Функция офисного пакета Excel ВПР позволяет найти искомые данные в указанной таблице и в указанном столбце и вернуть его, как результат. Данная функция может быть очень полезной при сопоставлении данных из разных таблиц или при сведении информации в какой-то единый массив для дальнейшего анализа.
ВПР (VLOOKUP в английском варианте) расшифровывается , как вертикальный просмотр. Функция является одной из самых востребованных в Excel. Она позволяет, к примеру, легко отыскать и сопоставить телефонные данные человека или организаций из справочной таблицы по его имени. Можно сопоставить цену товаров по их наименованиям. Эти и многие другие возможности предоставит для Вас функция ВПР. Пользоваться ей достаточно просто.
Использование функции
Рассмотрим структуру ВПР, какие аргументы она задействует. Как и любая другая функция в Excel начинается она со знака равенства (=). Далее имя функции и аргументы, заключенные в круглые скобки.
ВПР содержит 4 аргумента .
Функция ведет поиск искомого значения в крайнем левом
столбце и производит возврат значения в той же строке
из указанного столбца.
Вторым — указывается именно та таблица (или диапазон ячеек), в которой следует произвести этот поиск.
Должен включать столбец для ответа, он находится правее от столбца с исходным значением.
Последний аргумент
– интервальный просмотр, здесь может быть 2 значения: 0 – ЛОЖЬ
, 1 — ИСТИНА
. отвечает за точный поиск
(совпадения при просмотре сверху вниз). Если ничего не находит, то возвращается ошибка Н/Д (нет данных), 1
– приблизительный
.
Для лучшего понимания принципа работы функции рассмотрим пример использования ВПР.
Примеры использования
Первый простой пример – имеются 2 таблицы. В одной
указываются Товары
и их идентификаторы (ID). Во второй
, с помощью фильтра по ID, мы хотим получить наименование товара
.
После знака равно вводим ВПР
, затем Enter
и Fx
для ввода аргументов.
Аргументы также можно вводить в соответствующей строке, перечисляя их через точку с запятой.
Искомыми будут значения, по которым будем искать совпадения. В данном случае это ячейка E1
.
Для второго
аргумента выделяем диапазон таблицы
.
Обязательно необходимо зафиксировать
(указать знаки доллара или клавиша F4 для всего диапазона) и сделать абсолютные ссылки
для того чтобы диапазон не «сползал», так как в данном случае не указывается имя таблица.
– то, что нужно вернуть. В этом примере требуется вернуть 2 столбец (Товар
). Для точного поиска 4 аргумент – .
Введя все значения, жмём кнопку ОК .
Теперь при изменении в фильтре номера ID будет изменяться наименование
товара.
Теперь посмотрим другой пример .
Теперь нужно получить партию
для каждого наименования
товара по критерию Количество
.
Например, для мелкой партии количество должно быть от 100 до 200 , средней – 200-300 и т.д.
Искомым значением в данном случае будет количество
, Таблицу выбираем диапазон Критерий
– Партия
(фиксируем F4). Номер столбца 2, интервальный просмотр
в этом случае должен быть 1 (позволит получить ближайшее меньшее значение к искомому значению).
Как видим в полученной таблице для количества, например, 110, партию выдало Мелкая (ближайшее меньшее 100) и т.д. Обязательно сортировка критериев должна быть от большего к меньшему
, иначе ВПР не сработает.
ВПР Excel - это функция в соответствующей программе, которая отличается красотой и простотой. Она имеет множество различных применений, её используют в абсолютно разных сферах: начиная от обучения и заканчивая розничной торговлей. Основная концепция функции заключается в том, чтобы искать совпадения в одной или нескольких таблицах. Так можно легко найти интересующую информацию, затратив минимум времени.
Общая информация
Excel - что это такое? Её также называют VLOOKUP в англоязычной версии. Это одна из самых распространённый функций массивов и ссылок. Специалисты, составляющие шкалу BRP ADVICE, выставили уровень сложности, приравниваемый к 3 или 7.
Рассматриваемая функция позволяет быстро найти в большой таблице те значения из строк или столбцов, которые необходимы пользователю. Первый параметр эта программа находит самостоятельно. Столбец указывается пользователем. Есть другая функция ГПР, где человеком отмечается строчка. Столбец она находит самостоятельно.
Если пользователь уже имел дело со ссылками и массивами, то разобраться в действиях ВПР будет просто. В разных табличных документах можно сделать сноску на конкретную ячейку. Её ставят в пример или, напротив, указывают в качестве исключения. В задании для ВПР обычно указывается ячейка в виде A1, D9, K8 и так далее.
Иногда ссылка подаётся в другом виде (R1C1). Одним словом, отмечается столбец и строчка, на пересечении которых и находится нужная для пользователя информация. Программа получает точное указание, где ей надо искать эти данные.
Параметры функции на примере
В функции ВПР Excel сначала указывается номер строки, затем следует обозначение столбца. Приблизительно должно получиться что-то вроде:
ВПР(А1;База_данных;2;ЛОЖЬ)
Параметры функции при этом означают следующее:
- А1. Это приблизительная ссылка на ячейку. В ней может указываться любое значение, в зависимости от результата, который пользователь хочет получить.
- База_данных. Имя той области информации, которую предстоит искать. Понятие не настолько обширное, как предыдущее. Его можно использовать только по первым строкам или столбцам.
- 2. Это порядковый номер столбца, откуда программа будет черпать информацию.
- ЛОЖЬ. Указывает на поиск точного совпадения. Иногда указываются другие дополнительные параметры этого слова. И программа при этом будет искать все совпадения и определять ближайшие значения.
К сожалению, функция не может работать более профессионально. Некоторые данные пользователю нужно держать в голове (номер строки или столбца). В противном случае он не сможет найти нужную ему информацию.
Аргументы ВПР
Чтобы говорить о том, как работает функция ВПР в Excel, нужно ознакомиться с её аргументами. Первым является искомое значение. Оно задаёт параметры поиска, который будет искать программа в первом столбце таблицы. Она не может работать со вторым и последующими, функция попросту не найдёт эту информацию. Внутри формулы этот аргумент указывается в кавычках. Исключения составляют наименования функций.
Другой аргумент - таблица. Она может указываться в координатной системе. И непосредственно в этой таблице, первом её столбце функция попытается найти искомый элемент. Он указывается изначально (см. выше).
Третий аргумент - номер столбца. Здесь указывается информация, которую ищет пользователь. К примеру, он может посмотреть должность, соответствующую фамилии из первого столбца, его заработную плату, отметки и так далее. Всё зависит от сферы деятельности пользователя.
И последний аргумент - интервальный просмотр. Здесь указывается «1» и «0» либо «Ложь» и «Правда». В первом случае данные будут означать, что заданный поиск является приблизительным. Тогда программа начнёт искать все совпадения. Если применяется второй вариант, тогда функция будет обращать внимание только на точные значения.
Распространённые ошибки
Функция ВПР Excel никогда не будет работать со сбоями, если отмечается неправильная задача. То есть в любых нарушениях виноват только пользователь. Есть три распространённые ошибки. Во-первых, человек часто путается в аргументах «ложь» и «истина». Первый ориентирован на поиск точного совпадения. Если указывать «истина», тогда функция подбирает приблизительные.
Во-вторых, формула ВПР Excel не может обозначаться так, чтобы поиск начинался со второго или последующего столбца. Найти данные можно только по первому. Поэтому если пользователь вводит какую-то другую формулу, отличающуюся от правил, то программа просто не сможет её распознать.
И, в-третьих, нередко неправильно указывается номер столбца, откуда нужна информация. В этом случае нужно перепроверить данные.
Когда используют функцию ВПР?
Об этом стоит поговорить детально. Ни для кого не секрет, что абсолютно в разных сферах используется функция ВПР Excel. Инструкция по её применению может показаться сложной, но только на первый взгляд. Иначе она бы не стала настолько распространённой.
Помните о главном: функция ищет информацию по вертикали, то есть - по столбцам. Её применяют в разных ситуациях:
- Когда надо найти информацию в большой таблице либо отыскать все повторяющиеся данные и совпадения.
- В преподавательской среде. Учитель всегда может по фамилии своих учеников в считаные мгновения найти их посещаемость, успеваемость и другую информацию. В особенности полезной она является, когда список студентов большой, а преподаватель не может запомнить каждого из них.
- В розничной торговле. Если использовать функцию для поиска цены, состава или артикула товара, то человек сможет быстро ответить на расспросы покупателей.
Одним словом, в любой среде, когда нужно найти данные из таблицы, можно использовать ВПР.
Как использовать ВПР в таблице?
Разобраться в этом нетрудно. Для того чтобы формула ВПР Excel действительно работала, первоначально нужно сделать таблицу. Также для полноценного использования функции необходимо минимум два столбца, максимальное количество таковых - не ограничено.
Затем в пустую ячейку нужно ввести эту формулу, куда пользователь задаёт параметры поиска совпадений и информации. Пустая ниша может располагаться где угодно: сверху, снизу, справа. Ячейки потребуется расширять, чтобы найти данные. Так как они располагаются в своих столбцах, то их потребуется минимум две. Если параметров поиска больше, то и количество ячеек увеличивается. Затем осуществляется проверка работы функции и то, насколько верно написана формула. Для этого кликают на «просмотр значений». Можно выявить несоответствия в формуле.
ВПР на английском Excel и на русском аналоге применяется одинаково. Но есть пара советов от профессионалов. Чтобы функция работала лучше, особенно после изменения данных, рекомендуется вводить значок доллара между массивами. Например, не A1, а А$1$. Когда вбиваются первичные значения, то никаких символов и пробелов между названиями строк и столбцов не нужно ставить.
Также рекомендуется тщательно проверять таблицу, чтобы не было лишних знаков препинания или пробелов. Их наличие не позволит программе нормально заниматься поиском совпадений, особенно когда тот лишь приблизительный (по параметру «Истина»).
Заключение
Функция ВПР Excel (вертикальный просмотр) является простой для опытного пользователя. Но неискушённому в вопросе человеку нетрудно будет ознакомиться с правилами её использования. После их освоения пользователь сможет быстро находить информацию, причём неважно, насколько обширной будет таблица. Если необходимо воспользоваться горизонтальным просмотром, то задействуют функцию ГПР.
В английской версии эта функция называется VLOOKUP - расшифровывается как вертикальный просмотр. Существует также функция ГПР, которая ориентирована на горизонтальный просмотр. В основном функция ВПР используют для того, чтобы подтянуть данные из одной таблицы в другую, также ее можно использовать для сравнения столбцов в двух разных таблицах.
Для того, чтобы нам более тщательно разобраться во всех особенностях работы с функцией, рассмотрим простые примеры.
У нас есть две таблицы. В первой таблице хранятся данные по заказам за один день. В ней записывается название товара и количество проданной продукции по партиям. Во второй таблице хранится информация по ценам на товар. Задача - подсчитать итоговую выручку по каждому товару за день.
Для решения задачи нам необходимо подтянуть цены на товары из таблицы "Прайс-лист" в столбец "Цена за кг" таблицы "Заказы". Т.е. подставить цены, которые соответствуют каждому товару из нижней таблицы в верхнюю.
В Эксель, чтобы решить этот пример, есть несколько возможностей, одна из которых - использование функции ВПР. Становимся на первую ячейку, где необходимо подставить данные, и начинаем писать функцию, начиная как обычно со знака равенства.
Должна появится подсказка, согласно которой мы будем задавать ей аргументы. Если расшифровать работу ВПР с технического языка на нормальный, то функция VLOOKUP будет искать выбранный нами товар из таблицы "Заказы" в крайнем левом столбце таблицы "Прайс-лист" и, если найдет это товар, выводить значение его цены, которое находится на той же строке, что и найденный товар. Коротко это выглядит как на скриншоте ниже.
У функции ВПР 4 аргумента. Первым аргументом, который мы подставим в формулу, является то самое искомое значение, цену для которого нужно найти во второй таблице "Прайс-лист". После написания названия функции и добавления открывающей скобки, щелкаем по искомой ячейке и добавляем ее аргументом. В моем случае это ячейка "E4" со значением "Яблоки". Далее ставим разделитель - точка с запятой.
Вторым аргументом является таблица, в которой мы ищем значение и из которой подтягиваем цену. Здесь нужно просто выделить таблицу "Прайс-лист" и лучше, чтобы вы не зацепили лишних ячеек (шапка, пустые ячейки и просто лишняя информация). В конце не забываем ставить точку с запятой.
Так как в нашем примере таблица, в которой производится поиск, находится на этом же листе, что и первая, то при протягивании формулы на нижележащие ячейки, указанная таблица будет автоматически съезжать вниз. Для того, чтобы этого не происходило, необходимо выбрать диапазон таблицы внутри формулы левой клавишей мыши и нажать на клавиатуре клавишу F4. К адресам ячеек будет добавлен знак доллара и ссылка на таблицу превратиться из относительной в абсолютную. Ниже мы разберем случаи, когда создавать абсолютные ссылки на ячейки будет не обязательно.
Третий аргумент - номер столбца в таблице "Прайс-лист", из которого мы хотим подтянуть нужное нам значение. В нашм примере все просто. В первом столбце мы ищем значение, а из второго столбца подтягиваем цену. Ставим цифру 2, а после точку с запятой.
Последний параметр называется "Интервальный просмотр" - это логический аргумент и может принимать только 2 значения: 0 или 1 (включено/выключено). Данным значением мы определяем, точно, цифра 0, или приблизительно, цифра 1, мы ищем наименование в прайс-листе. В случае с текстовыми наименованиями лучше использовать точный поиск (цифра 0), потому что приблизительный более менее точно работает в случае ячеек с числами. Вводим интервальный просмотр как 0 и закрываем скобку. После этого нажимаем клавишу Enter, чтобы формула сработала. В итоге мы получим ячейку с ценой, подтянутой из таблицы прайс-листа.
В колонку "Итоговая стоимость" прописываем простую формулу умножения веса партии на цену за кг.
Выбираем обе ячейки и, зажав левую клавишу мыши на правом нижнем углу выделения, протягиваем формулы вниз на все оставшиеся ячейки.
В итоге получаем цену и итоговую стоимость каждой партии. При дальнейшем использовании полученных данных не стоит забывать о том, что они являются результатом работы формулы, а не готовыми значениями. Чтобы в дальнейшем иметь возможность работать с ними, нужно скопировать ячейки с получившимися данными и вставить их обратно на свое место через специальную вставку как обычные значения.
Мы рассмотрели с вами один из случаев, когда есть необходимость подтянуть данные из таблицы, которая находиться на этом же листе. Конечно же использовать можно таблицы, которые находятся на разных листах и даже когда они открыты в разных документах. В этом случае второй аргумент функции будет выглядеть немного иначе. В случае другого листа или документа, совершенно не обязательно задавать абсолютные ссылки, а третий и четвертый аргумент лучше дописывать в поле ввода функции, не возвращаясь обратно на тот лист, где вы начинали ее набирать.
Еще одним полезным применением ВПР является ее использование для сравнения двух таблиц с целью нахождения совпадений или различий. Например, если в одной из таблиц убрать несколько строк, то полного совпадения в данных уже не будет и в некоторых ячейках появится надпись #Н/Д. Эта надпись говорит о том, что значения из таблицы с заказами не были найдены в таблице прайс-лист, что соответственно приводит к ошибке.
Теперь давайте рассмотрим случай, где есть необходимость использовать интервальный просмотр не точный, с цифрой 0, а приблизительный, с цифрой 1. Этот способ используется редко, но тем не менее есть такие задачи, в которых он может вам понадобиться.
Вернемся к нашей таблице с заказами и попробуем определить размер партии по ее весу. У нас будет таблица с заказами и таблица с параметрами партии.
Дополнительно у нас появляется критерий "от и до", который говорит о размере партии. В примере мы будет отталкиваться от ее веса. Например, если Excel показать вес партии 15 кг, то он будет понимать, что это мелкая партия.
Давайте разбираться как это работает. Начинаем писать функция ВПР, но в конце формулы ставим не 0, а 1. В аргументе, где нужно указать таблицу с ячейками, мы не будем указывать столбец с параметром "От и до", так как Excel такую запись не поймет. Взамен этого мы вводим поле критерий, который и будет определять начало и конец диапазона весов. В конце нажимаем клавишу Enter и протягиваем на все ячейки.
Есть некоторые особенности работы, которые необходимо пояснить, чтобы было понятно, что здесь произошло. Мы видим, что при определенном весе функция вытащила из второй таблицы определенную партию. Чтобы более точно понять логику, давайте посмотрим на вес, к примеру, в 15 кг. В таблице с размерами партий, такого критерия нет. Но когда мы ставим интервальный просмотр в значение 1, функция будет вытаскивать значение, которое является ближайшим меньшим. При весе партии в 15 кг, ВПР вытащит из таблицы значение с критерием 10. Если вес партии будет 47 кг, то функция вытащит значение с критерием 30, которое будет ближайшим и меньшим.
При работе с функцией в таком режиме, есть очень важный момент, который вы должны учитывать. Сортировка критериев должна обязательно идти по возрастанию - от меньшего к большему. Если критерии будут отсортированы в обратном порядке, то функция не сработает.
Используя функцию ВПР при работе в Excel, Вы можете извлекать требуемую информацию из электронных таблиц. Для этих целей Excel предлагает несколько функций, но ВПР среди них самая распространенная. В этом уроке мы познакомимся с функцией ВПР , а также рассмотрим ее возможности на простом примере.
Функция ВПР (вертикальный просмотр) ищет значение в крайнем левом столбце исследуемого диапазона, а затем возвращает результат из ячейки, которая находится на пересечении найденной строки и заданного столбца.
Пример 1
Например, на рисунке ниже приведен список из 10 фамилий, каждой фамилии соответствует свой номер. Требуется по заданному номеру извлечь фамилию.
С помощью функции ВПР сделать это достаточно просто:
Из формулы видно, что первым аргументом функции ВПР является ячейка С1, где мы указываем искомый номер. Вторым выступает диапазон A1:B10, который показывает, где следует искать. И последний аргумент – это номер столбца, из которого необходимо возвратить результат. В нашем примере это второй столбец. Нажав Enter , мы получим нужный результат:
Пример 2
Рассмотрим еще один пример. На рисунке ниже представлены те же 10 фамилий, что и раньше, вот только номера идут с пропусками.
Если попробовать найти фамилию для несуществующего номера (например, 007), то формула вместо того, чтобы выдать ошибку, благополучно вернет нам результат. Как такое может быть?
Дело в том, что функция ВПР имеет еще и четвертый аргумент, который позволяет задавать так называемый интервальный просмотр. Он может иметь два значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ. Причем, если аргумент опущен, то это равносильно истине.
В случае, когда четвертый аргумент имеет значение ИСТИНА, функция сначала ищет точное соответствие, а если такого нет, то ближайшее, которое меньше чем заданное. Именно поэтому функция ВПР возвратила фамилию “Панченко”. Если бы мы задали “008”, то формула также вернула бы “Панченко”.
В случае, когда четвертый аргумент функции ВПР имеет логическое значение ЛОЖЬ, функция ищет точное соответствие. Например, на рисунке ниже формула вернет ошибку, поскольку точного соответствия не найдено.
Если четвертый аргумент функции ВПР содержит значение ИСТИНА или опущен, то крайний левый столбец должен быть отсортирован в порядке возрастания. Если этого не сделать, функция ВПР может вернуть неправильный результат.
Для тех, кто любит создавать не вертикальные, а горизонтальные таблицы, в Excel существует аналог ВПР , но для горизонтального поиска.
Горизонтальный ВПР в Excel
В Microsoft Excel существует функция ГПР (горизонтальный просмотр), которая очень похожа на ВПР , разница лишь в том, что диапазон просматривается не по вертикали, а по горизонтали. ГПР ищет заданное значение в верхней строке исследуемого диапазона и возвращает результат из ячейки, которая находится на пересечении найденного столбца и заданной строки.
Если представить вышеприведенный пример в горизонтальной форме, то формула будет выглядеть следующим образом:
Как видите, все достаточно просто!
На этом наш урок завершен. Сегодня мы познакомились, наверное, с самым популярным инструментом Microsoft Excel – функцией ВПР и разобрали ее возможности на нескольких простых примерах. Надеюсь, что этот урок был для Вас полезным. Всего Вам доброго и успехов в изучении Excel.
