ; 0 - les symboles de masque sont enregistrés dans le tableau avec les symboles saisis (sinon 1); # - indique quel caractère doit être à la place des caractères saisis. Lors de la saisie des données, l'utilisateur verra le masque suivant : ## –### ––01;

Signature utilisé comme en-tête de colonne en mode tableau ;

défaut vous permet d'entrer automatiquement n'importe quelle valeur dans le champ ;

condition sur la valeur- définit la zone ou la plage de la valeur des données saisies dans le champ ;

Message d'erreur- permet de préciser le texte du message affiché à l'écran si les données saisies violent la condition de la valeur ;

Champ obligatoire- a deux significations Oui et Non. Si vous définissez la valeur sur Oui, Évaluer exigera la saisie obligatoire de toute valeur dans ce champ .;

lignes vierges- détermine s'il est autorisé de saisir des lignes vides dans ce champ ;

champ indexé- détermine si une indexation sera effectuée ou non pour ce champ. L'indexation consiste à créer une liste de numéros d'enregistrement, classés selon les valeurs des champs. Avoir un index accélère les recherches et les tris, mais nécessite de l'espace disque supplémentaire.

Les principaux objets de base de données avec lesquels Access vous permet de travailler sont :

Les tables;

Demandes ;

pages d'accès aux données ;

macros ;

Des outils de construction spéciaux sont disponibles pour créer et éditer ces objets. Chaque objet a ses propres propriétés, en définissant lesquelles vous pouvez le personnaliser.

les tables sont le magasin de données principal dans la base de données.

Enquêtes sont créés par l'utilisateur pour sélectionner les données requises dans une ou plusieurs tables liées en fonction d'une condition qui y est spécifiée. Vous pouvez également mettre à jour, supprimer ou ajouter des données aux tables à l'aide d'une requête ou créer de nouvelles tables.

Formes sont conçus pour saisir, afficher et modifier des données connexes sur l'écran d'affichage sous une forme conviviale. Le formulaire peut également être imprimé.

Rapports sont utilisés pour former un document de sortie destiné à l'impression. Vous pouvez prévisualiser le rapport à l'écran.

Macro est une description des actions qui doivent être effectuées en réponse à un événement. Chaque action est implémentée par une macro. À l'aide de macros, vous pouvez effectuer des actions telles que, par exemple, ouvrir un formulaire, un tableau ou un état, quitter Access, etc.

Modules contiennent des programmes dans le langage Visual Basic qui sont développés par l'utilisateur pour implémenter des procédures de traitement de données non standard.

Pages L'accès aux données est un type spécial de pages Web conçues pour afficher et fonctionner sur Internet ou un intranet avec des données stockées dans des bases de données Microsoft Access ou des bases de données Microsoft SQL Server. La page d'accès aux données peut également inclure des données provenant d'autres sources telles que Microsoft Excel.

Les tables.

Structure des tableaux.

Les tables sont l'épine dorsale d'une base de données Access — toutes les données y sont stockées. Les tables doivent être soigneusement planifiées. Tout d'abord, la structure de chaque table doit être planifiée. La structure des tableaux est déterminée par le contenu des formulaires de sortie et des rapports qui doivent ensuite être reçus. Lors de la planification des tables, vous devez éviter de dupliquer les informations dans différentes tables.

La structure du tableau est déterminée par la liste des champs, pour chacun desquels est précisé :

Nom de domaine;

Type de données;

Liste des propriétés ;

La description.

Le nom du champ doit être unique, la longueur maximale du nom est de 64 caractères, vous pouvez utiliser n'importe quel caractère dans le nom sauf "", ".", ",", "!", "[", "]". le nom ne doit pas commencer par un espace.

Le type de données détermine le type et la plage de valeurs valides pouvant être saisies dans un champ, ainsi que la quantité de mémoire allouée à ce champ.

Le tableau peut contenir les 9 types de champs suivants :

- Texte... Texte court. Texte et numéros, tels que noms et adresses, numéros de téléphone et codes postaux. Le champ de texte peut contenir jusqu'à 255 caractères.

Domaine Note... Texte long et chiffres, tels que commentaires et explications. Le champ Mémo peut contenir jusqu'à 64 000 caractères.

- Numérique... Type général de données numériques qui permet des calculs mathématiques, à l'exclusion des calculs de valeurs monétaires. La propriété Taille du champ vous permet de spécifier différents types de données numériques. La longueur est de 8 octets.

- Date Heure. Valeurs de date et d'heure. L'utilisateur a la possibilité de choisir l'un des nombreux formats standards ou de créer un format spécial. La longueur est de 8 octets.

- Monétaire... Valeurs monétaires. Les nombres sont présentés avec deux décimales. Il n'est pas recommandé d'utiliser des valeurs appartenant au type de données numériques pour les calculs monétaires, car ces dernières peuvent être arrondies lors des calculs. Les valeurs monétaires sont toujours affichées avec le nombre spécifié de décimales après la virgule. La longueur est de 8 octets.

- Compteur... Numéros séquentiels insérés automatiquement. Le compteur est incrémenté de un pour chaque entrée suivante. La numérotation commence à partir de 1. Le champ compteur est pratique pour créer une clé. Il ne peut y avoir qu'un seul champ de ce type dans une table. La longueur est de 4 octets.

- Logique... Valeurs "Oui" / "Non", "True" / "False", "On" / "Off", c'est-à-dire l'une des deux valeurs possibles. La longueur est de 1 octet.

- Champ d'objet OLE... Objets créés dans d'autres programmes prenant en charge le protocole OLE, tels que des graphiques, des images, etc. Les objets sont liés ou incorporés dans une base de données Microsoft Access via un contrôle sur un formulaire ou un état.

- Lien hypertexte... Une chaîne, composée de lettres et de chiffres, représentant l'adresse du lien hypertexte. Une adresse de lien hypertexte peut comporter jusqu'à trois parties : du texte (texte affiché dans un champ ou dans un champ) ; adresse (chemin d'accès à un fichier ou à une page), adresse supplémentaire (décalage à l'intérieur d'un fichier ou d'une page). Un lien hypertexte peut contenir jusqu'à 2048 caractères.

Chaque champ du tableau correspond à un ensemble de propriétés, à l'aide desquelles l'utilisateur définit le type et les caractéristiques fonctionnelles du champ. L'ensemble des propriétés d'un champ particulier est déterminé par le type de données de ce champ.

Les propriétés des champs dépendent du type de données sélectionné. Les plus importantes sont les propriétés suivantes :

- taille du champ définit la taille maximale des données stockées dans le champ ;

- format de champ détermine le format d'affichage des données dans ce champ du tableau, par exemple, pour un champ numérique il peut être basique, monétaire, à virgule fixe, exponentiel, pourcentage, etc.;

- nombre de décimales définit le nombre de décimales pour les types de données numériques et monétaires (peut être de 0 à 15) ;

- masque de saisie définit un masque de saisie pour faciliter la saisie de données dans un champ de contrôle. Par exemple, il est pratique de créer le masque de saisie suivant pour le champ "Téléphone", qui permet de saisir uniquement des chiffres et ajoute automatiquement des caractères intermédiaires : (___) ___-____.

- Signature définit le texte qui est affiché dans les tableaux, formulaires et rapports pour désigner (marquer) le champ, si la signature n'est pas spécifiée, alors le nom du champ est affiché ;

- défaut vous permet de spécifier une valeur qui est automatiquement entrée dans le champ lorsque vous créez un nouvel enregistrement. Par exemple, dans la table « Adresses », il peut être pratique de préciser la saisie automatique de la valeur « Moscou » dans le champ « Ville ». Lors du remplissage du tableau, les utilisateurs peuvent laisser la valeur par défaut dans ce champ ou, si nécessaire, spécifier une autre ville.

- condition sur la valeur vous permet de contrôler l'entrée, détermine les exigences pour les données entrées dans un enregistrement, un champ ou un contrôle ;

- Message d'erreur permet de préciser le texte du message affiché à l'écran si la donnée saisie viole la condition définie dans la propriété « Condition sur valeur » ;

- Champ obligatoire indique si le champ requiert une valeur. Si cette propriété est définie sur Oui, lorsque vous entrez un nouvel enregistrement, vous devez entrer une valeur dans ce champ ou dans tout contrôle qui lui est attaché. Les valeurs nulles dans ce champ ne sont pas autorisées. Par exemple, vous pouvez exiger qu'un nom de famille apparaisse dans chaque enregistrement du contrôle Nom de famille ;

- champ indexé définit l'index à générer sur un seul champ. L'index accélère les requêtes qui utilisent des champs indexés et accélère les opérations de tri et de regroupement. Par exemple, si vous recherchez fréquemment le champ Nom de famille dans la table Employés, vous devez créer un index sur ce champ.

La description est un court commentaire facultatif. Un commentaire, par exemple, peut être utilisé pour rappeler au développeur de la base de données les raisons du choix du type et des propriétés d'un champ.

Tables d'indexation

L'indexation vous permet d'accélérer le tri et la recherche de données dans une table. Vous pouvez indexer des champs numériques, monétaires, textuels, booléens et tels que Compteur et Date... Ne créez pas trop d'index sur une même table, car cela ralentira la saisie et la modification de ses données.

Un champ indexé peut contenir à la fois des valeurs uniques et des valeurs en double. Par exemple, dans le tableau Des employés vous pouvez créer un index sur le terrain Code de l'employé qui contient des valeurs de code uniques, ou par champ Nom de famille qui peut contenir des valeurs en double.

Il n'est pas permis de créer des index sur les champs NOTE, hyperliens et objets OLE.

N'importe quel nombre d'index peut être créé. Les index sont créés lorsque la disposition du tableau est sauvegardée et sont automatiquement mis à jour au fur et à mesure que les enregistrements sont saisis et modifiés. L'utilisateur peut ajouter de nouveaux index ou supprimer des index inutiles à tout moment dans le mode de conception de table.

Indice est une table de service interne avec deux colonnes. La première colonne contient les valeurs du champ indexé, la seconde - les adresses des enregistrements qui ont cette valeur. Les index vous permettent de rechercher rapidement une chaîne avec une valeur de champ d'index donnée.

Les champs de la table clé sont indexés automatiquement.

Création d'un tableau

Il existe cinq façons de créer une nouvelle table :

un). En mode tableau : les données sont saisies en mode tabulaire par lignes et colonnes. Les noms de champs sont définis par défaut CHAMP1, CHAMP2 etc. Access détermine le type et la longueur du champ en fonction des valeurs saisies. La structure du tableau est formée conformément aux valeurs saisies et peut ensuite être modifiée.

2). En mode conception : ici, la structure du tableau est d'abord créée, puis le tableau est rempli de données.

3). En mode Assistant de table : crée une table basée sur des modèles existants de l'assistant de base de données.

4). En mode assistant d'importation de table : crée une table à partir de données importées d'une source externe.

5). Dans le mode du maître de connexion avec des tables. Cet assistant vous permet de créer une nouvelle table non pas en important des données à partir d'une source externe, mais en les liant à des données externes à partir de la nouvelle table.

Le choix du mode de création du tableau s'effectue dans la fenêtre Base de données lorsque le bouton est enfoncé Créer.

La création d'une structure de table est un processus en plusieurs étapes :

Définition des noms de champs, de leurs types et descriptions ;

Détermination des propriétés du terrain ;

Définition du champ clé.

Il est souhaitable que chaque table ait un champ clé. Clé identifie de manière unique chaque enregistrement dans la table ; les valeurs de clé en double ne sont pas autorisées. Seules les tables avec des champs clés peuvent être liées.

Pour définir une clé, en règle générale, un champ est mis en surbrillance et le bouton "Clé" avec l'image de la clé (logo Access) est enfoncé dans la barre d'outils. Cependant, dans une situation où les données d'un champ ne peuvent pas être uniques pour chaque enregistrement, vous pouvez affecter deux champs ou plus comme clé.

Les champs de la table clé sont indexés automatiquement. Si aucun des champs n'est défini comme clé lors de la création de la table, Access vous invite à créer un champ Compteur contenant le numéro unique de l'enregistrement de la table.

8.6.4. Établir des relations entre les tables.

Pour effectuer une sélection simultanée de données de plusieurs tables, il convient de les relier entre elles. Vous ne pouvez lier que des tables contenant des champs avec les mêmes valeurs. Les noms de ces champs peuvent ne pas coïncider, mais les types de données, les longueurs de champs et, surtout, les valeurs doivent être les mêmes. Le lien est établi sur le schéma de données. Le schéma de données est construit conformément au modèle de données logique de l'information. Lors de la création d'un schéma de données, Access détermine automatiquement le type de relation entre les tables en fonction du champ sélectionné. En créant un schéma de données, vous pouvez simplifier la conception de formulaires, de requêtes et de rapports multi-tabulaires et garantir l'intégrité des données associées.

Access vous permet d'établir des liens des types suivants :

Communication en tête-à-tête, dans laquelle un seul enregistrement de la seconde correspond à un enregistrement de la première table. Une telle relation est établie pour des tables qui pourraient être combinées en une seule, mais séparées afin d'accélérer le travail.

Relation un-à-plusieurs utilisé pour lier un enregistrement de la première table avec plusieurs enregistrements de la deuxième table.

Communication plusieurs-à-un indique que plusieurs enregistrements d'une table sont liés à un enregistrement d'une autre table.

Access vous permet d'établir non seulement des relations entre les tables, mais également des règles qui déterminent les conditions d'interaction entre les tables et maintiennent l'intégrité des données.

L'une des tables liées est de base et l'autre est subordonnée.

Lors de la création d'un lien entre les tables, la nécessité de maintenir l'intégrité des données est déterminée. S'il est nécessaire de maintenir l'intégrité des données, Access requiert une correspondance stricte entre les enregistrements de base et subordonnés (c'est-à-dire qu'il ne peut y avoir d'enregistrements « orphelins »). Lors de la création d'un lien, vous n'avez pas besoin d'imposer une condition d'intégrité des données, la structure de la base de données peut alors contenir des enregistrements de base sans subordonnés et vice versa (c'est-à-dire des enregistrements - "orphelins").

Access crée des relations d'un type spécifique en fonction des valeurs du champ associé dans la table sous-jacente. Si le champ associé dans la table sous-jacente n'est pas indexé, Access ne peut pas déterminer la nature de la relation et la relation est décrite comme « non définie ».

Si le champ associé de la table de base est indexé, alors le type de relation est déterminé selon les règles suivantes :

Si le champ lié dans la table subordonnée contient uniquement des valeurs uniques, une relation un-à-un existe ;

Si la sous-table contient des valeurs en double dans le champ associé, une relation un-à-plusieurs existe.

Le schéma de données est affiché dans la fenêtre Schéma de données, dans laquelle les tableaux sont représentés par des listes de champs, et les liens par des lignes entre les champs (voir fig.)

Pour ouvrir une fenêtre Schéma de données tu peux lancer la commande SERVICE / Schéma de données et cliquez sur le bouton de la barre d'outils portant le nom correspondant.

Vous pouvez ajouter une table dans le schéma de données en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant Ajouter un tableau en exécutant la commande LIEN / Ajouter un tableau ou en cliquant sur le bouton portant ce nom dans la barre d'outils Lien.

Dans la fenêtre Schéma de données les tables individuelles peuvent être masquées et affichées.

Pour établir une relation entre les tables, faites glisser un champ de la table de base dans le champ de la table subordonnée. Dans la fenêtre qui apparaît Connexions cliquez sur le bouton Créer.

Pour que la connexion soit établie, des paramètres doivent être spécifiés.

Dans la fenêtre Connexions vous pouvez modifier le lien, s'il a été mal défini, en sélectionnant les champs requis dans les listes de champs des tables liées.

En règle générale, vous devez activer la prise en charge de l'intégrité des données en cochant la case Assurer l'intégrité des données... Si une telle installation est effectuée, les paramètres deviennent disponibles Mise à jour des champs liés en cascade et Suppression en cascade des champs associés.

Si le champ clé de la table primaire est un champ de lien entre les tables, les options spécifiées doivent être sélectionnées pour tous les liens.

Si la prise en charge de l'intégrité des données est activée dans la connexion établie, la ligne de type 1 - ∞ est affichée dans le diagramme en gras.