Ish yozishmalarini formatlash va yuritish qoidalari: iboralar misollari. Ish yozishmalari uchun qoidalar

Kimdan: savdo menejerlari; savdo bo'limi menejerlari; mijozlar bilan yozishmalarni olib boruvchi xodimlar.

Xulosa: Ish yozishmalari uchun qoidalar. Mijozga xatning tuzilishi. Xatni formatlash.

Ish yozishmalari uchun qoidalar

1. Xatni minnatdorchilik yoki iltifot bilan boshlash yaxshidir: "Olga, javobingiz uchun rahmat!"
2. Agar siz mijozga birinchi marta xat yozayotgan bo'lsangiz, unga elektron pochta xabarini qayerdan olganingizni ayting yoki unga avvalgi aloqani eslatib qo'ying.
3. Oddiy, tushunarli tilda yozing. Klerikalizm va nutq klişelaridan saqlaning: "hozirda", "men sizning e'tiboringizga", "o'zaro manfaatli shartlarda hamkorlik", "yuqori professional", "qochish uchun", "sabablarga ko'ra" va boshqalar.
4. Bundan tashqari, murakkab atamalar, juda ixtisoslashgan va xorijiy so'zlar va tushunarsiz qisqartmalardan qochishingiz kerak.
5. Xatning muhim nuqtalariga e'tiborni qaratish uchun jumlani ism bilan boshlang: "Aleksandr, yarashuv hisobotini yuboring ...".
6. Agar siz bir nechta savollarga javob bersangiz, nima deyilayotgani aniq bo'lishi uchun ulardan iqtibos keltiring yoki savolning mazmunini qisqacha aytib bering.
7. Mijozning noroziligi yoki tajovuzkorligiga xotirjam munosabatda bo'ling, unga vaziyatni hal qilishda yordam berish niyatingizni ko'rsating.
8. Nozik yoki maxfiy mavzulardan qoching. Xat tasodifan boshqa xodimning qo'liga tushishi mumkin, bu esa mijozni noqulay ahvolga solib qo'yishi mumkin.
9. Mijozga uning xatini olganingizni bildiring.
10. Ish yozishmalarida xatlarga 3 soatdan kechiktirmay javob berish odatiy holdir. Muammoni darhol hal qila olmasangiz, mijozga qachon buni amalga oshirishingiz mumkinligini bildiring.
11. Dam olish kunlari va bayram kunlari, shuningdek, dushanba kuni ertalab yoki juma oqshomlarida mijozlarga xat yozishdan saqlaning. Istisno: agar siz mijoz bilan bu haqda oldindan kelishib olgan bo'lsangiz; agar sizda kechiktirib bo'lmaydigan shoshilinch ishingiz bo'lsa.
12. Ko'p xatlarni ketma-ket yuborish odobsizlik hisoblanadi. Istisno: agar siz xat yuborgan bo'lsangiz va undagi ma'lumotlar to'liq yoki ahamiyatsiz ekanligini ko'rsangiz, qo'shimchalar va uzr so'rash bilan boshqa xat bilan davom etishingiz mumkin.
13. Xatlarni qabul qilish to'g'risida avtomatik javob berish zamonaviy ish yozishmalarida qo'llanilmaydi.
14. Yuborishdan oldin, qabul qiluvchining ismi va kompaniya nomi to'g'ri ekanligini tekshiring.
15. Ish yozishmalarida postscriptdan foydalanish odatiy hol emas.

Harf tuzilishi

1. Elektron pochta
   Pochta manzili imkon qadar qisqa va esda qolarli bo'lishi kerak. Shaxsiylashtirilgan elektron pochtadan foydalanish yaxshiroqdir (masalan, [elektron pochta himoyalangan]).
2. Xatning mavzusi
   Xat mavzusini ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling. Mavzu mazmuniga mos kelishi kerak. Agar siz yozayotgan odamning ismini yoki uning lavozimini bilsangiz, mavzu satrida ularni ko'rsating.
3. Eslatmalar
   Maxsus elektron pochta xabarlari uchun siz "Muhim" belgisidan foydalanishingiz mumkin. Faqat istisno hollarda o'qishni tasdiqlashni so'rash yaxshiroqdir.
4. Harf tuzilishi
   • salomlar;
   • xat mavzusining qisqacha tavsifi;
   • savolni hal qilish;
   • tugatish (harakatga chaqirish).
   Oltin qoida: bitta harf - bitta mavzu - bitta murojaat.
5. Qo'shimchalar
   Agar siz xatga fayllar qo'shayotgan bo'lsangiz, iltimos, xatning mavzusida bu haqda oluvchiga xabar bering. Og'ir fayllarni bulutli xizmat (masalan, Yandex.Disk) orqali uzatish qulayroq.
6. Imzo
   Imzongizga faqat asosiy va tegishli kontaktlarni kiriting. Uni 3-5 qatorga saqlashga harakat qiling.

Xatni formatlash

1. Elektron pochtangizda o'qilishi oson sans-serif shriftlaridan foydalaning. Optimal shrift hajmi 12-14 nuqta.
2. Optimal paragraf uzunligi 3-4 qator. Gap uzunligi - 12-18 so'z. Uzunroq jumlani ikkiga bo'lish yaxshiroqdir.
3. Butun harf ekranga to'g'ri kelishi maqsadga muvofiqdir.
4. Muhim so'z va iboralarni ajratib ko'rsatish uchun qalin shriftdan foydalaning (ketma-ket 4-5 so'zdan oshmasligi kerak). Butun jumlalarni (ayniqsa, ular uzun bo'lsa) va ayniqsa, butun paragraflarni ajratib ko'rsatishdan saqlaning.
5. Matnni yorqin ranglar, bosh harflar yoki kursiv bilan ajratib ko'rsatishdan ortiqcha foydalanmang. Shubha tug'ilganda, vazminlikni tanlang.
6. Belgilangan matndan qochish yaxshiroqdir - uni havolalar bilan aralashtirish mumkin.
7. Undov belgisidan faqat juda zarur bo'lgan joyda foydalanish kerak. Uch yoki undan ortiq undov/savol belgilaridan foydalanish kerak emas.
8. Raqamlangan va markirovka qilingan ro'yxatlar ma'lumotni tushunishni yaxshilaydi.
9. Rasmlar xat mazmunini to'ldirishi kerak, lekin hech qanday holatda uning o'rnini bosa olmaydi (ko'p qabul qiluvchilar rasmlarni ko'rsatishni o'chirib qo'yishgan; matn rasm bilan almashtirilgan harflar SPAM sifatida qabul qilinishi mumkin).

Ish yozishmalari uchun korporativ standartlarni ishlab chiqish. Bu xodimlar va mijozlar o'rtasidagi yozishmalar jarayonini tartibga solishga yordam beradi va savdo va kompaniyangiz imidjiga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan xatolardan qochishga yordam beradi.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari va xatlardan foydalangan holda yaxshi munosabatlar o'rnatish uchun bir nechta hiyla-nayranglar nafaqat har bir ish kuni elektron pochtasi kiruvchi yozishmalarga to'lib-toshgan va rejalarida bir nechta yozishmalar va xabarlarni o'z ichiga olgan, tashabbuskori siz bo'lishingiz kerak bo'lganlar bilishi kerak. . Beeches sehrini o'zlashtirish har bir zamonaviy ayol uchun foydalidir. Bu, hech bo'lmaganda, ish qidirishda foydali bo'ladi - rezyumelar, muqobil xatlar, so'rov bo'yicha o'zingiz haqingizda qo'shimcha ma'lumotlar va test topshiriqlari, shuningdek suhbat vaqtini muvofiqlashtirish uchun xabarlar yuborish.

Savodxonlik biznes yozishmalari va sizning yuzingizning asosidir

Disleksiya bilan og'rigan bloggerlar Internetda mashhur bo'lishi mumkinligi sizning xatolaringiz va sliplaringiz uchun bahona bo'lmasligi kerak. Maktabda rus tilida ishlar yaxshi bo'lmagani bilan o'zingizni taskin qilmang (nutqning turli qismlari bilan "yo'q" yozish qoidalarini yaxshilash vaqti keldi). O'zingizga nisbatan imkon qadar talabchan bo'ling. Ishbilarmonlik yozishmalarini olib borishda o'z kasbiy sohangizdagi so'zlarni noto'g'ri yozish ayniqsa haqoratli. Suhbatdosh sizning qobiliyatingizga shubha qilishi mumkin.

1. gramota.ru veb-saytini Internet-brauzeringiz xatcho'plarida saqlang.

2. Aniq ta'rif bera olmaydigan so'zlarni ishlatmang (hech bo'lmaganda Vikipediyani tekshiring).

3. Esda tutingki, suhbatdoshga tanish bo'lmagan noyob va o'ziga xos so'zlar uni chalkashtirib yuborishi yoki noto'g'ri talqin qilinishi mumkin. Agar suhbatdoshingizni atamalaringiz bilan tanishtirish kerak bo'lsa, unda odob-axloq qoidalariga ko'ra, ishlatilgan atamalar va qisqartmalar haqida tushuntirish bering.

4. Juda uzun jumlalar tuzmaslikka harakat qiling. Ish yozishmalarini o'tkazish uchun emas, balki roman yozish uchun murakkab va bezakli dizaynlarni qoldiring.

5. Xabarni darhol xatning asosiy qismida emas, balki birinchi navbatda kompyuteringizdagi faylda yozishingizni qat'iy tavsiya qilamiz. Birinchidan, so'zning o'rnatilgan imlosi va tinish belgilari sizga yordam beradi. Ikkinchidan, ish xatini tasodifan muddatidan oldin yuborish yoki brauzer yopilishi sababli uni yoʻqotish kabi noxush holatlarni bartaraf etasiz (Wordda matn kiritayotganda “saqlash” belgisini tez-tez bosishni odat qiling va avtomatik rejimni oʻrnating. -sozlamalarda qisqa vaqt oralig'ida saqlang). Esda tutingki, planshetlar va mobil qurilmalarda bashoratli yozish so'zlaringizga kutilmagan tuzatishlar kiritishi mumkin.

6. Xat yuborishdan oldin uni bir necha marta o'qing. Agar vaqt tugab qolsa (Aytgancha, ish yozishmalarining muhim asosiy qoidalaridan biri bu muddatlarni kechiktirmaslikdir, shuning uchun yozishni oxirgi daqiqada boshlamaslik yaxshiroqdir), keyin biroz vaqt o'tgach yozgan matnni qayta o'qing. yozish - yarim soat yoki bir soatdan keyin boshqa biznesga o'tish.

Vakolatli biznes yozishmalari. Muhim tafsilotlar

Ish yozishmalarini olib borish va bajarishda tafsilotlarga e'tibor hurmatni ko'rsatadi va vaqtni tejaydi

7. Xatning "mavzu" maydonini to'ldirishni e'tiborsiz qoldirmang . Agar siz birinchi sovuq elektron pochta xabaringizni yuborayotgan bo'lsangiz, mavzu qatori ko'zni qamashtiruvchi, noyob va qiziqarli bo'lishi mumkin. Ammo agar sizning xatingiz allaqachon kutilgan bo'lsa yoki siz oluvchi bilan bir muncha vaqt yozishmalarda bo'lgan bo'lsangiz, unda mavzu qisqa, aniq va lo'nda bayon qilinishi kerak. Bu sizga kerak bo'lganda xatingizni (siz uchun ham, oluvchi uchun ham) pochta orqali tezda topish imkonini beradi.

8. "Re: Re: Re:" ning uzun zanjirlari axlat taassurotini beradi. Suhbatdoshingiz bilan yangi zanjirni boshlashdan qo'rqmang, faqat muammoga tegishli bo'lgan oldingi xabarlarni keltiring (va ha, agar siz, masalan, ma'lum bir loyihaning tafsilotlarini muhokama qilsangiz, ularni "tortib olish" kerak" , byudjet/narxlar/xizmat paketlari va boshqalar bo'yicha kelishib olish - bu holda kotirovka qilish qulay va biznes odob-axloq qoidalariga muvofiq talab qilinadi).

9. Agar kiruvchi xabarda siz uchun bir nechta savollar bo'lsa, har biriga alohida iqtibos keltirgan holda ularga javob bering. Agar siz bir nechta savollar bilan xat yuborayotgan bo'lsangiz, raqamlashdan foydalaning va matnni paragraflarga ajrating. Aniq tuzilishga yopishib oling.

10. Xatning asosiy qismida xabarning barcha qo'shimchalarini sharhlang. Qabul qiluvchi darhol ularning mazmuni haqida ma'lumot olishi uchun siz biriktirgan barcha fayllarni imzolang .

11. Imzo juda muhim tafsilot ish xati. Elektron pochta xizmatlari sozlamalarida siz odatda barcha harflaringiz uchun avtomatik imzo o'rnatishingiz mumkin. Yaxshi yozilgan imzo tashrif qog'ozlarini, yaxshi tashrif qog'ozlarini chop etishga tengdir. Imzoda ismingiz va familiyangizga qo'shimcha ravishda lavozimingiz, aloqa ma'lumotlaringiz (telefon, skype) va kompaniya logotipidan foydalaning. Ijodiy jihatdan ahamiyatli bo'lgan (esda qolarli va ular ishlayotgan shaxs yoki kompaniya bilan bog'liq) tashrif qog'ozlari eng yaxshi deb hisoblanganidek, imzo kompaniya bilan aloqangizni ko'rsatadigan yoki biznesga bo'lgan muhabbatingiz haqida gapiradigan "burilish bilan" bo'lishi mumkin. sen ... qil. Misol uchun, Mann, Ivanov va Ferber nashriyotining ba'zi xodimlari o'z imzolarida "Endi men o'qiyman ..." qo'shimcha jumlasidan foydalanadilar (va nashriyotning yangi mahsulotining nomini kiriting). Oziq-ovqat sanoati kompaniyalari vakillari o'z maktublarini "mazali kun" va hokazo tilaklar bilan tugatishlari mumkin. Ba'zan biznes yozishmalarini bunday formatlash rahbariyat bilan kelishilgan bo'lishi kerak.

12. Ish yozishmalari uchun NameWoman alohida pochta manzilini yaratishni qat'iy tavsiya qiladi. Bu kompaniya nomini yoki kompaniya veb-saytining domenini, ismingizni (to'liq, kichikroq shakllarsiz) va familiyangizni aks ettirishi tavsiya etiladi. Elektron pochta nomida yoshingiz yoki tug'ilgan yilingizni ko'rsatadigan raqamlardan foydalanmang. E-pochta sarlavhasida o'z pozitsiyangizni ko'rsatish juda maqbuldir, lekin ba'zi odamlar bundan qochishadi, chunki ular martaba zinapoyasida yuqoriga ko'tarilganda elektron pochta manzillarini o'zgartirmaslikni rejalashtirmoqdalar.

Shuningdek, rezyume va shunga o'xshash ish xatlarini yuborishda o'ynoqi yoki o'ta ijodiy bo'lgan elektron pochta manzillaridan foydalanishdan qochishingiz kerak. Ayniqsa, agar siz yirik kompaniyada jiddiy lavozimga nomzod bo'lsangiz.

Ishbilarmonlik yozishmalari odobi

13. Ishbilarmonlik yozishmalarining uslubi quruq bo'lishi shart emas. Ammo jiddiylik va dizaynning ma'lum bir qat'iyligi majburiy qoidadir. Kichkina qo'shimchalar, jargon va so'zlashuv iboralaridan saqlaning.

14. Kulgichlar tuzoqqa aylanishi mumkin. Asosan, ular biznes tanishining birinchi harflarida bo'lmasligi kerak. O'rnatilgan aloqa bilan, tabassumli qavslar hali ham qabul qilinadi, lekin uni haddan tashqari oshirmang va xatning bunday "yoqimli bezaklari" ning tashabbuskori bo'lmang. Ish yozishmalarini olib borishda qayg'uli va har qanday ijodiy animatsion kulgichlar (va ayniqsa siz "pastdan" bo'lgan holatlarda) qat'iyan man etiladi.

15. Maktubning boshida va agar kerak bo'lsa, butun matn davomida ism, ism va otasining ismi bilan hurmatli salomlashish va manzildan foydalanishni unutmang. Bu nafaqat ishbilarmonlik yozishmalar etikasi bilan talab qilinadi, balki suhbatdoshning sizning xabaringizga qiziqishini va unga sodiqligini oshirishga imkon beradi. Qabul qiluvchilar har doim manzilli xatlarga ko'proq e'tibor berishadi, shuning uchun siz yozishingiz kerak bo'lgan shaxsning ismini va u qanday manzilni afzal ko'rishini (ismi yoki ismi va otasining ismi bo'yicha) oldindan bilib olishga harakat qiling.

Ish yozishmalari qoidalariga ko'ra, oddiy hollarda javob ish kuni ichida, ko'pi bilan ikki kun ichida yuborilishi kerak. Agar siz ish kunining oxirgi soatlarida uzoq dam olish yoki ta'til oldidan xat olsangiz, shoshilinch bo'lmagan xatga batafsil javob berishingiz shart emas. Biroq, ish yozishmalari odob-axloq qoidalariga ko'ra, siz xatni olganingiz va hozirda bo'lmaganligingiz va falon sanadan keyin yoki undan kechiktirmasdan batafsil javob berishingiz haqida qisqacha javob yuborishingiz maqsadga muvofiqdir. . Agar javob berish uchun uchinchi shaxsdan olishingiz kerak bo'lgan har qanday ma'lumotga aniqlik kiritishingiz kerak bo'lsa yoki ma'lumotlarni to'plash va materiallarni tayyorlash bo'yicha puxta ish olib borganingizdan so'ng, xuddi shunday qilishingiz kerak.

O'z navbatida, agar sizga suhbatdoshingizdan javob xati kerak bo'lsa, u holda so'rovingizni 3 ish kuni ichida takrorlashingiz mumkin. Agar sizga shoshilinch javob kerak bo'lsa, birinchi maktubingizda bu haqda to'g'ri yozing (agar iloji bo'lsa, sabablarini tushuntiring), shuningdek, uning olinganligini tasdiqlashni so'rang. Aytgancha: spam-papkangizni muntazam tekshirib turing (har uch kunda).

Va chiroyli biznes maktubi qanday ko'rinishi haqida bir oz ko'proq. Biznes yozishmalarini formatlash

Xatni o'qish va tushunish oson bo'lishi kerak. Qisqa jumlalar, qatnashuvchi va ergash gaplarning minimumi - sodda konstruktsiyalar ish yozishmalarining asosi hisoblanadi. Barcha qoidalarga muvofiq mukammal harf namunasini taqdim etishga yana nima yordam beradi?

16. Sizning yozishmalaringizdagi paragraflar 7-10 qatordan oshmasligi kerak.

17. Agar paragraflar orasidagi masofa bir xatboshidagi satrlar orasidagi masofadan kattaroq bo'lsa, ish xati matni yaxshiroq qabul qilinadi va toza ko'rinadi.

19. Katta harflar bilan yozilgan so'zlar va undan ham ko'proq iboralar va butun jumlalar qichqiriq, bosim va hurmatsizlik sifatida qabul qilinadi. Ushbu uslub biznes yozishmalari uchun mos emas. Qo'l ostidagi xodimdan norozi bo'lgan xo'jayin bo'lsangiz ham, o'zingizga bunga yo'l qo'ymang.

Biznes xushmuomalalik va tarmoq texnikasi

20. Suhbatdoshingizga sizning taklifingizga rozi bo'lishiga, uning fikrini aks ettirishiga, sizga maslahat berishiga, sharh qoldirishiga yoki savol berishga ruxsat bering. Buning eng oson yo'li - xatda "bu haqida nima deb o'ylaysiz?", "agar sizda biron bir savol bo'lsa, men ularga javob berishga harakat qilaman", "menga qaroringiz haqida yozing" iboralarini ishlatishdir.

21. Qabul qiluvchidan kelayotgan signallarga ehtiyot bo'ling. Suhbatdoshingizning yozish uslubi va sizga qanday murojaat qilishiga e'tibor bering. Oynaning psixologik qoidasini eslang. Agar sizning maktubingiz uning uslubini aks ettirsa, juda yaxshi (lekin noto'g'ri yozilgan emas, albatta). Agar u ba'zi shaxsiy ma'lumotlarni eslatsa, unga e'tibor bering. Xursandchilik, hamdardlik, ishtirok etish va bayramlar bilan tabriklashni aks ettiruvchi xushmuomala va to'g'ri bo'ling.

22. Bayramlar haqida gapirganda. Agar sizning biznes yozishmalaringiz rasmiy bayramlar sanalarida sodir bo'lsa, suhbatdoshingizni o'tgan / yaqinlashib kelayotgan bayramlar bilan tabriklang. Muhim mijozlar va siz bilan uzoq muddatli biznes yozishmalarini olib boradigan kishilar, odob-axloq qoidalariga muvofiq, alohida xat bilan tabriklanishi kerak. Suhbatdoshingizning tug'ilgan kuni qachon ekanligini aniqlash foydali bo'ladi - bu ma'lumotni odatda ijtimoiy tarmoqlardan olish oson.

Shaxsiy mijozlar bazasini va professional kontaktlar ma'lumotlar bazasini saqlang. Familiyalar va ismlar, lavozimlar va telefon raqamlari, ijtimoiy tarmoqlar va elektron pochtadagi akkauntlarga havolalar bilan bir qatorda, shaxsiy ma'lumotlarni yozing, biznes yozishmalarida siz allaqachon kesib o'tgan loyihalar va masalalarni belgilang.

23. Ishbilarmonlik yozishmalari va asosiy xushmuomalalik etikasi shunday deydi: minnatdorchilik so'zlarini unutmang. Tabriklar, maslahatlar, tushuntirishlar, taklifnomalar, ma'lumot sertifikatlari, biznes muxbiringizdan tezkor javob uchun.

Faqat Milena

Ishbilarmonlik muloqotini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Biznes yozishmalarining eng dolzarb muammolari

Ishbilarmonlik muloqotini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari qisqa vaqt ichida eng dolzarb muammolarni hal qilishga yordam beradi, ammo odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatning mantiqsiz tuzilishi hamkorlikka zarar etkazishi yoki potentsial mijozni begonalashtirishi mumkin. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, ma'lum qoidalar mavjud: xat formati va muloqot uslubi.

Ish yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

Ish munosabatlarida munosib ko'rinishga harakat qiladigan kishi har doim elektron pochta yozishmalari qoidalaridan foydalanadi. U elektron pochta qabul qiluvchini, u vakillik qilayotgan kompaniyaning obro'sini va biznes imidjini buzmasligi kerakligini eslaydi.

Elektron yozishmalarni malakali va qisqacha olib borish qobiliyati muvaffaqiyatli menejer imidjining muhim elementidir. Bu holat uning umumiy madaniy darajasi va professionalligidan dalolat beradi. Inson o'z fikrlarini qanday shakllantirish va shakllantirishni bilishiga asoslanib, uning o'zi va boshqalar bilan qanday munosabatda bo'lishini tushunish mumkin. Ehtiyotkorlik bilan yozilgan elektron pochta sizning taassurotingizni osongina buzishi va ishbilarmonlik obro'siga putur etkazishi mumkin.

Biznes elektron pochta yozishmalari qoidalari

Ish elektron pochta manzilingizdan faqat ish bilan bog'liq vazifalar uchun foydalaning. Kompaniya serveridan xat yuborganingizda, u ham chiquvchi, ham kiruvchi sifatida saqlanadi. Sizning ish beruvchingiz har doim ushbu xatlarni ko'rib, nima qilayotganingizni tushunishi mumkin. Ofisda bo'lganingizda, elektron pochtadan faqat biznes yozishmalari uchun foydalaning.

Xabarni kimga yuborayotganingizni va undagi ma'lumotlar kimga foydali bo'lishi mumkinligini tushuning.

Maktubingizni kimga yozyapsiz? Hamkorgami? Mijozgami? Hamkasbmi? Menejergami? Bo'ysunuvchigami? "Kimga" maydonida adresat ko'rsatilishi kerak, "nusxa olish" maydonida manfaatdor shaxslar ko'rsatilishi kerak. Qo'shimcha nusxalar hech qachon, ayniqsa rahbarga yuborilmasligi kerak. Agar xat uchinchi shaxslarga tegishli bo'lsa, ular odatda "nusxa olish" maydoniga kiritiladi.

O'zingiz uchun xabarning maqsadini aniqlang. Xatingizni yuborish orqali nimaga erishmoqchisiz? Qabul qiluvchi uni o'qiyotganda nima qilishi kerak? Qanday reaktsiyani kutmoqdasiz? Qabul qiluvchi siz undan nimani xohlayotganingizni darhol tushunishi kerak. Xat kimdan yozilishi kerak?

Bu aniq holatga bog'liq:

• agar siz voqealarga individual nuqtai nazaringizni ko'rsatmoqchi bo'lsangiz - birinchidan (men, biz);
• agar sizning xabaringizda so'rov yoki ko'rsatma bo'lsa - ikkinchidan (siz, siz);
• agar siz tashqi kuzatuvchi sifatida xat yuborayotgan bo'lsangiz, siz qabul qiluvchiga ma'lum voqealar yoki amalga oshirilgan faktlar haqida - uchinchi shaxsdan (u, u, ular) xabar berishni xohlaysiz.

Har doim "mavzu" maydonini to'ldiring. Elektron pochta orqali yozishmalarni olgan ko'pchilik birinchi navbatda mavzu maydoniga qarashadi. Undagi ma'lumotlarga asoslanib, xatni o'qish yoki o'qimaslik to'g'risida qaror qabul qilinadi. Hech qanday ma'lumotni etkazmaydigan noqulay ibora bo'lsa yoki maydon butunlay bo'sh bo'lsa, odam xatni umuman ochmaslik ehtimoli yuqori. Mavzuni qisqacha, aniq va informatsion tarzda ko'rsating.
Tarkibga rioya qiling: salomlashish va murojaat, asosiy matn, xulosa, imzo va kontaktlar. Siz elektron ishbilarmonlik aloqasi odob-axloq qoidalariga rioya qilishingiz kerak.

An'anaviy tarkibning ayrim qismlarini o'tkazib yubormaslik kerak; xatni to'g'ri formatlash, bu sizning professionalligingizni ko'rsatadi.

Murojaat qilish va salomlashish orqali siz qabul qiluvchiga hurmatingizni bildirasiz. Iloji bo'lsa, har bir harfning boshida shaxsiy salomlashish va salomlashishdan foydalaning. Suhbatdoshingizga ismingiz bilan murojaat qiling, bu ham hurmat elementidir. Agar xabar tasodifiy ko'rinishini istasangiz, manzildan keyin vergul qo'ying. Agar siz uning ahamiyati va rasmiyatchiligini qayd qilmoqchi bo'lsangiz, undov belgisidan foydalaning.

Hatto tez-tez muloqot qiladigan hamkasblaringiz bilan ham ushbu qoidaga amal qiling.

Qisqalik va ravshanlikni saqlang. Ishbilarmonlik yozishmalarida maksimal foydali ma'lumotlarga ega bo'lgan minimal so'zlar bo'lishi kerak. Fikrlaringizni aniq, qisqa, izchil va tushunarli tarzda taqdim eting. Qisqa jumlalarni tuzing, shuning uchun qabul qiluvchiga ma'lumotni idrok etish osonroq bo'ladi. Bitta maktubda bitta mavzuni yoritib bering.

Agar siz turli mavzularda gaplashishingiz kerak bo'lsa, bir nechta xat yuborish yaxshiroqdir, bu bir-biriga hech qanday aloqasi bo'lmagan turli xil g'oyalarga ega bo'lgan uzun xabardan ko'ra yaxshiroqdir.

Norasmiy muloqotni biznes yozishmalariga aylantirmang. Elektron pochta xabarlarida his-tuyg'ulardan foydalanishning hojati yo'q. Agar siz xabaringizdagi ba'zi fikrlarni hissiy jihatdan ta'kidlamoqchi bo'lsangiz, unda hissiy subtekstni xotirjam, to'g'ri, neytral taqdimot ohangining orqasida yashirishga harakat qiling. Bunga til bilan emas, mazmun bilan erishish mumkin.
Xatning aniq tana tuzilishini saqlang.

Odatda xat uch qismga bo'linadi:

• Yozish sababi (sabab, sabab). Ushbu qismni iloji boricha qisqa tuting.
• Mohiyatni izchil ochib berish.
• Yechimlar, takliflar, xulosalar, talablar.

Xabar yaxshi ko'rinishga ega, tushunarli bo'lishi kerak. Matnda 5-6 qatordan iborat paragraflar tuzing. Paragraflarni bo'sh qator bilan ajratish tavsiya etiladi. Bitta shrift va rangdan foydalaning. Zarur bo'lmasa, qisqartmalar, kulgichlar, kursiv elementlar yoki undov belgilaridan foydalanmang.

To'g'ri yozing. Savodsiz yozilgan xat muallifning ma'lumoti yo'qligini ko'rsatadi. Yozuv xatolari va xatolar sizning biznes obro'ingizga salbiy ta'sir qiladi. Xat yuborishdan oldin uni diqqat bilan qayta o'qib chiqish tavsiya etiladi. Ko'pgina matn muharrirlari va elektron pochta dasturlari tinish belgilari va imloni tekshirish funktsiyasiga ega; agar xatolar aniqlansa, tuzatish variantlari taklif etiladi. Elektron pochta xabarlarini yozishda ushbu xususiyatlardan foydalaning.

Xatga qanday hujjatlar kiritilishi kerakligini o'ylab ko'ring. Matnning o'ziga batafsil ma'lumot kiritishning hojati yo'q, uni alohida fayl sifatida yuborish yaxshiroqdir. Mavzu satrida faylni biriktirganingizni, u qanday formatda ekanligini va unda nima borligini ko'rsating (qisqacha), aks holda qabul qiluvchi uni virus deb xato qilishi mumkin. Faylni yuborishdan oldin uni antivirus dasturi bilan tekshiring.

Kontaktlaringizni va imzolaringizni qoldiring. Bu sizning obro'ingiz uchun ortiqcha narsa, bu sizning professionalligingizni aks ettiradi. Uzoq imzo qo'ymang, maksimal besh-olti qator. Unda kompaniya nomi, to'liq ismingiz va lavozimingiz bo'lishi kerak. Qoida tariqasida, ular veb-sayt manzili, telefon raqami va elektron pochta manzilini ham ko'rsatadi.

Ish yozishmalarida postscriptni keraksiz ishlatmaslik kerak. Uning mavjudligi xat mazmunini etarlicha o'ylamaganligingizni ko'rsatadi.

O'qilganligi to'g'risidagi guvohnomalardan faqat o'ta zarur hollarda foydalaning. Qoida tariqasida, u faqat tashqi qabul qiluvchilar bilan muloqot qilishda kerak bo'ladi va faqat javob juda muhim bo'lsa.

Bundan tashqari, "yuqori ahamiyatga ega" bayrog'ini faqat kerak bo'lganda foydalaning. Agar xatda zudlik bilan hal qilinishi kerak bo'lgan haqiqatan ham muhim ma'lumotlar bo'lsa, ushbu katakchani belgilang. Buning yordamida xat pochta qutisida ajralib turadi. Ammo, siz bu funktsiyani suiiste'mol qilmasligingiz kerak, u bezovta qiluvchi va bezovta qiluvchi ko'rinishi mumkin.

Yuborishdan oldin xatni o'qib chiqing. Hammasi aniq, aniq, qisqa yoki ortiqcha yoki noo'rin yoki grammatik xatolar bor-yo'qligini tekshiring. Qabul qiluvchi ma'lumotlarini to'g'ri kiritdingizmi? Taqdimotning mantiqiyligi va izchilligini tekshiring.

Qabul qilingan elektron pochta xabarlariga o'z vaqtida javob bering. Xatni o'qiganingiz haqida xabar bering, bu hurmat va yaxshi xulqni ko'rsatadi. Agar ma'lum bir vaqtda siz olingan xatga javob bera olmasangiz, muallifni bu haqda ogohlantiring va imkon qadar tezroq javob berishga va'da bering. Sizga berilgan savollarga doimiy ravishda javob bering. Javobingizni yangi xabar sifatida boshlashning hojati yo'q.

Agar siz ikki kun ichida javob bermasangiz, qabul qiluvchi siz uning xatiga e'tibor bermadingiz yoki u yo'qolgan deb o'ylaydi.

Odatda, uni boshlagan shaxs elektron muloqotni tugatishi kerak. Garchi ma'lum bir yozishmalarning o'ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqqan holda, bu qoida ba'zan kuzatilmasligi mumkin.
Elektron yozishmalarning yuqoridagi barcha qoidalarini unutmang. Har doim ularga ergashing, ehtiyotkor va oqilona bo'ling.

Shunday qilib, siz o'zingizni professional, zamonaviy va malakali menejer sifatida ko'rsatishingiz mumkin, u bilan ishlash yoqimli va qulay.

Ko'pincha, biznes olamidagi birinchi aloqa yozma xabarlar - ish xatlari bilan boshlanadi. Ammo agar u ishbilarmonlik maktubi qoidalariga rioya qilmasdan yozilgan bo'lsa, unda zo'rg'a o'rnatilgan aloqalar uzilishi mumkin va siz mijoz yoki biznes sherigingizni yo'qotasiz. Shuning uchun, siz shaxsan o'zingiz va umuman kompaniyangiz haqida ijobiy taassurot qoldirishga yordam beradigan ish xatlarini yozish qanchalik muhim ekanligiga hech kimni ishontirishingiz shart emas.

Ish yozishmalarining asosiy qoidalari. Xat yozishning zamonaviy shakllari 150 yildan ko'proq vaqt oldin rivojlangan. Umuman olganda, ularning vatani Angliya bo'lib, u erda biznes yozishmalarini tuzish qoidalari birinchi marta kiritilgan.

Xat yozishning umumiy qoidalari

1. Biznes sherigingizga xat yozishni boshlashdan oldin quyidagi fikrlarni tushunishingiz kerak:

Xat turi (iqish xati, buyurtma xati, bildirishnoma xati, eslatma xati, taqdimnoma xati, rad etish xati, kafolat xati va boshqalar);

Sizning xatingizga javob kutilmoqdami (xatga javob olish kutilmagan holatlar mavjud, masalan, taqdimot xati);

Xatning mazmuni sizning manzilingiz uchun tushunarli bo'ladimi, u yozishmalar masalasida noaniqliklar qoldiradimi;

Pochta orqali yuborilgan xat o'z vaqtida kelishiga ishonchingiz komilmi (agar bo'lmasa, telefaks, DHL xizmatlaridan foydalanish yoki Internet orqali xat yuborish yaxshiroqdir).

2. Xatning ohangi doimo to'g'ri qolishi kerak.

3. Noto'g'rilik, noaniqlik va professional so'zlarni ortiqcha ishlatishdan qochib, lug'atni diqqat bilan tanlash kerak. Xat matni tushunarli bo'lishi kerak.

4. Ish xati faqat siz nomidan ish yuritayotgan tashkilotning blankida yozilishi kerak. Blankaning ko'rinishi kompaniyangizning o'ziga xos tashrif qog'ozi bo'lganligi sababli, rasmiy blanka dizayniga alohida e'tibor berish kerak. Xat shakli qanchalik rasmiy bo'lsa, xatning ohangi shunchalik rasmiy bo'lishi kerak.

Hujjatlarni tayyorlashda Microsoft Word matn muharriridan (Microsoft korporatsiyasining dasturiy mahsuloti) Times New Roman Cyr shriftlari yordamida № 12 (jadvalli materiallarni loyihalash uchun), 13, 14, 15, Times DL oʻlchamlaridan foydalanish tavsiya etiladi. No 12, 13, 14 dan 1 -2 intervalgacha o'lchamlarda.

Ish xatini rasmiylashtirishda sahifa raqamlari sahifaning o'ng tomonining pastki qismiga, boshqa ish hujjatlarini rasmiylashtirishda esa varaqning yuqori chetining o'rtasiga joylashtiriladi.

Xat matnining o'zini A4 formatdagi blankalarda 1,5-2 qator oralig'ida, A5 yoki undan kichikroq formatdagi blanklarda esa bir qator oralig'ida chop etish tavsiya etiladi. Bir nechta satrlardan iborat hujjat rekvizitlari (matndan tashqari) bir qator oralig'ida chop etiladi.

Yozma so'rovga olingan kundan boshlab 10 kun ichida javob berilishi kerak.

Faks va elektron pochta orqali olingan xabarlarga dam olish kunlaridan tashqari 48 soat ichida javob berilishi kerak

Rossiyada biznes xat yozish qoidalari

Rossiyada rasmiy shakllarni tayyorlash me'yoriy hujjatlar va birinchi navbatda GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

GOST hujjat shakllari uchun ikkita standart formatni o'rnatadi - A4 (210 x 297 mm) va A5 (148 x 210 mm). Shaklda emas, balki shaklda tuzilgan hujjatning har bir varag'ida kamida 20 mm chetlari bo'lishi kerak - chap; 10 mm - o'ng; 20 mm - yuqori; 20 mm - pastroq.

Hujjatlarni tayyorlash bo'yicha ushbu talablar Rossiya qonunchiligida mustahkamlangan, ammo muallif chet ellik hamkorga ish xatini tuzishda ulardan foydalanishni tavsiya qiladi.

Muxbiringiz bilan yaqinlik darajasiga qarab, murojaat "Hurmatli + familiyasi (ismi, otasining ismi)" yoki "Hurmatli + ismi va otasining ismi (ismi)" so'zlari bilan boshlanishi mumkin. “Aziz”, “janob”, “xonim”, “direktor o‘rinbosari”, “bo‘lim boshlig‘i” kabi so‘zlar. hech qanday holatda qisqartirilmasligi kerak. Aks holda, qabul qiluvchi siz uni juda hurmat qilmaysiz deb o'ylash huquqiga ega. Xat hamkorligingiz uchun minnatdorchilik so'zlari bilan yakunlanishi kerak. Va keyin ibora sizning imzoingiz oldiga qo'yiladi: "Hurmat bilan, ..." yoki "Hurmat bilan ...".

Rasmiy xatlarda o'zingizga "siz" deb murojaat qilish mumkin emas, hatto hayotda siz va bu odam nafaqat biznesda, balki do'stona munosabatda bo'lsangiz ham.

Odatda, biznes yoki rasmiy xat bir nechta tipik tarkibiy elementlardan iborat:

1. Sarlavha maydoni.
Chapdagi xatning ushbu qismida tashkilotning nomi, uning pochta va boshqa rekvizitlari, shuningdek, ro'yxatga olish raqami va xatni chiquvchi hujjat sifatida ro'yxatdan o'tkazish sanasi ko'rsatilgan tashkilotning burchak muhri mavjud. Agar rasmiy xat javob xati bo'lsa, bu erda xat qaysi hujjatga javob berishi ko'rsatiladi.
Qabul qiluvchining ma'lumotlari sarlavhaning o'ng tomonida joylashgan.

Burchak shtampi ostida hujjat matni uchun sarlavha mavjud. Sarlavhaning til tuzilishi quyidagicha ko'rinishi mumkin:

ü “O” predlogi + ot. predlogli holatda: “Avtomobillar yetkazib berish haqida”;

ü masala bo'yicha "haqida" + ot. bosh gapda: “Ehtiyot qismlar yetkazib berish masalasida”;

ü haqida + ot genitiv holatda: "Xarid buyurtmasi bo'yicha" va boshqalar.

2. Maktubning haqiqiy matni. Maktub matni dizaynining asosiy xususiyatlari quyidagilardan iborat.

ü Xizmat xatining matni, qoida tariqasida, bitta masalaga tegishli bo'lishi kerak Agar ular bog'liq bo'lsa, bir nechta savollar va ko'rib chiqiladi bitta strukturaviy birlik oluvchi tashkilot.

ü Xat matni, qoida tariqasida, ikki qismdan iborat. Birinchi qismda xatni tuzish sababi, asoslari yoki asoslari ko'rsatilgan va xatni tayyorlash uchun asos bo'lgan hujjatlarga havolalar berilgan. Paragrafdan boshlangan ikkinchi qismda xulosalar, takliflar, iltimoslar, qarorlar va boshqalar mavjud.

Ish xatining tuzilishi

1. Yuboruvchi tashkilotning nomi.

3. Xat yozilgan sana.

4. Xatni oluvchining manzili.

5. Aniq shaxsni ko'rsatish.

6. Ochilish manzili

7. Xatning umumiy mazmunini ko'rsatish, ya'ni. xatning mavzusi.

8. Xatning asosiy matni.

9. Xushmuomalalikning yakuniy formulasi.

10. Imzo.

11. Ilovaning ko'rsatilishi.

Rossiyalik hamkorga ish xatini yozayotganda, yana bir nechta qoidalarni esga olish kerak.

Hujjat yuborilgan shaxsning pozitsiyasi dativ holatda ko'rsatilgan, masalan:

bosh direktorga
"Alfa Business" OAJ
V.A. Proxorov

"Beta Holding" OAJ
Bosh hisobchi
V.M. Ivanov

Agar siz "Janob", "Xonim" qisqartmalaridan foydalansangiz, avval respondentning familiyasini, keyin esa bosh harflarini yozing.

Hujjatda to'rttadan ortiq adresat bo'lmasligi kerak. Ikkinchi, uchinchi, to'rtinchi manzillardan oldin "Nusxa ko'chirish" so'zi ko'rsatilmaydi. Qabul qiluvchilar ko'proq bo'lsa, hujjatlarni tarqatish ro'yxati tuziladi.

Tashkilotga xat yuborayotganda uning nomini, keyin pochta manzilini ko'rsating.

Hujjatni jismoniy shaxsga yuborishda oluvchining familiyasi va bosh harflarini, keyin pochta manzilini ko'rsating.

Xatning asosiy qismida ko'rsatilgan qo'shimchaning mavjudligini ko'rsatadigan eslatma quyidagicha formatlanadi:

Ilova: 5 l uchun. 2 nusxada .

Agar xat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomini, varaqlar sonini va nusxalar sonini ko'rsating; Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlanadi, masalan:

Agar ilovalar bog'langan bo'lsa, unda varaqlar soni ko'rsatilmaydi.

Agar ariza hujjatda ko'rsatilgan barcha manzillarga yuborilmasa, uning mavjudligi to'g'risida quyidagi tarzda eslatma tuziladi:

Ilova: 3 l uchun. 5 nusxada. faqat birinchi manzilga.

"Imzo" rekvizitida hujjatni imzolagan shaxsning lavozimi ko'rsatilgan (agar hujjat blankada rasmiylashtirilmagan bo'lsa, to'liq va kompaniyaning rasmiy blankida tuzilgan bo'lsa, qisqartirilgan); shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya), masalan:

Treninglar