Biz har kuni o'nlab elektron pochta xabarlarini yuboramiz. Ba'zan bu juda qisqa xabarlar, masalan: "Tushlikka boramizmi?" Ba'zan - uning yordamida siz o'z biznesingizni yoki veb-saytingizni taqdim etasiz. Xatlar ko'p va vaqt oz bo'lsa, biz shoshilib, xato qila boshlaymiz. Odatda, matbaa xatosi kabi ahamiyatsiz, lekin ba'zida sizning obro'ingizga jiddiy putur etkazadigan va mijoz yoki xodim bilan munosabatlaringizni buzishi mumkin bo'lgan narsalar sodir bo'ladi.
Bunga yo'l qo'ymaslik mumkin, siz shunchaki to'plashingiz va ba'zi tuzoqlar haqida bilishingiz kerak. Elektron pochta xabarlarini yuborishda eng ko'p uchraydigan xatolar quyida keltirilgan. Diqqat bilan o'qing va esda tutingki, avval siz qisqa pauza qilishingiz kerak, hamma narsa tartibda yoki yo'qligini tekshiring va shundan keyingina "Yuborish" tugmasini bosing.
Siz noto'g'ri manzil yozyapsiz
Eng keng tarqalgan va eng yoqimsiz xato. Tasavvur qiling-a, siz do'stingizga juda shaxsiy fotosuratlarni yubormoqchisiz, lekin siz avtomatik ravishda xo'jayiningiz yoki mijozingiz manzilini yozasiz. Va faqat maktub ketganidan keyin nima bo'lganini dahshat bilan tushunasiz. Agar bu tasalli bo'lsa, har birimiz hayotimizda kamida bir marta bunday vaziyatga duch keldik: advokatlar maxfiy hujjatlarni qarama-qarshi tomonga yuborishdi, dizaynerlar noto'g'ri mijozga veb-sayt maketlarini yuborishdi va hokazo. Ammo bu bizda sodir bo'lganda, oyog'imiz ostidan yer yo'qolib ketganga o'xshaydi.
Yaxshiyamki, ko'pgina elektron pochta xizmatlari, masalan, Gmail, funktsiyaga ega. Uni yoqing va katta vaqt oralig'ini belgilang - bu tinchroq, bilasiz.
Siz qo'shimchani unutdingiz
Siz xatga ma'lum bir fayl biriktirilganligini yozdingiz, lekin uni qo'shishni unutdingiz. Ko'pincha tushunmovchilik va kechirim so'rashga olib keladigan yana bir keng tarqalgan xato. Bir tomondan, yaxshi, hech kim mukammal emas, lekin avval hamma narsani tekshirib, keyin xatni yuborgan ma'qul. Qabul qiluvchining savollariga yo'l qo'ymaslik uchun barcha biriktirilgan fayllarni to'g'ridan-to'g'ri xatning asosiy qismida ro'yxatga olishni tavsiya etamiz. Masalan, bu kabi:
Salom, Maksim! Men sizga bir nechta fayllarni yuboryapman, ular biriktirilgan:
Xizmat shartnomasi
Mushuk bilan GIF
Siz dizayn haqida o'ylamaysiz
Ular sizni, eslaganingizdek, kiyimlari bilan kutib olishadi. Agar siz elektron pochtangizni darhol o'chirishni xohlashingizga yo'l qo'ymaslikni istasangiz, uning shakli ustida ishlang. Ularning ta'kidlashicha, siz unga tarkibga qadar ko'p vaqt ajratishingiz kerak. Yaxshiyamki, bugun bu oson. Buning uchun Wix ShoutOut ilovasidan foydalanishni, mos shablonni tanlashni va unga matnni qo'shishni tavsiya qilamiz. Hech qanday maxsus bilim talab qilinmaydi, faqat hamma narsa toza va chiroyli ko'rinishiga ishonch hosil qiling. Aytgancha, yaxshi axborot byulletenining o'ziga xos sirlari va qoidalari bor, shuning uchun biz elektron pochta marketing bo'yicha direktorimizni o'qishni tavsiya qilamiz. Menga rahmat aytmang.
Siz maktubning mavzusini belgilamaysiz
Maktubning mavzusi matn sarlavhasi bilan taxminan bir xil rolni bajaradi. U sizning ismingiz yonida paydo bo'ladi, qabul qiluvchi uni ko'radi va siz unga nima yuborganingizni tushunadi: hisob-faktura, uchrashuv natijalari, ish taklifi, veb-sayt tartibi va boshqalar. Esda tutingki, mavzu aniq shakllantirilishi kerak, shunda kerak bo'lsa, odam sizning xatingizni tezda topadi va ishonarli bo'lib, agar biz, aytaylik, axborot byulleteni haqida gapiradigan bo'lsak, uni qiziqtiradi. Yaqinda biz qanday qilib unutgan bo'lsangiz, qayta o'qish kerakligi haqida yozgan edik.
Siz qoralamalarni saqlamaysiz
Agar siz matn muharrirlarida xat yozishni yaxshi ko'rsangiz, unda tez-tez saqlang, aks holda siz kun bo'yi xat yozishni tugatasiz, keyin esa birdan kompyuteringiz muzlab qoladi va hamma narsa yo'qoladi. Yoki to'g'ridan-to'g'ri pochta xizmatida yozing - keyin barcha eskizlaringiz avtomatik ravishda "Qoralamalar" papkasida saqlanadi.
Siz qo'pollik qilyapsiz
Xat yozishda xushmuomalalik hayotdagidan kam emas. Bu erda hamma rioya qilishi kerak bo'lgan asosiy qoidalar:
Har doim xat uchun jo'natuvchiga minnatdorchilik bildiring, ayniqsa u yaxshi ish qilganini ko'rsangiz. Esingizdami, bolaligimizda hammamizga "sehrli" so'zlarni o'rgatishgan edi? Katta bo‘lsak ham ularni unutmaylik.
Vaziyat o'ta dolzarb va muhim bo'lsa ham, xotirjam bo'ling. Asabiylashish va tanbehlar, albatta, yaxshi narsaga olib kelmaydi.
Xatingizni umumiy iboralar bilan boshlang va tugating. Rasmiylik darajasi siz kim bilan yozishayotganingizga bog'liq bo'ladi. Agar bu sizning xo'jayiningiz yoki shunchaki rasmiy shaxs bo'lsa, "Salom", "Bye" yoki "Kisses" dan foydalanmang. Va aksincha, agar siz hamkasbingiz yoki do'stingizga yozayotgan bo'lsangiz, an'anaviy "Hurmat bilan" ni ishlatmasdan qilishingiz mumkin.
Siz matnni tahrir qilmaysiz
Yozuv xatolar butun taassurotni buzishi mumkin, shuning uchun yozilgan xatni diqqat bilan qayta o'qing, yaxshisi bir necha marta. Imlo yoki sintaksis haqida shubhangiz bo'lsa, o'ting Gramotu.ru. Keyin xatolar uchun uzr so'ragandan va haqiqatda savodli ekanligingizni isbotlagandan ko'ra, etti marta o'lchash, ya'ni tekshirish yaxshiroqdir.
Aytgancha: agar siz tasodifan tugallanmagan xat yuborishdan qo'rqsangiz, avval butun matnni to'liq yozing va shundan keyingina qabul qiluvchining manzilini yozing.
Siz xatning nusxasiga to'g'ri odamlarni qo'ymayapsiz
Keling, maktubingizni kim olishi mumkinligini aniqlaylik. Kimga maydoni asosiy qabul qiluvchi hisoblanadi. "Ss" maydoni - nusxani oladigan shaxs. U to'g'ridan-to'g'ri muhokama qilinayotgan masala bilan bog'liq emas, balki bilishni xohlaydi yoki bilishi kerak. "Bcc" maydoni yashirin qabul qiluvchilardir. Siz ularni qo‘shasiz, lekin asosiy qabul qiluvchi ularni ko‘rmaydi. Va bu erda siz ehtiyot bo'lishingiz kerak: siz Cc va Bcc ni chalkashtirib yuborishingiz mumkin, keyin qabul qiluvchi uni josuslik qilmoqda deb o'ylaydi.
Shuni yodda tutingki, ba'zi odamlar nima bo'layotganidan xabardor bo'lishlari muhim. Siz “Qanday qilib meni nusxaga qo'shmaysiz?! Men bu loyiha ustida ikki oy ishladim!” Agar shubhangiz bo'lsa, savolga aloqasi bo'lgan har bir kishini qo'shing. Ehtimol, hamma ham chalg'itayotganidan xursand bo'lmaydi, lekin sizga qarshi hech qanday shikoyat bo'lmaydi.
Siz obuna bo'lmaysiz
Siz "Hurmat bilan, Masha" deb yozdingiz va hamma narsa tartibda deb o'ylaysiz, lekin maktubni oluvchi o'tirib, bu qanday Masha ekanligiga hayron bo'ladi. Bosmaxonadanmi? Yoki illyustratormi? Uni taxmin qilishiga yo'l qo'ymaslik uchun imzo qo'ying va u avtomatik ravishda har bir xabaringizning oxiriga qo'shiladi. Ismingiz va familiyangizni, kompaniya nomini, lavozimini va Skype yoki telefon raqami kabi aloqa ma'lumotlarini kiritganingizga ishonch hosil qiling. Siz manzilni qo'shishingiz mumkin - bu reklama bo'lsa-da, u ko'zga tashlanmaydi.
Siz noto'g'ri vaqtni tanlayapsiz
Kechasi xat yozish yaxshi fikr emas. Birinchi sabab: ehtimol siz kun davomida juda charchagansiz, unchalik yaxshi o'ylamaysiz va yuqoridagi barcha xatolarga yo'l qo'yish xavfi bor. Ikkinchi sabab: ertalabki pochta ko'chkisi sizning yarim tungi xatingizni ko'mib tashlaydi va qabul qiluvchi uni yaqin kelajakda ko'rmaydi. Uchinchisi: ertalab soat uchda ish xatlarini yozayotgan bo'lsangiz, sizda yaxshiroq ish yo'q.
Bizning maslahatimiz: agar muhim yoki shoshilinch hech narsa sodir bo'lmagan bo'lsa, barcha oddiy odamlar kabi dushanbadan jumagacha va ish vaqtida xabarlarni yuboring.
Kerak biznesingiz uchunmi? Uni Wix-da o'zingiz yarating - bu oson va bepul!
Muayyan tovarlarni sotib olishga buyurtma berish uchun odatda maxsus buyurtma blankalari to'ldiriladi, ularda mahsulot miqdori, ularning tavsifi, narxi, to'lov shartlari (to'lov shartlari), etkazib berish sanasi, chegirmalar va boshqalar ko'rsatiladi. Ba'zi hollarda, ba'zi fikrlarni aniq ta'kidlash kerak bo'lganda, buyurtma shakli ilova qilingan qo'shimcha xat yoziladi.
Agar tovar sotuvchisi yoki yetkazib beruvchisi buyurtmani bajarishga qodir bo'lsa, u xaridorga buyurtmani tasdiqlovchi yoki tasdiqlovchi xat yuboradi.
Bu ko'pincha sotuvchi tomonidan imzolangan buyurtmaning nusxasi (buyurtma nusxasi yoki dublikati). Odatda, buyurtmani tasdiqlovchi xatga ilova qilinadi, unda sotuvchi buyurtma uchun minnatdorchilik bildiradi, shuningdek, xaridorga ma'lum o'zgarishlar (narxlarning o'zgarishi, etkazib berish muddati va boshqalar) haqida xabar beradi.
Agar sotuvchi yoki etkazib beruvchi biron-bir sababga ko'ra buyurtmani bajara olmasa, u buyurtmani rad etadi (buyurtmani rad etish, rad etish) yoki tegishli mahsulotni almashtirishni (almashtirishni) taklif qiladi. sotuvda yo'q.
Buyurtma harflarining klişelari va ifodalari:
- -- Bizning (sana ko'rsatilgan) maktubimizga (faksga) javob (javob) sifatida... , biz sizga rahmat aytamiz... - Sizning maktubingizga (faksingizga) javob sifatida..., sizga rahmat aytamiz.. .
- -- Biz sizning taklifingizni qabul qilamiz va siz bilan buyurtma berishdan mamnunmiz... -- Biz sizning taklifingizni qabul qilamiz va sizga buyurtma berishdan mamnunmiz...
Buyurtmani tasdiqlash xatlarining klişelari va ifodalari:
- -- № ... buyurtmangiz uchun katta rahmat (sana) ... -- № ... buyurtmangiz uchun rahmat...
- -- Umid qilamizki, "sizning aylanmangiz yaxshi bo'ladi va biz kelajakda sizning kompaniyangiz bilan shug'ullanamiz. -- Umid qilamizki, siz yaxshi aylanmaga ega bo'lasiz va kelajakda kompaniyangiz bilan hamkorlik qilamiz.
Shop-Rite supermarketi
Rio Grande, NJ, 08240
Poyafzalga buyurtmamiz
14-fevraldagi maktubingizga javoban biz sizga o'z kataloglaringizni va erkaklar poyafzallarini yuborganingiz uchun tashakkur bildiramiz va Rossiyada ularga talab katta bo'lishiga ishonchimiz komil.
Biz sizning taklifingizni qabul qilamiz va siz bilan erkaklar poyabzaliga buyurtma berishdan mamnunmiz.Biz 14-sonli buyurtmani ilova qilamiz.
Hurmat bilan,
Enc. Buyurtma № 14
- O R D E R No 14
- (iltimos, qarang
bu raqam hamma uchun
Shop-Rite supermarketi
Rio Grande, NJ, 08240
Iltimos, quyida ko'rsatilgan nom va rangdagi chaqaloqlar uchun 1000 dona kiyim yetkazib bering:
Sarlavha rangi miqdori
Ko'k rangli futbolka 200
Oq futbolka 100
Qora futbolka 100
Pushti futbolka 300
Narxi: har biri $4,99 (jami - $4,990)
Yetkazib berish: havo orqali yuk tashish
To'lov: akkreditiv orqali
Qadoqlash: standart
p.p. Bosh xaridor
U xuddi shu harakatlarni bajaradigan BP30 ning standart funksionalligini to'g'ri ta'kidladi. Men izohdan iqtibos keltiraman:
Shaxsiy sozlamalar - Elektron pochta sozlamalari - Chiquvchi xatlarning nusxalarini manzilga yuboring.
yuqoridagi tasvir:
Qisqasi, men g'ildirakni ixtiro qildim. Kengaytmani yuklab olishingiz shart emas, lekin standart funksiyadan foydalaning.
Qisqacha kirish
Turli xil pochta serverlari SMTP orqali yuborilgan elektron pochta xabarlariga nisbatan boshqacha yo'l tutishadi. Agar sizda Gmail-da pochta bo'lsa, unda yuqorida tavsiflangan muammo sizga tegishli emas. Menda Yandex-da pochta bor va agar hech narsa qilinmasa, BP 3.0 dan xat yuborganingizdan so'ng, bu yuborish fakti izsiz yo'qoladi. Internetda men xatning "Bcc" maydonida manzilni ko'rsatgan holda o'zingizga xat yuborish uchun maslahat topdim. Pochta qutingizning yon tomonida siz harflarni tahlil qilish qoidalarini o'rnatishingiz va o'zingizdan kelgan xatni "Yuborish" jildiga ko'chirishingiz mumkin.
Ma'lum bo'lishicha, YandexMail sukut bo'yicha xatlarni "Yuborilgan" jildiga o'tkazadi, agar hisobning elektron pochta manzili (ya'ni, sizning elektron pochtangiz) xatning "bcc" maydonida bo'lsa.
U qanday ishlaydi
Agar kengaytma allaqachon o'rnatilgan bo'lsa, u holda kontragentingizga eng odatiy usulda xat yuboring, masalan, hujjat yoki hujjatlar reestridan "Xaridorga hisob-faktura"
Xat yuborish shaklida xatni o'zingizga yo'naltirish uchun "Yuborgan narsalarga yuborish" katagiga belgi qo'ying (belgilangan katak joriy foydalanuvchi uchun eslab qoladi)
Xat yuborishingiz mumkin.
U kontragentga etib boradi.
Siz kompaniya nomidan yozasizmi yoki xususiy tadbirkor sifatida o'zingizning nomingizdan yozasizmi, ishbilarmonlik yozishmalarisiz biznesning hech bir joyi yo'q. To'g'rirog'i, uning qoidalariga qanday amal qilasiz. Sizning potentsial biznes sheriklaringiz yoki mijozlaringiz sizni ular bilan qanday muloqot qilganingizga qarab baholaydilar. Ish xati, deyish mumkinki, biznesmenning "yuzi". Va uni yo'qotmaslik uchun ushbu formatdagi muloqotning oltin qoidalari haqida bilish muhimdir.
Elektron pochta orqali biznes yozishmalari uchun qoidalar
Elektron pochta endi oddiy pochtaga qaraganda tez-tez ishlatilayotganligi sababli, biz onlayn ish yozishmalarini qanday qilib to'g'ri olib borishga e'tibor berishga qaror qildik. Bu erda bir nechta tavsiyalar mavjud, agar ularga rioya qilsangiz, suhbatdoshingiz oldida obro'ingizni yo'qotishingizning oldini oladi.
Pochta qutisi nomi
Yangi xabarni ochganimizda e'tiborimizni tortadigan birinchi narsa - bu yuborilgan manzil. Ko'pchilik bu nuqtaning ahamiyatini e'tiborsiz qoldirib, shaxsiy elektron pochta hisoblaridan ish xatlarini yuborishadi. Elektron pochta manzilida faqat sizning ismingiz odamlar o'qiy oladigan formatda bo'lsa, buning hech qanday yomon joyi yo'q. Ammo "kissa1988" yoki "pupsik-26" kabi turli taxalluslar mavjud bo'lsa, unda bunday pochta qutisidan xabar yuborish shunchaki qabul qilinishi mumkin emas. Tasavvur qiling-a, odam "chaqaloq" yoki "shirin" dan biznes taklifini olganida qanday his-tuyg'ularni boshdan kechiradi.
Shuningdek, info@, inbox@ va shunga o'xshashlar bilan boshlanadigan pochta manzillari biznes yozishmalarida qabul qilinmaydi. Ular shunchaki jiddiy qabul qilinmaydi va elektron pochta hatto ochilmasligi uchun yaxshi imkoniyat bor. Eng yaxshi variant - pochta qutisidan biznes yozishmalarini o'tkazish [elektron pochta himoyalangan], bu erda ism sizning ismingiz va familiyangiz bo'lsa, kompaniya - kompaniyaning nomi.
Qabul qiluvchilar
Elektron pochta yozishmalarida to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchiga xat yuborish va boshqa qabul qiluvchilarni nusxalash mumkin. Xabar nusxasidagi qabul qiluvchilar unga javob berishlari kutilmaydi. Ular taklif qilingan kuzatuvchilarga o'xshaydi. Shuning uchun, yuborishdan oldin, aniq kimdan javob olishni xohlayotganingizni oldindan aniqlang va qabul qiluvchilarni to'g'ri tartibga soling. Biroq, iloji bo'lsa, elektron pochtangizni to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchilar sifatida bir nechta odamni ko'rsatmang. Vaziyat yuzaga kelishi mumkinki, agar har bir kishi bu mas'uliyatni boshqa qabul qiluvchiga "o'tkazish" ga qaror qilsa, ularning hech biri sizga javob bermaydi.
Agar siz o'zingizni biznes xatining nusxasida topsangiz, unda siz allaqachon tushunganingizdek, jo'natuvchi sizning javobingizni kutmaydi. Ammo agar sizga maxsus javob berish kerak bo'lsa, buni qilishingiz mumkin, ammo xabarning boshida "aralashuv" uchun kechirim so'rash muloyim bo'lar edi.
Xatni formatlash
Rasmiy biznes uslubi. Ishbilarmonlik yozishmalarida, albatta, rasmiy uslub qo'llaniladi. Unda sifatlar, keraksiz malakalar va tafsilotlar yo'q. Faqat aniqlik, aniqlik va mantiq. Biznes xabarini yozgandan so'ng, uni qayta o'qib chiqish va hech qanday maxsus ma'noga ega bo'lmagan va aytilayotgan narsaning mohiyatini o'zgartirmaydigan barcha iboralarni olib tashlash foydalidir. Faqatgina bunday so'zlar va iboralar o'chirilganligiga ishonchingiz komil bo'lsa, unda siz ish xatini yozishning ushbu qoidasiga rioya qilingan deb aytishingiz mumkin.
Savodxonlik. Xabarni to'g'ri va xatosiz yozish muhimligini aytish "qordan odam qordan bo'lishi kerak" degan bilan bir xil. Biroq, bu qoidani e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi. Savodxonlik har qanday yozishmalarning asosidir. Imlo xatolari bilan ish xat yozayotgan odamni hech kim jiddiy qabul qilishi dargumon.
Xatning mavzusi. Uni yozish shart. Qabul qiluvchi xat nima haqida bo'lishini bir qarashda darhol tushunishi uchun uni qisqa, ammo lo'nda qilishga harakat qiling. Mavzu bitta so'zdan iborat bo'lmasligi kerak. "Ma'lumot", "Savol" va boshqalar. - noto'g'ri ish maktubi mavzulari. "X kompaniyasidan taklif" to'g'ri mavzu. Agar sizning xatingizdagi ma'lumotlar ayniqsa muhim bo'lsa, uni deyarli barcha elektron pochta xizmatlarida mavjud bo'lgan maxsus "muhimlik" bayrog'i bilan belgilashingiz mumkin.
Shrift. Xabar matni, birinchi navbatda, o'qilishi mumkin bo'lishi kerak. Shuning uchun, Arial yoki Times New Roman shriftidan foydalaning, o'rta o'lchamni tanlang (masalan, mail.ru da optimal shrift hajmi 3). Shriftlar yoki ranglar bilan tajriba qilmang. Bu biznes yozishmalarida nomaqbuldir. Caps Lock, undov belgilari yoki har qanday maxsus belgilarni (jumladan, kulgichlar) ishlatmang. Ruxsat berilgan yagona narsa - kursiv yoki qalin harflar bilan ba'zi iboralarni ajratib ko'rsatish. Ammo buni faqat o'ta kerak bo'lganda ishlatishga harakat qiling.
O'qish qulayligi va fikrlarni yaxshiroq etkazish uchun siz xat matni bo'ylab sarlavhalardan foydalanishingiz mumkin. Ammo ularning soni juda ko'p bo'lmasligi kerak - 3-4 dan oshmasligi kerak.
Bir paragraf 4 qatordan oshmasligi kerak. Juda uzun paragraflarni o'qiganimizda, matn birgalikda xiralashadi va asosiy g'oya yo'qolishi mumkin.
Har qanday ro'yxatlar va ro'yxatlar maxsus markerlar yordamida tuzilishi kerak.
Korporativ shablon. Agar siz korporativ uslubingizda markali elektron pochta shablonini ishlab chiqsangiz yaxshi bo'lardi. Va siz barcha biznes xabarlarni faqat ushbu shablon bilan yuborasiz. Bu sizga boshqalardan ajralib turishga va biznes xabarida talab qilinadigan rasmiyatchilikni saqlashga imkon beradi. Biroq, siz "brending" bilan ortiqcha ishlamasligingiz kerak - ortiqcha ijodkorlik faqat zarar keltiradi. Shunga qaramay, biz o'yin-kulgi haqida emas, balki biznes aloqasi haqida gapiramiz. Qabul qiluvchilar sizning xabarlaringizni nafaqat kompyuterda, balki mobil qurilmalarda ham o'qishi mumkinligini unutmang. Shuning uchun shablon turli ekran o'lchamlari uchun optimallashtirilgan bo'lishi kerak.
Bitta xatda faqat bitta yangilik bo'lishi kerak. Va shunga ko'ra, qabul qiluvchidan faqat bitta maqsadli harakat kutilishi kerak. Bir xabarda qabul qiluvchiga bir nechta savol, taklif yoki so'rovni bir vaqtning o'zida joylashtirish noto'g'ri hisoblanadi.
U quyidagi qismlarga bo'linishi kerak:
- kirish;
- Asosiy qism;
- xulosa.
Kirish qismida xabarning maqsadi va uni yozish sabablarini qisqacha aytib bering. Asosiy qism maktubning mohiyatidir. Xulosa qilib aytganda, yuqoridagilarni umumlashtirishingiz kerak - bu xulosalar, so'rovlar, ko'rsatmalar, takliflar va boshqalar bo'lishi mumkin. Ish yozishmalarida har qanday "postkript" dan foydalanish juda istalmagan. Shuningdek, aforizmlar, metaforalar, maqollar va hokazolardan qoching.
Agar siz xatda grafik tasvirni yuborishingiz kerak bo'lsa, uni xabar matniga kiritmang, balki uni alohida fayl sifatida biriktiring. Rasmlar turli qurilmalarda to'g'ri ko'rsatilmasligi yoki qabul qiluvchining elektron pochta dasturi interfeysida butunlay o'chirib qo'yilishi mumkin. Matnda, agar kerak bo'lsa, shunchaki "ma'lumot biriktirilgan faylda" deb belgilang. Agar bunday fayllar bir nechta bo'lsa, ularning nomlarini yozishni unutmang.
Agar siz qisqartmalar va so'zlarning qisqartmalaridan foydalansangiz, qabul qiluvchi ular nimani anglatishini tushunishiga 100% ishonch hosil qilishingiz kerak. Umuman olganda, uni xavfsiz o'ynash va bunday narsalarni ishlatmaslik yaxshiroqdir.
Hissiyotlarning etishmasligi. Ish xatlarida hech qanday hissiy ohang bo'lmasligi kerak. Umuman. Agar siz shikoyat yozayotgan bo'lsangiz ham va siz haqiqatan ham g'azabingizning to'liqligini ko'rsatishni xohlasangiz yoki aksincha, muvaffaqiyatli bitim uchun sherigingizga chin dildan minnatdorchilik bildirasiz. Xabar o'zini tutib, hatto biroz sovuqqon bo'lishi kerak. Har bir inson o'zining individualligini qadrlaydi, ammo biznes yozishmalari buni ko'rsatishning eng yaxshi usuli emas. Quvnoq yoki g'amgin odam, farrosh yoki bosh direktorning rasmiy xati bir xil bo'lishi kerak.
Lug'atdan foydalanish. Ish yozishmalarida jumlalarni bog'lash uchun quyidagi barqaror iboralar qo'llaniladi:
- shu sababli;
- nimaga asoslanadi;
- (bir narsa) tufayli;
- ga muvofiq;
- asoslangan;
- e'tibor bering;
- hisobga olish;
- nima xizmat qildi.
Va hokazo. Shuningdek, ish xatlarida xabar yoziladigan sohada umumiy qabul qilingan qisqartmalar va qisqartmalardan foydalanishga ruxsat beriladi. Agar qabul qiluvchi ma'lum bir qisqartmani tushunishiga shubha qilsangiz, iborani to'liq yozgan ma'qul.
Salom. Iltimos, hech qachon "Yaxshi kun" klişesini ishlatmang. Aytish mumkinki, bu nafaqat biznes yozishmalar uchun, balki umuman elektron pochta uchun ham yomon shakl. Optimal salomlash - "Salom, ism/o'rta ism". Aytgancha, xabarni qabul qiluvchiga nafaqat salomlashishda, balki matn bo'ylab ham ismi bilan murojaat qilish yaxshidir. Agar siz shaxsan tanish bo'lmagan odamga yozayotgan bo'lsangiz, eng boshida qabul qiluvchining manzilini qaerdan olganingizni ko'rsatishingiz kerak.
Harf hajmi. Bu fantastika asari emas va sizning "mavzu bo'yicha" shaxsiy fikrlaringiz emas. Xabar undagi barcha ma'lumotlarni etkazish uchun imkon qadar qisqa bo'lishi kerak. Xat matni bitta "ekran" ga to'g'ri kelsa, maqbuldir. Uzoq harflarni o'qish charchatadi va ko'pchilik buni bezovta qiladi.
Xatlarga javoblar. Olingan xabarga javob berganingizda, har doim Yozish tugmasini emas, balki Javob berish tugmasini bosing. Birinchi variantda sizning yozishmalaringiz tarixi avtomatik ravishda javobingizga kiritiladi. Bu to'g'ri, chunki odam sizning kimligingizni va undan nimani xohlayotganingizni darhol eslay olmaydi, agar u fon hikoyasini ko'rmasa. Ayniqsa, oxirgi yozishmalardan besh kundan ortiq vaqt o'tgan bo'lsa. Suhbatdoshingizning xabariga javob berayotib, undan iqtibos keltiring. Bu unga avval nima haqida gapirganingizni eslab qolish imkoniyatini beradi.
Har doim boshqa odamga kerak bo'lganda minnatdorchilik bildiring. Masalan, siz "Vladimir, xatingiz uchun rahmat" yoki "Irina Alekseevna, tez javobingiz uchun rahmat" deb yozishingiz mumkin. Bunday nuanslar suhbatdoshga bo'lgan hurmatingizni ko'rsatadi va elektron muloqotning kayfiyatini yumshatadi.
Agar suhbatdoshingiz sizga o'z noroziligini bildirgan yoki hatto ochiqchasiga qo'pollik qilgan xabarni yuborgan bo'lsa, qanchalik xohlasangiz ham, unga xuddi shunday javob bermaslikka harakat qiling. Vaziyatlar har xil, lekin har doim muloyim va vazminlik bilan javob bering.
Albatta, qanchalik tez javob bersangiz, shuncha yaxshi. Agar siz bir necha soat ichida javob bera olsangiz juda yaxshi. Bu davr optimal hisoblanadi. Ammo bir necha kun ichida javob olamiz deylik. Psixologlarning ta'kidlashicha, odam uchun elektron pochtaga javob kutish uchun qulay vaqt 48 soat, ya'ni ikki kun. Agar siz uzoqroq kutishingiz kerak bo'lsa, bu allaqachon hurmatsizlik yoki jaholat sifatida qabul qilinishi mumkin. Agar xabarda ko'tarilgan savol javob berish uchun sizdan ko'proq vaqt talab qilsa, xatni olganingizni, uni ko'rib chiqish uchun qabul qilganingizni va imkon qadar tezroq javob berishingizni yozing. Shunday qilib, jo'natuvchi hech bo'lmaganda e'tibordan chetda qolmaydi.
Xatning xulosasi. Siz manipulyatsiyaga urinish sifatida qabul qilinishi mumkin bo'lgan iboralarni yozmasligingiz kerak: "Men foydali hamkorlikka umid qilaman", "Javobingiz uchun oldindan rahmat" va hokazo. E-pochta yozishmalarida "Hurmat bilan", "Mening samimiy tilaklarim" va shunga o'xshash iboralar bilan xayrlashish yaxshiroqdir. Ha, bunday iboralar klişedir, lekin ular biznes aloqalari uchun juda mos keladi. Imzoda ismingizni, familiyangizni, lavozimingizni va kompaniya nomini yozing. Shuningdek, elektron pochtadan tashqari, siz bilan bog'lanishingiz mumkin bo'lgan aloqa ma'lumotlarini qoldiring.
Etkazib berish vaqti. Albatta, elektron pochta xabarlari olingandan so'ng darhol o'qilishi kerak degani emas. Ammo elektron pochta biznes etikasida dam olish kunlari, bayramlarda, kechki payt yoki tunda elektron pochta xabarlarini yuborish nomaqbul deb hisoblanadi. Standart ish soatlariga rioya qilishga harakat qiling.
Va, albatta, "yuborish" tugmasini bosishdan oldin, qabul qiluvchining ismi va elektron pochta manzilining imlosini diqqat bilan tekshiring. Xabarning to'liq matnini qayta o'qing va matn terish xatolari yoki noto'g'ri iboralar mavjudligini tekshiring.
sehrgar_roman"Ko'r nusxa" tushunchasi, ahmoqona ishlarni qilmaslikni o'rganishAjablanarlisi shundaki, ko'p odamlar bir vaqtning o'zida bir nechta odamlarga elektron pochta xabarlarini yuborishlari kerak bo'lganda, oddiygina "Kimga" maydonida manzillarni sanab o'tishadi, bu elektron pochta sizning hamkasblaringiz yoki do'stlaringizga yuborilganda, lekin guruhga xat yuborishda bu odatiy holdir. Shunday qilib, siz barchaga boshqa qabul qiluvchilarning manzillarini ko'rsatasiz, bu esa asosan sizning manzil bazangizni ochib beradi.
Sizning mijozlaringiz qilishlari kerak bo'lgan yagona narsa - bu xatni raqibingizga yuborish va sizning kontaktlaringiz darhol sizib chiqadi.
Bu g'alati, lekin ko'pchilik ahmoqlardan uzoq bo'lganlar, agar siz ko'plab oluvchilarga bir-birlari haqida bilmasliklari uchun xat yuborishingiz kerak bo'lsa, buning uchun "Bcc" maydoni borligini bilib hayron bo'lishadi.
Masalan, mail.ru uchun u quyidagicha ko'rinadi:
Va yana bir bor qisqacha:manzillarni "kimga" da ko'rsatdi - har bir kishi "ko'r uglerod nusxasi" da ko'rsatilgan xatlarni kimga yuborganingizni ko'rishi mumkin - hamma xat faqat unga tegishli deb o'ylaydi.
Va har bir oluvchi "to" maydonida bo'ladigan xat oladi faqat uning manzili . Boshqa dasturlar uchun, agar siz BCC-ni qayerda topa olmasangiz, kimdir sizga ko'rsatishini so'rang. Yana bir kichik nuqta, "to" maydonida bitta manzilni ko'rsatishingiz kerak, aksariyat dasturlar yoki pochta serverlari ushbu parametrsiz xat yuborishga ruxsat bermaydi.
Shunday qilib, mijozlaringiz guruhiga takliflar, yangiliklar yuborish haqida gap ketganda - bu erda ko'r-ko'rona nusxadan foydalanish amaliyoti aniq, siz manzil bazasini yashirishingiz kerak. Hamkasblaringizga xat yuborish haqida qiziqarli nuqta, bu erda vaziyatga qarab harakat qilish tavsiya etiladi, masalan, takliflar yuborish (masalan, mijozlarga xizmat ko'rsatishni yaxshilash uchun) so'rovi bilan xat yuborish va agar har bir hamkasb buni boshqa ko'rsa odamlar bir xil xatni olishgan, keyin ular javob bermaydilar - boshqalarga tayanadilar, ya'ni siz yashirin nusxadan foydalanishingiz kerak. Agar bu buyruq bajarilsa, masalan, hamkasbingizning boshlig'ini ko'rsatish shunchaki mo''jizalar yaratadi va sizning buyurtmangiz bajariladi.
Yetkazib beruvchilar bilan alohida masala. Bir tomondan, nusxadagi barcha oluvchilarni ko'rsatish etkazib beruvchiga tanlovingiz borligini ko'rsatishi kerak va u sizga yaxshi narxlarni taklif qilishi kerak. Boshqa tomondan, xatingizni olgan menejer, u nafaqat unga yuborilganligini ko'rib, sizning so'rovingizga "salqin" munosabatda bo'ladi. Shaxsan, mening fikrimcha, etkazib beruvchilarga nisbatan siz hech bo'lmaganda savdo sirlarini himoya qilish uchun yashirin nusxadan foydalanishingiz kerak, ammo etkazib beruvchining menejeri bilan yaxshi munosabatlar uchun ko'proq ehtimol.
Mutaxassisning xatosi haqida yaqinda o'qishingiz mumkin, barcha qabul qiluvchilar boshqa oluvchilarni ko'rganlarida: Bu chatda hammaga shafqatsizlar, u erda haqiqatan ham hurmatli odamlar - rejissyorlar bor edi, lekin baribir ko'pchilik bunga javoban spam oldi.
Har doimgidek, sharhlarda muhokama qilish mamnuniyat bilan qabul qilinadi.
