Elektron pochta orqali ish yozishmalari qoidalari. Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari

Elektron pochta orqali muloqot har qanday zamonaviy ofis xodimi ishining ajralmas qismidir. Va buxgalterlar bundan mustasno emas. Ishbilarmonlik muloqoti samarali, hissiy jihatdan qulay va nihoyatda axloqiy bo'lishi uchun yozishmalarni qanday o'tkazish kerak? Men o'quvchilarga bir nechta amaliy maslahatlarni taklif qilaman.

MASLAHAT 1. Xatlaringizda qabul qiluvchiga shaxsiy murojaatni e'tiborsiz qoldirmang

Shunday qilib, siz insonning shaxsiyatiga e'tiboringizni ko'rsatasiz. Agar xat ma'lum bir oluvchiga yozilgan bo'lsa, unda shaxsiy murojaatning yo'qligi noto'g'ri va shafqatsiz ko'rinadi.

Qachonki, qabul qiluvchiga birinchi xatlardan birini yozganingizda, ko'pincha savol tug'iladi: unga qanday murojaat qilish yaxshiroq - faqat ism yoki ism va otasining ismi bilan? Bunday holda, siz ushbu shaxsning sizga yozgan xatini tugatgan imzoda nima yozilganiga qarashingiz kerak. Agar u erda ism ko'rsatilgan bo'lsa (otasining ismisiz), masalan "Svetlana Kotova" keyin ismini aytib qo'ng'iroq qiling. Va agar imzo aytilgan bo'lsa "Svetlana Vasilevna Kotova, "Trenzor" MChJ bosh hisobchisi", keyin siz adresatga mos ravishda murojaat qilishingiz kerak. Qanday bo'lmasin, ikkinchi variant juda to'g'ri va shuning uchun g'alaba qozonish.

Men "Kimdan" maydonidagi ma'lumotlarga e'tibor qaratishni tavsiya etmayman. Darhaqiqat, ko'pincha u elektron pochta manzilining egasi tomonidan emas, balki elektron pochtani o'rnatishda kompaniyaning IT mutaxassisi tomonidan to'ldiriladi.

Aytgancha, biznes sherigiga yoki mijoziga murojaat qilganda, qanchalik demokratik bo'lishidan qat'i nazar, ismning qisqa shaklini (“Sasha o'rniga Sash”, “Anya” o'rniga “An”) ishlatmaslikni qat'iy maslahat beraman. yozish uslubi va sizning yozishmalaringiz qanchalik uzoq bo'lishidan qat'iy nazar. Og'zaki nutqda, yozma tilda tanish bo'lgan narsa juda oddiy ko'rinadi.

MASLAHAT 2. Salomlashish shakliga alohida e'tibor bering

iborani ishlatmang "Xayrli kun!". Agar siz qabul qiluvchining vaqt mintaqasiga mos kelish niyatida bo'lsangiz ham, bu ibora bema'ni ko'rinadi, men hatto qo'pol deyman. Neytral variantlardan foydalanish yaxshiroqdir: "Salom...", "Hayrli kun...". Va, albatta, agar bilsangiz, tabriklash uchun qabul qiluvchining ismini qo'shing. Shaxsan men uchun, masalan, yuzsiz o'rniga bu ancha yoqimli "Salom!" shaxsiy bo'ling — Salom, Tamara!.

Shuni esda tutingki, bu bilan siz qabul qiluvchining vaqtini sezilarli darajada tejaysiz. Axir u olingan xatning mazmunini darhol baholay oladi va uning ustuvorligi va ahamiyatini tezda hal qiladi.

Mavzuning matni qisqa bo'lishi kerak, lekin ayni paytda yozishmalar mavzusini to'g'ri aks ettirishi kerak. Masalan, "Alfa MChJdan shartnoma, hisob-faktura, akt" Hujjatlar o'rniga. Muhokama qilinayotgan masalaning jihatlari o'zgarganligi sababli, mavzuga aniqlik kiriting. Masalan, "Perm bilan hamkorlik" → "Perm bilan hamkorlik. Muzokaralar sanasi” → “Perm bilan hamkorlik. Shartnoma loyihasi".

Agar yozishmalar paytida siz "Mavzu" maydonini oluvchi tomonidan o'zboshimchalik bilan to'ldirilganligini yoki umuman to'ldirilmaganligini ko'rsangiz, tashabbusni o'z qo'lingizga oling va ikkita stsenariydan birini sinab ko'ring.

Ssenariy 1. Javob berishda "Mavzu" maydonini o'zingiz to'ldiring. Agar qabul qiluvchi diqqatli bo'lsa, ehtimol bu sizning yozishmalaringizni tegishli shaklga keltirish uchun etarli bo'ladi.

Ssenariy 2. Agar qabul qiluvchi "Mavzu" maydonini to'ldirishni e'tiborsiz qoldirishda davom etsa, unga quyidagi mazmundagi xat yozing: "Alloh, men darhol "Mavzu" maydonida xat mavzusini ko'rsatishni taklif qilaman. O‘ylaymanki, bu orqali biz muloqotimiz samaradorligini sezilarli darajada oshiramiz”..

MASLAHAT 4. "To" va "Cc" maydonlariga e'tibor bering

Biznes muhitida umumiy qabul qilingan ushbu sohalarning maqsadini aniq tushunishingiz kerak:

<если>"Kimga" maydonida faqat siz ko'rasiz - bu xat jo'natuvchisi sizdan o'z savoliga yoki so'roviga javob kutayotganini anglatadi;
<если>maydonda bir nechta oluvchilar bor - jo'natuvchi har bir yoki har qanday qabul qiluvchidan javob kutmoqda. Bunday holda, javob berayotganda, "Hammaga javob berish" funksiyasidan foydalangan holda jo'natuvchi tomonidan o'rnatilgan qabul qiluvchilar ro'yxatini saqlang (albatta, agar siz ataylab faqat xat muallifiga javob berishni xohlamasangiz, xatning mohiyatini yashiring. yozishmalarning qolgan ishtirokchilarining javobi);
<если>"Nusxa ko'chirish" maydonida sizning ismingiz paydo bo'ladi - jo'natuvchi sizdan javob kutmasa ham, muammodan xabardor bo'lishingizni xohlaydi. Shunday qilib, siz ushbu masala bo'yicha yozishmalarga kirmasligingiz kerak. Agar siz hali ham buni qilishga qaror qilsangiz, unda iboralardan birini yozishni boshlash yaxshi shaklning belgisi bo'ladi: "Iloji bo'lsa, men ushbu masalani muhokama qilishga qo'shilishni xohlayman ...", "Men sizga o'z fikrimni bildiraman ...".

BCC sohasiga kelsak, u biznes etikasi nuqtai nazaridan eng munozarali elektron pochta vositasidir. Ba'zan u deyarli yashirin kuzatuv va ma'lumot vositasi sifatida qabul qilinadi. Axir, "Bcc" ga joylashtirilgan qabul qiluvchilar boshqa qabul qiluvchilarga ko'rinmaydi. Ba'zi, odatda yirik kompaniyalarda, ayniqsa axloqiy masalalarda ehtiyotkorlik bilan, ommaviy pochta jo'natmalaridan tashqari, korporativ yozishmalarda ushbu sohadan foydalanish qat'iyan man etiladi. Ammo ko'pgina kompaniyalarda ular quyidagi qoidalarga rioya qilgan holda foydalanadilar:

"Bcc" maydoni to'ldirilgan xatni yuborish xat muallifi bunday xabar shaklining sababi va maqsadi to'g'risida yashirin qabul qiluvchilarni xabardor qilganligini (yoki shunday qilishni rejalashtirganligini) anglatadi;
yashirin adresat yozishmalarga kirishi shart emas.

Treninglarda menga tez-tez savol beriladi: mijoz yoki hamkasbning xatiga javob berish vaqti bo'yicha umumiy qabul qilingan standartlar bormi? Ammo bunga universal javob yo'q.

Agar ichki yozishmalar haqida gapiradigan bo'lsak, bu erda hamma narsa kompaniyaning hayotining tezligi va ritmi bilan belgilanadi. Bir yarim soatdan ko'proq vaqt davomida javob berishning kechikishi yomon xulq deb hisoblangan firmalar mavjud. Va bir joyda bir kun ichida javob narsalar tartibida bo'ladi.

Umumiy qoida sifatida, xatga javob berishning eng maqbul vaqti 2-3 soat ichida. Bu jo'natuvchi javob kutayotgan va qabul qiluvchining sukunatidan ichki noqulaylikni boshdan kechirmaydigan qulay kutish vaqti deb ataladi.

Ammo xatni qabul qilib, o'qib chiqib, 24 soat ichida unga to'liq javob bera olmasligingizni tushunsangiz-chi? Keyin, odob-axloq qoidalariga ko'ra, jo'natuvchiga xatni olganingiz va unga javob berishning taxminiy muddati haqida xabar bering. Masalan: “Salom, Sergey Vasilevich! Sizning xatingiz qabul qilindi. Men bir necha kun ichida javob beraman" yoki "Andrey, men xat oldim. Rahmat! Javob berish uchun menga qo'shimcha ma'lumot kerak. Men imkon qadar tezroq javob berishga harakat qilaman ....

MASLAHAT 6. Maktubda ma'lumot berishning asosiy qoidalariga rioya qiling

Ularning ko'pi yo'q:

xatni o'qiyotganda, eng qulay hajm "bir ekranda", maksimal - A4 sahifasiga to'g'ri keladi;
yuborilgan qo'shimchalar hajmi 3 MB dan oshmasligi kerak. Kattaroq fayllar manzilga xatning "osilib qolishiga" olib kelishi mumkin;
qo'shimchalarni "qadoqlash" paytida universal zip yoki rar kodlashlaridan foydalaning. Boshqa kengaytmalar tranzitda bloklanishi yoki uzilishi va qabul qiluvchi uchun muammolarni keltirib chiqarishi mumkin;
hech qachon yangi elektron pochta sifatida javobni boshlamang (xat yozishlar tarixini saqlamasdan). Aks holda, qabul qiluvchi asl xabarni qidirishga vaqt sarflashga majbur bo'ladi;
qabul qiluvchiga eng tushunarli tilda yozing. Ko'p odamlar professional yoki korporativ lug'at, jaranglar, qisqartmalar va anglikizmlardan foydalanish maqsadga muvofiqmi, degan savol tug'iladi.

Har bir holatda, bu alohida hal qilinishi kerak.

Shunday qilib, kompaniyadagi korporativ yozishmalar deyarli har doim jargon va qisqartmalar bilan to'ldiriladi: ular barcha ishtirokchilar uchun tanish va tushunarli va vaqtni tejaydi. Ammo kontragentlar bilan yozishmalarda ulardan foydalanishda ehtiyot bo'lish kerak.

Mening amaliyotimda shunday holat bo'lgan. Bir hamkasbi nashriyot uchun materiallar tayyorlayotgan edi va u oxirgi xatida shunday yozgan edi: "Masha, iltimos, barcha materiallaringizni tezroq yuboring". Masha bu matnni tarjima qilish kerak bo'lgan unga noma'lum formatning belgisi deb qaror qildi. U noshirning talabini qanoatlantirishni o‘ylab, ko‘p vaqtini ilgak bilan yoki ayyorlik bilan o‘ldirdi. Mashinaning g'azabini tasavvur qiling-a, 2 kundan keyin u sirli "asap" ingliz tilida so'zlashuvchi muhitda keng qo'llaniladigan "imkon qadar tezroq" ("imkon qadar tezroq") so'zining qisqartmasi ekanligini bilib oladi. Ammo Masha so'rovni olgan paytdan boshlab yarim soat ichida materiallarni yuborishi mumkin edi!

MASLAHAT 7. Har bir harfni imzo bloki va kontaktlaringiz bilan tugating

Qat'i nazar, siz qabul qiluvchini qanchalik yaqindan bilasiz va yozishmalaringiz qancha davom etayotgan bo'lsa, sizning har bir xatingizda imzo va aloqa ma'lumotlaridan iborat blok bo'lishi kerak. Bu ishbilarmonlik muloqoti madaniyatining ajralmas qismidir.

Blok quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

ismingiz va familiyangiz. Qisqartmalardan foydalanishning hojati yo'q. O'rniga “T.L. Vorotintsev" imzomda ko'rsataman "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" yoki "Tamara Vorotyntseva" qabul qiluvchi javob xatida men bilan qanday bog'lanishni tushunishi uchun;
sizning pozitsiyangiz. Bu adresatga sizning vakolatingiz chegaralarini va muammolarni hal qilishda professional vakolatingizni tushunish imkoniyatini beradi;
aloqa ma'lumotlari (telefon, elektron pochta, kompaniya nomi, veb-sayt). Shunday qilib, agar kerak bo'lsa, siz adresatga qo'shimcha tezkor aloqa imkoniyatini taqdim etasiz.

Men aytilganlarning barchasiga qo'shimcha qilmoqchiman: sizning elektron pochtangiz ularni kutib oladigan kiyimdir. Boshqacha qilib aytganda, ishbilarmonlik yozishmalarining odob-axloq qoidalariga rioya qilgan holda, siz o'zingizning qabul qiluvchingizda sirtdan eng yoqimli taassurot qoldirasiz.

5. Ishbilarmonlarning elektron pochta orqali yozishmalari

Elektron pochta orqali yuborilgan ish xatining uslubi oddiy xatdan farq qilmaydi. Xabar hissiyotlardan xoli. Shunga ko'ra, uslub sof ishchi va ixcham bo'lishi kerak. Pochta yozishmalarida e'tibor belgilari, xushmuomalalik elementlari tashqi atributlar yordamida uzatiladi. Masalan, elektron pochta bilan maxsus tayyorlangan shakl, tegishli qog'oz, dizayn, tafsilotlarni joylashtirish va hokazolardan foydalangan holda, bu imkoniyatlar istisno qilinadi. Shuning uchun bu “kamchilik”ni yozma odob-axloq qoidalariga rioya qilish orqali qoplash mumkin.

Elektron pochta qog'ozbozlikka yo'l qo'ymaydi, javobni kechiktiradi. Bu shoshilinchlik elementlariga ega favqulodda xat. Ba'zan yozishmalar real vaqt rejimida davom etadi - "On-line". Ba'zi G'arb hujjatlari mutaxassislari ta'kidlaganidek, yozma muloqotni "fikr tezligida" o'tkazish qobiliyatini talab qiladi. Buning uchun ma'lum tayyorgarlik, ko'nikmalar, qalam bilan ishlash qobiliyati talab etiladi.

Elektron yozishmalardagi til o'ziga xos, qisqalikdir. An'anaviy yozishmalarda "iltimos, xabardor bo'ling" (biz sizga xabar beramiz ...), "sizning so'rovingiz bo'yicha" (sizning so'rovingiz bo'yicha) va hokazo kabi uzun iboralar va zerikarli standart iboralardan qochish tavsiya etiladi. Bu erda ofis uchun ofis jihozlarini sotib olish munosabati bilan elektron pochta yozishmalarining mumkin bo'lgan variantlaridan biri (rus tiliga tarjima qilingan).

Muallif: Jon Smit

Kimga: RBM Manufacturing Company, Inc.

Mavzu: sotib olish

Hurmatli janoblar!

Joriy moliyaviy yil oxirigacha ofis uchun yangi nusxa ko‘chirish mashinasi sotib olmoqchimiz. Biz RBM nusxa ko'chirish mashinasini sotib olish imkoniyatlarini o'rganmoqchimiz va sizda mos model bormi, deb qiziqamiz.

Bizning ofisimiz kichik va faqat uchta kotib yangi nusxa ko'chirish mashinasidan foydalanadi. Biz oyiga taxminan 3000 nusxa ishlab chiqaramiz va standart qog'ozda ishlaydigan mashinaga ega bo'lishni xohlaymiz. Shuningdek, bizga saralash va saralash (yotqizish) mashinasi kerak, lekin biz kamdan-kam hollarda bir vaqtning o'zida 25 dan ortiq nusxani qayta ishlaymiz.

Shuningdek, biz kafolat va ta'mirlash xizmatlari haqida ma'lumot olishni xohlaymiz.

Moliyaviy yilimiz 2005-yil 15-dekabrda tugashini hisobga olib, javobingizni tezlashtiring.

Hurmat bilan.

Jon Smit

offis menedjeri

Shaxsiy norasmiy elektron pochta yozishmalarida kulgichlardan foydalanishga ruxsat beriladi. Biz elektron matnlarda hissiyotlarni etkazish uchun inson yuzining sxematik tasviridan foydalanish haqida gapiramiz. Ular elektron pochtaning quruq va ixcham tilini yaxshilash uchun mo'ljallangan.

Bunga Smayllar (tabassumlar, giggles) va qisqartmalar (iboraning birinchi harflaridan hosil bo'lgan so'zlar) kiradi.

Albatta, Smileylar faqat shaxsiy muloqotga taalluqlidir va muhim biznes masalalariga taalluqli jiddiy va mas'uliyatli yozishmalarga deyarli qo'llanilmaydi.

Qisqartmalar ishbilarmonlik yozishmalarida Smayliklarga qaraganda ancha keng tarqalgan. Bundan tashqari, ular nafaqat elektron pochta xabarlarida, balki muntazam yozishmalarda ham qo'llaniladi. Quyida eng keng tarqalgan qisqartmalardan bir nechtasi keltirilgan:

ASAP (Imkon qadar tezroq) - imkon qadar tezroq;

MSG (Xabar) - xabar;

JIC (Just in case) - vaqti-vaqti bilan;

CUL (See you later) - keyinroq ko'rishguncha;

Tez-tez so'raladigan savollar (FAQ) - tez-tez so'raladigan savol;

IMHO (Mening kamtarona fikrimcha) - kamtarona fikrimcha;

BTW (Aytgancha) - aytmoqchi;

(Grin) - jilmayish. jilmayish;

BRB (Zudlik bilan orqaga qayting) - darhol qayting;

GTG (Got to go) - borishga tayyor;

LOL (baland ovozda kulish) - baland ovozda kulishga loyiqdir;

WTG (Way to go) - qaerga borish kerak, yo'nalish;

OIC (Oh, men ko'raman) - men hamma narsani tushunaman;

TTUL (Keyinroq gaplashaman) - Keyinroq gaplashaman.

Ishbilarmon yozishmalar bo'yicha G'arb adabiyotlaridan olingan ushbu tavsiyalar zamonaviy hujjat mutaxassislari elektron pochta yozishmalariga qanchalik jiddiy munosabatda bo'lishlarini aniq ko'rsatib turibdi. Ular buni bugungi kunda qabul qilingan aloqa usullarining eng istiqbollisi deb bilishadi va kelajakda uning nuklon o'sishini bashorat qilishadi. Bu ma'lumotni uzatish tezligi va undan foydalanishda operatsiyaning soddaligi bilan bog'liq. Biroq, ko'pgina ish xatlari elektron pochta doirasiga "mos kelmaydi" va ularning adresatga yo'li an'anaviy pochta yoki faks orqali yotadi. Masalan, shikoyatning mohiyatini batafsil va batafsil bayon qilish talab qilingan da'vo xati eng yaxshi "eski" klassik formatda yuboriladi. Bu holatda (va biznes amaliyotida ularning ko'plari bor), bu tezkorlik emas, balki ishonchli dalillar, faktlarning batafsil taqdimoti talab qilinadi. Bundan tashqari, ko'pincha yozishmalarni tayyorlashda (masalan, birlamchi, axborot), shakl, marosim birinchi o'rinda turadi. Xat tashrif qog'ozi rolini o'ynaydi va uni kompaniyaning rasmiy blankida barcha kerakli rekvizitlarni jalb qilgan holda ko'rsatish talab qilinadi. G‘arb hujjati bo‘yicha mutaxassislar e-mail juda shaffof ekanligini va agar xohlasa, Internetga ulangan kompyuteri bo‘lgan har bir kishi sizning xatlaringiz mazmunini ko‘rishi mumkinligi haqida ogohlantiradi.

Shu bois ular tijorat sirlarini, maxfiy maʼlumotlarni oʻz ichiga olgan hujjatlarni elektron pochta orqali joʻnatishdan bosh tortishni taklif qilmoqdalar. Kontaktlarni, tijorat operatsiyalarini yuborish va muvofiqlashtirish uchun tasdiqlangan ishonchli aloqa kanallaridan foydalanish yaxshiroqdir.

Elektron pochtadan foydalanishda yo'l qo'yiladigan xatolardan biri, aloqa kanali go'yoki unchalik rasmiy emasligi, "muloqotning soddaligi" uchun qulay bo'lgan noto'g'ri fikrdir. Yozma aloqa bilan, hatto elektron pochta orqali yozishmalar bo'lsa ham, siz til va uslub haqida unutmasligingiz kerak. Bu, asosan, bizning tadbirkorlarimizga taalluqlidir, ular dastlabki uchrashuv yoki olingan javobdan so'ng, siz "siz" ga o'tishingiz va "ortiqcha" protokolni e'tiborsiz qoldirishingiz mumkin deb hisoblashadi. G'arbda ular ishlab chiqarish munosabatlarini va hokazolarni do'stona va shaxsiy munosabatlar toifasiga o'tkazishga shoshilmayaptilar. Ular har doim stantsiyani saqlashga harakat qilishadi va hokazo. Shu sababli, elektron yozishmalarda, odatdagi yozishmalarda bo'lgani kabi, biznes, ishbilarmonlik munosabatlari darajasida qolish kerak. To'g'ri, so'zlar, iboralar va hokazolarda aniq bo'ling. O'zining soddaligiga qaramay, elektron pochta biznesmen uchun rasmiy yozishmalar vositasi bo'lib qolmoqda. Savodxonlikni, grammatikani, imloni nazorat qilish kerak. Yozuvlarning barcha tezligi bilan xatolardan qochish kerak. Ular nafaqat kompaniya imidjini shakllantirishga salbiy ta'sir ko'rsatishi, balki sherik yoki mijoz bilan munosabatlarga zarar etkazishi mumkin.

G'arbiy hujjat ekspertlari telefon suhbatlarini elektron yozishmalar bilan almashtirmaslikni tavsiya qiladi. Elektron pochta tezligini hisobga olsak, bunday istak doimiy ravishda paydo bo'ladi, chunki telefon suhbatlari va elektron pochta bir-birini almashtira olmaydi, lekin mohirlik bilan foydalanilganda ular bir-birini to'ldiradi va yordam beradi. Va yana bitta suv osti rifi elektron pochta orqali yozishmalarda topilgan. Qabul qiluvchidan keladigan ma'lumot har doim ham yoqimli emas va ba'zida salbiy his-tuyg'ularni keltirib chiqaradi, bu aniqlikka, "kerak bo'lganidek" javob berish istagiga undaydi. Yoqmagan xabarni javobsiz qoldirish, unga g'azablangan va odobsiz xat bilan javob berishdan ko'ra yaxshiroqdir.

Kitobdan kotib uchun 500 ta maslahat muallif Engovatova Olga Anatolievna

3-bob

"Tijorat faoliyati" kitobidan muallif Yegorova Elena Nikolaevna

3. Ish yozishmalari Ish yozishmalari boshqa tashkilotlar bilan aloqa qilishning muhim vositasi bo'lib, ko'pincha boshqa hujjatlardan ko'p. 3.1. Tashqi va ichki yozishmalar Tashqi yozishmalar tashkilotning yozishmalarini tashkil etuvchi hujjatlar bilan ifodalanadi

"Soliq va reklama xarajatlarini hisobga olish" kitobidan. Xatolarsiz, kompaniya manfaatlarini va soliq organlarining talablarini hisobga olgan holda muallif Orlova Elena Vasilevna

53. Ishbilarmonlik yozishmalar, ko‘rgazmalar, taqdimotlar Muzokaralar o‘tkazilgandan so‘ng ularning mazmunini yozma ravishda tasdiqlash zarur. Muzokaralar natijalari, muzokaralarning ijobiy yoki salbiy natijalaridan qat'i nazar, firmada majburiy muhokama qilinishi kerak. Biznes

Institutsional Economics kitobidan muallif Odintsova Marina Igorevna

Biznes elektron pochta yozishmalari kitobidan. Muvaffaqiyat uchun beshta qoida muallif Vorotyntseva Tamara

5.2. Tadbirkorlik sub'ektlarining muqobil shakllari 5.2.1. Xususiy firma Firmani tushuntirishga institutsional yondashuv iqtisodiyotda nima uchun turli xil tashkilotlar: xususiy firmalar, yirik korporatsiyalar mavjud degan savolga javob berishga imkon beradi.

Yangi mijozlar generatori kitobidan. Xaridorlarni ommaviy ravishda jalb qilishning 99 ta usuli muallif Mrochkovskiy Nikolay Sergeevich

Biznes-trening "Biznes elektron pochta yozishmalari" Hurmatli o'quvchi, siz biznes yozishmalari haqidagi kitobni o'qidingiz. U 2009 yildan beri 1000 ga yaqin kishi ishtirok etgan "Biznes elektron pochta yozishmalari" biznes treninglari materiallari asosida yozilgan. Agar siz biznes san'atini o'zlashtirmoqchi bo'lsangiz.

"Debitorlik qarzlari" kitobidan. Ishlaydigan usullarni qaytarish muallif Dudin Aleksey

Modul 1. Ishbilarmonlik yozishmalar aloqa shakli sifatida. Printsiplar va texnikalar Yozma o'zaro ta'sirning imkoniyatlari va cheklovlari. Elektron pochta yozishmalarining muhim nuqtalari. Nimani hisobga olish muhim. Maqsadga qanday erishish mumkin? Xabar berish yoki ta'sir qilish? Yozish maqsadining xususiyatlari va uning vositalari

Cho'ntagingizda MBA dasturidan: asosiy boshqaruv ko'nikmalarini rivojlantirish bo'yicha amaliy qo'llanma Pearson Barry tomonidan

Elektron pochta xabarnomalari Elektron pochta xabarnomalari majburiydir. Agar siz buni unchalik samarali emas deb hisoblasangiz ham, pochta jo'natmasining muhim afzalligi bor - bu oddiy va deyarli bepul. Bu deyarli nolga ega vositadir

Kotibiyat kitobidan muallif Petrova Yuliya Aleksandrovna

Qarzdor bilan yozishmalar Qarzdor bilan muloqot qilishning muhim vositasi u bilan "qalam va qog'oz" orqali muloqotdir. Qarzdorga yuborilgan yozishmalar orasida biz to'rtta asosiy hujjatni ajratib ko'rsatamiz: to'lov muddatini eslatuvchi xat; qaytarishni taklif qiluvchi xat

“Davlat va jamoat tashkilotlari uchun marketing” kitobidan muallif Filipp Kotler

Samarali yozishmalar Mumkin bo'lganda yozishdan saqlaning - Tasdiqlash yoki tasdiqlash uchun yozmang - Xabar yuborish o'rniga qo'ng'iroq qiling - Javobingizni to'g'ridan-to'g'ri eslatmalarga yozing

Midasning sovg'asidan muallif Kiyosaki Robert Toru

5-bob

Kanban kitobidan va Toyota-da o'z vaqtida. Menejment ish joyidan boshlanadi muallif Mualliflar jamoasi

6.7. Ishbilarmonlik muzokaralarini tashkil etish Muzokaralar aloqa turlaridan biri sifatida bir qator o'ziga xos xususiyatlarga ega. Muzokaralarning muhim xususiyati shundaki, ular tomonlarning manfaatlari bir xil bo'lmagan, ya'ni ularning manfaatlariga zid bo'lgan vaziyatda o'tkaziladi.

Vaqt tuzog'i kitobidan. Vaqtni boshqarish bo'yicha klassik qo'llanma muallif Nikerson Pat

Asl hikoya: Iordaniyaning suv ta'minotini yaxshilash - odamlar uchun, odamlar tomonidan, hamkorlik orqali. Qiyinchiliklar

Muallifning kitobidan

Biznes operatsiyalarining besh elementi B-I uchburchagining perimetri atrofidagi uchta element an'anaviy ta'limda o'qitiladigan beshta ichki element uchun tashkiliy elementlardir. Agar asosiy elementlardan kamida bittasi missiya bo'lsa, jamoa

Muallifning kitobidan

1973 yilgi neft inqirozi boshlanganda, avtomobil ishlab chiqaruvchilari o'z sanoati uchun cheklangan o'sish potentsialini tushunishdi. Avtomobil ishlab chiqarishning qisqarishi bilan avtomatlashtirish orqali xodimlarni qisqartirish vazifasi o'z ahamiyatini yo'qotdi.

Muallifning kitobidan

12-bob E-mail Passion E-mail! Endi bu rok yulduzi! Texnik nuqtai nazardan, bu oqilona, tez, qulay va arzon vositadir. Elektron pochta xabarlarini yuborish, qabul qilish, skanerlash, nusxalash, yuborish, arxivlash va topish juda oson.

Ish xati - jo'natuvchining psixologik portreti, uning tashrif qog'ozi, shuningdek, kompaniyaning imidji va obro'sining bir qismi. Bularning barchasiga jasur xoch qo'yish ehtimolidan o'zingizni qanday himoya qilish kerak - bizning maqolamizda.

Tatyana Nikolaeva,

Muzokaralar o'quv markazining biznes odob-axloq qoidalari bo'yicha yetakchi mutaxassisi, Moskva

Elektron pochta qoidalari ishbilarmonlar uchun bu kompaniyaning "yuzini saqlab qolish" va uning imidjini sheriklar bilan muloqotda aks ettirish imkonini beruvchi o'ziga xos vositadir. Savdogarlar e'tiborga olishlari kerak bo'lgan biznes elektron pochta yozishmalarining asosiy qoidalari qanday? Keling, batafsilroq ko'rib chiqaylik, chunki u haqiqatan ham katta rol o'ynaydi.

1-qoida: Elektron pochta mavzusini kiriting

Aynan shu mezonga ko'ra band odam qaysi xatni birinchi bo'lib ochishni hal qiladi. Bundan tashqari, ushbu elektron pochta qoidasi suhbatdoshga yozishmalar oqimi orasidan kerakli xatni topish imkonini beradi. Misol uchun, bir xil jarayonning turli tashkiliy jihatlarini aks ettiruvchi mavzu satrlari bilan elektron pochta xabarlarini olish qulay.

Masalan: “Ishtirokchining hujjatlar to‘plami”, “Ko‘rgazmada ishtirok etish uchun hisob-faktura”, “Ko‘rgazma ishtirokchisiga eslatma”, “Ko‘rgazma pavilyonlarining maketi” va boshqalar. Agar barcha yozishmalar “Ko‘rgazmada ishtirok etish” mavzusi bilan olib borilgan bo‘lsa. ko'rgazma", keng yozishmalarda kerakli xatni topish ancha qiyin bo'ladi.

Qoida 2. Manzil va salomlashish haqida unutmang

Bu erda xat boshlanishi kerak. Buni quyidagi shaklda qilish yaxshiroqdir: "Xayrli kun, qabul qiluvchining ismi (otasining ismi)." "Xayrli kun!"ning mashaqqatli qurilishi. ishlatmaslik yaxshiroqdir. Quyidagi so'zlarni ko'rsatish ham noto'g'ri: "Salom, janob Ivanov". Biznes muhitida ular salomatlik haqida gapirishmaydi. Agar xat bir guruh odamlarga qaratilgan bo'lsa, siz umumiy so'zdan foydalanishingiz mumkin: "Hurmatli janoblar!" yoki "Hamkasblar!". Siz Skype-da muloqot qilishda bo'lgani kabi, "savol-javob" rejimida intensiv yozishmalar bo'lsa, kontaktsiz qilishingiz mumkin.

Muloqotda ishlatib bo'lmaydigan iboralar

Agar elektron pochta sizning tashkilotingiz uchun etakchi ishlab chiqarish kanali bo'lsa, bu erda 11 ta ibora, undan "Tijorat direktori" jurnali muharrirlari zudlik bilan qutulishni tavsiya qiladi.

3-qoida. Esda tutingki, qisqalik iste'dodning singlisi

Agar xat mavzusi tushuntirish va tafsilotlarni talab qilsa, kerakli parametrlarni ko'rsating. Biroq, bir vaqtning o'zida "suv" ni to'kib tashlamang, maxsus yozing. Ideal variant, siz telefon suhbatida yoki barcha tafsilotlarni muhokama qilishingiz mumkin bo'lgan uchrashuvda qabul qiluvchi bilan rozi bo'lgan kichik xat bo'ladi.

Qoida 4. Yozuv uslubi - biznes, ohang - neytral

Skriptingiz bo'lgan yuzma-yuz muloqot va telefon suhbatidan farqli o'laroq, sizning manzilingiz sizni nafaqat ko'rmaydi, balki sizni eshitmaydi. Siz so'zlaringizni yuz ifodalari, intonatsiya yoki boshqa og'zaki bo'lmagan belgilar bilan to'ldira olmaysiz. Shuning uchun, biznes elektron pochtasining ushbu qoidasiga qat'iy rioya qiling. Masalan, suhbatda ma'lum bir intonatsiya bilan aytilgan "sizga yana nima kerak?" iborasi vazifalar yoki harakatlar ro'yxatini bilish istagini bildiradi. Va yozma ravishda buni shunday o'qish mumkin: "Men qancha yuklashim mumkin? Vijdon bo'lsin!

Shuning uchun, agar siz keyingi harakatlarga tayyor bo'lsangiz, har doim ushbu elektron pochta yozishmalari qoidasidan foydalanganingiz ma'qul. Shu tarzda yozing: "Men yana nima uchun foydali / foydali bo'lishim mumkin?". Agar keyingi jarayonda ishtirok etish istagi bo'lmasa, buni to'g'ri aytishingiz kerak. Misol uchun, shunday: "Hamkasblar, mening boshqa loyihamdagi yuqori ish yukimni hisobga olgan holda, agar sizdan minnatdor bo'lardim ..." va keyin o'z istaklaringizni tavsiflang: "meni ushbu loyihadagi keyingi ishdan ozod qiling", "menga tavsif bering" ishimni rejalashtirishim uchun vazifalarimning to'liq to'plami. Shu bilan birga, bo'ysunishni hisobga olish muhimdir: agar siz menejer bilan yozishma qilsangiz, u bilan ushbu ishning ustuvorligini tekshiring.

Qoida 5. Matndagi kulgichlar sonini dozalash

Bu ishbilarmonlarning elektron yozishmalarining asosiy qoidasidir. Ba'zi kompaniyalarda "smoz" lardan foydalanish qat'iyan man etiladi. Agar sizning tashkilotingiz ulardan biri bo'lmasa, ushbu piktogrammalardan foydalaning, lekin juda ehtiyot bo'ling. Axir, "imo-ishoralar" biznes muhitida dozalash kerak bo'lgan his-tuyg'ularning ramzidir. Suhbatdoshga his-tuyg'ularingizni tushunish uchun xatdagi bitta belgi kifoya qiladi. Ushbu elektron pochta yozishmalari qoidasi Skype va ICQ da biznes aloqalariga ham tegishli.

Qoida 6. Elektron imzo haqida unutmang

Har qanday (nafaqat birinchi) xatning oxirida jo'natuvchining to'liq ismi va lavozimi, uning ish aloqalari va kompaniya logotipini o'z ichiga olgan imzo bo'lishi kerak. Bu yaxshi ohang va korporativ madaniyat mavjudligining ko'rsatkichidir.

Qoida 7. Xatni yuborishdan oldin uni qayta o'qing. Xatolar va matn terish xatolarini tuzatish

Ishbilarmon odam uchun ehtiyotsizlik eng yaxshi sifat emas.

Qoida 8. 24 soat ichida yozishmalarga javob bering

Agar sizga ko'proq vaqt kerak bo'lsa, bu haqda bir kun ichida yozishingiz kerak. Xatni yuborganingizdan so'ng, oluvchi bilan bog'lanish va u uni olganligiga va undan qachon javob kutishga ishonch hosil qilish ortiqcha bo'lmaydi.

9-qoida: Qo'shimchalar bilan elektron pochta xabarlarini qabul qiling

Ular to'g'ri ochilganligini tekshiring. E'tibor bering, kompaniya rahbarlari hech qanday reklama takliflari yoki ularga olib boradigan havolalarni yubormasliklari kerak (agar ular muhokama mavzusi bo'lmasa).

Bunday xatlarni savdo menejeri nomidan xat matnida tegishli bildirishnoma bilan yuborish yaxshiroqdir.

10-qoida. Yozuvlar uni boshlagan kishi bilan tugaydi

Oxirgi xat yozishmalar tashabbuskori tomonidan yuboriladi. Agar barcha savollar allaqachon muhokama qilingan bo'lsa ham, samarali hamkorlik va tezkor javoblar uchun sherikga minnatdorchilik so'zlarini yozing. Oxirida sizga yaxshi kayfiyat va samarali hafta tilash mumkin. Biroq, agar siz qabul qiluvchi bilan yaqin va uzoq muddatli munosabatlarga ega bo'lsangiz. Boshqa barcha holatlarda: "Eng yaxshi tilaklar" ni ko'rsatish yaxshiroqdir.

Elektron pochta nima? Bugungi ish dunyosida bu:

Yuzingiz. Elektron pochta yordamida siz kontragentning ko'z o'ngida ijobiy imidj yaratishingiz yoki birinchi taassurotni buzishingiz mumkin.
Sizning ish vositangiz. Tashqi dunyo bilan ko'p aloqa elektron pochta orqali amalga oshiriladi. Shuning uchun, ushbu vositani yaxshi bilsangiz, hayotingizni ancha osonlashtirasiz.
Kuchli chalg'itish. Tashqi dunyo elektron pochta orqali sizga etib borishga, chalg'itishga va sizni yo'ldan ozdirishga harakat qilmoqda.

Ushbu pozitsiyalardan va elektron pochta bilan ishlashga qarang. Oddiydan boshlaylik.

Harf dizayni

Men Mozilla Thunderbird pochta mijozidan foydalanaman, shuning uchun men uning misolidan foydalanaman. Keling, yangi harf yaratamiz va maydonlar ro'yxati bo'ylab yuqoridan pastga o'tamiz.

Kimga. Nusxalash. Yashirin nusxa

Ehtimol, kimdir bilmaydi, lekin Mozilla'da "To" ni "Cc" yoki "Bcc" ga o'zgartirish mumkin.

Kimga: asosiy qabul qiluvchini yoki nuqtali vergul bilan ajratilgan bir nechta qabul qiluvchilarni yozamiz.
Nusxalash: biz maktubni o'qishi kerak bo'lgan, ammo reaktsiyani kutmaydigan odamni yozamiz.
Yashirin nusxa: biz xatni o'qishi kerak bo'lgan, ammo xatni qabul qiluvchilarning qolgan qismiga noma'lum bo'lib qolishi kerak bo'lgan odamni yozamiz. Ayniqsa, xabarnomalar kabi ish xatlarini ommaviy yuborish uchun foydalanish maqsadga muvofiqdir.

Noto'g'ri ommaviy yuborishda "Cc" yoki "Kimga" maydonlari orqali qabul qiluvchilarni ko'rsating. Yiliga bir necha marta "Cc" maydonida 50-90 oluvchilar ro'yxatini olgan xatlarni olaman. Maxfiylik buzilishi mavjud. Qabul qiluvchilaringizning hammasi ham shunga o'xshash mavzuda kim bilan ishlayotganingizni bilishlari shart emas. Agar ular bir-birini biladigan odamlar bo'lsa yaxshi. Va agar ro'yxatda bir-biri haqida bilmagan raqobatchi kompaniyalar bo'lsa? Hech bo'lmaganda, keraksiz tushuntirishlarga tayyor bo'lishingiz va hech bo'lmaganda ulardan biri bilan hamkorlikni to'xtatishingiz kerak. Bunday qilish kerak emas.

Xatning mavzusi

Professional pochta xizmatlari ko'pincha o'zlarining korporativ bloglarida mavzu satrining ahamiyati (ba'zan oqilona) haqida yozadilar. Ammo ko'pincha biz savdo xatlari haqida gapiramiz, bu erda xat mavzusi "elektron pochta ochilishi kerak" muammosini hal qiladi.

Biz kundalik ish yozishmalarini muhokama qilamiz. Bu erda mavzu "xat va uning muallifini osongina aniqlash va keyin topish kerak" muammosini hal qiladi. Bundan tashqari, sizning mehnatsevarligingiz sizga ko'plab javob xatlarining karma shaklida, faqat prefikslar bilan qaytadi. Qayta: yoki fwd, ular orasida siz mavzu bo'yicha kerakli harfni qidirishingiz kerak bo'ladi.

Yigirma harf - bu o'rta menejerning bir kunlik yozishmalari hajmi. Men tadbirkorlar va biznes egalari haqida umuman gapirmayman, ularning xatlari soni ba'zan kuniga 200 yoki undan ko'pdan oshadi. Shunday qilib, yana bir bor: bo'sh mavzu qatori bilan elektron pochta xabarlarini yubormang.

Xo'sh, xat mavzusini qanday qilib to'g'ri shakllantirish kerak?

№1 xato : faqat mavzudagi kompaniya nomi. Masalan, "Osmon" va barchasi. Birinchidan, siz ushbu kontragent bilan aloqa qiladigan kompaniyangizdan biri emassiz. Ikkinchidan, bunday mavzu hech qanday ma'noga olib kelmaydi, chunki sizning kompaniyangiz nomi allaqachon manzildan ko'rinadi. Uchinchidan, yozishmalarga ushbu yondashuv bilan shaxsiy pochta qutingiz qanday ko'rinishini taxmin qiling? Taxminan shunday.

Bunday mavzularda qidirish qulaymi?

№2 xato : yorqin, sotiladigan nom. Agar shunday sarlavhalarni yozishni bilsangiz juda yaxshi. Ammo bu ko'nikmalarni biznes yozishmalarida qo'llash maqsadga muvofiqmi? Ish xatining mavzusining maqsadini eslang: sotish emas, balki identifikatsiya va qidiruvni ta'minlash.

Xat matni

Turli holatlar uchun matn yozish bo'yicha ko'plab qo'llanmalar mavjud. Misol uchun, Maksim Ilyaxov, Aleksandr Amzin va boshqa so'z ustalari juda ko'p foydali ma'lumotlarga ega. Men sizga hech bo'lmaganda umumiy savodxonlikni oshirish va yozma nutqning umumiy uslubini yaxshilash uchun ularning maqolalarini o'qishni maslahat beraman.

Xat yozish jarayonida biz doimiy ravishda bir nechta qarorlar qabul qilishimiz kerak.

Xushmuomalalik masalasi . Maktubning boshida siz "Azizim Rodya, men siz bilan ikki oydan ko'proq vaqt davomida yozma ravishda gaplashmadim, bundan o'zim azob chekdim va hatto uxlamadim" ruhida xushmuomalalik yoki hatto muloyimlik bilan xiralashishingiz mumkin. kechasi, o'ylash." Juda muloyim va juda qimmat, ham bunday kirishni tuzish vaqti, ham suhbatdoshning uni o'qish vaqti jihatidan. Xat yozish - bu biznes, esingizdami? Tanlov uchun epistolyar janr yozmaydi va onasining Raskolnikovga xati emas, balki biznes yozishmalari.

Biz vaqtimizni va qabul qiluvchini hurmat qilamiz!

O'zingizni tanishtirish va tanishingizning holatlarini eslash faqat ko'rgazmadagi tezkor uchrashuvdan so'ng yuborilgan birinchi maktubda ma'noga ega. Agar bu hamkorlikning davomi yoki joriy yozishmalar bo'lsa, kunning birinchi harfida biz yozamiz: "Salom, Ivan", ikkinchi va keyingilarida: "Ivan, ...".

Shikoyat qilish . Men har doim bir nechta oluvchilar bo'lsa, xatda kimga murojaat qilish kerakligi haqidagi savoldan tashvishlanardim. Men yaqinda Anna ismli uchta qizga xat yozdim. Hech ikkilanmay “Salom, Anna” deb yozdim va bug‘li vanna qabul qilmadim. Lekin bu har doim ham shunday emas.

Qabul qiluvchilar uchta yoki hatto ettita bo'lsa va ular bir xil nomga ega bo'lmasa-chi? Siz nom bilan ro'yxatlashingiz mumkin: "Xayrli kun, Rodion, Pulcheriya, Avdotya va Pyotr Petrovich". Ammo bu uzoq va vaqt talab etadi. Siz yozishingiz mumkin: "Salom, hamkasblar!".

Men o'zim uchun qoidani "Kimga" maydonida bo'lgan kishiga ism bilan murojaat qilish uchun ishlataman. Va nusxada bo'lganlarga, umuman aloqa qilmang. Bu qoida bir vaqtning o'zida sizga (bir!) Xatning manzilini va ushbu xatning maqsadini aniqroq aniqlash imkonini beradi.

Iqtibos . Xat yozish ko'pincha savol-javobli xatlar zanjiri - bir so'z bilan aytganda, dialogdir. Yozuvlar tarixini o'chirmaslik va javobingizni keltirilgan matnning yuqori qismiga yozish yaxshi amaliyot hisoblanadi, shunda siz bir hafta ichida ushbu yozishmalarga qaytganingizda, suhbatni qisqarish sanalari bo'yicha yuqoridan pastgacha osongina o'qishingiz mumkin.

Ba'zi sabablarga ko'ra, Mozilla'da standart sozlama "Kursorni ko'rsatilgan matndan keyin o'rnatish". Men uni "Asboblar" → "Hisob opsiyalari" → "Tuzish va manzillash" menyusida o'zgartirishni tavsiya qilaman. Shunday bo'lishi kerak.

Maktubning maqsadi . Ish xatlari ikki xil bo'ladi:

biz suhbatdoshga oddiygina xabar berganimizda (masalan, oy davomida bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot);
va biz suhbatdoshdan biror narsa xohlaganimizda. Masalan, u to'lov uchun ilova qilingan hisob-fakturaga rozi bo'lishi uchun.

Qoidaga ko'ra, hisobot berishdan ko'ra ko'proq rag'batlantiruvchi xatlar mavjud. Agar biz suhbatdoshdan biror narsaga erishmoqchi bo'lsak, buni oddiy matnda xatda aytish juda muhimdir. Harakatga chaqiruvdan keyin birinchi ism va xatning oxirgi jumlasi bo'lishi kerak.

Noto'g'ri : "Porfiriy Petrovich, men kampirni kim o'ldirganini bilaman."

To'g'ri : "Porfiriy Petrovich, kampirni men o'ldirganman, hibsga olishim uchun chora ko'ring, azob-uqubatlardan charchadim!"

Nima uchun muxbir siz uchun bu xat bilan nima qilish kerakligini o'ylashi kerak? Axir u noto'g'ri qaror qabul qilishi mumkin.

Matndagi imzo . U shunday bo'lishi kerak. Bundan tashqari, barcha elektron pochta mijozlari sizga imzoni avtomatik almashtirishni o'rnatishga imkon beradi, masalan, klassik "Hurmat bilan, ...". Mozilla'da bu "Asboblar" → "Hisob opsiyalari" menyusida amalga oshiriladi.

Imzoda kontaktlarni yozish yoki yozmaslik hamma uchun shaxsiy masala. Ammo agar siz qandaydir tarzda savdo bilan bog'liq bo'lsangiz - yozishni unutmang. Agar tranzaktsiya aloqa natijalariga ko'ra amalga oshmasa ham, kelajakda siz imzodan kontaktlar yordamida osongina topasiz.

Nihoyat, sizning xatlaringizga javob berishni yoqtirmaydigan (qora olmaydi, xohlamaydi, vaqti yo'q) suhbatdoshlar uchun xat tanasining yana bir xususiyati. Xat matnida standartni belgilang. Masalan, "Porfiriy Petrovich, agar juma kuni soat 12:00 dan oldin meni hibsga olishga kelmasangiz, men o'zimni amnistiya qilingan deb hisoblayman." Albatta, oxirgi muddat haqiqiy bo'lishi kerak (juma kuni soat 11:50 da misoldan matnni yubormang). Qabul qiluvchi jismonan sizning xatingizni o'qib, qaror qabul qila olishi kerak. Bunday "jimlik" sizni suhbatdoshning javob bermasligi uchun javobgarlikdan xalos qiladi. Har doimgidek, ushbu chipdan foydalanishga oqilona yondashish kerak. Agar biror kishi sizning maktublaringizga o'z vaqtida va muntazam ravishda javob bersa, bunday ultimatum, agar uni xafa qilmasa, uni biroz siqib qo'yishi yoki xatga hozir javob bermaslik, balki sizni juma kuni kutishga majbur qilishi mumkin.

Qo'shimchalar

Maktublar ko'pincha qo'shimchalar bilan birga keladi: rezyumelar, tijorat takliflari, taxminlar, jadvallar, hujjatlarni skanerlash - juda qulay vosita va ayni paytda mashhur xatolar manbai.

Xato : Katta investitsiya hajmi. Biz ko'pincha 20 MB hajmdagi qo'shimchalari bo'lgan elektron pochta xabarlarini olamiz. Qoida tariqasida, bu 600 dpi o'lchamdagi TIFF formatidagi ba'zi hujjatlarning skanerlari. Muxbirning pochta dasturi ushbu qo'shimchani oldindan ko'rishni yuklab olish uchun behuda urinishlar bilan bir necha daqiqaga osilib qoladi. Va oluvchi ushbu xatni smartfonda o'qishga harakat qilmasin ...

Shaxsan men bunday xatlarni darhol o'chirib tashlayman. E-pochtangiz o'qilmasdan oldin axlat qutisiga tushishini xohlamaysizmi? Qo'shimchaning o'lchamini boshqaring. 3 MB dan oshmasligi tavsiya etiladi.

Oshib ketsa nima bo'ladi?

Skaneringizni boshqa format va ruxsat uchun qayta sozlab koʻring. Masalan, PDF va 300 dpi formatda juda o'qilishi mumkin bo'lgan skanerlar olinadi.
WinRar arxivatori yoki 7zip kabi dasturlar haqida o'ylab ko'ring. Ba'zi fayllar mukammal siqiladi.
Agar qo'shimcha katta bo'lsa va siz uni siqib chiqa olmasangiz-chi? Misol uchun, deyarli bo'sh buxgalteriya ma'lumotlar bazasi 900 MB og'irlikda. Bulutli ma'lumotlar omborlari yordamga keladi: Dropbox, Google Drive va boshqalar. Mail.ru kabi ba'zi xizmatlar avtomatik ravishda katta qo'shimchalarni bulutli saqlash havolalariga aylantiradi. Lekin men bulutda saqlangan ma'lumotlarimni o'zim boshqarishni afzal ko'raman, shuning uchun Mail.ru-dan avtomatlashtirishni xush ko'rmayman.

Va investitsiyalar haqida aniq bo'lmagan yana bir tavsiya - ularning Ism . Qabul qiluvchi uchun tushunarli va maqbul bo'lishi kerak. Bir marta kompaniyada biz Fyodor Mixaylovich Dostoevskiyga tijoriy taklif tayyorlayotgan edik. Men menejerdan CP loyihasini tasdiqlash uchun xat oldim va ilovada "DlyaFedi.docx" nomli fayl bor edi. Buni menga yuborgan menejer bilan quyidagi mazmundagi suhbat bo'lib o'tdi:

Hurmatli menejer, siz shaxsan bu hurmatli insonga yaqinlashishga va uni yuziga Fyodor deyishga tayyormisiz?

Negadir yo'q, hurmatli odam, hamma uni ismi va otasining ismi bilan chaqiradi.

Nega qo'shimchani "Fedi uchun" deb nomladingiz? Agar hozir unga yuborsam, u bizdan bu CPda bolta sotib oladi deb o'ylaysizmi?

Men nomini o'zgartirmoqchi edim ...

Nima uchun vaqtli bomba tayyorlash - potentsial mijozning rad etishi - yoki fayl nomini o'zgartirish orqali o'zingiz uchun qo'shimcha ish yaratishingiz kerak? Nega darhol qo'shimchani to'g'ri nomlamaysiz: "Fedor Mikhailovich.docx uchun" yoki undan ham yaxshiroq - "KP_Sky_Axes.docx".

Shunday qilib, "yuz" sifatida elektron pochta bilan ko'proq yoki kamroq tartiblangan. Keling, unumdorlik vositasi sifatida elektron pochtaga o'tamiz va uning chalg'itishi haqida gapiramiz.

Harflar bilan ishlash

Elektron pochta kuchli chalg'ituvchi vositadir. Har qanday chalg'ituvchi kabi, pochta bilan ishlash qoidalarini kuchaytirish va ish jadvallarini amalga oshirish orqali hal qilinishi kerak.

Hech bo'lmaganda, siz BARCHA pochta xabarnomalarini o'chirib qo'yishingiz kerak. Agar pochta mijozi sukut bo'yicha sozlangan bo'lsa, sizga ovozli signal yuboriladi va soat yonidagi belgi miltillaydi va xatning oldindan ko'rishi ko'rsatiladi. Bir so'z bilan aytganda, ular avval sizni mashaqqatli ishdan uzoqlashtirish uchun hamma narsani qiladilar, keyin esa sizni o'qilmagan xatlar va ko'rilmagan xatlar tubiga - hayotingizning minus bir yoki ikki soati qa'riga tashlaydilar.

Ba'zilar uchun kuchli iroda sizni bildirishnomalar bilan chalg'itmaslikka imkon beradi va oddiy odamlar taqdirni vasvasaga solmaslik va ularni o'chirmaslik yaxshiroqdir. Mozillla Thunderbird-da bu "Asboblar" → "Sozlamalar" → "Umumiy" → "Yangi xabarlar paydo bo'lganda" menyusi orqali amalga oshiriladi.

Agar bildirishnomalar bo'lmasa, xat kelganini qanday tushunish mumkin?

Juda oddiy. Siz o'zingiz ongli ravishda pochtani tahlil qilish uchun vaqt ajratasiz, pochta mijozingizni ochasiz va barcha o'qilmagan xabarlarni ko'rasiz. Buni kuniga ikki marta, masalan, tushlik va kechqurun, yoki majburiy to'xtash vaqtida, masalan, tirbandlikda qilish mumkin.

Odamlar tez-tez so'rashadi, javob vaqtlari va shoshilinch elektron pochta xabarlari haqida nima deyish mumkin? Men javob beraman: pochtada shoshilinch xatlar yo'q. Agar siz mijozlarni qo'llab-quvvatlash bo'limida ishlamasangiz (bunday bo'limning pochta bilan ishlash uchun o'z qoidalari mavjud).

Agar shoshilinch xatlar bo'lsa, jo'natuvchi sizni boshqa kanallar - telefon, SMS, Skype orqali xabardor qiladi. Keyin siz ongli ravishda pochta mijoziga kirasiz va shoshilinch xatni qayta ishlaysiz. Vaqtni boshqarish bo'yicha barcha guruslar (masalan, Gleb Arxangelskiy o'zining "Time Drive" bilan) elektron pochta xabarlariga 24 soatgacha javob berish standartini e'lon qiladi. Bu yaxshi shaklning odatiy qoidasi - suhbatdoshdan elektron pochta orqali tezkor javoblarni kutmang. Agar shoshilinch xat bo'lsa, bu haqda tezroq aloqa kanallari orqali xabar bering.

Shunday qilib, biz bildirishnomalarni o'chirdik va endi biz pochta mijozini jadvalimizga muvofiq yoqamiz.

Pochtaga kirib, "elektron pochtani tahlil qilish" deb nomlangan faoliyat bilan shug'ullanganimizda nima qilish kerak? Bu ishning boshi va oxiri qayerda?

Men nol inbox tizimi haqida ko'p eshitganman, lekin, afsuski, men undan foydalanadigan birorta odamni uchratmadim. Men g'ildiragini qayta ixtiro qilishim kerak edi. Layfxakerda ushbu mavzu bo'yicha maqolalar mavjud. Masalan, " ". Quyida men talqinimda nol pochta qutisi tizimi haqida gapiraman. Agar GTD guruslari sharhlarda qayd etilsa, tavsiflangan tizimni to'ldirsa yoki yaxshilasa, men minnatdor bo'laman.

Elektron pochta sizning faoliyatingiz uchun vazifa rejalashtiruvchi yoki arxiv emasligini tushunish va qabul qilish muhimdir. Shuning uchun, Inbox papkasi har doim bo'sh bo'lishi kerak. Agar siz kirish qutisini tahlil qilish bilan shug'ullangan bo'lsangiz, ushbu jildni bo'shatmaguningizcha to'xtamang va hech narsa bilan chalg'imang.

Inboxdagi elektron pochta xabarlari bilan nima qilish kerak? Har bir harfni ketma-ket ko'rib chiqishingiz va uni o'chirishingiz kerak. Ha, shunchaki tanlang va klaviaturada Delete tugmasini bosing. Agar siz o'zingizni elektron pochtani o'chirishga majbur qila olmasangiz, u bilan nima qilish kerakligi haqida qaror qabul qilishingiz kerak bo'ladi.

Uch daqiqada javob bera olasizmi? Bunga javob berish kerakmi? Ha, shunday qilasiz va javob uch daqiqadan ko'proq vaqtni oladi, keyin darhol javob bering.
Siz javob berishingiz kerak, ammo javobni tayyorlash uch daqiqadan ko'proq vaqtni oladi. Agar siz elektron pochtani vazifaga aylantirish imkonini beruvchi vazifa rejalashtiruvchisidan foydalansangiz, elektron pochtangizni vazifaga aylantiring va uni bir muddat unuting. Misol uchun, men mutlaqo ajoyib Doit.im xizmatidan foydalanaman. Bu sizga shaxsiy elektron pochta manzilini yaratishga imkon beradi: siz unga xat yuborasiz va u vazifaga aylanadi. Ammo agar sizda vazifa rejalashtiruvchisi bo'lmasa, xatni "0_Run" pastki papkasiga o'tkazing.
Maktubga tezkor javob berish, uni vazifaga aylantirish yoki shunchaki o'qishdan so'ng, siz ushbu xabar bilan keyin nima qilishni hal qilishingiz kerak: uni o'chiring yoki uzoq muddatli saqlash uchun papkalardan biriga yuboring.

Mana menda uzoq muddatli saqlash uchun papkalar.

0_Run. Menda bunday papka yo'q, lekin agar sizda rejalashtiruvchi bo'lmasa, takror aytaman, bu erda batafsil o'rganishni talab qiladigan harflarni qo'shishingiz mumkin. Ushbu papkani ham muntazam tozalash kerak, ammo buning uchun maxsus ajratilgan vaqtda o'ylangan yondashuv bilan.
1_Ma'lumotnoma Bu erda men fon ma'lumotlari bilan harflarni qo'yaman: turli veb-xizmatlardan loginlar bilan tabrik xatlari, bo'lajak reyslar uchun chiptalar va boshqalar.
2_Loyihalar. Bu yerda hozirgi aloqalar mavjud bo'lgan hamkorlar va loyihalar bo'yicha yozishmalar arxivi saqlanadi. Tabiiyki, har bir loyiha yoki hamkor uchun alohida papka mavjud. Hamkorning papkasida men nafaqat uning xodimlarining xatlarini, balki ushbu sherik bilan bog'liq bo'lgan "Osmon" xodimlarining xatlarini ham qo'yaman. Juda qulay: agar kerak bo'lsa, loyiha bo'yicha barcha yozishmalar bir necha marta bosish orqali amalga oshiriladi.
3_Muzey. Bu erda men o'chirish achinarli bo'lgan harflarni tashlayman va ulardan foyda aniq emas. "2_Projects" dan yopiq loyihalari bo'lgan papkalar ham shu yerga ko'chiriladi. Bir so'z bilan aytganda, o'chirish uchun birinchi nomzodlar "Muzey" da saqlanadi.
4_Hujjatlar. Bu erda kelajakda buxgalteriya hisobi uchun foydali bo'lishi mumkin bo'lgan elektron namunaviy hujjatlar bilan xatlar, masalan, mijozlarning yarashtirish aktlari, sayohatlar uchun chiptalar. Jildning "2_Projects" va "1_Sprav" papkalari bilan umumiy jihatlari juda ko'p, faqat u buxgalteriya ma'lumotlarini saqlaydi va "2_Projects" papkasida - boshqaruv ma'lumotlari. "4_Hujjatlar" da - o'lik ma'lumotlar va "2_Projects" da - jonli.
5_Bilim. Bu erda men bir muncha vaqt o'tgach, ilhom olish yoki echimlarni izlash uchun qaytib kelmoqchi bo'lgan haqiqatan ham foydali xabarlarni qo'ydim.

Ushbu tizimning ishlashi uchun muhim bo'lgan boshqa pochta mijozi sozlamalari mavjud. Birinchidan, sukut bo'yicha, Thunderbird "Xabarlarni o'qilgan deb belgilash" katagiga ega. Men buni ongli ravishda qilishni afzal ko'raman, shuning uchun bayroq o'chirilgan! Buning uchun “Asboblar” → “Sozlamalar” → “Kengaytirilgan” → “O‘qish va ko‘rsatish” menyusiga o‘ting.

Ikkinchidan, biz foydalanamiz filtrlar . Ilgari men xatlarni jo'natuvchining manzili asosida tegishli papkalarga avtomatik ravishda yo'naltiradigan filtrlardan faol foydalanardim. Masalan, advokatning xatlari “Advokat” papkasiga ko‘chirildi. Men bir necha sabablarga ko'ra bu yondashuvdan voz kechdim. Birinchisi: 99% hollarda advokatning xatlari loyiha yoki hamkorga tegishli, ya'ni ular ushbu sherik yoki loyihaning papkasiga ko'chirilishi kerak. Ikkinchidan: Men xabardorlikni qo'shishga qaror qildim. Muayyan xatni qayerda saqlash kerakligini o'zingiz hal qilishingiz kerak va qayta ishlanmagan xabarlarni faqat bitta joyda - kirish qutisida qidirish qulayroqdir. Endi men filtrlardan faqat turli tizimlardan avtomatik muntazam harflarni papkalarga, ya'ni qaror qabul qilishimni talab qilmaydigan xatlarni tashkil qilish uchun foydalanaman. Mozilla Thunderbird-dagi filtrlar "Asboblar" → "Xabar filtrlari" menyusida sozlangan.

Shunday qilib, to'g'ri yondashuv bilan elektron pochta yozishmalar hajmiga qarab kuniga 10 dan 60 daqiqagacha vaqt olishi kerak.

Ha, va yana bir narsa. Yangi elektron pochta xabarlari uchun bildirishnomalarni allaqachon o'chirib qo'yganmisiz? ;)

Elektron pochta orqali ish yozishmalari xo'jalik yurituvchi sub'ektlar o'rtasidagi yozma aloqaning qulay usuli hisoblanadi. Siz juda ko'p xat yozishingiz va qabul qilishingiz kerak, aloqa tezligi va to'g'riligi kompaniyaning muvaffaqiyatli ishining tarkibiy qismlaridan biridir. Ish yozishmalarining ba'zi qoidalari.

Elektron pochta o'zining afzalliklari - kun bo'yi mavjudligi, samaradorligi va foydalanish qulayligi tufayli biznes yozishmalarida mustahkam o'rin egalladi. Ushbu maqolada biz onlayn biznes yozishmalarining ba'zi nuanslarini ko'rib chiqamiz.

Xatlarni qabul qilish

Ish kuni davomida pochta qutingizni bir necha marta tekshirishingiz kerak. Aks holda, siz muhim masalalarni hal qilishni kechiktirishingiz va boshqa odamlarning ishini to'xtatib qo'yishingiz mumkin.
Agar siz xat olgan bo'lsangiz, uni o'qishingiz kerak, chunki kimdir uni yuborgan. Tabiiyki, biz bu erda spam haqida gapirmayapmiz.
Agar siz menejer bo'lsangiz, ish kuningiz pochtangizni tekshirishdan boshlanishi kerak. Qulaylik uchun elektron pochta mijozingizni har 10-20 daqiqada avtomatik ravishda pochta jo'natish yoki jo'natish uchun sozlang.
Agar siz band bo'lsangiz va sizga elektron pochta xabari kelgan bo'lsa, u kimdan ekanligini, e-pochta mavzusi nima ekanligini ko'rib chiqing va xatning ahamiyatini aniqlash uchun tezda sarlavhaga qarang.
Elektron pochta xabarlariga darhol javob berishga harakat qiling - bu sizga pochta orqali blokirovkalardan qochishga yordam beradi.

Kimga, Cc va Bcc maydonlaridan to'g'ri foydalaning

"Kimga". Agar siz savol yuborsangiz yoki tushuntirish so'rasangiz, ma'lumotlari "to" maydonida ko'rsatilgan qabul qiluvchidan javob kutmoqdasiz. Qabul qiluvchi bo'lganingizda, savolga javob berishingiz kerak. Ya'ni, bu maydonda qabul qiluvchining ma'lumotlari mavjud.
"Nusxa ko'chirish". Ushbu maydonda ma'lumotlari ko'rsatilgan qabul qiluvchi, xuddi "taklif qilingan guvohlar". Bunday holda, qabul qiluvchi xatga javob bermasligi kerak. Bunga qo'shimcha ravishda, agar siz bunday xatni yuborishingiz kerak bo'lsa, u xushmuomalalik bilan "aralashuv uchun uzr" satrlari bilan boshlanishi kerak.
"Yashirin nusxa". Xatning ma'lumotlari "ko'r nusxa" maydonida ko'rsatilgan adresatga yuborilganligi asosiy qabul qiluvchiga noma'lum. Bundan tashqari, bu maydon ommaviy pochta jo'natmalari uchun ishlatiladi.

Javob berishda "hammasiga javob berish" tugmasini unutmang, bu sizga bitta qabul qiluvchini o'tkazib yubormaslikka yordam beradi. Istalgan vaqtda istalmagan qabul qiluvchilarni oʻchirishingiz va yangilarini qoʻshishingiz mumkin.

Mavzu maydoni. Bu maydon har doim to'ldirilishi kerak. Xat yuborilgan shaxs kuniga katta miqdordagi pochta xabarlarini olishi mumkin va bu soha orqali u xatning qanchalik muhimligini baholay oladi. Maktubning mavzusi uning mazmunini qisqacha va mazmunli aks ettirishi kerak.

"Yozishning ahamiyati". Agar xatda zudlik bilan ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan muhim yoki shoshilinch ma'lumotlar mavjud bo'lsa, buni ko'rsating, muhimlikni "yuqori" ga qo'ying. Bu sizning elektron pochtangizni pochta qutingizda ajratib turadi. Ammo bu xususiyatdan ortiqcha foydalanmang.

Elektron pochtaga qanday javob berish kerak

Quyida biz xatga javob yozish bo'yicha kichik ko'rsatmani ko'rib chiqamiz.

Siz har doim salomlashishdan boshlashingiz kerak - xushmuomalalik uchun hurmat, hech narsa qilib bo'lmaydi.
Biror kishi bilan uning tilida muloqot qilishingiz kerak. Va bu nafaqat tilshunoslikka, balki muloqot shakliga ham tegishli. Norasmiy muloqotni hurmatsizlik va hatto suhbatdoshni xafa qilishga urinish deb hisoblash mumkin.
Mobil telefondan xat yuborishdan tashqari transliteratsiyadan foydalanmaslik kerak. Agar sizning pochta mijozingiz rus tiliga ega bo'lmasa, xat matnini arizaga yuboring.
Ish xati cheklangan, aniq va qisqa bo'lishi kerak. Aniqlik siz nazarda tutayotgan ma'lumotlarni (sana, joy, vaqt va boshqalar) aniq ko'rsatishni anglatadi. O'ziga xoslik - sizning xatingizni oluvchi birinchi satrlardanoq undan aniq nima talab qilinishini tushunishi kerak. Qisqachalik. Agar siz aniq fikrli bo'lsangiz, o'z fikrlaringizni aniq ifoda eta olasiz. Va sizning suhbatdoshingiz buni darhol ko'radi va qadrlaydi. Shuning uchun, masalaning mohiyatini bir necha jumlada bayon eta olsangiz, bir necha sahifalar uchun "suv" dan qochishingiz kerak.
Xatda bir nechta savollar, vazifalar yoki mavzular mavjud bo'lsa, ular tuzilishi va bir-biridan ajratilishi kerak. Uzluksiz fikrlar oqimini o'qish qiyin va undan muhim fikrlarni ajratib olish qiyinroq.
Xat bilan qilingan so'rovlarga imkon qadar batafsil javob berish kerak. "Bajarilishi kerak" kabi javoblar qabul qilinishi mumkin emas.
Xat matnida xatolar bo'lmasligi kerak. Agar bitta yoki ikkita kichik xatolik yuz bersa, bu qo'rqinchli emas. Ammo agar siz xatdan xatga surunkali savodsizlikdan aziyat cheksangiz, suhbatdoshingiz siz haqingizda eng yaxshi taassurot qoldirmaydi.
Har doim xatlaringizni tekshirib ko'ring! Xatni bir necha marta o'qing va hech narsani o'tkazib yubormaganligingizga ishonch hosil qiling, xatolar bor-yo'qligini, qabul qiluvchining ma'lumotlari to'g'ri yoki yo'qligini tekshiring va hokazo.