Règles de correspondance commerciale de la correspondance commerciale par e-mail. Règles de correspondance commerciale

6.7. Organisation des négociations commerciales Les négociations comme l'une des variétés de communication ont un certain nombre de caractéristiques distinctives. Une caractéristique importante des négociations est qu'elles sont menées dans une situation où les intérêts des parties sont hétérogènes, c'est-à-dire que leurs intérêts ne sont pas

Histoire originale : Améliorer l'approvisionnement en eau de la Jordanie : pour le peuple, par le peuple, grâce à des partenariats

Les cinq éléments des opérations commerciales Les trois éléments autour du périmètre du triangle B-I sont les éléments organisateurs des cinq éléments internes enseignés dans l'enseignement traditionnel. Si au moins un des éléments fondamentaux est une mission, l'équipe

De sauver des gens à moins de gens Lorsque la crise pétrolière de 1973 a frappé, les constructeurs automobiles ont réalisé que la marge de croissance de leur industrie était limitée. Avec le déclin de la production automobile, la tâche de réduire les effectifs par l'automatisation a perdu de sa pertinence.

Chapitre 12 E-mail Passion E-mail ! Ça, c'est une rock star ! D'un point de vue technique, il s'agit d'un outil raisonnable, rapide, pratique et abordable. Les e-mails sont si faciles à envoyer, recevoir, numériser, copier, transférer, archiver et trouver,

Une lettre commerciale est une sorte de portrait psychologique de l'expéditeur, sa carte de visite, ainsi qu'une partie de l'image et de la réputation de l'entreprise. Comment se prémunir contre la perspective de mettre une croix audacieuse sur tout cela - dans notre article.

Tatyana Nikolaeva,

Expert principal en étiquette commerciale au Centre de formation à la négociation, Moscou

Règles de messagerie pour les gens d'affaires, c'est une sorte d'outil qui permet de "garder le visage" de l'entreprise et de refléter son image dans la communication avec les partenaires. Quelles sont les règles clés de la correspondance commerciale par e-mail que les commerçants doivent prendre en compte ? Regardons de plus près, car cela joue vraiment un rôle énorme.

Règle 1 : incluez l'objet de l'e-mail

C'est par ce critère qu'une personne occupée décide quelle lettre ouvrir en premier. De plus, cette règle de courrier électronique permet à l'interlocuteur de trouver la lettre souhaitée parmi le flux de correspondance. Par exemple, il est pratique de recevoir des e-mails dont les objets reflètent différents aspects organisationnels d'un même processus.

Par exemple : « Dossier de documents du participant », « Facture de participation à l'exposition », « Mémo au participant de l'exposition », « Aménagement des pavillons d'exposition », etc. Si toute la correspondance a été menée avec le sujet « Participation au exposition », trouver la lettre désirée dans une correspondance abondante, ce serait beaucoup plus difficile.

Règle 2. N'oubliez pas l'adresse et le message d'accueil

C'est là que la lettre devrait commencer. Il est préférable de le faire sous cette forme : "Bonjour, nom (patronyme) du destinataire." La construction lourde de "Bonne journée!" mieux vaut ne pas utiliser. Il est également incorrect d'indiquer le libellé suivant : "Bonjour, M. Ivanov". Dans un environnement d'affaires, on ne parle pas de santé. Si la lettre est adressée à un groupe de personnes, vous pouvez utiliser le mot collectif : « Chers Messieurs ! ou "collègues!". Vous ne pouvez vous passer de contact qu'en cas de correspondance intensive en mode "question-réponse", comme lors d'une communication sur Skype.

Phrases qui ne peuvent pas être utilisées dans la correspondance

Si le courrier électronique est un important canal de génération de prospects pour votre organisation, voici 11 expressions, dont la rédaction du magazine "Directeur Commercial" recommande de se débarrasser d'urgence.

Règle 3. Rappelez-vous que la brièveté est la soeur du talent

Si l'objet de la lettre nécessite des explications et des précisions, précisez les paramètres nécessaires. Cependant, ne versez pas "d'eau" en même temps, écrivez spécifiquement. L'option idéale serait une petite lettre dans laquelle vous convenez avec le destinataire d'une conversation téléphonique ou d'une réunion où vous pourrez discuter de tous les détails.

Règle 4. Style d'écriture - affaires, ton - neutre

Contrairement à la communication en face à face et à une conversation téléphonique, où vous avez un script, votre destinataire non seulement ne vous voit pas, mais ne vous entend pas non plus. Vous ne pouvez pas compléter vos mots avec des expressions faciales, une intonation ou d'autres indices non verbaux. Par conséquent, respectez strictement cette règle du courrier électronique professionnel. Par exemple, dans une conversation, la phrase "de quoi d'autre avez-vous besoin de moi?", prononcée avec une certaine intonation, exprimera le désir de connaître la liste complète des devoirs ou des actions. Et à l'écrit, ça peut se lire comme ça : « Combien puis-je charger ? Ayez une conscience !

Par conséquent, si vous êtes prêt pour d'autres actions, il est préférable de toujours utiliser cette règle de correspondance par e-mail. Écrivez comme ceci : "à quoi d'autre puis-je être utile/utile ?". Si vous ne souhaitez pas participer à la suite du processus, vous devez le dire correctement. Par exemple, comme ceci : « Chers collègues, compte tenu de ma charge de travail élevée sur un autre projet, je vous serais reconnaissant de… », puis décrivez vos souhaits : « me libérer de tout travail ultérieur sur ce projet », « décrivez-moi l'éventail complet de mes fonctions afin que je puisse planifier mon travail. Parallèlement, il est important de prendre en compte la subordination : si vous correspondez avec le responsable, vérifiez avec lui la priorité de ce travail.

Règle 5. Dosez le nombre d'émoticônes dans le texte

C'est une règle fondamentale de la correspondance électronique des gens d'affaires. Dans certaines entreprises, l'utilisation de « smileys » est strictement interdite. Si votre organisation n'en fait pas partie, utilisez ces icônes, mais soyez très prudent. Après tout, les « émoticônes » sont des symboles d'émotions qui doivent être dosées dans un environnement professionnel. Une icône dans la lettre suffit pour que l'interlocuteur comprenne vos émotions. Cette règle de correspondance par e-mail s'applique également aux communications professionnelles sur Skype et ICQ.

Règle 6. N'oubliez pas la signature électronique

À la fin de toute lettre (pas seulement la première), il doit y avoir une signature contenant le nom complet et la fonction de l'expéditeur, ses contacts professionnels et le logo de l'entreprise. C'est un bon ton et un indicateur de la présence d'une culture d'entreprise.

Règle 7. Relisez la lettre avant de l'envoyer. Corrigez les erreurs et les fautes de frappe

L'insouciance n'est pas la meilleure qualité pour un homme d'affaires.

Règle 8. Répondre à la correspondance dans les 24 heures

Si vous avez besoin de plus de temps, vous devriez écrire à ce sujet dans la journée. Il ne sera pas superflu de contacter le destinataire de la lettre après l'envoi et de s'assurer qu'il l'a reçue et quand attendre une réponse de sa part.

Règle 9 : Accuser réception des e-mails contenant des pièces jointes

Vérifiez s'ils s'ouvrent correctement. Veuillez noter que les dirigeants de l'entreprise ne doivent pas envoyer d'offres promotionnelles ou de liens y menant (sauf s'ils font l'objet de discussions).

Il est préférable d'envoyer de telles lettres au nom d'un directeur des ventes avec un avis correspondant dans le corps de la lettre.

Règle 10. La correspondance se termine avec celui qui l'a commencée

La dernière lettre est envoyée par l'initiateur de la correspondance. Même si toutes les questions ont déjà été discutées, écrivez au partenaire des mots de gratitude pour une coopération efficace et des réponses rapides. A la fin, vous pouvez vous souhaiter une bonne humeur et une semaine productive. Cependant, uniquement si vous entretenez une relation étroite et à long terme avec le destinataire. Dans tous les autres cas, il est préférable d'indiquer : « Meilleurs vœux ».

Qu'est-ce que le courrier électronique ? Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, c'est :

• Ton visage. C'est avec l'aide du courrier électronique que vous pouvez créer une image positive aux yeux de la contrepartie ou gâcher la première impression.
• Votre outil de travail. De nombreuses communications avec le monde extérieur se font par e-mail. Par conséquent, ayant une bonne maîtrise de cet outil, vous pouvez vous faciliter la vie.
• Distraction puissante. Le monde extérieur essaie de vous avoir, de vous distraire et de vous égarer par e-mail.

À partir de ces positions et regardez travailler avec le courrier électronique. Commençons simple.

Conception de lettre

J'utilise le client de messagerie Mozilla Thunderbird, je vais donc utiliser son exemple. Créons une nouvelle lettre et parcourons de haut en bas la liste des champs.

À qui. Copie. Copie masquée

Peut-être que quelqu'un ne le sait pas, mais "To" dans Mozilla peut être changé en "Cc" ou "Bcc".

• À qui: on écrit le destinataire principal ou plusieurs destinataires séparés par un point-virgule.
• Copie: on écrit à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais dont on n'attend pas de réaction.
• Copie masquée: nous écrivons à quelqu'un qui devrait lire la lettre, mais qui devrait rester inconnu du reste des destinataires de la lettre. Il est particulièrement approprié pour les envois massifs de lettres commerciales, telles que les notifications.

Pas correctement dans le publipostage, précisez les destinataires via les champs "Cc" ou "À". Plusieurs fois par an, je reçois des lettres qui énumèrent 50 à 90 destinataires dans le champ "Cc". Il y a atteinte à la vie privée. Tous vos destinataires n'ont pas besoin de savoir avec qui d'autre vous travaillez sur un sujet similaire. C'est bien si ce sont des gens qui se connaissent. Et s'il y a des entreprises concurrentes sur la liste qui ne se connaissent pas ? Au minimum, vous devez être prêt à recevoir des explications inutiles et, à tout le moins, à mettre fin à la coopération avec l'un d'entre eux. Ne le faites pas de cette façon.

Objet de la lettre

Les services de messagerie professionnels écrivent souvent sur l'importance de la ligne d'objet (parfois judicieusement) dans leurs blogs d'entreprise. Mais là, on parle le plus souvent de lettres de vente, où le sujet de la lettre résout le problème «l'e-mail doit être ouvert».

Nous discutons de la correspondance commerciale quotidienne. Ici, le thème résout le problème "la lettre et son auteur doivent être facilement identifiés puis retrouvés". De plus, votre diligence vous reviendra sous la forme du karma de nombreuses lettres de réponse, uniquement avec des préfixes Concernant: ou avant, parmi lesquels vous devrez rechercher la lettre souhaitée sur le sujet.

Vingt lettres, c'est le volume d'une correspondance d'un jour d'un cadre intermédiaire. Je ne parle pas du tout des entrepreneurs et des propriétaires d'entreprise, leur nombre de lettres dépasse parfois 200 ou plus par jour. Alors encore une fois : n'envoyez pas d'e-mails avec une ligne d'objet vide.

Alors, comment formuler correctement le sujet de la lettre ?

Erreur #1 : uniquement le nom de l'entreprise dans le sujet. Par exemple, "Sky" et tout. Premièrement, vous n'êtes probablement pas l'une de vos entreprises à communiquer avec cette contrepartie. Deuxièmement, un tel sujet n'a aucun sens, car le nom de votre entreprise est déjà visible depuis l'adresse. Troisièmement, devinez à quoi ressemblera votre propre boîte aux lettres avec cette approche de la correspondance ? À peu près comme ça.

Est-il pratique de rechercher sur de tels sujets ?

Erreur #2 : flashy, titre de vente. C'est génial si vous savez comment écrire de tels titres. Mais est-il approprié d'utiliser ces compétences dans la correspondance commerciale ? Rappelez-vous le but de la ligne d'objet d'une lettre commerciale : non pas pour vendre, mais pour fournir une identification et une recherche.

Texte de la lettre

Il existe de nombreux guides pour écrire des textes pour différentes occasions. Par exemple, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin et d'autres maîtres du mot ont beaucoup d'informations utiles. Je vous conseille de lire leurs articles au moins pour améliorer l'alphabétisation générale et améliorer le style général du discours écrit.

Dans le processus d'écriture d'une lettre, nous devons constamment prendre plusieurs décisions.

Une question de courtoisie . Au début de la lettre, vous pouvez brouiller les courtoisies ou même la tendresse dans l'esprit de «Ma chère Rodya, depuis plus de deux mois maintenant je ne vous ai pas parlé par écrit, dont j'ai moi-même souffert et même pas dormi un autre nuit, pensant. Très poli et très coûteux, à la fois en termes de temps pour composer une telle introduction, et en termes de temps de lecture pour l'interlocuteur. La correspondance, c'est du business, tu te souviens ? Non pas écrire un genre épistolaire pour un concours et non pas une lettre de sa mère à Raskolnikov, mais une correspondance commerciale.

Nous respectons notre temps et le destinataire!

Se présenter et rappeler les circonstances de sa connaissance n'a de sens que dans la première lettre envoyée après une rencontre éphémère à l'exposition. S'il s'agit de la poursuite d'une coopération ou d'une correspondance en cours, dans la première lettre du jour, nous écrivons : "Bonjour, Ivan", dans la seconde et les suivantes : "Ivan, ...".

Appel . Je me suis toujours inquiété de la question de savoir qui contacter dans une lettre s'il y a plusieurs destinataires. J'ai récemment écrit une lettre adressée à trois filles nommées Anna. Sans aucune hésitation, j'ai écrit "Bonjour, Anna" et je n'ai pas pris de bain de vapeur. Mais ce n'est pas toujours le cas.

Que faire s'il y a trois ou même sept destinataires et qu'ils n'ont pas le même nom ? Vous pouvez lister par nom: "Bonjour, Rodion, Pulcheria, Avdotya et Pyotr Petrovich." Mais c'est long et prend du temps. Vous pouvez écrire : "Bonjour, collègues !".

Pour ma part, j'utilise la règle pour m'adresser par son nom à celui qui est dans le champ "À". Et à ceux qui sont dans la copie, ne contactez pas du tout. Cette règle vous permet en même temps de déterminer plus précisément (un!) Le destinataire de la lettre et le but de cette lettre.

Citation . La correspondance est souvent une chaîne de lettres avec des questions et des réponses - en un mot, un dialogue. Il est considéré comme une bonne pratique de ne pas supprimer l'historique de la correspondance et d'écrire votre réponse en haut du texte cité, de sorte que lorsque vous reviendrez à cette correspondance dans une semaine, vous pourrez facilement lire le dialogue de haut en bas par dates décroissantes.

Pour une raison quelconque, le paramètre par défaut dans Mozilla est "Définir le curseur après le texte cité". Je recommande de le modifier dans le menu "Outils" → "Options du compte" → "Compilation et adressage". Il doit en être ainsi.

Objet de la lettre . Les lettres commerciales sont de deux types :

• quand on informe simplement l'interlocuteur (par exemple, un rapport sur le travail effectué pour le mois) ;
• et quand on veut quelque chose de l'interlocuteur. Par exemple, pour qu'il accepte la facture ci-jointe pour le paiement.

En règle générale, il y a beaucoup plus de lettres d'incitation que de lettres de déclaration. Si nous voulons obtenir quelque chose de l'interlocuteur, il est très important de le dire dans une lettre en texte clair. L'appel à l'action doit être suivi d'un prénom et être la dernière phrase de la lettre.

Pas correctement : "Porfiry Petrovich, je sais qui a tué la vieille femme."

Correctement : "Porfiry Petrovitch, c'est moi qui ai tué la vieille femme, s'il te plait, donne suite à mon arrestation, j'en ai marre de souffrir !"

Pourquoi le correspondant devrait-il réfléchir pour vous à ce qu'il faut faire de cette lettre ? Après tout, il peut prendre la mauvaise décision.

Signature dans le texte . Elle doit être. De plus, tous les clients de messagerie permettent de mettre en place l'auto-substitution d'une signature, par exemple le classique "Respectueusement, ...". Dans Mozilla, cela se fait dans le menu "Outils" → "Options du compte".

Écrire ou ne pas écrire des contacts dans la signature est une affaire personnelle pour chacun. Mais si vous êtes en quelque sorte lié aux ventes, assurez-vous d'écrire. Même si la transaction n'a pas lieu sur la base des résultats de la communication, à l'avenir, vous serez facilement trouvé en utilisant les contacts de la signature.

Enfin, une caractéristique de plus du corps de la lettre pour les interlocuteurs qui n'aiment pas (ne peuvent pas, ne veulent pas, n'ont pas le temps) de répondre à vos lettres. Spécifiez la valeur par défaut dans le texte de la lettre. Par exemple, "Porfiry Petrovich, si vous ne venez pas m'arrêter avant 12h00 vendredi, alors je me considère comme amnistié." Bien sûr, le délai doit être réel (ne pas envoyer le texte de l'exemple le vendredi à 11h50). Le destinataire doit être physiquement capable de lire et de décider de votre lettre. Un tel "silence" vous décharge de la responsabilité de la non-réponse de l'interlocuteur. Comme toujours, l'utilisation de cette puce doit être abordée à bon escient. Si une personne répond à vos lettres à temps et régulièrement, un tel ultimatum peut, sinon l'offenser, la fatiguer un peu ou l'amener à prendre la décision de ne pas répondre à la lettre tout de suite, mais de vous faire attendre vendredi.

Pièces jointes

Les courriers sont souvent accompagnés de pièces jointes : CV, offres commerciales, devis, plannings, scans de documents - un outil très pratique et en même temps une source d'erreurs courantes.

Erreur : Taille d'investissement énorme. Nous recevons souvent des e-mails avec des pièces jointes d'une taille maximale de 20 Mo. En règle générale, il s'agit de numérisations de certains documents au format TIFF, avec une résolution de 600 dpi. Le programme de messagerie du correspondant se bloquera presque certainement pendant plusieurs minutes lors de vaines tentatives de téléchargement de l'aperçu de cette pièce jointe. Et Dieu interdit au destinataire d'essayer de lire cette lettre sur un smartphone ...

Personnellement, je supprime immédiatement ces lettres. Vous ne voulez pas que votre e-mail finisse à la corbeille avant d'avoir été lu ? Contrôlez la taille de la pièce jointe. Il est recommandé qu'il ne dépasse pas 3 Mo.

Et si ça dépasse ?

• Essayez de reconfigurer votre scanner pour un format et une résolution différents. Par exemple, en PDF et en 300 dpi, des scans assez lisibles sont obtenus.
• Pensez à des programmes tels que l'archiveur WinRar ou 7zip. Certains fichiers se compressent parfaitement.
• Que faire si la pièce jointe est énorme et que vous ne pouvez pas la compresser ? Par exemple, une base de données comptable presque vide pèse 900 Mo. Les stockages d'informations dans le cloud viendront à la rescousse : Dropbox, Google Drive, etc. Certains services, comme Mail.ru, convertissent automatiquement d'énormes pièces jointes en liens de stockage dans le cloud. Mais je préfère gérer moi-même mes informations stockées dans le cloud, donc je ne suis pas favorable à l'automatisation de Mail.ru.

Et une autre recommandation pas tout à fait évidente concernant les investissements - leur Nom . Il doit être compréhensible et acceptable pour le destinataire. Une fois, dans l'entreprise, nous préparions une offre commerciale adressée à ... que ce soit Fiodor Mikhaïlovitch Dostoïevski. J'ai reçu une lettre du responsable avec le projet de CP pour approbation, et en pièce jointe il y avait un fichier avec le nom "DlyaFedi.docx". Avec le responsable qui m'a envoyé ceci, un dialogue a eu lieu avec le contenu suivant :

Cher directeur, êtes-vous personnellement prêt à approcher cette personne respectée et à l'appeler Fyodor en face ?

En quelque sorte non, une personne respectée, tout le monde l'appelle par son prénom et son patronyme.

Pourquoi avez-vous appelé la pièce jointe "Pour Fedi" ? Si je lui envoie tout de suite, pensez-vous qu'il nous achètera des haches à ce CP ?

J'allais renommer...

Pourquoi préparer une bombe à retardement - le refus d'un client potentiel - ou vous créer du travail supplémentaire en renommant un dossier ? Pourquoi ne pas nommer immédiatement la pièce jointe correctement: "Pour Fedor Mikhailovich.docx" ou mieux encore - "KP_Sky_Axes.docx".

Donc, avec le courrier électronique comme un "visage" plus ou moins trié. Passons au courrier électronique en tant qu'outil de productivité et parlons de sa distraction.

Travailler avec des lettres

Le courrier électronique est une puissante distraction. Comme pour toute distraction, le courrier doit être traité en resserrant les règles et en mettant en place des horaires de travail.

Au minimum, vous devez désactiver TOUTES les notifications par e-mail. Si le client de messagerie est configuré par défaut, vous serez averti par un signal sonore, l'icône à côté de l'horloge clignotera et un aperçu de la lettre s'affichera. En un mot, ils feront tout pour d'abord vous arracher à un travail laborieux, puis vous plonger dans l'abîme des lettres non lues et des envois non lus - moins une heure ou deux de vie.

Pour certains, une volonté puissante vous permet de ne pas être distrait par les notifications, et il vaut mieux pour les gens ordinaires de ne pas tenter le destin et de les éteindre. Dans Mozillla Thunderbird, cela se fait via le menu "Outils" → "Paramètres" → "Général" → "Lorsque de nouveaux messages apparaissent".

S'il n'y a pas de notifications, comment comprendre qu'une lettre est arrivée ?

Très simple. Vous-même, consciemment, allouez du temps à l'analyse du courrier, ouvrez votre client de messagerie et voyez tous les messages non lus. Cela peut être fait deux fois par jour, par exemple le midi et le soir, ou pendant les temps d'arrêt forcés, par exemple dans les embouteillages.

Les gens demandent souvent, qu'en est-il des temps de réponse et des e-mails urgents ? Je réponds : vous n'avez pas de lettres urgentes par la poste. Sauf si vous travaillez dans le service d'assistance à la clientèle (un tel service a ses propres règles pour travailler avec le courrier).

S'il y a des lettres urgentes, l'expéditeur vous en informera par d'autres canaux - téléphone, SMS, Skype. Ensuite, vous irez consciemment dans le client de messagerie et traiterez le courrier urgent. Tous les gourous de la gestion du temps (par exemple, Gleb Arkhangelsky avec son "Time Drive") déclarent la norme pour répondre aux e-mails jusqu'à 24 heures. C'est une règle normale de bonne forme - ne vous attendez pas à des réponses instantanées de l'interlocuteur par e-mail. S'il y a une lettre urgente, informez-en par des canaux de communication plus rapides.

Donc, nous avons désactivé les notifications et maintenant nous activons le client de messagerie en fonction de notre calendrier.

Que faire lorsque nous sommes entrés dans le courrier et que nous nous sommes engagés dans une activité appelée "analyse du courrier électronique" ? Où est le début et la fin de ce travail ?

J'ai beaucoup entendu parler du système de boîte de réception zéro, mais malheureusement, je n'ai rencontré personne qui l'utilise. J'ai dû réinventer ma roue. Il y a des articles sur ce sujet sur Lifehacker. Par exemple, " ". Ci-dessous, je parlerai du système de boîte de réception zéro dans mon interprétation. Je serai reconnaissant si les gourous de GTD seront notés dans les commentaires, complèteront ou amélioreront le système décrit.

Il est important de comprendre et d'accepter que le courrier électronique n'est pas un planificateur de tâches ou une archive de vos activités. Par conséquent, le dossier Boîte de réception doit toujours être vide. Si vous avez repris l'analyse de la boîte de réception, ne vous arrêtez pas et ne vous laissez pas distraire par quoi que ce soit jusqu'à ce que vous vidiez ce dossier.

Que faire des e-mails en boîte de réception ? Vous devez parcourir chaque lettre dans l'ordre et la supprimer. Oui, il suffit de sélectionner et d'appuyer sur Supprimer sur le clavier. Si vous ne pouvez pas vous forcer à supprimer l'e-mail, vous devrez décider quoi en faire.

1. Pouvez-vous y répondre en trois minutes ? Faut-il y répondre ? Oui, vous le faites, et la réponse ne prendra pas plus de trois minutes, puis répondez tout de suite.
2. Vous devez répondre, mais la préparation de la réponse prendra plus de trois minutes. Si vous utilisez un planificateur de tâches qui vous permet de convertir un e-mail en tâche, transformez votre e-mail en tâche et oubliez-le pendant un moment. Par exemple, j'utilise le service absolument merveilleux Doit.im. Il vous permet de générer une adresse email personnelle : vous lui transmettez une lettre, et cela se transforme en tâche. Mais si vous n'avez pas de planificateur de tâches, déplacez la lettre dans le sous-dossier "0_Run".
3. Après avoir répondu rapidement à une lettre, l'avoir transformée en tâche ou simplement l'avoir lue, vous devez décider quoi faire ensuite de ce message : supprimez-le ou envoyez-le dans l'un des dossiers pour un stockage à long terme.

Voici les dossiers pour le stockage à long terme que j'ai.

• 0_Exécuter. Je n'ai pas un tel dossier, mais si vous n'avez pas de planificateur, je le répète, vous pouvez ajouter ici des lettres qui nécessitent une étude détaillée. Ce dossier doit également être nettoyé régulièrement, mais avec une approche réfléchie au moment spécialement alloué à cela.
• 1_Référence Ici, je mets des lettres avec des informations générales : des lettres de bienvenue avec des informations de connexion à partir de divers services Web, des billets pour les vols à venir, etc.
• 2_Projets. Ici est stocké une archive de correspondance sur les partenaires et les projets avec lesquels il existe une relation actuelle. Naturellement, il existe un dossier séparé pour chaque projet ou partenaire. Dans le dossier du partenaire, je mets non seulement des lettres de ses employés, mais aussi des lettres des employés du "Sky" associés à ce partenaire. Très pratique : si nécessaire, toute la correspondance sur le projet est à portée de main en quelques clics.
• 3_Musée. Ici, je jette ces lettres qu'il est dommage de supprimer, et leurs avantages ne sont pas évidents. Les dossiers avec des projets fermés de "2_Projects" migrent également ici. En un mot, les premiers candidats à la suppression sont stockés au "Musée".
• 4_Documents. Voici des lettres avec des exemples de documents électroniques qui pourront être utiles à l'avenir pour la comptabilité, par exemple, des actes de rapprochement de clients, des billets pour des voyages. Le dossier a beaucoup en commun avec les dossiers "2_Projects" et "1_Sprav", seulement il stocke les informations comptables, et dans le dossier "2_Projects" - les informations de gestion. Dans "4_Documents" - informations mortes, et dans "2_Projects" - en direct.
• 5_Connaissance. Ici, je ne mets que des mailings vraiment utiles, sur lesquels je veux revenir au bout d'un moment pour m'inspirer ou chercher des solutions.

Il existe d'autres paramètres de client de messagerie qui sont importants pour le fonctionnement de ce système. Tout d'abord, par défaut, Thunderbird a la case à cocher "Marquer les messages comme lus". Je préfère le faire consciemment, donc le drapeau est éteint ! Pour cela, rendez-vous dans le menu "Outils" → "Paramètres" → "Avancé" → "Lecture et affichage".

Deuxièmement, nous utilisons filtres . Auparavant, j'utilisais activement des filtres qui transféraient automatiquement les lettres vers les dossiers appropriés en fonction de l'adresse de l'expéditeur. Par exemple, les lettres d'un avocat ont été déplacées dans le dossier "Avocat". J'ai abandonné cette approche pour plusieurs raisons. Premièrement : les lettres d'un avocat concernent dans 99% des cas un projet ou un partenaire, ce qui signifie qu'elles doivent être déplacées dans le dossier de ce partenaire ou projet. Deuxièmement : j'ai décidé d'ajouter de la sensibilisation. Vous devez vous-même décider où une lettre particulière doit être stockée, et il est plus pratique de rechercher les messages non traités à un seul endroit - dans la boîte de réception. Maintenant, j'utilise des filtres uniquement pour publier des lettres régulières automatiques de divers systèmes dans des dossiers, c'est-à-dire des lettres qui ne m'obligent pas à prendre des décisions. Les filtres dans Mozilla Thunderbird sont configurés dans le menu "Outils" → "Filtres de messages".

Ainsi, avec la bonne approche, le courrier électronique devrait prendre de 10 à 60 minutes par jour, selon le volume de correspondance.

Oui, et encore une chose. Avez-vous déjà désactivé les notifications pour les nouveaux e-mails ? ;)

La correspondance commerciale par courrier électronique est un moyen pratique de communication écrite entre entités commerciales. Vous devez écrire et recevoir beaucoup de lettres, et la rapidité et l'exactitude de la communication sont l'une des composantes du travail réussi de l'entreprise. Quelques règles de correspondance commerciale.

Le courrier électronique a fermement pris sa place dans la correspondance commerciale en raison de ses avantages - disponibilité 24 heures sur 24, efficacité et facilité d'utilisation. Dans cet article, nous examinerons certaines des nuances de la correspondance commerciale en ligne.

Recevoir des lettres

1. Vous devez vérifier votre boîte aux lettres plusieurs fois pendant la journée de travail. Sinon, vous pouvez retarder la résolution de problèmes importants et bloquer le travail d'autres personnes.
2. Si vous avez reçu une lettre, vous devez la lire, car quelqu'un l'a envoyée. Naturellement, nous ne parlons pas ici de spam.
3. Si vous êtes un gestionnaire, votre journée de travail devrait commencer par la vérification de votre courrier. Pour plus de commodité, configurez votre client de messagerie pour livrer ou envoyer automatiquement le courrier toutes les 10 à 20 minutes.
4. Dans le cas où vous êtes occupé et que vous recevez un e-mail, regardez de qui il provient, quel est l'objet de l'e-mail et regardez rapidement le titre pour mesurer l'importance de l'e-mail.
5. Essayez de répondre immédiatement aux e-mails - cela vous aidera à éviter les blocages dans le courrier.

Utilisez correctement les champs À, Cc et Cci

1. "À qui". Si vous envoyez une question ou demandez des éclaircissements, vous attendez une réponse du destinataire, dont les données sont indiquées dans le champ "à". Lorsque vous êtes le destinataire, vous devez répondre à la question. Autrement dit, ce champ contient les données du destinataire.
2. "Copie". Les destinataires dont les données sont renseignées dans ce champ sont en quelque sorte des « témoins oculaires invités ». Le destinataire dans ce cas ne doit pas répondre à la lettre. De plus, si vous devez envoyer une telle lettre, elle doit commencer par les lignes « désolé d'intervenir », par courtoisie.
3. "Copie cachée". Le fait que la lettre ait été envoyée au destinataire dont les données sont indiquées dans le champ « copie cachée » est inconnu du destinataire principal. De plus, ce champ est utilisé pour le publipostage en masse.

Lorsque vous répondez, n'oubliez pas le bouton "répondre à tous", cela vous aidera à ne manquer aucun destinataire. Vous pouvez supprimer les destinataires indésirables et en ajouter de nouveaux à tout moment.

Champ Objet. Ce champ doit toujours être rempli. La personne à qui la lettre est adressée peut recevoir une énorme quantité de courrier par jour, et par ce champ, elle pourra évaluer le degré d'importance de la lettre. Le sujet de la lettre doit refléter brièvement et de manière informative son contenu.

"L'importance de l'écriture". Dans le cas où la lettre contient des informations importantes ou urgentes qui nécessitent un examen urgent, indiquez-le, définissez l'importance sur "élevée". Cela permettra à votre e-mail de se démarquer dans votre boîte de réception. Mais n'abusez pas de cette fonctionnalité.

Comment répondre à un e-mail

Ci-dessous, nous examinerons une petite instruction sur la rédaction d'une réponse à une lettre.

1. Vous devriez toujours commencer par une salutation - un hommage à la courtoisie, rien ne peut être fait.
2. Vous avez besoin de communiquer avec une personne dans sa langue. Et cela s'applique non seulement à la linguistique, mais aussi à la forme de communication. La communication informelle peut être considérée comme un manque de respect, voire une tentative d'offenser l'interlocuteur.
3. Vous ne devez pas utiliser la translittération, sauf lors de l'envoi d'une lettre à partir d'un téléphone mobile. Dans le cas où votre client de messagerie n'a pas la langue russe, envoyez le texte de la lettre dans l'application.
4. Une lettre commerciale doit être sobre, précise et concise. L'exactitude signifie indiquer clairement les données auxquelles vous vous référez (date, lieu, heure, etc.). Spécificité - le destinataire de votre lettre doit comprendre dès les premières lignes ce qui lui est exactement demandé. Concision. Si vous êtes un penseur clair, vous êtes capable d'exprimer clairement vos pensées. Et votre interlocuteur le verra et l'appréciera immédiatement. Par conséquent, vous devez éviter "l'eau" sur plusieurs pages si vous pouvez énoncer l'essentiel du sujet en quelques phrases.
5. Lorsqu'une lettre contient plusieurs questions, tâches ou sujets, ils doivent être structurés et séparés les uns des autres. Un flux continu de pensées est difficile à lire, et encore plus difficile d'en extraire des points importants.
6. Les demandes faites par courrier doivent recevoir une réponse aussi détaillée que possible. Les réponses comme "À faire" ne sont pas acceptables.
7. Il ne doit y avoir aucune erreur dans le texte de la lettre. Ce n'est pas effrayant si une ou deux fautes de frappe mineures se glissent. Mais si vous souffrez d'analphabétisme chronique de lettre en lettre, l'interlocuteur n'aura pas la meilleure impression de vous.
8. Relisez toujours vos lettres ! Lisez la lettre plusieurs fois et assurez-vous que vous n'avez rien manqué, vérifiez qu'il n'y a pas d'erreurs, si les coordonnées du destinataire sont correctes, etc., etc.