Стиль – это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.
Для того чтобы текст был удобен для чтения, его необходимо отформатировать соответствующим образом: выделить заголовки, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить подписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы и т. д. Форматировать каждый из элементов вручную долго и неэффективно. С помощью же стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Достаточно установить требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка необходимый.
Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы.
В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам.
В качестве основного стиля, установленного по умолчанию, используется стиль Обычный . Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей. Параметры форматирования можно узнать из описания стиля, содержащегося в окнах диалога Стиль , Изменение стиля , Создание стиля , Организатор . Все перечисленные выше окна диалога содержат раздел Описание , в котором представлены все параметры формата.
Установка стилей
Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно диалога Стиль . Для установки стиля с помощью окна диалога Стиль необходимо выполнить следующие действия:
1. Установить курсор в пределах фрагмента текста, в котором нужно изменить стиль.
2. Выбрать команду Формат –> Стиль . Откроется окно диалога Стиль (рис. 4.28).
3. В списке Стиль выбрать требуемый стиль.
4. Нажать кнопку Применить .
С помощью окна диалога Стиль также можно:
- изменять существующие стили;
- создавать новые стили;
- удалять ставшие ненужными пользовательские стили;
- копировать требуемые стили из одного шаблона в другой.
Рис. 4.28. Окно диалога Стиль .
В заголовки редко включают заголовки всех уровней. Оглавление, содержащее названия всех частей документа, может выглядеть слишком громоздким. С другой стороны, оглавление, содержащее только заголовки верхнего уровня, дает слишком мало информации о содержании документа.
Чтобы создать оглавление необходимо выполнить следующие действия:
1. Установить курсор в пределах текста, в котором нужно создать оглавление.
2. Выбрать команду Вставка –> Оглавление и указатели . Откроется окно диалога Оглавление и указатели (рис. 4.29).
3. Перейти на вкладку Оглавление .
4. В поле Формат выбрать способ представления оглавления, в поле Уровни – уровень включаемых заголовков, а в поле Заполнитель – символы заполнения между заголовками и номерами страниц.
5. Нажать кнопку ОК .
Рис. 4.29. Включение в оглавление уровней 1-3
После нажатия кнопки ОК на экране появится скомпонованное оглавление, которое в дальнейшем можно изменить и отформатировать.
Рис. 4.30. Готовое оглавление, включающее заголовки трех уровней
Автоформат
Автоформат может форматировать документ без участия пользователя. MS Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование, произведенное с помощью автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений – отказаться.
Использование «Стилей» в Microsoft Word может автоматизировать форматирование документа и сэкономить ваше время, что значительно повлияет на вашу производительность во время работы с документами. Если вы хотите научиться быстрому форматированию текста, то следуйте основным шагам, описанным ниже.
Шаг 1. Применение стилей к разделам не отформатированных документов.
Иногда текст или же раздел текста в документе может выглядеть не так, как вам необходимо, и чтобы его преобразить нужно выделить нужный фрагмент, перейти в меню «Стили» и выбрать необходимый стиль для применения.
Шаг 2. Быстрое изменение существующего стиля
Шаг 3. Создайте оглавление со стилями
В написании многосекторных научных статей или глав книг вам может понадобиться использование оглавлений, которые в этом случае имеют важное значение, так как они помогают в навигации по содержимому документа.
Для установки оглавления сделайте следующее:
- Поместите курсор на ту часть документа, где вы хотите разместить оглавление.
- Перейдите на вкладку «Ссылки», затем нажмите «Оглавление».
- Обратите внимание на появившееся диалоговое окно. Опции «Автособираемого оглавления 1, 2» ускорят процесс создания. «Ручное оглавление» дает возможность подробной настройки, но его установка займет больше времени.
- Ознакомьтесь с опцией «Настраиваемое оглавление». Выбрав ее, вы можете использовать стили, чтобы изменить способ отображения оглавления, для этого нажмите «Изменить».
- Если ваше оглавление имеет несколько уровней, выберите тот, который вы хотите изменить.
- Затем вы увидите диалоговое окно, используемое при изменении стиля. При необходимости измените характеристики, затем нажмите «ОК».
Как вы видите, работа с текстом или стилями может экономить время. Вам нужно всего лишь раз внести изменения в «Стили» или «Оглавления» и потом использовать его как шаблон применяя к необходимым фрагментам текста или всему ко документу.
Видео: Форматирование документа в MS Word 2003. Работа со стилями
Практическое занятие №3. Стилевое форматирование средствами текстового редактора Microsoft Word
Цель: получение практических навыков создания и использование стилей при разработке текстовых документов.
Стилевое форматирование
Понятие стиля в текстовом документе
Чтобы заострить внимание читателя на определенных частях текста (словах, предложениях, абзацах), для придания тексту выразительности и удобочитаемости используется форматирование – выделение объектов текста путем изменения некоторых их параметров.
При работе над документом форматирование можно выполнять вручную, а можно использовать стили.
При форматировании вручную пользователь использует основной прием «выдели текст и измени параметры». Если изменения не устраивают, надо снова повторить прием. Иногда приходится потратить достаточное количество времени, чтобы найти приемлемое (с точки зрения пользователя) сочетание параметров текста.
Использование стилей позволяет автоматизировать процесс подбора оптимальных значений параметров.
Надо сказать, что термин «стиль» в среде Word имеет несколько отличное значение, чем общеупотребительное. В толковом словаре русского языка С.И. Ожегова дано такое толкование: «Стиль – характерный вид, разновидность чего-нибудь, выражающаяся в особенных признаках, свойствах художественного оформления». Так, например, говоря о стиле одежды, мы подразумеваем особый покрой, разработанный дизайнером, особую ткань, а также использование гармонично подобранных аксессуаров. Стиль в живописи подразумевает определенный способ наложения мазков, использование цветовой гаммы, способы художественной передачи образа.
Стиль в текстовом документе понятие более утилитарное.
Стиль – заранее определенный и сохраненный с некоторым именем набор значений параметров текста.
Когда к тексту применяется стиль, все описанные в нем значения параметров применяются одновременно. Таким образом, применение стиля заменяет ручную операцию по установке значений параметров с помощью кнопок, меню и диалоговых окон и значительно сокращает время работы.
Стилевое форматирование – создание и применение стилей к объектам текстового документа. Смысл этой операции заключается в следующем. Сначала для определенных объектов создается стиль, который затем применяется для форматирования объектов текстового документа. Если необходимо изменить значения параметров объектов, достаточно изменить стиль. При этом все объекты, которым назначен один и тот же стиль, автоматически переформатируются.
При форматировании многостраничного документа применяют стили для форматирования абзацев основного текста, для заголовков, для выделения отдельных слов, определений, списков, таблиц. Обычно для форматирования пользователь применяет некоторый ограниченный набор стилей.
Стили можно создавать самому, а можно воспользоваться готовыми стилями, имеющимися в среде Word. В среде Word встроен достаточно большой список стилей разного назначения. Созданный или измененный стиль можно включить в шаблон документа, тогда он будет доступен для использования в любом документе. Если стиль не включать в шаблон, то он будет храниться только в данном документе.
На первых порах освоения технологии стилевого форматирования достаточно применять готовые стили и изменять их настройки по своему усмотрению.
Просмотреть список имеющихся в среде Word стилей можно в помощью группы Стили на вкладке Главная (рис. 1).
Рис. 1. Группа Стили на вкладке Главная
В группе отображаются кнопки так называемых экспресс-стилей, которые, по мнению разработчиков, наиболее часто применяются в документах. Понятие экспресс-стиля (как и понятие экспресс-блока введено разработчиками, начиная с версии Word 2007).
Кнопка Изменить стили позволяет полностью переформатировать документ при помощи специально разработанного набора стилей. В списке приведено несколько наборов стилей, предлагаемых разработчиками. Однако они не подходят для российской практики подготовки документов.
Для просмотра списка всех стилей используется кнопка Стили в правом нижнем углу, которая открывает окно Стили. В окне можно открыть список стилей и элементов форматирования документа.
Виды стилей
Во время форматирования документа среда запоминает все виды форматирования, как стилевого, так и ручного, которые применил пользователь.
Для просмотра списка всех стилей, а также ручного форматирования в документе на вкладке Главная в группе Стили надо щелкнуть по кнопке Стили. Справа откроется диалоговое окно (рис. 2). Это окно содержит список стилей, которые можно применить в документе. Если установить флажок Предварительный просмотр, то названия в списке будут записаны в соответствующем форматировании (рис. 2), потому что сразу видно, как будет выглядеть отформатированный текст. Именно так отображался список стилей в предыдущих версиях Word. Справа рядом с названием стиля вы видите значок, который указывает на тип стиля.
Рис. 2. Диалоговое окно Стили в двух вариантах отображения
В среде Word 2007 существуют три типа стилей :
Стиль абзаца (). Применяется только к целому абзацу и полностью определяет его внешний вид, а именно настройки параметров символов (тип шрифта, начертание, размер, цвет и пр.) и абзаца (выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы и пр.). Чтобы применить стиль абзац выделять не обязательно, достаточно, чтобы курсор находился внутри абзаца. Примеры стилей абзаца – Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2 (всего 9 стилей заголовков), Маркированный список (5 стилей), Нумерованный список (5 стилей).
Стиль знака () . Применяется к выделенному фрагменту текста. Задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя только параметры символов, такие как тип шрифта и размер, начертание и пр. Пример стиля знака – Выделение, Определение HTML.
Стиль связанный (знак и абзац) () . Применяется либо к фрагменту текста, либо к целому абзацу, если фрагмент не выделен. В стиле описываются параметры символов и абзацев. К выделенному фрагменту применяется только описанные параметры символов, а к целому абзацу весь набор параметров. Примеры связанного стиля – Дата, Основной текст, Приветствие.
Кроме этого в среде Word существуют встроенные стили списков и стили таблиц. Их можно применить при создании соответствующих объектов документа. Можно также создать стили списков и стили таблиц. Стили списков и таблиц не отображаются в окне Стили.
Окно Стили удобно еще и тем, что кроме стилей позволяет отображать используемое в документе обычное ручное форматирование. Чтобы настроить область стилей щелкните на гиперссылку Параметры (рис. 2). Откроется окно Параметры области стилей (рис. 3).
Рис. 3
В поле Отображаемые стили установите один из вариантов: Рекомендованные, Используемые, В текущем документе, Все. Можно установить порядок сортировки списка стилей.
Чтобы в области стилей отображалось также ручное форматирование, надо включить флажки Форматирование абзацев, Форматирование текста, Форматирование списков.
Как уже было сказано, стили определенного вида помечаются специальным значком. Он указывается рядом с названием стиля. Если применено ручное форматирование, то в строке будут описаны элементы форматирования и никакого значка не будет. При наведении курсора на строку появляется контекстная подсказка с полным описанием форматирования. В таблице (таблица 2) приведены примеры отображения форматирования в области стилей.
Таблица 2. Описание форматирования в списке Используемое
Большинство стилей абзаца основаны на стиле Обычный, который называется базовым стилем.
Некоторые стили, хотя и существуют в документе, в списке не отображаются. В основном это касается стилей автоматически создаваемых объектов, например, знак сноски, основной шрифт абзаца, стили оглавления и некоторые другие.
Чтобы просмотреть полный список стилей, надо в поле Отображаемые стили (рис. 3) выбрать Все.
По умолчанию текст в новом документе вводится стилем Обычный.
Стилевое форматирование включает следующие операции
Применение встроенного стиля.
Изменение встроенного стиля.
Создание стиля на основе выделенного фрагмента.
Создание нового стиля.
Добавление стилей в список экспресс-стилей и удаление из него.
Технология стилевого форматирования
Что такое «стилевое форматирование»?
Стилевое форматирование - это форматирование текста с использованием стилей. Если задать для абзаца нужный стиль, то редактор автоматически его отформатирует, задав определенный шрифт, характеристики абзаца, язык, обрамление, нумерацию и т.д. Во-вторых, если в дальнейшем изменить характеристики стиля, то также автоматически поменяются соответствующие характеристики у всех абзацев с данным стилем. Т.о. сильно упрощается процесс изменения внешнего вида многостраничного документа в соответствие с заданным стандартом (например, диссертации или научной статьи).
В текстовом редакторе Word существует большое количество стилей, но в основном используются стили:
Þ Заголовок 1 - для названия глав.
Þ Заголовок 2 - для названия параграфов
Þ Обычный - для обычного текста
Þ Текст сноски - для определения сносок.
Как задать нужный стиль?
Для задания нужного стиля существует два способа. Во-первых, необходимо установить курсор на нужном абзаце. Во-вторых, можно задать нужный стиль из раскрывающего списка в панели инструментов или в подменю «Формат» выбрать команду «Стиль», и в диалоговом окне указать требуемый стиль.
Зачем нужны шаблоны?
Шаблоном называется библиотека стилей. Существует большое количество шаблонов. Например, Normal (применяется по умолчанию для всех вновь создаваемых шаблонов), Диссертация, Брошюра и т.д.
Шаблоны позволяют использовать один и тот же стиль в разных текстовых документах. Если создать новый документ командой «Создать» из подменю «Файл», то редактор предложит выбрать шаблон для вашего документа. Обычно выбирают стандартный шаблон Normal.
Для создания нового шаблона выбирают команду «Создать» из подменю «Файл» и ставят переключатель в позицию «Шаблон». Также можно сохранить текстовый документ в виде шаблона командой «Сохранить как» из подменю «Файл», изменив тип файла на «Шаблон документа» (расширение dot).
Как создать или изменить стиль?
Во-первых, необходимо в подменю «Формат» выбрать команду «Стиль». Во-вторых, на экране появится соответствующее диалоговое окно. В-третьих, для создания нового стиля необходимо нажать на кнопку «Создать» и ввести новое название стиля. Далее, нажав на кнопку «Формат», можно определить требуемые характеристики стиля.
Для изменения ранее существующего стиля, необходимо выбрать его название из списка стилей, и нажать на кнопку «Изменить». Далее, используя кнопку «Формат», модифицируются нужные характеристики.
В диалоговых окнах «Создать стиль» и «Изменить стиль» есть флажок «Добавить в шаблон». При включении флажка сделанные изменения в стиле будут также записаны в текущий шаблон, что позволит использовать данный стиль и в других текстовых документах. Если флажок не включать, то изменения стиля будут использоваться только в текущем документе.
Примечание. Если с текстовым редактором работают и другие пользователи, кроме вас, то лучше не записывать изменения в шаблон Normal. Т.к. в этом случае «чужие» документы также будут изменены.
Примечание. Окончательная запись изменения стиля в шаблон будет произведена только после очередного сохранения документа в файле и положительного ответа на соответствующий запрос.
Как создать оглавление документа?
Используя стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. довольно просто составить данное оглавление в автоматическом режиме. Во-первых, нужно задать данные стили соответствующим абзацам. Во-вторых, установить текстовый курсор в нужное место документа. В-третьих, выбрать команду «Оглавление и указатели» из подменю «Вставка». В-четвертых, в появившемся диалоговом окне перейти на вкладку «Оглавление», задать нужные параметры и нажать на кнопку «OK».
Как отменить выполненную операцию в Word?
Для отмены неверных операций можно использовать подменю «Правка» с командами отмены или кнопки панели инструментов. Панель инструментов применять удобнее. С ней можно отменить или восстановить одну последнюю операцию или сразу несколько операций по списку. Для вывода на экран списка операций следует щелкнуть мышкой на кнопке с треугольником рядом с кнопкой отмены/ восстановления.
Как найти нужное слово в набранном тексте?
Текстовый редактор Word позволяет работать с документами, содержащими сотни и тысячи слов. Что делать, если появилась необходимость найти в документе нужный участок? Для этого в подменю «Правка» есть команда «Найти». Выполнение этой команды приведет к появлению на экране диалогового окна «Найти». Следует ввести слово или ñëîâîсо÷еòàíèå для поиска. Указать направление поиска: везде, вперед от курсора или назад от курсора. Также можно задать дополнительные характеристики поиска. Далее следует нажать на кнопку «Найти далее». Для последующего поиска снова нажимают на данную кнопку. Для прекращения поиска нажимают на кнопку «Отмена».
Как найти и заменить набранное слово в тексте на другое?
Иногда в готовом документе необходимо заменить одно слово другим. Чтобы не делать это самому, можно использовать команду «Заменить» из подменю «Правка». Или нажать на кнопку «Заменить» в диалоговом окне «Найти». В результате на экране появится диалоговое окно «Замена». Оно похоже на предыдущее диалоговое окно. Просто в нем появиться поле ввода для заменяемого текста. Для однократной замены следует нажать на кнопку «Заменить» в диалоговом окне. Если требуется выполнить несколько операций замены во всем тексте, то выбирают кнопку «Заменить все».
Что такое «обрамление и заливка» в Word?
Для выполнения операции «Обрамление и заливка» используется подменю «Формат» и одноименная команда. На экране появится диалоговое окно с двумя вкладками. Первая вкладка «Обрамление» создает рамку для абзаца. Можно выбрать тип рамки и тип линии, цвет линии. Вкладка «Заливка» позволяет задать тип заливки фона абзаца. В этой вкладке можно настроить узор с количеством точек от 5% до 100%, цвет фона и цвет узора.
Также для работы с обрамлением и заливкой можно использовать панель инструментов, но возможностей ее кнопок меньше, чем у меню. Поэтому рекомендуется для работы все же применять команды меню.
Примечание. В Word 97 данная команда называется «Граница и заливка». Диалоговое окно предлагает больше возможностей для оформления текста.
Как проверить орфографию в Word?
Проверка орфографии заключается в выявлении и исправлении ошибок в тексте документа. Кроме неверно написанных слов, обнаруживаются ошибочные словосочетания, повторы и ошибки в использовании прописных букв. При проверке орфографии компьютер проверяет правописание слов, используя специальный словарь. Существует две возможности проверки орфографии в Word - автоматическая во время ввода текста и периодическая по команде пользователя.
Принцип форматирования
Принципы обработки текстов
Целью обработки любого текста является придание ему некоторого вида, облегчающего восприятие информации и подчиненного общепринятым правилам и стандартам.
Форматирование – придание документу определенной формы.
Форматированию подвергаются все структурные единицы документа – от символа, до всего документа. Форматирование выполняется с помощью пункта меню Формат. Для каждой структурной единицы документа используются специальные команды. К примеру, для форматирования символов шрифта командой Формат ® Шрифт вызывается диалоговое окно для установки параметров символов, а для форматирования абзаца есть команда Формат ® Абзац. Остальные команды пункта меню Формат применимы как к разделам или всему документу, так и к отдельным элементам текста. Исключением является команда Параметры страницы расположенная в пункте меню Файл. Этой командой вызывается диалоговое окно общих параметров для документа. К примеру, размер и ориентация бумаги, величина полей.
Примечание.
Поля удобно устанавливать с помощью мыши, перемещая границы поля в нужном направлении.
Команды форматирования применимы:
Шрифт – к выделенным символам (если нет выделенных символов, то форматирование будет применено ко вновь вводимым символам, ᴛ.ᴇ. по умолчанию);
Абзац – к выделенному или текущему абзацу (текущим принято называть абзац, в котором находится точка вставки – курсор;
Параметры страницы – ко всему документу.
Возможности форматирования:
Шрифт – тип, размер, начертание, подчеркивание, цвет, а также различные спецэффекты для символов шрифта;
Абзац – выравнивание, отступы, интервалы, а также функции управления разрывом абзаца при переходе на другую страницу.
Выделить (обособить) объект, над которым будут выполняться действия, а затем выбрать команду.
Внешний вид и оформление документа должна быть выдержано в некотором едином стиле. Т.е. некоторые элементы текста могут иметь одинаковый формат. К примеру, все заголовки в документе имеют курсивное начертание и выровнены по центру, а текст абзаца выровнен по ширине, имеет отступ первой строки и символы обычного начертания и т.д. В этом случае для форматирования этих элементов удобно применить стиль.
Стиль - ϶ᴛᴏ образец формата абзаца.
Применение стиля – процедура форматирования абзаца в соответствии с образцом-стилем.
Стиль применяется ко всему абзацу целиком.
Технология применения стиля.
1 Выделить объект.
2 Выбрать стиль из списка стилей.
Список стилей находится в панели инструментов "Форматирование" в виде поля выбора из списка.
Помимо имеющихся в поле списка стилей, можно создать собственный стиль и в дальнейшем использовать его для форматирования.
Технология создания стиля “по образцу”:
1 Отформатировать абзац-образец;
2 Щелчком в поле выбора по названию стиля, выделить его;
3 Ввести с клавиатуры название нового стиля и нажать Enter.
