Здравствуй уважаемый читатель!
В этой статье я хочу описать, наверное, одну из наиболее полезных функций в Excel – это функция ВПР (VLOOKUP). О функции можно сказать многое, но самое первое, что стоить отметить, это то, что функция относится к сложным и наименее понятной.
В статье я постараюсь простым и доступным языком описать, как работает функция ВПР, а также на примерах показать ее особенности, описание и синтаксис.
Итак, что же в сущности это за функция, что она делает, и как она пишется. Самое простое объяснение, о работе функции ВПР, она ищет в перечне значений, по заданному вами критерию, уникальному идентификатору, определенную информацию, которая с ним связана.
Если розшифровать название функции ВПР, то с первой буквой станет понятно, как работает, эта функция, В – означает «вертикальная»
, то есть она ищет значения в , а вот для горизонтальных списков у нас будет . Впервые функция ВПР стала доступна нам с Excel 2000.
Функция ВПР в Excel имеет следующий синтаксис:
=ВПР(_искомое значение_;_таблица_; _номер столбика_; _[интервальный просмотр]_) , где:
- искомое_значение – это именно то значение, которое нам нужно искать, а это может быть любое значение: число, дата, текст, ссылка на ячейку, которая содержит нужное значение или значение, получаемое другой формулой;
- таблица – это два и больше столбика с разнообразными данными, кстати, регистр символов в поиске, функцией не учитывается;
- номер_столбца – это номер столбика в указанном диапазоне, из которого будет получено значение, которое находится в найденной строке;
- интервальный_просмотр – этот параметр определяет, что же именно будем искать, для точного совпадения аргумент будет равен «ЛОЖЬ» (FALSE) или приблизительное совпадение, аргумент станет равным ИСТИНА (TRUE) . Этот параметр не является обязательным, но тем не менее он важен. В примерах, далее, я продемонстрирую, как создать формулы для точного и приблизительного совпадения.
Теперь на примере рассмотрим, как произвести поиск, каких-либо данных на другом листе, так как на практике, функцию ВПР очень редко используют для поиска на текущем листе:
ВПР(«GM»;$A$5:$B$10;2)
Формула ищет текст «GM», в столбике А на текущем листе.
Совет!
При использовании аргумента «таблица», желательно использовать, такой вариант, как (это адрес ячейки со знаком $). В этом случае диапазон поиска станет закреплённым и не изменится при копировании формулы.
Рассмотрим пример поиска значений, как работает функция ВПР в другой рабочей книге:
ВПР(”GM”;[Путь к файлу]База!А2:В10;2)
Как видите ничего сложного, просто усложнился аргумент «таблица» , теперь к нему прикреплена ссылка на файл с его именем.
Совет! Ввод формулы лучше делать при включённых двух файлах, на одном вы вводите функцию ВПР, а когда дойдете до аргумента «таблица», перейдете на второй файл и мышкой выделите нужный вам диапазон для поиска.
Еще можно рассмотреть пример, когда точное значение нам неизвестно мы будем использовать в формуле ВПР символы подстановки. Иногда нам нужно найти не что-то конкретное, а нечто обладающее общими признаками, как вариант у нас есть много диванов разных моделей, как и прочей мебели, но выбрать нам надо только их.
Функция ВПР, при подстановке,может использовать такие символы:
- «?» (знак вопроса ) – позволит заменить один любой символ;
- «*» (звёздочка) – заменит любое количество и последовательность символов.
ВПР(“A*”;$A$2:$B$10;1;ЛОЖЬ)
Совет!
Для того что бы функция ВПР, корректно работала нужно в качестве четвертого аргумента использовать параметр «ЛОЖЬ».
Ну, если мы уже затронули тему точного или приближенного совпадения в синтаксисе функции ВПР, то давайте ее рассмотрим поподробнее:
- если аргумент «интервальный просмотр» равен «ЛОЖЬ» , в таком случае формула ищет точное совпадение с аргументом «искомое значение». Если формула встретит два и более значения, отвечающих аргументу «искомое значение», то будет выбрано первое из списка, в случае, когда совпадение не найдены, формула вернет ;
- если же аргумент «интервальный просмотр» имеет значение «ИСТИНА» формула будет искать приблизительное совпадение, точнее будет, что функция сначала поищет точное совпадение, а уже потом, не найдя его, выберет приблизительное.
Совет! В случае, когда аргумент «интервальный просмотр» ровняется «ИСТИНА» или же не указан, значение в первом столбике нужно , от меньшего к большому. Иначе имеется возможность ошибочного результата от функции ВПР.
Рассмотрим, как работает функция ВПР, когда производится поиск по точному. Для примера, попытаемся найти, какой автомобиль движется со скоростью 200 км/час. Я думаю, такая формула не будет для вас сложной:
=ВПР(200;$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ)
Несмотря на то, что значений 200 у нас несколько, получили только одно, так как при точном совпадении функции ВПР, система использует только первое значение которое было найдено в указанном диапазоне.
Теперь испытаем, работу функции ВПР для приблизительного совпадения значений. Поищем, какой автомобиль ездит со скоростью 260 км/час. Первое что вы делаете в случае, когда «интервальный просмотр»
равняется «ИСТИНА»
— вы выполняете сортировку вашего диапазона значений по первому столбику по порядку его возрастания. Это необходимо и важно, поскольку функция ВПР находит следующее наибольшее значение от заданного условия, а после поиск прекращается. Если же вы не последуете совету по сортировке, итогом будет сообщение об или другие странные результаты.
Для поиска используем ВПР следующего вида:
=ВПР(260;$A$2:$B$15;2;ИСТИНА)
Итак, наша формула вернула найденное значение 240, хотя у нас есть и значение 270 и это значение вроде как ближе, но особенность того, как работает функция ВПР, это то что при использовании точного совпадения она ищет самое большое значение в списке, но не превышающие его.
Я думаю примеры, которые я рассматривал в статье, помогут вам понятьвсё о работе функции ВПР, как ее используют и для чего ее нужно использовать.
Хотя есть и множество более продвинутых примеров, которые мы рассмотрим в других статьях.
А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!
are some of the most useful functions in Excel.
Note: The Lookup Wizard feature is no longer available in Excel.
Here"s an example of how to use VLOOKUP.
=VLOOKUP(B2,C2:E7,3,TRUE)
In this example, B2 is the first argument -an element of data that the function needs to work. For VLOOKUP, this first argument is the value that you want to find. This argument can be a cell reference, or a fixed value such as "smith" or 21,000. The second argument is the range of cells, C2-:E7, in which to search for the value you want to find. The third argument is the column in that range of cells that contains the value that you seek.
The fourth argument is optional. Enter either TRUE or FALSE. If you enter TRUE, or leave the argument blank, the function returns an approximate match of the value you specify in the first argument. If you enter FALSE, the function will match the value provide by the first argument. In other words, leaving the fourth argument blank-or entering TRUE-gives you more flexibility.
This example shows you how the function works. When you enter a value in cell B2 (the first argument), VLOOKUP searches the cells in the range C2:E7 (2nd argument) and returns the closest approximate match from the third column in the range, column E (3rd argument).
The fourth argument is empty, so the function returns an approximate match. If it didn"t, you"d have to enter one of the values in columns C or D to get a result at all.
When you"re comfortable with VLOOKUP, the HLOOKUP function is equally easy to use. You enter the same arguments, but it searches in rows instead of columns.
Using INDEX and MATCH instead of VLOOKUP
There are certain limitations with using VLOOKUP-the VLOOKUP function can only look up a value from left to right. This means that the column containing the value you look up should always be located to the left of the column containing the return value. Now if your spreadsheet isn"t built this way, then do not use VLOOKUP. Use the combination of INDEX and MATCH functions instead.
This example shows a small list where the value we want to search on, Chicago, isn"t in the leftmost column. So, we can"t use VLOOKUP. Instead, we"ll use the MATCH function to find Chicago in the range B1:B11. It"s found in row 4. Then, INDEX uses that value as the lookup argument, and finds the population for Chicago in the 4th column (column D). The formula used is shown in cell A14.
For more examples of using INDEX and MATCH instead of VLOOKUP, see the article https://www.mrexcel.com/excel-tips/excel-vlookup-index-match/ by Bill Jelen, Microsoft MVP.
Give it a try
If you want to experiment with lookup functions before you try them out with your own data, here"s some sample data.
VLOOKUP Example at work
Copy the following data into a blank spreadsheet.
Tip: Wrap Text (Home tab, Alignment group).
|
Viscosity |
Temperature |
|
|
Description |
||
|
VLOOKUP(1,A2:C10,2) |
Using an approximate match, searches for the value 1 in column A, finds the largest value less than or equal to 1 in column A which is 0.946, and then returns the value from column B in the same row. |
|
|
VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) |
Using an approximate match, searches for the value 1 in column A, finds the largest value less than or equal to 1 in column A, which is 0.946, and then returns the value from column C in the same row. |
|
|
VLOOKUP(0.7,A2:C10,3,FALSE) |
Using an exact match, searches for the value 0.7 in column A. Because there is no exact match in column A, an error is returned. |
|
|
VLOOKUP(0.1,A2:C10,2,TRUE) |
Using an approximate match, searches for the value 0.1 in column A. Because 0.1 is less than the smallest value in column A, an error is returned. |
|
|
VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) |
Using an approximate match, searches for the value 2 in column A, finds the largest value less than or equal to 2 in column A, which is 1.29, and then returns the value from column B in the same row. |
HLOOKUP Example
Tip: Before you paste the data into Excel, set the column widths for columns A through C to 250 pixels, and click Wrap Text (Home tab, Alignment group).
|
Bearings |
||
|
Description |
||
|
HLOOKUP("Axles", A1:C4, 2, TRUE) |
Looks up "Axles" in row 1, and returns the value from row 2 that"s in the same column (column A). |
|
|
HLOOKUP("Bearings", A1:C4, 3, FALSE) |
Looks up "Bearings" in row 1, and returns the value from row 3 that"s in the same column (column B). |
|
|
HLOOKUP("B", A1:C4, 3, TRUE) |
Looks up "B" in row 1, and returns the value from row 3 that"s in the same column. Because an exact match for "B" is not found, the largest value in row 1 that is less than "B" is used: "Axles," in column A. |
|
|
HLOOKUP("Bolts", A1:C4, 4) |
Looks up "Bolts" in row 1, and returns the value from row 4 that"s in the same column (column C). |
|
|
HLOOKUP(3, {1,2,3;"a","b","c";"d","e","f"}, 2, TRUE) |
Looks up the number 3 in the three-row array constant, and returns the value from row 2 in the same (in this case, third) column. There are three rows of values in the array constant, each row separated by a semicolon (;). Because "c" is found in row 2 and in the same column as 3, "c" is returned. |
INDEX and MATCH Examples
This last example employs the INDEX and MATCH functions together to return the earliest invoice number and its corresponding date for each of five cities. Because the date is returned as a number, we use the TEXT function to format it as a date. The INDEX function actually uses the result of the MATCH function as its argument. The combination of the INDEX and MATCH functions are used twice in each formula – first, to return the invoice number, and then to return the date.
Copy all the cells in this table and paste it into cell A1 on a blank worksheet in Excel.
Tip: Before you paste the data into Excel, set the column widths for columns A through D to 250 pixels, and click Wrap Text (Home tab, Alignment group).
|
Invoice Date |
Earliest invoice by city, with date |
||
|
="Atlanta = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Atlanta",$B$2:$B$33,0),1)& ", Invoice date: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Atlanta",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
|||
|
="Austin = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Austin",$B$2:$B$33,0),1)& ", Invoice date: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Austin",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
|||
|
="Dallas = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Dallas",$B$2:$B$33,0),1)& ", Invoice date: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Dallas",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
|||
|
="New Orleans = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("New Orleans",$B$2:$B$33,0),1)& ", Invoice date: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("New Orleans",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
|||
|
="Tampa = "&INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Tampa",$B$2:$B$33,0),1)& ", Invoice date: " & TEXT(INDEX($A$2:$C$33,MATCH("Tampa",$B$2:$B$33,0),3),"m/d/yy") |
|||
Допустим у нас есть таблица с прайс листом товаров. Задача состоит в том, чтобы заполнить таблицу Заказов.
Для решения данной задачи мы будем использовать функцию ВПР . В Excel существуют и другие функции с помощью которых можно решить данную задачу, но мы с вами разбираем самую популярную и часто используемую функцию ВПР в Excel .
Итак, чтобы решить задачу в нашем примере нам необходимо сначала заполнить столбец «С» в таблице заказов, т.е найти цену товаров в таблице «Прайс лист», а затем, чтобы узнать стоимость — перемножить цену на количество товаров.
Синтаксис функции ВПР (VLOOKUP) в Excel
ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])
Функция ВПР ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки.
Разберем функцию на нашем примере. Вставим курсов в ячейку C3 и наберем формулу =ВПР(A3;$F$2:$H$22;3;0)
в английской версии =VLOOKUP (A3;$F$2:$H$22;3;0)
В данной формуле с ВПР (англ. VLOOKUP):
A3 – искомое_значение . В нашем случае это «Ведро», т.е нам необходимо найти «ведро» в таблице «Прайс лист»
$F$2:$H$22 – таблица . В нашем примере это таблица «Прайс лист» (F2:H22). В диапазон данной таблицы вставлены знаки $ для его закрепления, чтобы он не сдвигался вниз, когда мы будем протягивать формулу. Знак доллара в Excel превращает относительный диапазон в абсолютный.
3 – номер столбца . В нашем случае это цифра «3», так как цена находится в третьем столбце нашей таблицы «Прайс лист».
0 – интервальный просмотр. Может принимать только два значения 0 или 1: 0 – ищет точное совпадение, 1 – приблизительное. В 99% случаях требуется искать точное значение (в нашем случае нам необходимо искать слово «Ведро»). Поэтому практически всегда указывается цифра 0.
Таким образом, логика функции ВПР Excel в нашем примере следующая. Функция ищет искомое значение («ведро») в крайнем левом столбце таблицы («Прайс лист»), после того как находит — возвращает значение ячейки находящейся в указанном столбце той же строки , т.е цену 120 рублей.
После этого переходим в ячейку D3 и находит стоимость товаров. Прописываем формулу =C3*B3 , т.е перемножаем цену товара на количество.
Далее для автоматической простановки формул по остальным товаром, необходимо протянуть формулу вниз. Для этого необходимо выделить обе ячейки которые нужно протянуть и потянуть вниз за нижний правый угол (смотрите рисунок 3)
Многие знают и часто пользуются. Но при этом у нее есть два значительных недостатка, например как сделать «Левый ВПР «. Я использую сам ВПР, только если нужно сделать что-то быстро. В файлах для «регулярного» использования я делаю конструкцию ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Чем она лучше?
- При добавлении столбца в таблицу данных не нужно менять номер столбца в самой формуле (как в ВПР). Столбец подвинется автоматом
- Можно сделать ВПР наоборот, т.е. сделать выбор из таблицы справа-налево. В ВПР первый столбец всегда должен быть для поиска.
Как все это сделать, читаем ниже:)
Использовать буду пример из . Для того, чтобы лучше понять применение этой конструкции в сравнение с ВПР:
Как просто заполнить, если видишь формулу первый раз?
Сперва определитесь где таблица изначальная а где для получения данных! Поэтапно, что заполнять.
- Вставляем формулу в нужную область таблицы
- На место $G:$G поставьте те ячейки, в которых должно быть найдено значение и соответственно, должно появиться в результате. Мы ищем фамилию, значит в ищите столбец с фамилиями в начальной таблице.
- Замените $J:$J на в зависимости от которых должны вернуться значения в ячейку. Нам нужны Фамилии в зависимости от ТС — вставляем те ТС около которых должны появиться значения.
- Вместо $H:$H заполняем столбец с в котором нужно найти соответствующее значение. Т.е. мы ищем Фамилию по ТС, значит вставляем столбец с ТС в изначальной таблице.
Если вам интересно для чего в формуле знаки $ читайте
ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Что это за функции?
ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ — очень сильные функции, которые в комбинации с другими дают отличный результат.
ИНДЕКС(массив; номер_строки; номер_столбца)
Возвращает значение на пересечении указанной строки и столбца определенного диапазона. Т.е. изначально она работает с двумерными массивами.
Выберя массив данных J1:K4 и задав номер строки и столбца равным двум, мы получили соответствующее значение.
Посмотрев на изначальную формулу
ИНДЕКС($G:$G;ПОИСКПОЗ($J:$J;$H:$H;0);1)
Мы увидим, что вместо второго аргумента (номер строки) у нас формула ПОИСКПОЗ. Что тут она делает?
ПОИСКПОЗ — это поиск по значению. Функция ищет заданное значение в строке или в столбце и возвращает ее порядковый номер (от начала диапазона). Т.е. во втором аргументе функции ИНДЕКС мы находим нужный нам номер ТС, получаем его номер, например 2.
И уже в одномерном массиве $G:$G находим ячейку с номером строки = 2. Так это будет работать для каждой ячейки в столбце J.
Вот так вроде бы не очень сложная конструкция, но как я писал выше очень эффективная. Т.к. вам не придется постоянно менять номер искомого значения, как в ВПР и можно делать поиск как направо, так и на лево:)
Пишите комментарии, если вопросы остались.
Как всегда!
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:Работа с обобщающей таблицей подразумевает подтягивание в неё значений из других таблиц. Если таблиц очень много, ручной перенос заберет огромное количество времени, а если данные постоянно обновляются, то это уже будет сизифов труд. К счастью, существует функция ВПР, которая предлагает возможность автоматической выборки данных. Давайте рассмотрим конкретные примеры работы этой функции.
Название функции ВПР расшифровывается, как «функция вертикального просмотра». По-английски её наименование звучит – VLOOKUP. Эта функция ищет данные в левом столбце изучаемого диапазона, а затем возвращает полученное значение в указанную ячейку. Попросту говоря, ВПР позволяет переставлять значения из ячейки одной таблицы, в другую таблицу. Выясним, как пользоваться функцией VLOOKUP в Excel.
Пример использования ВПР
Взглянем, как работает функция ВПР на конкретном примере.
У нас имеется две таблицы. Первая из них представляет собой таблицу закупок, в которой размещены наименования продуктов питания. В следующей колонке после наименования расположено значение количества товара, который требуется закупить. Далее следует цена. И в последней колонке – общая стоимость закупки конкретного наименования товара, которая рассчитывается по вбитой уже в ячейку формуле умножения количества на цену. А вот цену нам как раз и придется подтянуть с помощью функции ВПР из соседней таблицы, которая представляет собой прайс-лист.
Как видим, цена картофеля подтянулась в таблицу из прайс-листа. Чтобы не проделывать такую сложную процедуру с другими товарными наименованиями, просто становимся в нижний правый угол заполненной ячейки, чтобы появился крестик. Проводим этим крестиком до самого низа таблицы.
Таким образом мы подтянули все нужные данные из одной таблицы в другую, с помощью функции ВПР.
Как видим, функция ВПР не так сложна, как кажется на первый взгляд. Разобраться в её применении не очень трудно, зато освоение этого инструмента сэкономит вам массу времени при работе с таблицами.
