ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО EXCEL

Программное средство Excel относится к классу систем обработки числовой информации, называемых SPREADSHEET,Буквальный перевод термина “spreadsheet” c английского языка на русский означает “РАССТЕЛЕННЫЙ ЛИСТ (бумаги)”. Между тем, в компьютерном мире под этим термином подразумевают совершенно определенный класс программных средств, именуемых у нас “ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ” или системами обработки числовой информации.

КРАТКИЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ ЭКСКУРС

Первая электронная таблица VisiCalc была выпущена фирмой Visi Corporation в 1981 году, и именно с этого момента принято вести отсчет истории электронных таблиц как самостоятельного вида программного обеспечения.

Идея выделения таблиц в особый класс документов и создание специализированной программы, выполняющей всевозможные операции с табличными данными, оказалась весьма удачной и была подхвачена многими фирмами. Популярность электронных таблиц стремительно росла.

В 1983 году фирма Lotus Development Corporation выпустила электронную таблицу 1-2-3, ставшую на долгие годы фактическим стандартом в своей области.

В 1985 году появилась первая версия для платформы Macintosh наиболее распространенная сегодня Microsoft Excel. Спустя год данный сектор desktop-приложений пополнился пакетом Quattro, созданный компанией Borland International Corporation. В 1989 году он выходит под названием Quattro Pro.

Электронные таблицы сегодня занимают одно из лидирующих мест в структуре продаж делового программного обеспечения. Новое поколение ЭТ характеризуется новым уровнем функциональных возможностей. Помимо традиционных средств (таких как вычисления с использованием стандартных функций, автопересчет, объединение рабочих листов), современные пакеты ЭТ ориентированы на работу в среде Internet, дополнены средствами коллективной работы, значительно расширены функции по созданию деловой графики. Основными конкурентами среди производителей данного программного обеспечения в 1998 году являлись компании Corel (Quattro Pro 7), Microsoft (Excel 97, 7.0), Lotus Development (Lotus 1-2-3).

ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

¨ ¨ бухгалтерский и банковский учет;

¨ ¨ планирование распределение ресурсов;

¨ ¨ проектно-сметные работы;

¨ ¨ инженерно-технические расчеты;

¨ ¨ обработка больших массивов информации;

¨ ¨ исследование динамических процессов.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

· · анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;

· · оформление таблиц, отчетов;

· · форматирование содержащихся в таблице данных;

· · построение диаграмм требуемого вида;

· · создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;

· · перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;

· · печать итогового документа целиком или частично;

· · организация взаимодействия в рабочей группе (коллективное использование, то есть распространение и просмотр электронных таблиц всеми участниками рабочей группы;

· · работа в Internet(поиск данных и публикация информации) с помощью инструментария ЭТ.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭТ ПРИ РЕШЕНИИ ЗАДАЧ

1. 1.Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения , входящие в модель.

2. 2.При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки (автоматическая настройка ссылок).

CОСТАВЭЛЕКТРОННОЙТАБЛИЦЫ

В таблице используются столбцы (256) и строки (16384).

Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV,

Элемент находящийся на пересечении столбца и строки назовем - ячейкой (клеткой).

Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.

МОДЕЛЬЯЧЕЙКИВEXCEL

Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:

· · адрес

· · содержимое

· · изображение

· · формат

· · имя

· · примечание (комментарий)

имясодержимоеизображение

Адрес ячейки - номер столбца и строки. Используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки), а также для быстрого перемещения по таблице.

Excel позволяет использовать 2 стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1.

НАПРИМЕР . Пусть в ячейке D3 нужно получить произведение чисел, находящихся в ячейках А2(второй ряд, первая колонка) и B1 (первый ряд, вторая колонка). Это может быть записано одним из следующих способов:

Содержимым ячейки может быть:

· · число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

· · текст ;

· · формула .

Формула - всегда начинается со знака “=“ и может содержать: числовые константы, абсолютные или относительные ссылки на адреса ячеек, встроенные функции.

Аргументы функций всегда заключаются в круглые скобки. Стандартные функции можно как ввести с клавиатуры, так и воспользоваться меню ВСТАВКА / ФУНКЦИЯ или кнопкой

Изображение - то, что пользователь видит на экране монитора.

Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение.

Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пуста) столько символов, какова ширина ячейки.

Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.

Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

НАПРИМЕР , назначив ячейке С3 имя “ Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу:=Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

Примечание - сопроводительный текст к содержимому ячейки. Ввести примечание в ячейку можно с помощью меню ВСТАВКА / ПРИМЕЧАНИЕ. Ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе точкой в правом верхнем углу.

Таким образом модель

ячейки можно представить

Понятие, назначение и возможности электронных таблиц

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор. Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения значительно шире.

Назначение электронных таблиц

· Подготовка табличных документов, обработка сводок, составление реестров и прочих документов;

· проведение анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных;

· проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

· создание баз данных;

· автоматизация процесса вычислений;

· построение диаграмм и графиков по имеющимся данным и другие работы.

Возможности электронных таблиц

· многовариантность выполнения операций, т. е. обработка информации несколькими способами. Задача пользователя - выбрать для себя наиболее удобный.

· быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню. Доступ к наиболее часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню.

· наличие разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы. Например, разбивать экран на несколько окон, фиксировать заголовки строк и таблиц, создавать шаблоны рабочих листов, используемых для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;

· наличием встроенных функций для работы с базами данных, списками, датами и временными значениями; функциями для инженерных, математических, текстовых, финансовых, логических и других расчетов.

· построения различного типа диаграмм и графиков.

Понятия и определения программы MS-EXCEL

При работе с электронной таблицей используются следующие термины:

· рабочая книга;

· таблица;

· ячейка таблицы;

· строка таблицы;

· столбец таблицы.

Рабочая книга - это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить л юбые имена. Например, Лист 1 может быть назван Группа 1, а Лист 2 - Группа 2.

Способ отображения рабочей книги и листов на экране может быть различен. При этом книга может быть разделена или не разделена на отдельные листы. Для изменения формы представления рабочего пространства таблицы выбирать команды Вид, Разметка страницы. Каждый лист в книге содержит 256 столбцов и 65536 строк. Количество столбцов и строк таблицы можно изменять. На каждом листе книги может быть создана отдельная таблица.

Электронная таблица - это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.

Ячейка таблицы - это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами - адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.

Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной. Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.

Строка - это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.

Столбец - это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1 означает ссылку на ячейку А1 листа 2.

Столбцы таблицы именуются латинскими буквами (заголовок столбца). Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами от A до Z, далее используются сочетания двух букв АА, АВ, … , ВА, ВВ и т. д. Строки таблицы обозначаются числами (заголовок строки).

Свой собственный адрес имеет каждая отдельная ячейка: он состоит из номера столбца и строки, которым она и принадлежит. Имена ячеек образуются буквой столбца, а затем номер строки. Адрес каждой ячейки находится в левом верхнем углу окна программы слева от строки формул в поле имени.

Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию:

· ширина ячейки равна 9 разрядам;

· символьные данные выравниваются по левому краю;

· цифровые данные - по правому краю.

Типы данных в таблице MS-EXCEL

Каждую из ячеек Excel можно заполнить разными типами данных: текстом, численными значениями, даже графикой. Для того чтобы введенная вами информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (а чаще целому столбцу или строке) определенный формат. Операцию эту, как и многие другие, можно выполнить с помощью Контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы. Щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мышки и выберите нужный пункт из меню Формат ячеек .

· Общий – эти ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.

· Числовой – для цифровой информации.

· Денежный – для отражения денежных величин в заранее заданной валюте.

· Финансовый – для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.

· Процентный

· Дробный.

· Экспоненциальный

· Текстовый

· Дополнительный – этот формат используется при составлении небольшой базы данных или списка адресов для ввода почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.

При этом объем информации, которую можно внести в ячейки рабочего поля Excel, не ограничен видимой площадью: столбцы и строки могут растягиваться. В каждую ячейку можно ввести до 65 000 текстовых или числовых символов в любом формате. Введенные числовые данные Excel интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчеты. Значения могут отображаться в числовом формате, форматах дат, времени и других. Слишком большие или слишком малые числа Excel представляет в экспоненциальной форме. Например, вместо 48 900 000 в ячейке появится 4,89Е+07. Точность числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок Панели инструментов Форматирование, т. е. применить особый числовой формат. По умолчанию числа появляются в числовом формате Общий. Введенные текстовые данные Excel интерпретирует как текст (иногда называемый надписями). Excel не может выполнять расчеты с текстовыми данными. Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны 2 варианта отображения:

· Следующие ячейки в строке пусты – тогда визуально текст накроет эти ячейки.

· В следующих ячейках есть данные – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Существует и третий тип данных – формулы. Этот тип информации Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается только в строке формул, в ячейке же показывается лишь результат ее выполнения.

Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов кодовой таблицы символов. Особенности текстового типа данных:

· по умолчанию выравнивается по левой границе ячейки;

· если число символов введенного значения больше ширины ячейки, то оно занимает соседнюю ячейку справа, если эта ячейка пустая. Если ячейка не пуста, то невидимая на экране часть значения располагается под непустой ячейкой справа. Чтобы увидеть все содержимое ячейки, столбец следует расширить.

Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы. Целая и дробная части числа отделяются друг от друга запятой. Числа следует вводить, используя цифровые клавиши, расположенные в правой области клавиатуры. Если при вводе числа вместо числа появилась дата, надо выполнить команды Правка, Очистить, Все, а затем ввести число правильно.

Особенности числового типа данных:

· по умолчанию выравнивается по правой границе ячейки;

· если ширина ячейки недостаточна для отображения всего числа, то в ячейке появляются символы ### . Чтобы увидеть все число, столбец надо расширить.

Данные числового типа в ячейке могут отражаться в различных форматах - денежном, финансовом, процентном, дробном, экспоненциальном, текстовом, дополнительном.

Введем в ячейку А1 число 12345,67. Активизируем команды Формат, Ячейки. В появившемся окне Формат ячеек активизируем закладку Число и просмотрим все возможные образцы представления.

Тип даты и времени является частным случаем данного числового типа.

При вводе даты и времени программа преобразует их в специальное число, представляющее собой количество дней, прошедшее с начала века до введенной даты. Веденная дата (к примеру, 3 марта 2003 года) может быть представлена в одном из форматов:

После фиксации даты в ячейке в качестве разделителя между днем, месяцем и годом устанавливается точка. Запись будет выглядеть так:

или 12.Мар.03.

Особенности типа данных «дата»:

· в качестве разделителя здесь используется не запятая, а другие символы - точка, пробел, слэш. При таком вводе данное автоматически распознается как данное типа Дата и ячейке, в которую это данное вводится, присваивается формат Даты ;

· если после ввода в ячейку даты (введем в ячейку А1 дату 3. 12.03) назначить ей Общий или Числовой формат , то на экран выведется число дней с 1.01.1900 по день введенной даты.

Введенное время может иметь следующие форматы:

Формульным типом являются данные, представленные в виде формулы. В ячейке с формулой видна не сама формула, а вычисленное по этой формуле значение, зависящее от значений в других ячейках таблицы. Явным признаком Данных формульного типа является символ «=».

Чтобы ознакомиться с особенностями ввода данных формульного типа, следует активизировать команды: Вызов справки, Создание формул и проверка книг, Ввод формул, Вычисление значений в формулах.

Одним из операндов формулы может быть функция Листа или встроенная функция. Встроенная функция - это программа вычислений по заранее определенному алгоритму. Такие функции реализуют вычисления по наиболее часто встречающимся алгоритмам

обычно объединяются в библиотеку встроенных функций. Чтобы вписать встроенную функцию в активную ячейку, используется управляющий элемент - Мастер функций .

Для работы с Мастером функций необходимо:

· на панели инструментов щелкнуть кнопку Вставка функций (f=);

· в появившемся окне Мастер функций шаг 1 из 2 в левой области Категории выберем строку Математические в правой области Функции будем последовательно выделять имена функций, обращая внимание на появляющиеся комментарии.

Для остальных строк из области Категории выполняются аналогичные действия.

Как показала практика, решение многих задач экономического характера на языках высокого уровня с использованием всего арсенала приемов и методов профессионального программирования - сложное и громоздкое дело. Понадобился принципиально иной подход, и он был найден и воплощен в виде электронных таблиц - инструмента, доступного непрофессионалам. Основная область применения электронных таблиц - это те сферы человеческой деятельности, где информация предоставляется в виде прямоугольных таблиц (планово-финансовых и бухгалтерских документов, учета материальных ценностей и др.), требующих при обработке проведения математических расчетов, откуда, по-видимому, и возник термин «табличный процессор». Отметим, что реляционные базы данных, также представляемые с помощью таблиц, к расчетам, как правило, не приспособлены.

В настоящее время известно много вариантов электронных таблиц: АБАК, Варитаб-86. Суперплан, Multiplan, SuperCalk, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 и др. Принципиально все они представляют табличный процессор и разнятся лишь интерфейсом и сервисными возможностями.

Электронная таблица (ЭТ) - это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, кдая из которых имеет свой номер, рис. 1.

Рис. 1.

Номер ячейки определяется обычным координатным способом, например, ячейка ВЗ и т.д.

Группа ячеек (диапазон) задается через двоеточие, например, B3:D4 (или B3..D4) и образует прямоугольник, включающий ячейки ВЗ, СЗ, D3, В4, С4, D4.

В каждую из ячеек можно занести число, формулу (арифметическое выражение) или текст. Если в ячейку ЭТ записана формула, то в исходном состоянии на экране отображается значение этой формулы, а не она сама. Операндами формулы могут быть математические функции, константы, номера ячеек (содержимое ячейки с указанным номером). Ячейка ЭТ имеет сложную «многослойную» структуру, в ней может стоять ссылка на другую ячейку, значение которой является результатом вычислений по другой формуле и т.д.

Примеры функций:

sum(A2:A8) - сумма значений всех ячеек от А2 до А8;

sin(D5) - синус числа из ячейки D5;

cos(F3) - косинус числа из ячейки F3.

Пример формулы:

2.7. * А6 + cos (sum (D5:F7))

Приведенная формула означает, что мы хотим получить результат следующих вычислений: произведение числа из ячейки А6 на 2.7 сложить с косинусом угла, который является суммой чисел из ячеек D5, Е5, F5, D6, Е6, F6, D7, Е7, F7.

Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диаграмм, гистограмм и т.д.

Пользователь работает в диалоге со специальной программой, которая позволяет заполнять ячейки нужным ему содержимым (текстами, числами или формулами для расчетов); очищать их, копировать и удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них, в определенном порядке); производить вычисления над всей таблицей или ее частью, сохранять таблицу на диске и распечатывать частично или полностью на бумагу и т.д.

Приведем пример, иллюстрирующий возможности ЭТ.

Формирование зарплатной ведомости.

Так выглядят исходные данные для заполнения электронной таблицы:

Здесь мы имеем дело с тремя типами содержимого ячеек: текст, число, формула. Ввод исходных данных происходит в командной строке. После заполнения таблицы мы увидим на экране:

Обычно работник бухгалтерии, поправив одну из цифр, вынужден был исправлять весь комплект взаимосвязанных документов, куда явно или неявно входил исправленный параметр. С помощью ЭТ такое изменение может быть учтено мгновенно и всюду.

Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров.

Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т.е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Среда табличного процессора

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде матрицы. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы - буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т.п.

Но если на шахматной доске всего 8х8=64 клетки, то в электронной таблице ячеек значительно больше. Например, у табличного процессора Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 16384 строки. Поскольку в латинском алфавите всего 26 букв, то начиная с 27-го столбца используются двухбуквенные обозначения, также в алфавитном порядке: АА, АВ, AC,…, AZ, ВА, ВВ, ВС,…, BZ, СА… Последний, 256-й столбец имеет имя IY. Значит, существуют ячейки с такими, например, именами: DL67, HZ10234 и т.п.

Электронные таблицы Excel. Основные сведения.

Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.

Программа Excel входит в офисный пакет программ Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows. Версии программы Excel 4.0 и Excel 5.0 предназначены для работы в Windows 3.1, а Excel 7.0 и 97 - для Windows-95/98. Есть Excel-2000, входящий в пакет программ Office-2000, работающий в Windows-2000. Чем старше № версии Excel, тем она совершеннее.

Программа Excel относится к основным офисным компьютерным технологиям обработки числовых данных.

Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением XLS. Такой файл *.xls называется рабочей книгой (Work Book). В каждом файле *.xls может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet). Одна электронная таблица состоит из 16384 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, C,…, Z, AA, AB, AC,…, IY.

На пересечении столбца и строки располагается основной элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число, текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца или строки можно менять при помощи мыши. При вводе данных в ячейку это происходит автоматически, т.е. электронные таблицы являются «резиновыми». Для указания конкретной ячейки используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка, например: A1, B2, F8, C24, AA2 и т.д.

Чтобы сделать ячейку активной, надо указать в неё мышью и нажать левую клавишу мыши. Ячейка при этом будет выделена прямоугольной рамкой. При вводе формулы надо сперва вводить знак =, поскольку знак = является признаком формулы. Прямоугольная группа ячеек, заданная первой и последней ячейкой, разделяемых двоеточием называется интервалом. Пример: C5:D10. Выделение группы ячеек производится мышью.

Электронные таблицы Excel можно использовать для создания Баз Данных. Программа Excel является многооконной. Окнами являются рабочие листы Excel. Для сортировки данных необходимо указать мышью

Применяя данное пособие на этапе закрепления и формирования практических навыков обучающийся имеет возможность актуализировать теоретические знания, проверить себя по контрольным вопросам, отработать навыки на практических заданиях.

1. Структура электронных таблиц

Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, AB и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, А1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Электронная таблица Excel состоит из 256 столбцов и 16384 строк. B Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных. По умолчанию листы нумеруются “Лист 1”, “Лист 2”, и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменить. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным.

Контрольные вопросы

1. Какова структура электронных таблиц?
2. Как задается имя ячейки в электронных таблицах?
3. Что содержит Лист электронных таблиц Excel?
4. Что содержит Рабочая книга электронных таблиц Excel?

Практическое задание.

1. Переименуйте и упорядочите листы в электронных таблицах.

2. Ввод данных в ячейку таблицы

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком . Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекратится и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, - удаляются. Если щелкнуть на кнопке со значком на экран поступит диалоговое окно Мастера функций. Вы можете ввести функцию.

Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: Нажав клавишу {Enter}; Щелкнув на кнопке с галочкой; Щелкнув мышью на другой ячейке.

Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. Фрагменты содержимого ячеек можно форматировать обычным способом с помощью вкладки [Формат-Ячейки…/Шрифт] или с помощью панели инструментов “Форматирование”. Эксперименты со шрифтом вы можете провести самостоятельно.

Практические задания

1. Создайте с помощью EXCEL таблицу умножения (или другую по образцу).

В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют вид: А1, В3. По умолчанию при наборе формул в Excel используются относительные ссылки. Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $A$1).

Рассмотрим действие абсолютных и относительных ссылок на примере. Пусть нам необходимо вычислить стоимость комплектующих для компьютера в рублях, если известны их цены в долларах и курс рубля.

Копирование формул, содержащих относительные и абсолютные ссылки.

1. Ввести в ячейки А5, А6 и А7 названия устройств, а в ячейки В5, В6, В7 их цены в долларах. Ввести в ячейку С2 курс рубля.
2. Ввести в ячейку С5 формулу =В5*$C$2, где В5 – относительная ссылка, а $C$2 – абсолютная. Скопировать формулы в ячейки С6 и С7; абсолютная ссылка на ячейку $C$2 останется неизменной а, относительная В5 изменяется на величину смещения от активной ячейки.

Если символ доллара стоит перед буквой (например, $A1), то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, A$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными .

Контрольные вопросы

1. В чем заключается отличие абсолютных ссылок от относительных?
2. Какие ссылки называются смешанными? Приведите пример.
3. В ячейку F13 ввели формулу =F12/$B$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F16. Какая формула содержится в ячейке F16?
4. В ячейку В7 ввели формулу =(А6+А7)*$D$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F7. Какая формула содержится в ячейке F7?
5. В ячейку D5 ввели формулу =$A5+B$5. Затем эту формулу скопировали в ячейку D2. Какая формула содержится в ячейке D2?

Практические задания

1. Проверьте на практике правильность выполнения заданий 3, 4 и 5.
2. Откройте лист, где содержится таблица с наименованием устройств и ценой в У.е. Для удобства расчетов переведите цены в рубли по курсу, значение которого вы можете хранить в любой удобной для вас ячейке.

4. Практическое задание. ”Цена устройств компьютера”

В целях приобретения наиболее эффективного компьютера оценить доли, которые составляют цены входящих в него устройств, от общей цены компьютера. Представить результат в виде диаграммы.

Цена устройств компьютера

1. Запустите приложение Microsoft Excel. В своей рабочей книге создайте новый лист для выполнения этого практического задания.
2. Введите наименования устройств, входящих в компьютер, и их цены в условных единицах. Для удобства расчетов переведем цены в рубли по курсу, значение которого будет храниться в ячейке В1 (или в другой, удобной для вас ячейке).
3. Введем в ячейку С4 формулу перевода цены в рубли =$B$1*B4. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В1 для правильного копирования формулы в ячейки С5-С15 с помощью команды [Правка - Заполнить - Вниз]. Подсчитаем в ячейке С16 общую сумму цены компьютера с помощью функции СУММ и определим долю цены каждого устройства в процентах.
4. Введем в ячейку D4 формулу определения доли цены устройства в общей цене компьютера =B4/$B$16. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В16 для правильного копирования формулы в ячейки D5-D15.
5. Для представления чисел в столбце D в форме процентов необходимо ввести команду [Формат-Ячейка…]. На появившейся панели Атрибуты ячейки в окне Категория выбрать Процент . Данные в таблице можно сортировать по возрастанию или убыванию их значений.
6. Для сортировки устройств по алфавиту в порядке возрастания выделить столбцы и стоки таблицы и щелкнуть по кнопке A-Z. (Создайте копии таблицы: по алфавиту наименований устройств, по убыванию цены устройств, по возрастанию цены устройств.). В процессе работы (например, при вводе формул) иногда удобно просматривать содержимое ячеек не в виде чисел, а в виде формул.
7. Для просмотра значений в виде формул необходимо ввести команду [Сервис – Параметры…]. В левой части появившейся панели выбрать Документ электронной таблицы-Содержимое. В правой части панели установить флажок Формулы. Для наглядного отображения полученных числовых данных построим диаграмму.
8. Выделить область данных и ввести команду [Вставка-Диаграмма]. На появившейся первой панели Автоформат диаграммы (1-4) можно изменить область данных.
9. На второй панели необходимо выбрать тип диаграммы (в данном случае Круговая объемная) и расположение ряда данных (в данном случае столбцы). В окне Просмотр демонстрируется вид выбранной диаграммы.
10. На третьей и четвертой панелях можно уточнить детали внешнего вида диаграммы и легенды.
    В результате мы получили круговую диаграмму, которая дает наглядное представление о “вкладе” каждого устройства в цену компьютера.
    В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствие с заданными условиями. Такие условия называются фильтром . В результате поиска будут найдены те строки, которые удовлетворяют заданному фильтру. Прежде чем начать поиск, необходимо выделить хотя бы одну ячейку с данными. Например, найдем все строки, которые содержат информацию об устройствах стоимостью более 100 У.е.
11. Ввести команду [Данные-Фильтр-Автофильтр]. В названиях столбцов таблицы появятся раскрывающиеся списки, содержащие стандартные условия поиска. Развернуть список в столбце Цена и выбрать пункт Условие… для ввода пользовательских условий.
12. На диалоговой панели Пользовательский автофильтр в полях ввести оператор условия поиска больше и значение 100.
13. В результате будут найдены две строки, удовлетворяющие заданному фильтру. (Найдите в таблице устройства, содержащие слово “Дисковод”.)
14. Сохранить таблицу с данными и диаграмму на листе Цена устройств.

5. Табулирование и построение графиков функций в ЭТ EXCEL.

Дана функция Y(x)= x 2 -3x+2. Требуется:

Вычислить значения функции Y для значений аргумента х=-5;-4,5;-4;…7;7,5;8;

Построить с помощью EXCEL график функции Y(х) и определить (приблизительно), при каких значениях х значение функции Y(x) равно 0.

Технология решения задачи