Tamara Vorotyntseva – directrice du développement de l'entreprise de formation « BUSINESS PARTNER » (Moscou). Coach d'affaires en exercice, auteur du livre « Building a Personnel Training System » et de publications dans des publications économiques en Russie, au Kazakhstan et en Ukraine. Créateur de la newsletter Internet : « Correspondance e-mail en entreprise » sur le serveur Subscribe.ru ! Le livre est un guide pratique destiné aux hommes d'affaires qui correspondent activement avec leurs clients et partenaires. Il présente des outils qui contribueront à rendre la communication électronique efficace, optimale en termes de temps et de résultats, et la plus conforme aux normes et règles acceptées dans la communauté des affaires moderne. L'auteur donne des conseils pratiques, illustre ses observations par des cas réels et propose des conclusions argumentées. Le texte du livre est riche d'exemples reconnaissables de correspondance commerciale réelle. L'auteur partage ses observations, techniques et « astuces » qui peuvent affecter de manière significative l'efficacité et l'efficience d'un e-mail professionnel. Si vous êtes un homme d'affaires et qu'il est important pour vous d'écrire rapidement, de manière concise, compétente, conformément aux règles des bonnes manières commerciales, ce livre deviendra votre assistant fiable.

Livre:

Lorsque vous travaillez avec les champs « À » (« À »), « Cc » (« CC »), « Bcc » (« Cci »), n'oubliez pas qu'il s'agit d'une partie importante de l'e-mail qui affecte les actions ultérieures des participants. dans la correspondance.

« À qui » (« Cela »). Ce champ contient l'adresse du destinataire à qui la lettre et les informations qu'elle contient sont directement adressées. L'auteur de la lettre attend une réponse du destinataire principal. Si deux destinataires sont placés dans ce champ, alors l'auteur de la lettre attend une réponse de chacun ou de certains d'entre eux (gardez cela à l'esprit si votre nom figure sur la liste des destinataires). Dans le même temps (si vous êtes l'expéditeur), gardez à l'esprit qu'il n'est pas très conseillé d'inclure plus d'un destinataire dans le champ « À » (« À »). Une lettre envoyée à plusieurs destinataires peut ne pas recevoir une seule réponse, puisque chacun pensera que l'autre répondra.

Si la lettre vous est adressée, mais contient des copies d'autres destinataires, assurez-vous d'utiliser le bouton « Répondre à TOUS » lorsque vous répondez ! Cela vous permettra de maintenir le cercle de destinataires désigné par l'initiateur de la correspondance.

« Copie » (« Cs »). DANS Dans ce champ, placez les adresses des destinataires qui, à votre avis, devraient avoir connaissance de la correspondance sur cette question. Ces destinataires reçoivent des informations uniquement « à titre informatif ». Le destinataire de la copie n'est généralement pas obligé de répondre à la lettre, mais peut le faire si nécessaire.

NOTE. C'EST IMPORTANT!

Si votre nom figure dans le champ « Cc » (« CC »), alors lorsque vous entrez en correspondance, n'oubliez pas qu'il existe des situations où il est extrêmement important d'être poli. Utilisez les expressions : « Permettez-moi de participer à la discussion » ou « Permettez-moi de participer à votre dialogue » ou « Permettez-moi d'exprimer mon opinion.

"Copie carbone invisible" ("Cci"). L'utilisation de ce champ est interdite dans certaines entreprises, car il s'agit d'un outil qui contredit les normes éthiques de communication. Le but de ce champ est d’inviter le destinataire à devenir un « témoin secret ».

Si votre pratique commerciale consiste à utiliser ce champ dans votre travail, tenez compte des éléments suivants. Le destinataire BCC reste invisible pour le destinataire principal et les destinataires BCC. Il est parfois utile que l'expéditeur et le « destinataire secret » aient un accord préalable (ou une prise de conscience ultérieure) sur la raison et le but de cette méthode d'information.

NOTE. C'EST IMPORTANT!

Le destinataire « masqué » ne doit absolument pas entrer en correspondance à partir de ce champ.

Aujourd’hui, les tribunaux acceptent souvent la correspondance électronique comme preuve écrite. Cependant, pour ce faire, il doit avoir force de loi. Entre-temps, des règles et méthodes claires et uniformes pour déterminer la légitimité de la correspondance virtuelle n'ont pas encore été élaborées, ce qui entraîne un grand nombre de problèmes.

Examinons plusieurs façons de donner une force juridique aux e-mails.

L’époque où le seul moyen de communication était la lettre écrite sur papier est révolue depuis longtemps. Le développement des relations économiques entre entités économiques n’est plus concevable sans le recours aux technologies de l’information. Cela est particulièrement vrai lorsque les contreparties sont situées dans des villes ou même des pays différents.

La communication via la communication électronique permet de réduire les coûts matériels et vous permet également d'élaborer rapidement une position commune sur des questions spécifiques.

Toutefois, ces progrès ne doivent pas être considérés uniquement comme positifs. Divers litiges surgissent souvent entre sujets de relations économiques ; pour les résoudre, ils s'adressent aux tribunaux. Le tribunal prend une décision sur la base d'une évaluation des preuves fournies par les parties.

Dans le même temps, la pertinence, l'admissibilité, la fiabilité de chaque preuve séparément, ainsi que la suffisance et l'interconnexion des preuves dans leur totalité sont analysées. Cette règle est inscrite à la fois dans le Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie (clause 2 de l'article 71) et dans le Code de procédure civile de la Fédération de Russie (clause 3 de l'article 67). Dans le processus de détermination de l'admissibilité et de la fiabilité des preuves fournies, le tribunal pose souvent des questions dont la solution affecte considérablement l'issue de l'affaire.

L'utilisation de la gestion électronique des documents dans les relations entre entités commerciales est régie par les normes du Code civil de la Fédération de Russie. En particulier, au paragraphe 2 de l'art. 434 précise : un accord écrit peut être conclu par échange de documents par communication électronique, ce qui permet d'établir de manière fiable que le document provient d'une partie à l'accord.

Conformément au paragraphe 1 de l'art. 71 Code de procédure civile de la Fédération de Russie et paragraphe 1 de l'art. 75 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, la preuve écrite est une correspondance commerciale contenant des informations sur les circonstances pertinentes pour l'examen et la résolution de l'affaire, établie sous la forme d'un enregistrement numérique et reçue par communication électronique.

Pour utiliser des documents électroniques dans une procédure judiciaire, deux conditions doivent être remplies. Premièrement, comme nous l'avons déjà indiqué, ils doivent avoir force de loi. Deuxièmement, le document doit être lisible, c'est-à-dire qu'il doit contenir des informations généralement compréhensibles et accessibles à la perception.

Cette exigence découle des règles générales de la procédure judiciaire, qui présupposent l’immédiateté de la perception par les juges des informations provenant des sources de preuve.

Souvent, le tribunal refuse d'admettre comme preuve dans le dossier une correspondance électronique qui ne remplit pas les conditions ci-dessus et prend par la suite une décision qui ne satisfait pas aux exigences légales de la partie intéressée.

Considérons les principaux moyens de légitimer la correspondance électronique avant et après le début de la procédure.

Travailler avec un notaire

Si la procédure n'a pas encore commencé, alors pour donner force juridique à la correspondance électronique, vous devez faire appel à un notaire. Au paragraphe 1 de l'art. 102 des Fondements de la législation notariale (Fondements) stipule qu'à la demande des parties intéressées, le notaire fournit les preuves nécessaires devant un tribunal ou un organe administratif s'il y a des raisons de croire que la fourniture des preuves deviendra ultérieurement impossible ou difficile. Et au paragraphe 1 de l'art. 103 des Fondements stipule que pour obtenir des preuves, le notaire inspecte les preuves écrites et matérielles.

Selon le paragraphe 2 de l'art. 102 Fondamentalement, un notaire ne fournit pas de preuve dans une affaire qui, au moment où les intéressés le contactent, est en cours de traitement par un tribunal ou un organe administratif. Dans le cas contraire, les tribunaux reconnaissent la correspondance électronique notariée comme preuve irrecevable (Résolution de la Neuvième AAS du 11 mars 2010 n° 09AP-656/2010-GK).

Il convient de rappeler que, sur la base de la partie 4 de l'art. 103 Fondements, la fourniture de preuves sans en informer l'une des parties et les intéressés n'est effectuée qu'en cas d'urgence.

Afin d'inspecter les preuves, un protocole est établi qui, outre une description détaillée des actions du notaire, doit également contenir des informations sur la date et le lieu de l'inspection, le notaire procédant à l'inspection, les parties intéressées qui y participent , et énumérer également les circonstances découvertes lors de l'inspection. Les e-mails eux-mêmes sont imprimés et archivés avec un protocole, qui est signé par les personnes participant au contrôle, par un notaire et scellé de son sceau. En vertu de la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 23 avril 2010 n° VAS-4481/10, le protocole notarié pour l'inspection d'une boîte aux lettres électronique est reconnu comme preuve appropriée.

Actuellement, tous les notaires ne proposent pas de services de certification des e-mails et leur coût est assez élevé. Par exemple : l'un des notaires de Moscou facture 2 000 roubles pour une page de la partie descriptive du protocole.

Une personne intéressée à fournir des preuves s'adresse à un notaire avec une demande correspondante. Il doit indiquer :

• preuves à obtenir;
• les circonstances étayées par ces preuves ;
• les motifs pour lesquels des preuves sont requises ;
• au moment de la prise de contact avec un notaire, le dossier n'est pas en cours de traitement par un tribunal de droit commun, un tribunal arbitral ou un organe administratif.

Les notaires inspectent le contenu d'une boîte aux lettres électronique soit à distance, c'est-à-dire qu'ils utilisent l'accès à distance à un serveur de messagerie (il peut s'agir du serveur d'un prestataire fournissant un service de communication électronique dans le cadre d'un contrat ; d'un serveur de messagerie d'un registraire de noms de domaine ou d'un serveur de messagerie Internet gratuit), ou directement depuis l'ordinateur de la personne intéressée, sur lequel est installé un programme de messagerie (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etc.).

Lors d'une inspection à distance, en plus de la demande, le notaire peut avoir besoin de l'autorisation du registraire de nom de domaine ou du fournisseur Internet. Tout dépend de qui prend exactement en charge le fonctionnement des boîtes aux lettres ou d'un serveur de messagerie électronique dans le cadre du contrat.

Certification du fournisseur

Résolutions de la neuvième AAS du 06/04/2009 n° 09AP-3703/2009-AK, du 27/04/2009 n° 09AP-5209/2009, FAS MO du 13/05/2010 n° KG-A41/4138 -10 stipulent que les tribunaux reconnaissent également la recevabilité de la correspondance électronique, si elle est certifiée par le fournisseur d'accès Internet ou l'agent d'enregistrement de noms de domaine chargé de gérer le serveur de messagerie.

Le fournisseur ou l'agent d'enregistrement de noms de domaine certifie la correspondance électronique à la demande d'une personne intéressée uniquement s'il gère le serveur de messagerie et que ce droit est spécifié dans le contrat de service.

Cependant, le volume de correspondance électronique peut être assez important, ce qui peut compliquer le processus de fourniture de documents papier. À cet égard, le tribunal autorise parfois la fourniture de correspondance électronique sur des supports électroniques. Ainsi, le Tribunal d'arbitrage de la région de Moscou, rendant une décision en date du 1er août 2008 dans l'affaire n° A41-2326/08, a évoqué l'admissibilité de la correspondance électronique fournie au tribunal sur quatre CD.

Mais lors de l'examen de l'affaire en appel, la Dixième AAC, par sa Résolution du 10/09/2008 dans l'affaire n° A41-2326/08, a reconnu comme infondée la référence à la correspondance électronique et a annulé la décision du tribunal de première instance. par exemple, indiquant que l'intéressé n'a soumis aucun document prévu par l'accord des parties conclu.

Ainsi, les courriers électroniques relatifs à l’objet du litige doivent être soumis au tribunal par écrit, et tous les autres documents peuvent être soumis sur support électronique.

Confirmer le contenu des lettres en y faisant référence dans une correspondance papier ultérieure aidera à prouver les faits énoncés dans la correspondance virtuelle. L'utilisation d'autres preuves écrites est reflétée dans la résolution de la neuvième AAS du 20 décembre 2010 n° 09AP-27221/2010-GK. Entre-temps, le tribunal, lors de l'examen de l'affaire et de l'évaluation des preuves fournies par les parties, a le droit de ne pas considérer comme recevable la correspondance papier contenant des liens vers la correspondance électronique.

Il en tient seulement compte et prend une décision basée sur une analyse complète de toutes les preuves présentées.

Obtenez l'aide d'un expert

Si la procédure a déjà commencé, alors pour donner force juridique à la correspondance électronique, il est nécessaire d'exercer le droit de faire appel à un expert. Au paragraphe 1 de l'art. 82 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie stipule que afin de clarifier les questions qui se posent lors de l'examen d'une affaire et qui nécessitent des connaissances particulières, le tribunal arbitral nomme un examen à la demande d'une personne participant à l'affaire, ou avec le consentement des personnes qui y participent.

Si la nomination d'un examen est prévue par la loi ou un contrat, ou est requise pour vérifier une demande de falsification des preuves présentées, ou si un examen supplémentaire ou répété est nécessaire, le tribunal arbitral peut nommer un examen de sa propre initiative. La nomination d'un examen en vue de vérifier les preuves présentées est également prévue à l'art. 79 Code de procédure civile de la Fédération de Russie.

Dans une demande de nomination d'un examen médico-légal, il est nécessaire d'indiquer l'organisation et les experts spécifiques qui le réaliseront, ainsi que l'éventail des questions pour lesquelles l'intéressé a décidé de s'adresser au tribunal pour ordonner un examen. En outre, des informations sur le coût et le calendrier d'un tel examen doivent être fournies et le montant total à payer doit être déposé auprès du tribunal. L'expert impliqué doit répondre aux exigences établies pour lui à l'art. 13 de la loi fédérale « sur les activités des experts médico-légaux de l'État dans la Fédération de Russie ».

La pièce jointe au dossier comme preuve de l'opinion d'un expert sur l'authenticité de la correspondance électronique est confirmée par la pratique judiciaire (Décision du tribunal d'arbitrage de Moscou du 21/08/2009 dans l'affaire n° A40-13210/09-110-153 ; Résolution du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou du 20/01/2010 n° KG-A40 /14271-09).

Basé sur le contrat

Au paragraphe 3 de l'art. 75 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie note que les documents reçus par communication électronique sont reconnus comme preuves écrites si cela est spécifié dans l'accord entre les parties. En conséquence, il est nécessaire d'indiquer que les parties reconnaissent la même force juridique aux correspondances et documents reçus par fax, Internet et autres moyens de communication électroniques que les originaux. Dans ce cas, l'accord doit préciser l'adresse e-mail à partir de laquelle la correspondance électronique sera envoyée, ainsi que les informations sur la personne autorisée à l'effectuer.

Le contrat doit stipuler que l'adresse e-mail désignée est utilisée par les parties non seulement pour la correspondance professionnelle, mais également pour le transfert des résultats du travail, ce qui est confirmé par la position du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou dans la résolution n° KG- A40/12090-08 du 12 janvier 2009. Le décret de la neuvième AAS du 24 décembre 2010 n° 09AP-31261/2010-GK souligne que le contrat doit prévoir la possibilité d'utiliser le courrier électronique pour approuver les spécifications techniques et faire des réclamations concernant la qualité des services fournis et du travail effectué.

En outre, les parties peuvent stipuler dans l'accord que les notifications et les messages envoyés par courrier électronique sont reconnus par elles, mais doivent en outre être confirmés dans un certain délai par courrier ou par courrier recommandé (Résolution de la Treizième AAC du 25 avril 2008 n° A56 -42419/2007).

En résumé, nous pouvons dire qu'il existe aujourd'hui une pratique selon laquelle les tribunaux utilisent la correspondance électronique comme preuve écrite. Toutefois, compte tenu des exigences de la législation procédurale en matière de recevabilité et de fiabilité des preuves, la correspondance virtuelle n'est prise en compte par le tribunal que si elle a force de loi.

À cet égard, un grand nombre de problèmes se posent, car une méthodologie unifiée pour déterminer la légitimité de la correspondance électronique n'a pas encore été élaborée. Le droit d'une partie intéressée de contacter un notaire afin d'obtenir des preuves est inscrit, mais il n'existe aucun acte réglementaire du ministère de la Justice de la Fédération de Russie réglementant la procédure de fourniture de tels services par les notaires. En conséquence, il n’existe pas d’approche unique pour déterminer leur valeur et former un mécanisme clair pour mettre en œuvre ce droit.

Il existe plusieurs manières de donner force juridique à la correspondance électronique afin de la présenter comme preuve en justice : obtenir la correspondance électronique auprès d'un notaire, la certification auprès d'un fournisseur d'accès Internet, par référence aux e-mails dans d'autres correspondances papier, ainsi que la confirmation de leur authenticité par examen médico-légal.

Une approche compétente de la fourniture en temps opportun de correspondance électronique comme preuve écrite permettra aux entités commerciales de restaurer pleinement leurs droits violés lors de la résolution des litiges.

La communication par télécopie assure la transmission d'informations à partir du papier (textes, tableaux, graphiques, images, dessins, photographies, etc.) et la réception de ces informations sous la forme d'une copie (télécopie), souvent appelée en pratique télécopie ou téléfax.

Les exigences relatives à la préparation et à l'exécution des messages transmis par fax sont déterminées par le type de document original envoyé (lettre, accord, protocole, etc.).

Conformément au Code civil de la Fédération de Russie (article 160), l'utilisation d'une reproduction en fac-similé d'une signature par copie mécanique ou autre, d'une signature numérique électronique ou d'un analogue d'une signature manuscrite lors de la réalisation de transactions est autorisée dans les cas et dans de la manière prévue par la loi, d'autres actes juridiques ou accords des parties.

Le document (fax) reçu à la sortie du fax, sous réserve du respect des conditions et procédures établies, peut avoir force de loi.

Les documents envoyés par fax doivent être imprimés dans une police claire et contrastée ou écrits avec un stylo à bille ou une encre contrastante noire ou bleu foncé.

Messages téléphoniques

Le texte du message téléphonique est transmis oralement via les canaux téléphoniques et enregistré (imprimé) par le destinataire.

La force juridique du message téléphonique reçu est déterminée par les détails suivants :

Numéro d'enregistrement sortant du message téléphonique en cours d'envoi ;

Fonction, nom, prénom, patronyme et signature de la personne qui a envoyé le message téléphonique ;

Fonction, nom, prénom, patronyme et signature de la personne qui a reçu le message téléphonique dans le journal d'inscription ;

Numéro d'enregistrement entrant du message téléphonique reçu.

Il est recommandé d'utiliser les messages téléphoniques pour résoudre rapidement les problèmes dans les cas où les messages transmis par téléphone nécessitent une documentation. Des textes simples sont envoyés via des messages téléphoniques (invitations à des réunions, réunions, etc.).

Le message téléphonique envoyé est rédigé en un seul exemplaire et signé par le gérant ou autre responsable.

Si un message téléphonique est envoyé à plusieurs destinataires, une liste de ceux-ci avec leurs numéros de téléphone doit y être jointe.

Vous ne devez pas utiliser de mots difficiles à prononcer ou d’expressions complexes dans le texte.

La date du message téléphonique est la date de sa transmission.

Un message téléphonique reçu par un organisme est enregistré par le destinataire sur un formulaire standard ou sur une feuille de papier vierge dans le respect des règles de formatage standards.

8.3. Documents transmis par voie électronique

courrier (EP)

La signature électronique permet l'échange de données entre moyens électroniques, l'analyse, le traitement et le stockage des messages reçus et envoyés.

ES est utilisé à la fois pour envoyer des messages au sein d’une organisation et pour envoyer des messages entre différentes organisations disposant du matériel et des logiciels appropriés.

Le destinataire du courrier électronique reçoit une image du document (message électronique) sur un écran d'ordinateur ou sous forme de copie sur papier obtenue à l'aide d'un dispositif d'impression (imprimante).

Conformément à la loi, la force juridique des documents stockés, traités et transmis à l'aide de systèmes automatisés d'information et de télécommunication peut être confirmée par une signature numérique électronique, dont la procédure d'utilisation est déterminée par la loi fédérale « sur la signature numérique électronique » du janvier 10, 2002 N 1-FZ. La force juridique d'une signature numérique électronique est reconnue si les systèmes spécifiés disposent d'outils logiciels et matériels garantissant l'identification de la signature et le respect du régime établi pour leur utilisation.

La disponibilité d'analogues papier des documents envoyés par courrier électronique est déterminée dans les règlements et instructions destinés aux établissements d'enseignement préscolaire de l'organisation. La contrepartie papier crée un confort de travail pour les salariés et est nécessaire en cas de situations conflictuelles, en cas de non-réception du document par le destinataire, etc.

En se connectant à la signature électronique, l'utilisateur a la possibilité de correspondre avec d'autres abonnés.

EP offre aux abonnés les opportunités suivantes :

Interagir via des boîtes aux lettres électroniques avec les services de l'organisation, entre eux et avec les autres abonnés du réseau électronique numérique ;

Avoir un accès rapide aux informations stockées dans les bases de données de diverses organisations;

Échanger des messages avec les abonnés d'autres réseaux ;

Recevez des messages de groupes de discussion sur des sujets d'intérêt et envoyez vos propres messages au groupe de discussion ;

Avoir accès aux archives publiques existant sur certains serveurs aussi bien sur Internet que sur d'autres réseaux connectés dans le monde.

Chaque abonné au courrier électronique se voit attribuer une « boîte aux lettres » individuelle (zone de mémoire de l'ordinateur), à laquelle est attribué un code utilisateur. Des messages électroniques sont échangés via ces boîtes aux lettres.

Le système de courrier électronique stocke toute la correspondance, en fonction de son contenu et de son objectif, dans différents « dossiers » divisés en personnels et généraux. Cela permet de séparer les messages reçus et envoyés ; stocker séparément les lettres inachevées et les copies de celles supprimées ; protéger les informations privées, puisque les dossiers personnels d'un utilisateur ne doivent pas être accessibles aux autres utilisateurs du système de signature électronique.

Le système de signature électronique assure les opérations suivantes avec les lettres : recherche, copie et transfert d'un dossier à un autre, sélection selon un critère donné.

Le carnet d'adresses et l'éditeur de texte intégrés facilitent la création et l'envoi de lettres. Une fois créée et saisie dans la base de données des formulaires documentaires, une lettre peut être utilisée plusieurs fois.

Un message électronique se compose d'une ou plusieurs adresses de destinataires, d'un en-tête contenant des informations de service et de texte.

Une adresse dans un système de signature électronique se compose d'un nom de boîte aux lettres électronique, qui coïncide généralement avec le nom d'enregistrement de l'utilisateur, et d'un domaine, qui décrit l'emplacement, l'ordinateur ou le système local où se trouve cette boîte aux lettres électronique. Le nom et le domaine sont séparés par le signe "@", par exemple :

[email protégé]- nom@domaine.

Un domaine est constitué de plusieurs sous-domaines séparés par des points.

Les domaines de premier niveau sont autorisés sur Internet, en indiquant le code de l'organisation :

COM - organisations commerciales ;

EDU - institutions éducatives et scientifiques ;

GOV - agences gouvernementales ;

MIL - organisations militaires ;

NET - Nœuds du réseau Internet ;

ORG - autres organisations.

L'en-tête de service d'un message électronique contient plusieurs champs spécifiés par l'auteur du message ou automatiquement ajoutés par le système.

Si le texte d'un message électronique est trop volumineux (plus de 100 kilo-octets), il est préférable de le compresser à l'aide des commandes « compress » dans les systèmes de la famille UNIX, « pkarc » ou « pkzip » dans MS DOS, ou d'envoyer le message dans les pièces.

Si vous devez envoyer un fichier contenant des informations non textuelles, du code objet, un fichier de base de données ou un fichier image, il doit être transcodé sous forme de texte.

L'envoi d'un message électronique contenant des informations cryptées est autorisé si le destinataire de l'information a la capacité de la décoder.

Les exigences relatives à l'exécution des documents envoyés par signature électronique sont similaires aux exigences énoncées aux sections 3.4. Le document doit indiquer l'auteur du document, sa date, son numéro d'enregistrement, le nom du type (sauf les lettres), la fonction et le nom de la personne qui a signé le document, l'adresse e-mail de l'organisation et la signature numérique électronique (EDS) de l'auteur.

Les documents reçus par signature électronique sont enregistrés selon les mêmes règles et formulaires d'inscription que les documents papier. L'icône « @ » est ajoutée au numéro du document reçu ou envoyé par signature électronique : N 141@.

L'utilisation d'une signature numérique électronique (EDS) nécessite la création d'un système fiable de protection contre l'accès non autorisé aux documents en construisant un système de délimitation des droits d'accès à l'information à différents niveaux de la hiérarchie de l'organisation.

Une signature numérique électronique est délivrée à une personne spécifique (comme analogue d'une signature manuscrite) et son utilisation pour certifier la signature d'une autre personne n'est pas autorisée.

Un document envoyé via signature numérique est signé avec signature numérique. En l'absence du gestionnaire, le document est signé par son adjoint conformément à la répartition des responsabilités et envoyé par signature numérique sans signature numérique.

Pour les documents les plus importants, l'authentification par signature numérique peut être vérifiée. Si la signature numérique du document sortant n'est pas confirmée, celui-ci n'est pas envoyé et est renvoyé au contractant. Si la signature numérique du document reçu n'est pas confirmée, les précisions nécessaires sont apportées.

Un document reçu par signature électronique peut être soumis pour exécution sous forme papier avec un cachet « en double » ou une autre désignation d'un analogue d'un document électronique. L'exactitude de la signature numérique est confirmée par la marque correspondante : "La signature numérique est correcte. Signature de l'opérateur" ou "La signature numérique est confirmée. Signature de l'opérateur". La marque doit être apposée sous la forme d'un cachet.

Une organisation peut créer son propre système d'information d'entreprise interne, que les employés peuvent utiliser de manière indépendante et à leur propre discrétion - sans confirmation d'une signature électronique. Un tel système de communication électronique est mis en place par le chef de l'organisation.

Dans ce cas, il est possible d'utiliser les documents transmis (messages) sans les imprimer sur papier.

Réponse de l'avocat - Barreau :

Conformément à la partie 1 de l'art. 71 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie, les preuves écrites contiennent des informations sur les circonstances pertinentes à l'examen et à la résolution de l'affaire, des actes, des contrats, des certificats, de la correspondance commerciale, d'autres documents et matériaux rédigés sous forme numérique, graphique enregistrement, y compris ceux reçus par télécopie, connexion électronique ou autre ou de toute autre manière permettant d'établir l'authenticité du document.
Le paragraphe 1 de la partie 2 du même article prévoit que les preuves écrites sont présentées en original ou sous la forme d'une copie dûment certifiée conforme.
Si le MMS contient des enregistrements audio et vidéo, alors conformément à l'art. 77 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie, une personne présentant des enregistrements audio, vidéo sur des supports électroniques ou autres est tenue d'indiquer quand, par qui et dans quelles conditions ces enregistrements ont été réalisés.
Compte tenu du développement moderne des systèmes de communication, ces messages sont stockés dans la mémoire du téléphone et peuvent être copiés sur un support physique. Dans ce cas, les informations sur l'expéditeur sont contenues dans les informations du message affichées automatiquement, ainsi que dans la base de données des abonnés, dont des extraits sont fournis dans les formes prévues par la loi à la demande du tribunal ou des autorités compétentes. En cas de classification automatique de l'expéditeur ou d'utilisation d'autres méthodes rendant difficile sa détermination, les données ne peuvent être obtenues que sur demande spécifique.
Ainsi, les SMS et MMS à partir d'une heure précise pour être soumis au tribunal doivent être enregistrés sur un support matériel et imprimés sur papier. Les vidéos sont enregistrées et présentées sur un support tangible.
La fiabilité des SMS et MMS à une heure précise est confirmée par la documentation du contenu des messages et des informations les concernant.
Conformément au paragraphe 11 de l'art. 2 de la loi fédérale du 27 juillet 2006 N 149-FZ « sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information », les informations comportant des détails permettant son identification ou, dans les cas établis par la législation de la Fédération de Russie, son support matériel, sont considéré comme documenté.
Il n'y a pas d'exigences particulières régissant la procédure relative à une telle documentation dans la législation. Par conséquent, les exigences générales régissant la fourniture de preuves s'appliquent, en particulier l'art. 71 Code de procédure civile de la Fédération de Russie, art. Art. 102, 103 Fondements de la législation de la Fédération de Russie sur les notaires.
Les options de documentation acceptables sont les suivantes :
- enregistrement, impression, établissement d'un acte (protocole) de prise de connaissance du contenu des SMS et MMS en présence de témoins, indiquant leurs noms, prénoms, patronymes, adresses ;
- avant d'engager une procédure judiciaire - enregistrement, impression, établissement d'un protocole d'examen du contenu des SMS et MMS avec attestation par un notaire ;
- lors de l'examen de l'affaire - de la manière fixée par l'art. 71 Code de procédure civile de la Fédération de Russie. Dans ce cas, les documents peuvent être demandés non seulement aux contrevenants aux droits ou aux parties intéressées, mais également aux opérateurs de télécommunications ;
- examen, enregistrement, impression et attachement à la conclusion de l'expert du contenu des SMS et MMS.
Cette conclusion est confirmée par la pratique judiciaire (Décision du Collège judiciaire pour les affaires pénales des forces armées de la Fédération de Russie du 12 novembre 2007 N 12-O07-22).

14.09.2012

Utilisation au tribunal comme preuve des copies de fax et des documents transmis par courrier électronique (scannés)

Au cours des dernières décennies, les progrès scientifiques et technologiques ont radicalement changé la vie de l’homme moderne. De nouveaux moyens de communication, moyens d'enregistrement, de stockage et de reproduction d'informations sont apparus. Ces réalisations ne pouvaient rester sans intégration dans la sphère socio-économique et, par conséquent, ne pas affecter la superstructure juridique. Autrement, la stabilité de la circulation civile serait perturbée par l’absence de régulation juridique des relations sociales nouvellement apparues.

Conformément au paragraphe 2 de l'article 160 du Code civil de la Fédération de Russie (ci-après dénommé le « Code civil de la Fédération de Russie »), «Lors de la réalisation de transactions, l'utilisation d'une reproduction en fac-similé d'une signature à l'aide de moyens de copie mécaniques ou autres, d'une signature électronique ou d'un autre analogue d'une signature manuscrite est autorisée dans les cas et de la manière prévus par la loi, d'autres actes juridiques ou un accord de les parties."

Conformément au paragraphe 2 de l'article 434 du Code civil de la Fédération de Russie, « Un accord écrit peut être conclu par l'établissement d'un document signé par les parties, ainsi que par l'échange de documents par courrier, télégraphe, télétype, téléphone, électronique ou autre communications, permettant d’établir de manière fiable que le document provient d’une partie au contrat.

Ainsi, la législation actuelle de la Fédération de Russie permet aux parties à des relations juridiques civiles de formaliser des transactions en utilisant reproduction en fac-similé d'une signature à l'aide de moyens de copie mécaniques ou autres, d'une signature électronique ou d'un autre analogue d'une signature manuscrite, c'est-à-dire échange électronique de documents.

En outre, le Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie (ci-après dénommé le Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie) a établi l'admissibilité des documents électroniques comme moyens de preuve. Ainsi, conformément au paragraphe 3 de l'article 75 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, « Les documents reçus par fax, communication électronique ou autre, y compris via Internet, ainsi que les documents signés avec une signature électronique ou autre analogue d'une signature manuscrite, sont admis comme preuve écrite dans les cas et de la manière établis par le présent Code, autres lois fédérales, autres actes ou accords juridiques réglementaires, ou déterminés dans les limites de ses pouvoirs par la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie"(une règle similaire est contenue au paragraphe 1 de l'article 71 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie).

Ainsi, la législation de la Fédération de Russie offre la possibilité d'utiliser des télécopies et des documents transmis par courrier électronique (scannés) comme preuve matérielle.

Pendant ce temps, à l'heure actuelle, lorsque les tribunaux résolvent des litiges découlant de relations juridiques civiles formalisées par l'échange de documents par fax ou par Internet, les tribunaux n'ont pas de position uniforme sur la question de la qualification des documents « fax » et électroniques comme preuves recevables.

L'analyse de la pratique judiciaire existante, concernant l'inclusion de copies en fac-similé de documents et de documents transmis par courrier électronique (sous forme numérisée) au procès et leur examen comme preuve, nous permet de tirer les conclusions suivantes :

1. Les copies en fac-similé des documents et les documents transmis par courrier électronique (sous forme numérisée) sont considérées par le tribunal comme preuve dans l'affaire, à condition qu'il existe une clause dans le contrat/accord selon laquelle ces copies ont le statut d'originaux.

La légitimité de la position exprimée est confirmée par la pratique judiciaire existante, incl. Résolution du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 1er juin 2010 n° A56-13328/2009, Résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 13 décembre 2010 n° F09-10256/10-SZ, Résolution de la dix-septième cour d'appel d'arbitrage du 27 janvier 2011 n° AP-13499/2010-GK, Résolution du Service fédéral antimonopole du district d'Extrême-Orient du 13 août 2009 n° F03-3794/2009, Détermination du Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 7 février 2008 n° 653/08 dans l'affaire n° A09-8896/06-4.

2. Les captures d’écran et les impressions d’e-mails ne constituent pas des preuves adéquates et incontestables devant les tribunaux.

La légitimité de la position exprimée est confirmée par la pratique judiciaire existante, incl. Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 3 février 2011 n° KG-A40/210-11.

3 . Les copies des lettres reçues par courrier électronique constituent des preuves devant le tribunal, à condition que l'autre partie ne fournisse pas au tribunal des copies qui ne sont pas identiques les unes aux autres et qu'il soit possible d'établir le véritable contenu de la source originale à l'aide d'autres preuves.

La légitimité de la position exprimée est confirmée par la pratique judiciaire existante, incl. Résolution du Service fédéral antimonopole du district de la Volga du 15 septembre 2010 dans l'affaire n° A12-23661/2009.

Une analyse de la pratique d'examen des litiges par la Cour d'arbitrage commercial international de la Chambre de commerce et d'industrie de la Fédération de Russie sur la question de la recevabilité des documents électroniques et des documents transmis par fax permet de conclure que ces documents font preuve en justice, à condition que la procédure d'échange de documents via un appareil de communication par fax ou via Internet soit prévue par le contrat conclu entre les parties .

Ainsi, une analyse de la pratique judiciaire permet d'identifier trois types de documents (en plus des originaux) confirmant le fait de la conclusion et de l'exécution des contrats concernés :

Copies des documents transmis par fax ;

Copies de documents transmis sous forme numérisée via Internet ;

Captures d'écran d'écrans, impressions de courrier électronique (notifications d'envoi d'email).

Entre-temps, afin de protéger les droits d’une personne dans la conduite des affaires, le processus de conclusion et d’exécution des accords pertinents doit être accompagné uniquement de l’échange des documents originaux.

Toutefois, lors de la conclusion et de l'exécution de contrats par échange de copies de documents en fac-similé ou de documents électroniques et afin de minimiser les risques, nous recommandons ce qui suit :

1. Dans le texte de l'accord principal :

Offrir la possibilité de transmettre des documents par fax ou par courrier électronique ;

Établir le statut des originaux de ces documents ;

Préciser les informations sur le numéro de fax et les adresses e-mail par lesquelles les documents seront échangés ;

2. Organiser la tenue des journaux de correspondance entrante et sortante transmise et reçue par fax et communication électronique.

3. Dans les paramètres du fax, définissez l'heure exacte et la date actuelle.

Si la fonction fax est disponible pour créer des rapports sur les messages reçus et envoyés, imprimez ces rapports et archivez-les dans le journal de la correspondance entrante et sortante.

4. Envoyer les projets de documents soumis à la contrepartie pour approbation sans la signature d'une personne autorisée.

5. Conformément à la législation fiscale et à la législation comptable, la documentation primaire établie lors de l'exécution de la convention concernée doit être présentée uniquement sous la forme de documents originaux.

6. Le texte de l'accord principal, des accords complémentaires à l'accord, ainsi que l'accord de résiliation de l'accord doivent être soumis en originaux.

La procédure d'échange de documents électroniques, ainsi que de « copies par télécopie » de documents, doit être convenue par les Parties et inscrite dans l'Accord. La possibilité d'utiliser des documents « non originaux » lors de la résolution des litiges entre les parties dépend de la formulation correcte de ces conditions.

Il convient de noter qu'en pratique, il existe des cas où des contreparties peu scrupuleuses falsifient les signatures et les sceaux apposés par une autre contrepartie dans un document électronique, et modifient également le texte de l'accord, y compris des conditions défavorables pour la contrepartie.

À cet égard, lors de la résolution d'un litige en justice, les parties soumettent au tribunal des copies non identiques du même document, c'est-à-dire le même document signé par les parties, contenant des termes différents.

Dans ce cas, le tribunal n'a pratiquement aucune possibilité de déterminer quelle partie a fourni une copie originale du document.

Conformément au paragraphe 6 de l'article 71 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, "Tribunal d'arbitrage ne peut considérer comme prouvé un fait confirmé uniquement par une copie du document ou toute autre preuve écrite si le document original est perdu ou n'est pas soumis au tribunal, et les copies de ce document soumises par les personnes participant à l'affaire ne sont pas identiques les unes aux autres et il est impossible d’établir le véritable contenu de la source originale à l’aide d’autres preuves.

Sur la base de cette règle, les copies du document ne seront pas considérées par le tribunal comme preuve dans les circonstances précisées ci-dessus.

Parallèlement, le fait de falsification de documents transmis par courrier électronique ou par fax peut être établi par un examen médico-légal.

Selon les informations reçues d'Ijevsk Expert Bureau LLC, il existe plusieurs méthodes pour détecter la contrefaçon de documents dans le cas décrit :

1. analyse chimique de la signature sur une copie papier du contrat ;

2. analyse de l'empreinte du sceau.

Il convient de noter que la probabilité de détecter une falsification de documents à l'aide de ces méthodes n'est pas élevée.

Malgré les risques décrits dans cet avis liés à l'exécution de contrats par l'échange de copies de documents par fax ou par communication électronique, il existe un moyen de se protéger contre les actions illégales des contreparties, exprimées par la falsification de documents signés.

Conformément à l'article 2 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n° 63-FZ « sur les signatures électroniques » (ci-après dénommée la « loi sur les signatures »), une signature électronique est une information sous forme électronique qui est jointe à d'autres informations. sous forme électronique (informations signées) ou autrement associé à ces informations et qui est utilisé pour identifier la personne signant les informations.

Conformément à la partie 1 de l'article 6 de la loi sur la signature, « Les informations sous forme électronique, signées avec une signature électronique qualifiée, sont reconnues comme un document électronique équivalent à un document papier signé avec une signature manuscrite, sauf si les lois ou règlements fédéraux adoptés conformément à ceux-ci établissent l'exigence de la nécessité d'établir un document exclusivement sur papier. "

Conformément à l'article 5 de la loi relative aux signatures, une signature électronique qualifiée est une signature électronique répondant aux critères suivants :

1. obtenu à la suite d'une transformation cryptographique d'informations à l'aide d'une clé de signature électronique ;

2. permet d'identifier la personne qui a signé le document électronique ;

3. permet de détecter le fait d'apporter des modifications à un document électronique après sa signature ;

4. créé à l'aide d'outils de signature électronique ;

5. la clé de vérification de la signature électronique est indiquée dans le certificat qualifié ;

6. Pour créer et vérifier une signature électronique, on utilise des outils de signature électronique qui ont reçu la confirmation du respect des exigences établies conformément à la loi.

Ainsi, l'utilisation d'une signature électronique lors de la conclusion de contrats par échange de copies « fax » de documents signés ou de documents électroniques permet de détecter le fait d'apporter des modifications à un document déjà signé, ce qui est une garantie de la protection de la partie en litige si des situations controversées surviennent.

De plus, un document électronique signé avec une signature électronique qualifiée est reconnu comme équivalent à un document papier signé avec une signature manuscrite.