Effectuer la correspondance par courriel. Règles de messagerie professionnelle

À quelle fréquence recevez-vous des e-mails sans objet, avec un expéditeur incompréhensible, des paragraphes manquants ou avec un tas d'erreurs grammaticales ? Ou peut-être écrivez-vous vous-même de telles lettres? Pendant ce temps, la correspondance réseau a sa propre étiquette.

Dans 70% des communications se font par e-mail et chats. Dans d'autres entreprises, ce pourcentage est moindre, mais partout où il y a du travail avec des documents et une communication active, le courrier électronique gagne sa place sur le courrier ordinaire, les conversations téléphoniques et les réunions personnelles.

En 2013, le courrier électronique a eu 42 ans - c'est un vétéran des communications électroniques. Cependant, tout le monde ne connaît pas l'étiquette de la communication par e-mail.

Des règles de messagerie professionnelle simples vous aideront à utiliser votre messagerie de manière professionnelle et efficace.

Le courrier électronique est utilisé pour gagner du temps.

Chaque fois que vous écrivez une lettre, demandez-vous s'il serait plus rapide et plus clair de discuter du problème oralement ou par téléphone.

Le courrier doit être répondu au plus tard 48 heures après réception.

Rien de plus et sans raison valable est un refus de communiquer de manière grossière. Si vous ne savez pas quoi répondre, dites simplement : « J'ai besoin d'un peu de temps pour répondre, alors je vous écrirai vendredi. L'expéditeur saura quand attendre une réponse de votre part.

Vérifiez régulièrement votre dossier spam.

Ainsi que tous les onglets mails thématiques, pour ne pas rater les courriers importants. Souvent, une lettre importante peut également se retrouver dans les spams.

La ligne d'objet est un élément obligatoire.

Le sujet doit contenir des mots clés permettant au destinataire de retrouver facilement la lettre dans sa boîte aux lettres. Le sujet fait gagner du temps, et si vous écrivez pour la première fois, c'est le facteur décisif si la lettre sera lue ou non. Respectez vos collègues, et même lorsque vous écrivez une bagatelle, assurez-vous d'indiquer le sujet.

Gestion des destinataires.

La réponse à la lettre ou une sorte de réaction doit être effectuée par celui à qui la lettre a été envoyée. Tous ceux qui sont dans la copie - obtenez-le pour information et ne sont pas tenus de répondre.

La lettre doit avoir un expéditeur clair.

Indiquez votre nom et prénom, si vous écrivez souvent à l'étranger - en latin, comme dans un passeport. Le cyrillique n'est pas installé pour les étrangers, votre lettre risque tout simplement de tomber dans les spams à cause d'un destinataire incompréhensible.

Structure de l'adresse commerciale :

prénom.nom ou nom@domaine de l'entreprise. Documents pour la comptabilité envoyés depuis la boîte [courriel protégé] paraître extrêmement sans importance. Les expéditeurs publics sont acceptables pour le courrier personnel.

même de nature officielle, il est préférable de le faire par l'intermédiaire de services de messagerie professionnels. 200 destinataires de la lettre, l'absence de sujet ou un sujet incompréhensible, et même une pièce jointe - la lettre finira dans le spam, mais elle semble indigne.

Signature dans la lettre.

La signature informera le destinataire de votre rôle dans l'entreprise, fournira les informations de contact nécessaires. Une petite publicité et un lien vers le site sont de mise dans la signature. La signature ne doit pas dépasser 7 lignes, une photo ou un logo est approprié ici, mais rappelez-vous que vos lettres ne seront pas belles dans toutes les boîtes aux lettres, il est donc préférable d'utiliser le formatage standard dans la signature.

Textes automatiques qui sont ajoutés au sujet. Re : réponse au courrier, Fwd : transfert de courrier. Il convient de les laisser dans la correspondance officielle afin que le destinataire sache à quoi vous répondez.

Réponses dans le texte.

Dans la correspondance personnelle, il est permis d'analyser la lettre de l'expéditeur en blocs et d'écrire une réponse à ce bloc sous chaque bloc. Dans la correspondance commerciale, on pense que la réponse complète doit être écrite d'en haut. En pratique, il s'avère que même dans la correspondance commerciale, il est plus pratique de répondre aux questions dans le texte, en blocs, et en plus, vous pouvez écrire plusieurs phrases qui répondent à toutes les questions. Exemple : « Nous sommes d'accord sur le principe. Mais nous voulons attirer votre attention sur certaines nuances. Lire le texte ci-dessous."

La correspondance met fin à celui qui l'a commencée.

Il n'est pas nécessaire de s'incliner devant 5 lettres « Tout le meilleur », « A toi aussi », « Et à toi ». Si vous avez reçu une réponse à votre demande initiale, merci poliment et mettez fin à la correspondance, votre interlocuteur vous sera reconnaissant du temps gagné.

Un sujet, un fil.

Il n'est pas nécessaire de commencer chaque lettre par un nouveau sujet. Répondez aux lettres du même sujet dans un fil, et si un autre sujet est apparu dans le processus de communication, commencez une nouvelle correspondance. Il est préférable de ne pas combiner les réponses de différents fils de discussion dans une seule lettre, car différents fils de discussion peuvent avoir différents destinataires qui se trouvent dans la copie. L'exception concerne les lettres avec des fichiers lourds ou des mises en page, il est préférable d'écrire "Logo et description de l'entreprise telle ou telle" dans la ligne d'objet, puis le destinataire trouvera la lettre tout de suite, sans relire tout le fil de 50 des lettres.

Arbre à lettres.

Les lettres commerciales doivent avoir une structure sémantique claire. C'est rentable, ça fait gagner du temps à vous et au destinataire, c'est juste et efficace. De nombreux livres peuvent être écrits à ce sujet, mais le plus volumineux et le plus vivant est le livre de Sasha Karepina, The Art of Business Writing. En utilisant tous les conseils de ce livre, vous apprendrez à écrire de bonnes lettres une fois pour toutes.

Alphabétisation et formatage.

Écrivez en majuscules, en utilisant tous les signes de ponctuation. TOUTES LES MAJUSCULES SONT PERÇUES COMME UN CRI. Il n'y a pas de ligne rouge dans les e-mails, l'indentation est utilisée à la place.

Pièces jointes.

Les pièces jointes lourdes sont gênantes, les services de courrier orientés vers les entreprises ont presque toujours des restrictions sur le poids des lettres entrantes, il est donc préférable de joindre un lien où vous pouvez télécharger le fichier souhaité.

Le respect de ces règles permet de gagner du temps, d'améliorer votre image professionnelle et, surtout, d'aider les gens, qu'ils soient collègues ou nouveaux clients, à bien comprendre ce que vous attendez d'eux. Lorsque vous créez un environnement confortable pour la communication par e-mail, il est beaucoup plus agréable et plus facile de satisfaire toutes vos demandes.

Pour qui: directeurs commerciaux; directeurs commerciaux; employés qui s'occupent des clients.

Sommaire: Règles de la correspondance commerciale. La structure de la lettre au client. Mise en forme d'une lettre.

Règles de correspondance commerciale

1. C'est bien de commencer une lettre avec gratitude ou un compliment: "Olga, merci pour la réponse!".
2. Si vous écrivez à un client pour la première fois, faites-lui savoir d'où vous avez reçu son e-mail ou rappelez-lui une interaction précédente.
3. Écrivez dans un langage simple et compréhensible. Évitez l'utilisation du cléricalisme et des timbres de parole : « actuellement », « à porter à votre attention », « coopération dans des conditions mutuellement avantageuses », « très professionnel », « à éviter », « pour une raison », etc.
4. Il convient également d'éviter les termes complexes, les mots hautement professionnels et étrangers, les abréviations incompréhensibles.
5. Pour vous concentrer sur les points importants de la lettre, commencez la phrase par le nom : "Alexander, veuillez envoyer un rapport de réconciliation ...".
6. Si vous répondez à plusieurs questions, citez-les ou mentionnez brièvement le contenu de la question afin que ce qui est dit soit clair.
7. Répondez calmement à l'insatisfaction ou à l'agressivité du client, montrez votre intention de l'aider à régler la situation.
8. Évitez les sujets sensibles ou délicats. La lettre peut accidentellement arriver à un autre employé, que vous pouvez embarrasser le client.
9. Faites savoir au client que vous avez reçu sa lettre.
10. Dans la correspondance commerciale, il est d'usage de répondre aux lettres au plus tard 3 heures plus tard. Si vous n'avez pas la possibilité de résoudre le problème immédiatement, faites savoir au client quand vous pouvez le faire.
11. Évitez d'écrire aux clients le week-end et les jours fériés, ainsi que le lundi matin ou le vendredi soir. Exception : si vous en avez préalablement convenu avec le client ; si vous avez une affaire urgente qui ne peut pas être reportée.
12. Il est considéré comme impoli d'envoyer plusieurs lettres d'affilée. Exception : si vous avez envoyé une lettre et constaté que les informations qu'elle contient sont incomplètes ou obsolètes, vous pouvez envoyer une autre lettre à la suite avec des ajouts et des excuses.
13. La réponse automatique concernant la réception de lettres n'est pas utilisée dans la correspondance commerciale moderne.
14. Assurez-vous de vérifier que le nom du destinataire et le nom de l'entreprise sont corrects avant l'envoi.
15. Le post-scriptum n'est pas accepté dans la correspondance commerciale.

Structure de la lettre

1. E-mail
   L'adresse postale doit être aussi courte et mémorable que possible. Il est préférable d'utiliser un e-mail personnalisé (par exemple, [courriel protégé]).
2. Objet de la lettre
   N'oubliez pas d'indiquer l'objet de la lettre. Le sujet doit correspondre au contenu. Si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez ou sa fonction, indiquez-les dans la ligne d'objet.
3. Remarques
   Pour les messages spéciaux, vous pouvez utiliser la marque "Important". Il est préférable de demander une confirmation de lecture uniquement dans des cas exceptionnels.
4. Structure de la lettre
   • salutations;
   • brève désignation de l'objet de la lettre;
   • décoder la question ;
   • clôture (appel à l'action).
   La règle d'or : une lettre - un sujet - un appel.
5. Pièces jointes
   Si vous joignez des fichiers à la lettre, veuillez en informer le destinataire dans la ligne d'objet de la lettre. Il est plus pratique de transférer des fichiers lourds via un service cloud (par exemple, Yandex.Disk).
6. Signature
   Mettez dans la signature uniquement les contacts principaux et pertinents. Essayez de rester dans les 3-5 lignes.

Conception de lettre

1. Utilisez des polices sans empattement faciles à lire dans votre courrier électronique. La taille de police optimale est de 12-14 pt.
2. La longueur de paragraphe optimale est de 3 à 4 lignes. La longueur de la phrase est de 12 à 18 mots. Il est préférable de diviser une phrase plus longue en deux.
3. Il est souhaitable que la lettre tienne sur l'écran dans son intégralité.
4. Pour mettre en évidence les mots et expressions importants, utilisez des caractères gras (pas plus de 4 à 5 mots d'affilée). Évitez de surligner des phrases entières (surtout si elles sont longues), et plus encore des paragraphes entiers.
5. N'abusez pas de la sélection de texte avec des couleurs vives, des majuscules, des italiques. En cas de doute, optez pour la modération.
6. Il est préférable de refuser le texte souligné - il peut être confondu avec des liens.
7. Le point d'exclamation doit être utilisé avec parcimonie, uniquement là où il est vraiment nécessaire. Trois points d'exclamation ou d'interrogation ou plus seraient redondants.
8. Les listes numérotées et à puces améliorent la perception de l'information.
9. Les images doivent compléter le contenu de la lettre, mais en aucun cas la remplacer (de nombreux destinataires ont des images désactivées ; les lettres dont le texte est remplacé par une image peuvent être considérées comme du SPAM).

Élaborer des normes d'entreprise pour la correspondance commerciale. Cela aidera à réguler le processus de correspondance entre les employés et les clients et à éviter les erreurs qui peuvent affecter les ventes et l'image de votre entreprise.

La correspondance par e-mail fait partie intégrante de la pratique commerciale quotidienne d'une secrétaire moderne. La capacité de persuader tout en restant poli et correct est une compétence qui doit être développée et perfectionnée. Une lettre mal rédigée et illettrée peut mettre un terme à une carrière et ruiner irrévocablement la réputation d'une entreprise. Dans cet article, vous trouverez un ensemble de règles simples et efficaces pour mener une correspondance par e-mail professionnelle qui vous aideront à prouver votre professionnalisme et à atteindre vos objectifs avec succès.

De l'article, vous apprendrez:

Correspondance par e-mail d'entreprise : règles et exemples

Règle 1:

le courrier électronique professionnel est utilisé uniquement pour la correspondance officielle

Cette remarque vaut non seulement pour étiquette de la lettre commerciale combien à l'éthique des affaires et à la préservation de votre réputation. Rappelez-vous toujours que toutes les lettres que vous envoyez depuis votre ordinateur de travail sont stockées sur le serveur et que votre responsable peut les consulter si vous le souhaitez.

Règle 2 :

Règle déterminer le cercle des destinataires de votre message

Si vous écrivez une lettre à un responsable, il doit y avoir un seul destinataire - le chef, si vous écrivez à des collègues ou à des subordonnés, il peut y avoir plusieurs destinataires. Ils sont entrés séparés par des virgules dans le champ "À", toutes les parties intéressées - dans le champ "Copier". Il peut s'agir de tiers mentionnés dans le texte du message. Essayez de ne pas envoyer de copies supplémentaires, en particulier à la direction. La soumission et le désir de plaire ne vous pareront pas. La présence de "copies aveugles" de la lettre vous rendra encore plus mauvais service. Vous serez connu comme un intrigant.

Règle 3 :

le but de la lettre doit être transparent pour vous et le destinataire

Indiquez clairement le but de votre message : quelle action attendez-vous du lecteur du message ? Quelle réaction devrait suivre. Cet objectif doit être transparent non seulement pour vous, mais aussi pour le destinataire.

Le but du message prédéterminera la forme et la grammaire du récit :

• l'énoncé de votre opinion et votre appréciation de la situation impliquent l'utilisation d'une personne (« je » et « nous ») ;
• demande, instruction, motivation pour l'action implique l'utilisation de 2 personnes ("vous" et "vous");
• informer sur les événements du point de vue d'un observateur extérieur implique l'utilisation de 3 personnes ("il" ou "ils").

Règle 4 :

ne laissez pas le champ "sujet" vide

La plupart des utilisateurs commencent par par email de l'étude du champ "thème". Parfois, ils finissent par ça. Pour éviter que votre message ne soit supprimé avant d'avoir été lu, essayez de garder le sujet aussi précis, informatif et concis que possible. Les sujets vagues comme "Demande d'informations", "de Moscou", "version modifiée" ne sont pas autorisés. Exemples de sujets réussis :

"Liste des membres de l'équipe pour l'Olympiade de Mathématiques à Moscou"

"Liste des équipements défectueux du huitième atelier en date du 06/01/17"

Étude de marché sur les équipements de projection 2017

Si vous répondez à un message, alors le symbole "Re" apparaîtra dans le champ "sujet", il est recommandé de le supprimer.

Règle 5 :

s'en tenir à la structure de message traditionnelle

La structure de la lettre est simple et claire, mais chaque élément de celle-ci est obligatoire :

1. Accueil et adresse ;
2. Bloc principal ;
3. Bloc récapitulatif ;
4. Signature
5. Coordonnées.

Règle 6 :

salutation et adresse - la clé de la compréhension mutuelle

N'utilisez jamais l'expression "Bonne journée" comme salutation. C'est un mauvais ton. Utilisez le "Hello!" ou "Bonjour!". Une lettre officielle peut être lancée immédiatement avec l'appel "Cher (nom et patronyme)" ou "Cher Monsieur (nom de famille)". Quelle option est préférable - prénom, patronyme ou nom de famille ? La règle ici est la suivante - si vous venez de prendre contact et d'écrire un message au destinataire pour la première fois, il convient alors de vous adresser par nom de famille, lorsque le contact est établi et que vous écrivez un message pour la deuxième fois, adressez-vous par nom et patronyme.

Si le message a plusieurs destinataires, alors l'option appropriée serait de s'adresser à « Chers Messieurs » ou « Chers Collègues » si vous vous adressez à des représentants d'une profession proche de vous. À la fin de l'appel, vous pouvez mettre un point d'exclamation ou une virgule, et commencer le texte lui-même par un nouveau paragraphe, avec une lettre minuscule. Quelle option choisir ? Dans une lettre officielle ou dans un message auquel vous attachez une grande importance, mettez un point d'exclamation, et dans un simple message de travail, mettez une virgule.

Règle 7 :

la concision est le principal avantage de la correspondance électronique

« Sens maximum – mots minimum » est la devise d'or de la correspondance commerciale.

La présentation des idées doit être :

• spécifique;
• cohérent;
• concis;
• compréhensible.

Écrivez en phrases courtes - c'est plus facile pour vous et plus clair pour le destinataire. Divisez le texte en paragraphes pour faciliter la navigation et trouver les informations dont vous avez besoin.

Autre conseil : un sujet, un message. Si vous souhaitez considérer plusieurs questions sans rapport, mettez en évidence plusieurs idées différentes, puis consacrez un texte distinct à chaque sujet. Bien sûr, le champ "Objet" doit contenir cette idée ou cette question sous une forme courte.

Dans le cas d'une longue correspondance, vous pouvez vous limiter à la mention "Respectueusement" et à un prénom avec un nom de famille.

Règle 14 :

essayez de ne pas utiliser de post-scriptum

L'utilisation d'un post-scriptum est autorisée dans un cas - si, au moment de la rédaction de la lettre, un événement important s'est produit qui est directement lié au destinataire.

Exemple : P. S. Les billets d'avion ont été livrés il y a une heure.

Règle 15 :

utiliser la confirmation de lecture comme prévu

Le but de cette notification est que le destinataire est censé effectuer une action. Il est utilisé uniquement pour les destinations externes.

Règle 16 :

n'abusez pas du drapeau "haute importance"

Vous souvenez-vous de la parabole de Léon Tolstoï sur le garçon qui aimait crier « Loups ! » pour plaisanter ? Tout le monde était tellement habitué à ses blagues que lorsque les loups l'ont vraiment attaqué, personne n'a réagi à ses cris.
Lorsque vous devez vraiment indiquer l'importance de la lettre, tous les drapeaux nécessaires seront déjà utilisés.

Règle 17 :

revérifier toutes les données, numéros et noms

Faites-en une règle - avant d'envoyer, assurez-vous de relire lettre, vérifiez tous les numéros, précisez les noms et les initiales. Une petite erreur pourrait vous coûter votre place.

Règle 18 :

répondre à l'e-mail immédiatement

Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas répondre immédiatement - par exemple, vous ne disposez pas de toutes les informations ou n'êtes tout simplement pas prêt, écrivez simplement que la lettre a été reçue et vous répondrez plus tard. Sinon, le destinataire ne sera pas sûr que la lettre a été reçue ou n'a pas été supprimée par erreur.

Les règles de la correspondance commerciale et quelques manœuvres délicates pour établir de bonnes relations à l'aide d'une lettre doivent être connues non seulement pour ceux qui ont des e-mails débordant de correspondance entrante chaque jour ouvrable, mais plusieurs correspondances et messages sont inclus dans les plans, dont l'initiateur devrait être vous. Posséder la magie des hêtres est utile pour chaque femme moderne. Cela vous sera utile, au minimum, lors de la recherche d'un emploi - en envoyant des CV, des lettres de motivation, des informations supplémentaires sur vous-même sur demande et des tâches de test, ainsi qu'en envoyant des messages pour convenir d'une heure d'entretien.

L'alphabétisation est la base de la correspondance commerciale et votre visage

Le fait que les blogueurs dyslexiques puissent être populaires sur Internet ne doit pas être une excuse pour vos erreurs et fautes de frappe. Ne vous consolez pas du fait que la langue russe n'a pas fonctionné à l'école (il est temps de resserrer les règles d'écriture "pas" avec différentes parties du discours). Soyez aussi exigeant envers vous-même que possible. Il est particulièrement offensant lors de la correspondance commerciale, il est incorrect d'écrire des mots de votre domaine professionnel. L'interlocuteur peut douter de votre compétence.

1. Gardez le site gramota.ru en signet dans votre navigateur Internet.

2. N'utilisez pas de mots que vous ne pouvez pas définir exactement (vérifiez au moins Wikipedia).

3. Gardez à l'esprit que des mots rares et spécifiques qui peuvent ne pas être familiers à l'interlocuteur le confondront ou pourront être mal interprétés. Si l'interlocuteur doit être initié à votre terminologie, alors, selon les règles de l'étiquette, donnez une explication des termes et abréviations utilisés.

4. Essayez de ne pas faire de phrases trop longues. Laissez des dessins complexes et ornés pour écrire un roman, et non pour effectuer une correspondance commerciale.

5. Nous vous recommandons fortement de ne pas taper le message immédiatement dans le corps de la lettre, mais d'abord dans un fichier sur votre ordinateur. Tout d'abord, l'orthographe et la ponctuation intégrées dans Word vous aideront. Deuxièmement, vous éliminerez la situation désagréable d'envoyer accidentellement une lettre commerciale prématurément ou de la perdre en raison de la fermeture du navigateur, etc. à intervalles rapprochés dans les réglages) . N'oubliez pas que la saisie prédictive sur les tablettes et les appareils mobiles peut apporter des corrections très inattendues à vos mots.

6. Avant d'envoyer la lettre, lisez-la plusieurs fois. Si le temps presse (d'ailleurs, l'une des règles de base importantes de la correspondance commerciale est de ne pas retarder les délais, il vaut donc mieux ne pas prendre une lettre au tout dernier moment), alors relisez le texte que vous avez tapé quelque temps après avoir tapé - dans une demi-heure ou une heure, en changeant pour une autre entreprise.

Correspondance commerciale correcte. Détails importants

L'attention portée aux détails dans la conduite et l'exécution de la correspondance commerciale témoigne du respect et fait gagner du temps

7. Ne négligez pas de remplir le champ "sujet" de la lettre . Si vous envoyez votre premier e-mail froid, le titre peut être efficace, prêt à l'emploi et intrigant. Mais si votre lettre est déjà attendue ou si vous êtes en correspondance avec le destinataire depuis un certain temps, le sujet doit être court, clair et concis. Cela vous permettra de retrouver rapidement votre lettre (tant pour vous que pour le destinataire) dans le courrier si nécessaire.

8. De longues chaînes de "Re:Re:Re:" donnent l'impression de détritus. N'ayez pas peur de lancer un nouveau fil de discussion avec votre interlocuteur, ne citez que les messages précédents pertinents (et oui, ils doivent être "tirés" si, par exemple, vous discutez des détails d'un projet particulier, vous vous entendez sur un budget / prix / forfaits de services et etc. - dans ce cas, le devis est pratique et l'étiquette commerciale l'exige).

9. Si le message entrant contient plusieurs questions pour vous, répondez-y en citant chacune séparément. Si vous envoyez une lettre avec plusieurs questions, utilisez la numérotation, divisez le texte en paragraphes. Tenez-vous en à une structure claire.

10. Dans le corps de la lettre, commentez toutes les pièces jointes au message. Signez tous les fichiers que vous joignez afin que le destinataire puisse recevoir immédiatement des informations sur leur contenu .

11. La signature est un détail très important lettre d'affaires. Dans les paramètres des services de messagerie, vous pouvez généralement définir une signature automatique pour toutes vos lettres. Une signature bien écrite équivaut à imprimer des cartes de visite, de bonnes cartes de visite. En plus du nom et du prénom, utilisez la désignation de votre fonction, vos coordonnées (téléphone, skype), le logo de l'entreprise dans la signature. Tout aussi pertinentes sur le plan créatif (mémorables et associées à la personne ou à l'entreprise pour laquelle elles travaillent), les cartes de visite sont considérées comme les meilleures, de sorte que la signature peut être "avec une puce", indiquant votre lien avec l'entreprise ou parlant de votre amour pour le travail que vous fais. Par exemple, certains employés de la maison d'édition "Mann, Ivanov et Ferber" utilisent la phrase supplémentaire "Maintenant, je lis ..." dans la signature (et insèrent le nom du nouvel éditeur). Les représentants d'entreprises du domaine de la restauration peuvent compléter des lettres avec des souhaits pour une "journée savoureuse", etc. Parfois, une telle conception de la correspondance commerciale doit être convenue avec la direction.

12. Pour la correspondance commerciale, NameWoman recommande fortement d'avoir une adresse postale distincte. Il est souhaitable qu'il reflète le nom de l'entreprise ou le domaine du site Web de l'entreprise, votre nom (complet, sans diminutif) et votre nom de famille. N'utilisez pas de chiffres dans le nom de messagerie qui indiquent votre âge ou votre année de naissance. Afficher votre position dans le titre du courrier est parfaitement acceptable, mais certaines personnes évitent cela, car elles prévoient de ne pas changer de boîte aux lettres, en gravissant les échelons de carrière.

Pour l'envoi de CV et de lettres commerciales similaires, vous ne devez pas non plus utiliser d'adresses postales ludiques ou trop créatives. Surtout si vous postulez à un poste sérieux dans une grande entreprise.

étiquette de la correspondance commerciale

13. Le style de la correspondance commerciale n'a pas besoin d'être sec. Mais le sérieux et une certaine rigueur des constructions est une règle impérative. Abandonnez les suffixes diminutifs et l'argot, les expressions familières.

14. Les émoticônes peuvent devenir des pièges. Dans les premières lettres d'une connaissance d'affaires, elles ne devraient pas l'être en principe. Avec un contact établi, les parenthèses souriantes sont toujours acceptables, mais n'en faites pas trop et ne devenez pas l'initiateur de tels «jolis embellissements» de la lettre. Les émoticônes animées tristes et créatives lors de la correspondance commerciale (et en particulier dans les situations où vous êtes «d'en bas») sont strictement interdites.

15. Veillez à utiliser une salutation et une adresse respectueuses par nom, prénom et patronyme au début de la lettre et plus loin dans le texte, le cas échéant. Cela n'est pas seulement requis par l'éthique de la correspondance commerciale, cela vous permet d'augmenter l'intérêt de l'interlocuteur pour votre message et sa fidélité à celui-ci. Les destinataires sont toujours plus attentifs aux lettres d'adresses, alors essayez de savoir à l'avance le nom de la personne à qui vous devez écrire et quel type d'adresse il préfère (par prénom ou prénom et patronyme).

Selon les règles de la correspondance commerciale, dans les cas normaux, une réponse doit être envoyée dans un délai d'un jour ouvrable, maximum - deux. Si vous recevez une lettre dans les dernières heures de la journée de travail avant un long week-end ou des vacances, vous n'êtes pas tenu de donner une réponse détaillée à une lettre non urgente. Cependant, selon l'étiquette de la correspondance commerciale, il serait raisonnable d'envoyer une brève réponse indiquant que vous avez reçu la lettre et un commentaire indiquant que vous êtes actuellement absent et répondez en détail après telle ou telle date ou au plus tard à telle ou telle une date limite. La même chose doit être faite si, pour répondre, vous devez clarifier toute information que vous devez recevoir d'un tiers ou en faisant un travail minutieux de collecte de données et de préparation de documents.

À son tour, si vous avez besoin d'une lettre de réponse de l'interlocuteur, vous pouvez dupliquer votre demande après 3 jours ouvrables. Si vous avez besoin d'une réponse urgente, écrivez correctement à ce sujet déjà dans votre première lettre (en expliquant les raisons, si possible), en demandant également une confirmation de sa réception. Au fait : vérifiez régulièrement votre dossier spam (une fois tous les trois jours).

Et un peu plus sur ce à quoi ressemble une belle lettre commerciale. Enregistrement de la correspondance commerciale

La lettre doit être facile à lire et facile à comprendre. Des phrases courtes, un minimum de tours de participe et de participe - des constructions simples - c'est la base de la correspondance commerciale. Quoi d'autre vous aidera à présenter le modèle de lettre parfait selon toutes les règles ?

16. Les paragraphes de votre correspondance ne doivent pas dépasser 7 à 10 lignes.

17. Le texte d'une lettre commerciale sera mieux perçu et paraîtra plus net si les intervalles entre les paragraphes sont supérieurs aux intervalles entre les lignes d'un paragraphe.

19. Les mots, et plus encore les phrases et phrases entières, écrits en majuscules sont perçus comme des cris, des pressions et des manques de respect. Pour la correspondance commerciale, ce style n'est pas disponible. Ne vous permettez pas cela même si vous êtes un patron mécontent de ses subordonnés.

Courtoisie commerciale et réseautage

20. Permettez à l'interlocuteur d'accepter votre proposition, de refléter son avis, de vous donner un conseil, de laisser un commentaire ou de poser une question. La façon la plus simple de le faire est d'utiliser les phrases « qu'en pensez-vous ? », « si vous avez des questions, j'essaierai d'y répondre », « écrivez-moi au sujet de votre décision » dans la lettre.

21. Soyez attentif aux signaux provenant du destinataire. Faites attention au style d'écriture de votre interlocuteur, à la façon dont il s'adresse à vous. Rappelez-vous la règle psychologique du miroir. C'est super si votre lettre reflète son style (mais pas mal orthographié, bien sûr). S'il mentionne des informations personnelles, notez-les. Soyez poli et correct, reflétant la joie, la sympathie, la participation, félicitant pour les vacances.

22. En parlant de vacances. Si votre correspondance commerciale a lieu autour des dates des jours fériés, félicitez l'interlocuteur pour les jours passés / à venir. Les clients importants et ceux avec qui vous entretenez une longue correspondance commerciale selon les règles de l'étiquette doivent être félicités dans une lettre séparée. Il sera utile de savoir quand votre interlocuteur a un anniversaire - cette information est généralement facile à obtenir sur les réseaux sociaux.

Gérez votre clientèle de particuliers et votre base de contacts professionnels. En plus des noms et prénoms, fonctions et numéros de téléphone, liens vers des comptes dans les réseaux sociaux et e-mail, notez des données personnelles, marquez des projets et des problèmes sur lesquels vous vous êtes déjà croisés dans la correspondance commerciale.

23. L'éthique de la correspondance commerciale et la courtoisie élémentaire disent: n'oubliez pas les mots de gratitude. Pour des félicitations, des conseils, des éclaircissements, des invitations, des notes d'information, une réponse rapide de votre interlocuteur dans la correspondance commerciale.

Milena Juste

Le succès dans les activités de toute organisation, entreprise commerciale ou entreprise est inextricablement lié à une culture de comportement et d'étiquette. Toutes les actions du gestionnaire, les employés doivent certainement tenir compte des règles de bon goût et correspondre à la situation.

L'une des parties les plus importantes de l'étiquette est la correspondance commerciale.

On estime que près de 50 % du temps de travail est consacré à la familiarité avec les papiers et le courrier. Mais cela est nécessaire, car une correspondance commerciale compétente peut augmenter considérablement le chiffre d'affaires de l'entreprise, accélérer l'interaction des différents services et départements.

Bien sûr, il existe certains modèles ici, et ils seront certainement discutés dans cet article. Les règles de la correspondance commerciale sont depuis longtemps normalisées. Le GOST R.6.30-2003 existant aidera à placer correctement le texte sur la feuille, vous indiquera les retraits, les marges et les polices à créer. La correspondance commerciale se caractérise par l'uniformité et la répétition des tours de parole.

Cependant, chaque lettre est différente. Une grande empreinte y est laissée par l'identité de l'expéditeur, sa fonction, sa situation et son destinataire. Dans une certaine mesure, la correspondance commerciale est une combinaison de créativité et de travail minutieux.

Types de correspondance commerciale

Le flux de documents s'effectue sur papier et par e-mail.

Toute la correspondance dans l'entreprise peut être conditionnellement divisée dans les groupes suivants:

Correspondance officielle / non officielle ;

Interne et externe.

La correspondance officielle comprend les offres commerciales, les lettres de remerciements et de garanties, les accords commerciaux, les commandes pour l'entreprise, les responsabilités professionnelles, les demandes, les exigences, les réclamations.

La correspondance informelle consiste en diverses félicitations de partenaires commerciaux, de clients, d'employés; condoléances, excuses, invitations et remerciements.

Les documents internes ne circulent qu'entre les services d'une entreprise, tandis que les documents externes vont au-delà.

Règles de correspondance commerciale : contenu interne

La principale exigence est la brièveté et la capacité de la lettre. N'étirez pas le texte sur plusieurs pages. Votre meilleur pari est de vous en tenir à un.

Les règles de la correspondance commerciale impliquent l'exclusion des mots et expressions complexes, incompréhensibles, étrangers et hautement spécialisés du texte. Toutes les phrases doivent être courtes, avec les pensées principales de l'auteur et sans "eau".

Évitez les doubles interprétations dans la lettre, sinon, en cas de litige, il sera plus difficile de défendre votre point de vue et de prouver ce que vous vouliez dire par une certaine phrase.

Les règles d'enregistrement de la correspondance commerciale obligent l'écrivain à appeler le destinataire par son nom et son patronyme, avant d'indiquer l'appel "Cher (s) ...". Et toujours sur "Vous", même si le destinataire de la lettre entretient de bonnes relations amicales.

Dans l'introduction, en plus d'indiquer le nom et le prénom, l'objectif principal du message est prescrit. Des exemples de correspondance commerciale connaissent suffisamment de modèles et de timbres pour de tels cas: "En relation avec la lettre précédente ...", "Nous vous rappelons ...", "Nous vous informons ..." et autres.

Adoucissez la réponse défavorable au destinataire (refus de l'offre, refus de coopération) par les phrases : « Malheureusement, nous ne pourrons pas profiter des conditions proposées… » ou similaires.

Documents administratifs externes

Toute lettre commerciale doit être écrite sur du papier à en-tête de l'entreprise avec les coordonnées de l'entreprise et toutes les coordonnées.

Assurez-vous d'entrer la date exacte du document.

Le coin supérieur droit de la feuille est occupé par les initiales du destinataire et l'adresse de l'entreprise destinataire.

Divisez le texte en paragraphes sémantiques afin qu'il soit plus facile pour le lecteur de le comprendre et de le percevoir. Pas plus de 4-5 lignes.

Écrire tous les mots en majuscules (majuscules) est une mauvaise forme.

Des documents peuvent être joints à la lettre. Dans ce cas, ils sont répertoriés sur une ligne distincte dans la partie inférieure gauche de la feuille. Conformément à l'étiquette commerciale, une réponse à une lettre doit être reçue dans les 10 jours. Si le problème nécessite plus de temps pour le résoudre, le destinataire doit le notifier.

Après avoir écrit, assurez-vous de vérifier soigneusement le texte à nouveau pour les erreurs, à la fois d'orthographe et de grammaire. Si vous avez le temps, vous devriez mettre la lettre de côté et y revenir plus tard. En règle générale, des inexactitudes seront découvertes qui n'ont pas été remarquées au début. Ce conseil est le plus important lorsque vous répondez à une plainte d'un client. Vous ne devriez pas ennuyer encore plus une personne avec une lettre analphabète.

Lorsque le document est écrit et vérifié plusieurs fois, imprimez-le sur du papier A4. Cette taille est couramment utilisée pour toute correspondance, même si le texte lui-même n'occupe que la moitié de la page.

Vérifiez l'encre dans l'imprimante avant d'imprimer pour éviter les bavures et la négligence.

Dans certains cas, vous pouvez joindre votre carte de visite au document et joindre la feuille imprimée elle-même à un fichier transparent.

Une enveloppe d'entreprise avec le logo de l'entreprise est également considérée comme une bonne forme.

Les règles de conduite de la correspondance commerciale dans un avion informel sont souvent plus émotionnelles que dans les papiers d'affaires, et moins timbrées. Les abréviations sont ici appropriées, l'utilisation d'adjectifs colorés, par exemple, dans les félicitations : incroyable, sympathique, gentil.

e-mails professionnels

Le fait que vous n'envoyiez pas de correspondance sous enveloppe via le réseau postal ne devrait pas vous détendre. Les règles de la correspondance commerciale s'appliquent également dans ces cas.

Des messages commerciaux électroniques compétents et corrects créent une image positive de l'entreprise et de l'individu. La réputation dans les affaires vaut beaucoup!

Règles de base pour la correspondance par e-mail

Utilisez votre adresse e-mail professionnelle uniquement aux fins prévues.

Faites attention au nom de la boîte aux lettres. N'autorisez pas les noms incorrects tels que "baby", "superman" lorsque vous travaillez, même s'ils sont indiqués dans la transcription en anglais.

Remplissez toujours la colonne "sujet", sinon votre lettre risque de se retrouver dans les spams. Des descriptions telles que "plan", "liste", "offre", "rapport" ne fonctionneront pas. Il peut y avoir beaucoup de lettres similaires dans la boîte aux lettres de votre destinataire. Soyez aussi précis que possible sur le sujet de votre message. N'utilisez pas plus de cinq mots. Écrivez le sujet avec une majuscule. Vous n'avez pas besoin de mettre un point à la fin.

Si vous répondez à un e-mail que vous avez reçu précédemment, assurez-vous de supprimer le "Re" dans la ligne d'objet.

Style de communication

Conservez le format de la lettre commerciale. Supprimez le ton menaçant, suppliant et autoritaire.

Les règles de la correspondance commerciale électronique n'autorisent pas l'utilisation d'émoticônes, un grand nombre de points d'interrogation ou d'exclamation dans le texte.

Sois poli. Une salutation obligatoire au début et un adieu à l'interlocuteur à la fin est une bonne forme. Par exemple, "Avec respect..." ou comme ceci : "Sincèrement vôtre...".

La messagerie professionnelle et sa "règle d'or" : ne pas mélanger plusieurs sujets différents dans un même message. Il est préférable d'envoyer une série de lettres.

Un e-mail doit être deux fois plus court qu'un e-mail papier.

Travailler avec des pièces jointes

S'il y a trop d'informations à envoyer, ne les mettez pas toutes dans le corps de la lettre, mais joignez-les en tant que documents séparés dans une pièce jointe.

Pour la commodité du destinataire, renommez les documents que vous avez préparés avec des noms compréhensibles pour lui. Cela montrera votre intérêt et vous séduira. Pensez au nombre de dossiers de travail que le destinataire possède sur son ordinateur et à la façon dont il cherchera votre lettre parmi eux.

Assurez-vous d'informer le destinataire des fichiers que vous envoyez afin qu'il ne les considère pas comme un virus accidentel. Archivez des documents volumineux.

Et il est préférable d'envoyer des pièces jointes trop volumineuses (à partir de 200 ko) par d'autres moyens, par exemple via un serveur ftp.

Format tel que COM, EXE, CMD, PIF et un certain nombre d'autres, certains serveurs de messagerie n'autorisent pas et ne bloquent pas.

S'il y a eu plusieurs destinataires de votre lettre, ne soyez pas trop paresseux pour supprimer à chaque fois toute preuve d'envoi massif. Ces informations supplémentaires ne sont pas du tout nécessaires au destinataire. La commande "copie cachée" vous aidera.

Les règles de conduite de la correspondance commerciale par e-mail impliquent d'informer la deuxième partie de la réception de la correspondance. S'il n'est pas possible de répondre pour le moment, informez-en l'interlocuteur. Enregistrez l'historique de la correspondance pour éviter d'autres questions et poursuites.

Si la réponse est importante et urgente, il est permis d'en informer en outre le destinataire par téléphone, Skype ou ICQ. Si même après cela, un résultat positif n'a pas pu être obtenu, rappelez-vous à nouveau.

Il n'est pas rare qu'une demande de document renvoie une lettre vide avec un fichier joint. C'est inadmissible. Les exemples de correspondance commerciale exigent le placement obligatoire des informations pertinentes dans le corps du document. Par exemple, ceci : "J'envoie les données nécessaires à votre demande."

N'oubliez pas d'indiquer les coordonnées en fin de lettre : tous les moyens de communication disponibles, position, site internet de l'entreprise, liens vers les réseaux sociaux.

Lorsque vous écrivez les contacts de l'organisation, donnez autant d'informations que possible - un numéro de téléphone avec un indicatif régional, une adresse avec un code postal. Après tout, votre communication ne se fait pas seulement avec les habitants de votre région. Si vous avez toutes les données, il sera plus facile de vous contacter.

Et la dernière règle : celui qui a commencé la correspondance doit mettre fin au dialogue électronique.

Conclusion

L'écriture commerciale est une matière délicate. Il suffit parfois d'un coup d'œil pour se forger une opinion définitive sur une personne et sur l'organisation qu'elle représente. Connaître les règles de l'écriture commerciale peut faire beaucoup dans votre carrière.