Hisobotlarda umumlashtirish. Access so'rovlarida hisoblangan maydonlar Hisobot yaratish

Shakl hisob-kitoblaridan foydalaniladi:

• hisoblangan maydonlarni yaratishda, ya'ni boshqa boshqaruv elementlari yoki o'rnatilgan funktsiyalar qiymatlari asosida hisoblanadigan boshqaruv elementlari;
• forma boshqaruvining standart qiymatini hisoblash uchun;
• boshqaruv elementlarining ba'zi xususiyatlarini o'rnatish uchun ishlatiladigan iboralarda, masalan, qiymat bo'yicha shart, formadagi yozuvlarni tanlash shartlari va boshqalar.

Biz Access-da iboralar tuzish qoidalarini bayon qildik ("So'rovlarda ifodalarni ishlatish" bo'limining 4-bobiga qarang). Shuning uchun, biz bu erda birinchi navbatda hisoblangan shakl maydonlariga e'tibor qaratamiz va ular qaerga kerakligini va ularni qanday yaratishni tasvirlaymiz.

Diqqat
Access-da hisoblash uchun formulalar Access ifodalarida ham, VBA protseduralarida ham qanday yozilishini belgilaydigan maxsus sintaksis yordamida yoziladi. Ushbu sintaksis matematikada qabul qilinganidan bir oz farq qiladi, ammo ko'p jihatdan u o'xshash va intuitivdir. Hisoblash formulalari sintaksisining tavsifi bo'limda keltirilgan. "Kirishdagi iboralar" bob. 4.

Hisoblangan maydonlarni yaratish

Eng sodda hisoblangan maydon - bu joriy sanani ko'rsatishi kerak bo'lgan maydon. Bunday maydonni yaratish uchun:

1. Kabi erkin boshqaruvni yarating Maydon (Matn qutisi) shaklning to'g'ri joyida.
2. Ifodani to'g'ridan-to'g'ri maydonga kiriting \u003d Sana ()... Teng belgisi kerak.
3. Oynani oching Xususiyatlari (Xususiyatlar) ushbu element uchun va xususiyatni o'rnating Maydon formati (Formatlash) kabi kerakli sana formatini Uzoq sana formati (Uzoq sana).
4. Maydon uzunligini kerakli belgilar soniga mos ravishda o'rnating.
5. Ushbu matn maydonining yorliq nomini o'zgartiring. Yaratilgan maydon shaklda ko'rsatilganidek ko'rinadi. 9.47.

Shakl: 9.47... Hisoblangan maydon

Hisobotni yaratish

Hisobotlar sizga ma'lumotlar bazangiz tarkibiy qismlarini bosib chiqarish uchun o'qilishi oson bo'lgan shaklda taqdim etish imkoniyatini beradi. Access 2010 sizga jadvallar va so'rovlar bo'yicha hisobotlarni yaratishga imkon beradi.

Hisobot yaratish uchun:

Jadvallar va so'rovlar singari hisobotlarni ham saralash va filtrlash mumkin. Saralash yoki filtrlashni xohlagan maydonni o'ng tugmasini bosing, so'ngra kerakli saralash yoki filtrlash funktsiyasini tanlang.

Maydonlarni olib tashlash

Hisobotingizda sizga kerak bo'lmagan ba'zi joylar borligini bilib olishingiz mumkin. Masalan, bizning hisobotimizda ushbu buyurtma ro'yxatida talab qilinmaydigan Zip Code maydoni mavjud. Yaxshiyamki, siz ma'lumotlaringizni tortib olgan jadvalga yoki so'rovga ta'sir qilmasdan hisobotlardagi maydonlarni o'chirib tashlashingiz mumkin.

Hisobotdan maydonni olib tashlash uchun:

1. Olib tashlamoqchi bo'lgan har qanday katakchani bosing.
2. "O'chirish" tugmachasini bosing.

Maydonni olib tashlaganingizda, uning sarlavhasini olib tashlaganingizga ishonch hosil qiling. Faqat sarlavhani tanlang va O'chirish tugmachasini bosing.

Hisobotlarni oldindan ko'rish rejimida chop etish va saqlash

Backstage ko'rinishidagi buyruqlar yordamida hisobotlarni chop etishingiz mumkin, shuningdek Print Preview-dan foydalanishingiz mumkin. Oldindan ko'rish sizning hisobotingiz bosilgan sahifada qanday ko'rinishini ko'rsatadi. Shuningdek, u hisobotni namoyish qilish usulini o'zgartirishi, bosib chiqarishi va hattoki uni boshqa fayl turi sifatida saqlashga imkon beradi.

Hisobotni chop etish uchun:

Hisobotlarni saqlash

Hisobotlarni Access-dan tashqarida ko'rsatilishi uchun boshqa formatlarda saqlashingiz mumkin. Bunga faylni eksport qilish deyiladi va u sizga boshqa format va dasturlarda hisobotlarni ko'rish va hatto o'zgartirish imkonini beradi.

Access sizning hisobotingizni Excel fayli, matnli fayl, PDF, XPS fayli, elektron pochta birikmasi, matnli fayl yoki HTML hujjat sifatida saqlash imkoniyatini taqdim etadi. O'zingizning ehtiyojlaringizga eng mos keladiganini topish uchun eksportning turli xil variantlarini sinab ko'ring.

Raqamlarni o'z ichiga olgan har qanday Access hisobotida siz ma'lumotlarning tushunilishini osonlashtirish uchun jami, o'rtacha, foizlar yoki staklangan miqdorlardan foydalanishingiz mumkin. Ushbu maqola sizning hisobotingizga ushbu narsalarni qanday qo'shishni tushuntiradi.

Ushbu maqolada

Hisobotga qo'shilishi mumkin bo'lgan agregat turlari

Quyidagi jadvalda hisobotga qo'shishingiz mumkin bo'lgan Access tizimidagi agregat funktsiyalarining turlari keltirilgan.

Tartibga solish rejimida summa yoki boshqa agregatni qo'shish

Layout rejimi hisobotga jami, o'rtacha va boshqa agregatlarni qo'shishning eng tezkor usulini taqdim etadi.

Ma'lumotlar Kerakli hisoblashni amalga oshiradigan (Boshqarish manbai) ifodasi. Agar hisobotda guruhlash darajalari mavjud bo'lsa, Access shuningdek guruh yozuvining har bir qismida bir xil hisob-kitoblarni amalga oshiradigan matn maydonchasini qo'shadi.

Hisobotlarda guruhlash darajalarini yaratish haqida ko'proq ma'lumot olish uchun "Guruhlangan hisobot yoki asosiy hisobot yaratish" maqolasini ko'ring.

Loyihalash rejimida summa yoki boshqa agregatni qo'shing

Dizayner sizga jami summalarning joylashishini va ko'rinishini nozik sozlash imkonini beradi. Guruhlangan hisobotlarda siz jami va boshqa agregatlarni har bir guruhning sarlavhasi yoki yozuviga joylashtirishingiz mumkin. Hisobot darajasidagi agregatlar hisobotning yuqori yoki pastki qismiga joylashtirilishi mumkin.

Access hisobot sarlavhasiga matn maydonini qo'shadi va uning xususiyat qiymatini belgilaydi Ma'lumotlar Kerakli hisoblashni amalga oshiradigan (Boshqarish manbai) ifodasi. Agar hisobotda guruhlash darajalari bo'lsa, Access shuningdek guruh yozuvining har bir qismida bir xil hisob-kitoblarni amalga oshiradigan matn maydonini qo'shadi. Agar mulk uchun bo'lsa Yig'ilgan miqdor (Running Sum) o'rnatildi Hamma narsa uchun, keyin hisobot sarlavhasida katta total takrorlanishi mumkin. Unda maydon yarating va uning xususiyatini qiymat sifatida o'rnating Ma'lumotlar (Boshqarish manbai), masalan, to'plangan miqdor hisoblanadigan maydon nomi \u003d [Buyurtma miqdori].

Hisobot Bu ekranda, bosmada yoki faylda ko'rsatiladigan ma'lumotlarning formatlangan namoyishi. Ular ma'lumotlar bazasidan kerakli ma'lumotlarni chiqarib olish va ularni tushunarli shaklda taqdim etish, shuningdek ma'lumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish uchun keng imkoniyatlar yaratishga imkon beradi. Jadvallar va so'rovlar chop etilganda, ma'lumot amalda u saqlanadigan shaklda namoyish etiladi. Odatda an'anaviy va o'qish oson bo'lgan ma'lumotlarni hisobot shaklida taqdim etish zarur. To'liq hisobot jadvaldagi yoki so'rovdagi barcha ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, lekin sarlavhalarni o'z ichiga oladi va sarlavhalar va altbilgilar bilan sahifalanadi.

Dizayn rejimida hisobot tuzilishi

Microsoft Access so'rov yoki jadvaldagi ma'lumotlarni hisobotda aks ettiradi, unga o'qishni osonlashtiradigan matn elementlarini qo'shadi. Ushbu elementlarga quyidagilar kiradi:

Sarlavha. Ushbu bo'lim faqat hisobotning birinchi sahifasining yuqori qismida chop etiladi. Ma'lumotlarni namoyish qilish uchun foydalaniladi, masalan, hisobot sarlavhasi matni, sana yoki hujjat matnining aniqlanadigan qismi, ular hisobot boshida bir marta bosilishi kerak. Hisobot uchun sarlavha maydonini qo'shish yoki olib tashlash uchun View menyusidan Report Title / Note buyrug'ini tanlang.

Sahifa sarlavhasi. Har bir hisobot sahifasining yuqori qismida bosilgan ustun sarlavhalari, sana yoki sahifa raqamlari kabi ma'lumotlarni ko'rsatish uchun foydalaniladi. Sarlavha qo'shish yoki olib tashlash uchun View menyusidan Header and Footer buyrug'ini tanlang. Microsoft Access bir vaqtning o'zida sarlavha va altbilgi qo'shadi. Sarlavhalar va altbilgilarning birini yashirish uchun uning balandligi xossasini 0 ga qo'ying.

Sahifa sarlavhasi va altbilgisi o'rtasida joylashgan ma'lumotlar maydoni. Hisobotning asosiy matni mavjud. Ushbu bo'lim hisobotga asoslangan jadvaldagi yoki so'rovdagi yozuvlarning har biri uchun bosilgan ma'lumotlarni aks ettiradi. Ma'lumotlar maydoniga boshqaruv elementlarini joylashtirish uchun maydonlar ro'yxati va asboblar paneli ishlatiladi. Ma'lumotlar maydonini yashirish uchun Height bo'limining xususiyatini 0 ga sozlang.

Altbilgi. Ushbu bo'lim har bir sahifaning pastki qismida paydo bo'ladi. Hisobotning har bir sahifasining pastki qismida bosilgan jami, sana yoki sahifa raqamlari kabi ma'lumotlarni aks ettirish uchun foydalaniladi.

Eslatma. Hisobot oxirida bir marta bosilishi kerak bo'lgan xulosa matni, umumiy yig'ilishlar yoki imzo kabi ma'lumotlarni aks ettirish uchun foydalaniladi. Hisobotning Izoh qismi Dizayn ko'rinishida hisobotning pastki qismida joylashgan bo'lsa-da, u hisobotning oxirgi sahifasida sahifaning pastki qismining yuqori qismida bosilgan. Hisobot yozuvlari maydonini qo'shish yoki olib tashlash uchun View menyusidan Report Title / Note buyrug'ini tanlang. Microsoft Access bir vaqtning o'zida hisobot sarlavhasini va qaydlarini qo'shib olib tashlaydi

Hisobot tuzish usullari

Hisobotlarni Microsoft Access-da turli usullar bilan yaratishingiz mumkin:

Konstruktor

Hisobot ustasi

Avtomatik hisobot: ustunga

Avtomatik hisobot: lenta

Grafik ustasi

Pochta stikerlari

Sehrgar yozuvlarni guruhlash bilan hisobotlarni yaratishga imkon beradi va hisobotlarni tuzishning eng oddiy usuli hisoblanadi. Tanlangan maydonlarni hisobotga joylashtiradi va taqdimotning oltita uslubini taqdim etadi. Sehrgarni to'ldirgandan so'ng, hisobotni Dizayn ko'rinishida yakunlash mumkin. Avtomatik hisobot funktsiyasidan foydalanib, siz tezda hisobotlarni tuzishingiz va keyin ularga ba'zi o'zgartirishlar kiritishingiz mumkin.

Avtomatik hisobot yaratish uchun quyidagilarni bajaring:

Ma'lumotlar bazasi oynasida Hisobotlar yorlig'ini bosing va keyin Yangi tugmasini bosing. Yangi hisobot dialog oynasi paydo bo'ladi.

Ro'yxatdagi Avtomatik hisobot: ustun yoki Avtomatik hisobot: lentani tanlang.

Ma'lumotlar manbai oynasida o'qni bosing va ma'lumotlar manbai sifatida jadval yoki so'rovni tanlang.

OK tugmasini bosing.

Avtomatik hisobot ustasi ustunda yoki chiziqli (foydalanuvchi tomonidan tanlangan) avtomatik hisobot yaratadi va uni oldindan ko'rish rejimida ochadi, bu hisobotning bosma shaklda qanday ko'rinishini ko'rish imkonini beradi.

Hisobot maketlarini ishlab chiqishda quyidagi formuladan foydalaning: hisobot kengligi + chap chekka + o'ng chekka<= ширина бумаги. Hisobot hajmini sozlash uchun siz quyidagi usullardan foydalanishingiz kerak:

hisobot kengligining qiymatini o'zgartirish;

chekkalarni kamaytirish yoki sahifa yo'nalishini o'zgartirish.

Hisobot yaratish

1. Microsoft Access dasturini ishga tushiring. Ma'lumotlar bazasini oching (masalan, "Dekanlik" o'quv ma'lumotlar bazasi).

2. Ma'lumotlar manbai sifatida jadvaldan foydalangan holda (masalan, Talabalar) Avtoreport: lenta yarating. Hisobot oldindan ko'rish rejimida ochiladi, bu hisobotning bosma shaklda qanday ko'rinishini ko'rish imkonini beradi

3. Dizayn rejimiga o'ting va hisobotni tahrirlang va formatlang. Ko'rib chiqish rejimidan Dizayn rejimiga o'tish uchun Access dastur oynasining asboblar panelidagi Yopish tugmachasini bosishingiz kerak. Hisobot Dizayn rejimida ekranda paydo bo'ladi.

Uslub o'zgarishi:

Uslubni o'zgartirish uchun quyidagilarni bajaring:

Report Designer asboblar panelida AutoFormat dialog oynasini ochish uchun AutoFormat tugmasini bosing.

"Report - autoformat" ob'ekti uchun Uslublar ro'yxatida Strict bandini bosing va keyin OK tugmasini bosing. Hisobot qat'iy uslubda formatlanadi.

Oldindan ko'rish rejimiga o'ting. Hisobot siz tanlagan uslubda namoyish etiladi. Bundan buyon Avtomatik hisobot funksiyasi yordamida tuzilgan barcha hisobotlar, agar siz AutoFormat oynasida boshqa uslubni belgilamasangiz, qat'iy uslubga ega bo'ladi.