Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.
Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.
Прежде всего нужно понимать, в чём различие между "связыванием" и "внедрением".
Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.
Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.
Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.
1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА
Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить . Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.
Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать , перешли на слайд и дали команду Вставить , то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение .
Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание .
Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку . Для этого в ыделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать , переходим на слайд и даём команду Специальная вставка . Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.
В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка . Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная .
Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:
если вставляется таблица
если вставляется диаграмма
В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать
, а также выбрать формат вставляемого объекта.
Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки , с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.
При вставке таблиц доступны только варианты внедрения
А при вставке диаграмм - как внедрения, так и связывания
2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА
Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,
для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка -- Объект
и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК
После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.
Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel .
Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.
Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором - исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.
После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.
3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА
Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла . С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать . Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание . Нажимаем ОК .
На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.
Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях "в поведении" внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.
Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.
Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.
После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.
Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта.
В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.
Было
Стало
Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.
Было
Стало
Совет . Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.
При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.
Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена .
Если выбран вариант Обновить связи , то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.
Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи .
Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную .
В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка -- Связи.
В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить -- Изменить ссылки на файлы.
Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл -- Сведения -- Связанные документы -- Изменить связи с файлами .
ПРИМЕРЫ
Далеко не каждая презентация способна обойтись без таблицы. Особенно, если это информационная демонстрация, которая показывает различную статистику или показатели в тех или иных отраслях. PowerPoint поддерживает несколько способов создания этих элементов.
Самый простой формат создания таблицы в новом слайде.
Метод достаточно простой и универсальный. Другая проблема, что после манипуляций с областью для текста иконки могут пропасть и больше не вернуться. Также нельзя не сказать о том, что подобный подход удаляет область для текста, и придется создавать ее другими способами.
Способ 2: Наглядное создание
Есть упрощенный способ создания таблиц, подразумевающий, что пользователь будет делать небольшие таблички с максимальным размером 10 на 8.
Вариант крайне простой и хороший, однако подходит только для создания небольших табличных массивов.
Способ 3: Классический метод
Классический способ, переходящий из одной версии PowerPoint в другую на протяжении многих лет.
Наилучший вариант, если нужно создать обыкновенную таблицу любого размера. От этого не страдают объекты самого слайда.
Способ 4: Вставка из Excel
Если имеется уже созданная таблица в программе Microsoft Excel , то ее также можно перенести на слайд презентации.
Также ничего не мешает вставлять таблицу с использованием редактора Microsoft Excel .
Путь старый – вкладка «Вставка» , затем «Таблица» . Здесь потребуется последний пункт – «Таблица Excel» .
После выбора данного варианта добавится стандартная матрица Excel 2 на 2. Ее можно расширять, изменять по размеру и так далее. Когда процессы редактирования размеров и внутреннего формата будут закончены, редактор Excel закроется и объект примет облик, заданный форматированием стиля данной презентации. Останется лишь текст, размер и прочие функции. Этот способ полезен тем, кто больше привык к созданию таблиц в Excel.
Важно заметить, что при последнем способе система может выдавать ошибку, если пользователь попытается создать такую таблицу, когда открыто приложение Excel. Если такое случилось, нужно просто закрыть программу, которая мешает, и попробовать снова.
Способ 5: Создание вручную
Не всегда можно обойтись только стандартными инструментами создания. Могут потребоваться и комплексные виды таблиц. Такие можно только нарисовать самому.
Этот способ достаточно сложен, поскольку далеко не всегда быстро удается начертить нужную таблицу. Однако, при нужном уровне сноровки и опыта, ручное создание позволяет создавать абсолютно любые виды и форматы.
Конструктор таблиц
Базово скрытая вкладка шапки, которая появляется при выборе таблицы любого типа – хоть стандартного, хоть ручного.
Здесь можно выделить следующие важные области и элементы.
- «Параметры стилей таблиц» позволяют отмечать специфические разделы, например, строку итогов, заголовки, и так далее. Это же позволяет назначать специфическим отделам уникальный визуальный стиль.
- «Стили таблиц» имеют два раздела. Первый предлагает выбор из нескольких базовых заложенных дизайнов для этих элементов. Выбор здесь достаточно большой, редко когда приходится изобретать что-то новое.
- Вторая часть – область ручного форматирования, позволяющая самостоятельно настраивать дополнительные внешние эффекты, а также цветовую заливку ячейкам.
- «Стили WordArt» позволяют добавлять специальные надписи в формате изображений с уникальным дизайном и внешним видом. В профессиональных таблицах почти не используется.
- «Нарисовать границы» — отдельный редактор, позволяющий вручную добавлять новые ячейки, расширять границы и так далее.
Макет
Все вышеперечисленное предоставляет широкий функционал для настройки внешнего вида. А что касается конкретно содержания, то здесь нужно переходить в соседнюю вкладку – «Макет» .
Как итог, используя все эти функции, пользователь способен создать таблицу абсолютно любой степени сложности для самых разных целей.
- Стоит знать, что не рекомендуется применять анимации к таблицам в PowerPoint. Это может искажать их, а также попросту выглядеть не очень красиво. Исключение можно сделать лишь для случаев применения простых эффектов входа, выхода или выделения.
- Также не рекомендуется делать громоздкие таблицы с огромным количеством данных. Само собой, кроме тех случаев, когда это необходимо. Нужно помнить, что в большинстве своем презентация не является носителем информации, а лишь призвана демонстрировать что-то поверх речи выступающего.
- Как и в других случаях, здесь также применяются основные правила по оформлению. Не должно быть «радуги» в оформлении – цвета разных ячеек, строк и столбцов должны отлично сочетаться между собой, не резать глаза. Лучше всего использовать заданные стили дизайна.
Подводя итоги, стоит сказать, что в Microsoft Office всегда найдется полнейший арсенал различных функций для чего угодно. Это же касается таблиц в PowerPoint. Хоть в большинстве случаев и достаточно стандартных разновидностей с регулировкой ширины строк и столбцов, нередко приходится прибегать и к созданию сложных объектов. И здесь это можно сделать без лишних проблем.
Вы можете добавить таблицу на слайд, создав ее прямо в PowerPoint. Вы также можете скопировать и вставить таблицу из Word или Excel.
Невозможно преобразовать существующий текст слайда в таблицу. Вставьте пустую таблицу и добавьте в нее текст.
Щелкните заголовок раздела ниже, чтобы открыть подробные инструкции.
Создание и форматирование таблицы в PowerPoint
Копирование и вставка таблицы из программы Word
В приложении Word щелкните таблицу, которую нужно скопировать, а затем на вкладке Макет нажмите кнопку Выделить и выберите команду Выделить таблицу .
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .
В презентации PowerPoint выберите слайд, на который нужно скопировать таблицу, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .
Совет:
Копирование и вставка группы ячеек из программы Excel
Чтобы скопировать группу ячеек из листа Excel, щелкните левую верхнюю ячейку группы, которую нужно скопировать, а затем перетащите указатель, чтобы выделить необходимые ряды и столбцы.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .
В презентации PowerPoint выберите слайд, на который нужно скопировать группу ячеек, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .
Совет: Можно также копировать и вставлять таблицу из презентации PowerPoint в лист Excel или документ Word.
Вставка листа Excel в PowerPoint
При вставке листа Excel в презентацию он превращается во внедренный объект OLE. Если вы измените тему (цвета, шрифты и эффекты) презентации, это не затронет лист, вставленный из Excel. Вы также не сможете редактировать таблицу с помощью команд PowerPoint.
Выберите слайд, на который нужно добавить лист Excel.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и выберите пункт Таблица Excel .
Чтобы добавить текст в ячейку таблицы, щелкните эту ячейку, а затем введите текст.
После этого щелкните за пределами таблицы.
Совет: Чтобы редактировать таблицу Excel после отмены ее выбора, щелкните таблицу дважды.
После добавления таблицы в презентацию вы можете использовать инструменты для работы с таблицами в PowerPoint для форматирования, применения стиля и других изменений в таблице. Сведения о том, как изменить внешний вид таблицы в презентации PowerPoint, можно найти в статье Изменение внешнего вида .
Дополнительные сведения
Вы можете добавить таблицу на слайд, добавить или удалить строки и столбцы, а также применить форматирование базовой таблицы в PowerPoint 2016 для Mac.
Вставка таблицы
Советы:
Чтобы быстро добавить строку в конце таблицы, щелкните последнюю ячейку последней строки и нажмите клавишу TAB.
Чтобы добавить столбец или строку, щелкните ячейку правой кнопкой мыши (или левой, удерживая клавишу CTRL), наведите указатель на команду Вставить и выберите нужный вариант.
Чтобы удалить столбец или строку, щелкните ячейку правой кнопкой мыши (или левой, удерживая клавишу CTRL), наведите указатель на команду Удалить и выберите нужный вариант.
Вы можете добавить таблицу на слайд, создав ее прямо в Веб-приложение PowerPoint. Вы также можете копировать и вставлять из Веб-приложение Word, Outlook в Интернете или классических приложений Office (Word, Excel, PowerPoint).
Несмотря на правило, что презентацию не стоит перегружать большим количеством информации, иногда на слайд нужно добавить уже имеющуюся или новую таблицу. Например, созданную в программе Microsoft Excel. Рассмотрим шаги, как вставить таблицу в презентацию и как создать в ней таблицу. В качестве программы для подготовки презентаций будем использовать Microsoft PowerPoint 2010 (Собственно, и в PowerPoint 2007 добавить можно).
Если таблица Excel уже готова, то можно осуществить достаточно просто. Для этого выделяем и копируем таблицу (или нужную ее часть). После чего открываем соответствующий слайд в презентации PowerPoint и вставляем.
Добавить таблицу в презентацию можно и с помощью команд Ленты. Для этого на ленте активируем вкладку "Вставка", затем выбираем кнопку "Таблица". Кнопка содержит раскрывающийся список, позволяющий выбрать один из вариантов вставки таблицы в вашу презентацию.
- С помощью движения указателя мыши по клеткам выбираем нужные характеристики вставляемой таблицы - количество строк и столбцов.
- Это же можно сделать с помощью кнопки "Вставить таблицу"
- "Нарисовать таблицу". На мой взгляд, достаточно неудобный вариант добавить новую таблицу в презентацию, так как приходится потом делать дополнительные действия по выбору или добавлению столбцов (строк).
- "Таблица Excel". В результате вставки на слайде появляется новая таблица в формате Excel, причем сразу же активируются такие же вкладки для работы с таблицей, которые есть в этой программе. Значит, нет необходимости создавать отдельный файл таблицы. Пакет Microsoft Office, все-таки.
Стоит отметить, что по сути все эти возможности в раскрывающемся списке кнопки "Вставка" дают на выходе один и тот же результат (таблицу), только меняется очередность действий. Это и неплохо, так как можно вставлять таблицу в презентацию поверпойнт и работать с ней привычным способом.
Еще одним вариантом таблицу может быть вставка непосредственно со слайда. Для этого жмем на всплывающую кнопку на пустом слайде "Вставить таблицу".
Уже отметили, что с таблицей можно работать также как и в Microsoft Excel, если она была вставлена как «Таблица Excel». Для этого нужно щелкнуть по ней дважды.
Еще одна последовательность действий может привести к этому результату. Для этого нужно во вкладке "Вставка" найти кнопку "Объект", а затем в "Тип объекта" выбрать один из листов Microsoft Excel.
Если же была вставлена готовая таблица, то станут доступными две контекстные вкладки на ленте PowerPoint - "Конструктор" и "Макет". Таким образом, можно менять дизайн таблицы и другие ее характеристики.
Итак, вариантов как добавить таблицу в презентацию PowerPoint достаточно много. Выбирайте. А в завершение напомним, что большое количество информации обычно не идет на пользу презентации, делая ее сложнее для восприятия. Поэтому, возможно, не стоит вставлять таблицу полностью. Лучше выбрать только необходимые столбцы и строки.
Если необходимо сделать презентацию своего проекта в удобном для клиента или партнера формате, на помощь придет приложение PowePoint из пакета MS Office. Но часто бывает так, что в процессе презентации возникает необходимость демонстрировать различные таблицы. И тут неизбежно возникает вопрос о том, как вставить таблицу в слайд-шоу. Для этого существует несколько способов. В данной статье будет рассмотрена вставка таблицы из Ms Word.
Вставка таблицы из Ворд в презентацию
Вставить таблицу из Word в Powerpoint намного проще, чем кажется на первый взгляд. Сделать это можно двумя способами.
Способ 1: Меню «Вставка»
С помощью меню «Вставка» поместить таблицу в презентацию можно за два шага.
Помещение в буфер обмена
Для того, чтобы поместить наш объект в буфер обмена, необходимо:
Поместить выделенный объект в буфер обмена можно также, воспользовавшись стандартной комбинацией клавиш Ctrl+C .
Вставка в презентацию
Вставка таблицы в презентацию осуществляется следующим образом:
Таблица будет вставлена в презентацию.
Ее размер и местоположение на слайде можно изменить стандартным способом, потянув за уголки рамки.
Способ 2: Скриншот таблицы
Несмотря на то, что добавление таблицы Ворд в презентацию с помощью меню «Вставка» является очень простым способом, у некоторых пользователей таблица получается обрезанной. Поэтому им приходится идти на дополнительные ухищрения, чтобы добиться желаемого результата и вставлять ее на слайд в виде изображения. Для этого создается скриншот. Делается он так:
В результате по углам и в середине каждой из сторон рисунка появятся черные метки, двигая за которые с помощью мыши, отсекается от него все лишнее. При этом части рисунка, которые будут отрезаны, затемнятся, что существенно облегчает задачу.
Завершается процесс обрезки повторным щелчком по пиктограмме «Обрезка»
.
Скриншот таблицы создается из без использования клавиши PrintScreen, прямо из презентации. Для этого необходимо:
Эту манипуляцию можно сделать и по-другому. Для этого в меню «Снимок»
Нужно щелкнуть не по самому документу, а выбрать опцию «Вырезка экрана»
:
При этом произойдет переключение в документ Ворд и активируется инструмент обрезки. Как только вставляемая область будет обозначена, произойдет обратное переключение в PowerPoint и скриншот будет вставлен на слайд.
Останется только подогнать рисунок под размер слайда.
