Sommation dans les rapports. Champs calculés dans les requêtes d'accès pour créer un rapport

Les calculs sous formulaires sont utilisés:

• lors de la création de champs calculés, c'est-à-dire de tels contrôles dont les valeurs sont calculées en fonction des valeurs d'autres contrôles ou des fonctions intégrées;
• calculer la valeur par défaut des contrôles de formulaire;
• dans les expressions avec lesquelles certaines propriétés d'éléments de contrôle sont spécifiées, telles qu'une condition de valeur, les conditions de sélection des enregistrements sous la forme et un certain nombre d'autres.

Nous avons déjà décrit les règles de compilation des expressions dans l'accès (voir la section "" Utilisation des expressions dans les requêtes "CH. 4). Par conséquent, nous allons nous concentrer principalement sur les champs de formulaire calculés et nous décrivons où ils sont nécessaires et comment les créer.

Attention
Les formules d'informatique dans l'accès sont enregistrées à l'aide d'une syntaxe spéciale qui dicte les règles d'enregistrement de formules et d'expressions d'accès et dans les procédures de la VBA. Cette syntaxe est quelque peu différente de celle adoptée en mathématiques, mais elle est largement similaire à celle-ci et de manière intuitive. La description de la syntaxe des formules de calcul est donnée en section. "Expressions d'accès" ch. quatre.

Créer des champs calculés

Le champ calculé le plus simple est le champ dans lequel la date actuelle doit être affichée. Pour créer un tel champ:

1. Créer un élément de contrôle de type GRATUIT Domaine (Zone de texte) au bon endroit.
2. Juste sur le terrain entrez l'expression \u003d Date (). Le signe de l'égalité est requis.
3. Ouvrez la fenêtre Propriétés (Propriétés) Pour cet article et défini pour la propriété Format de champ (Format) Format de date souhaité, par exemple Format de la date longue (Date longue).
4. Définissez la longueur du champ de manière à ce que le nombre de caractères requis puisse être placé dessus.
5. Modifiez le nom de l'étiquette de ce champ de texte. Le champ créé ressemblera, comme illustré à la Fig. 9.47.

Figure. 9.47. Champ calculé

Création de rapports

Les rapports vous donnent la possibilité de présenter les composants de votre base de données dans un format d'impression préféré. Access 2010 vous permet de créer des rapports de tables et de requêtes.

Pour créer un rapport:

Comme des tables et des demandes, des rapports peuvent être triés et filtrés. Cliquez simplement sur le bouton droit de la souris sur le champ que vous souhaitez trier ou filtrer, puis sélectionnez la fonction de tri ou filtrage souhaitée.

Suppression du champ

Vous constaterez peut-être que votre rapport contient des champs que vous n'avez vraiment pas besoin. Par exemple, notre rapport contient le champ Code ZIP, qui n'est pas nécessairement dans cette liste de commandes. Heureusement, vous pouvez supprimer des champs dans des rapports sans affecter une table ou une demande dans laquelle vous avez sorti vos données.

Pour supprimer le champ dans le rapport:

1. Cliquez sur n'importe quelle cellule dans le champ que vous souhaitez supprimer.
2. Appuyez sur la touche Supprimer.

Lorsque vous supprimez le champ, assurez-vous de le supprimer. Sélectionnez simplement le titre et appuyez sur la touche Supprimer.

Impression et sauvegarde des rapports en mode de prévisualisation

Bien que vous puissiez imprimer des rapports à l'aide de commandes dans la vue Backstage, vous pouvez également utiliser Aperçu. Aperçu indique comment votre rapport sera affiché sur la page imprimée. Il vous permet également de modifier la méthode d'affichage du rapport, d'imprimer-la et même d'enregistrer comme un autre type de fichier.

Pour imprimer un rapport:

Enregistrer des rapports

Vous pouvez enregistrer des rapports dans d'autres formats afin qu'ils puissent être affichés en dehors de l'accès. Ceci s'appelle l'exportation du fichier et vous permet d'afficher et même de modifier des rapports dans d'autres formats et programmes.

Access offre les options de sauvegarde d'un rapport sous la forme d'un fichier Excel, d'un fichier texte, d'un fichier PDF, d'un fichier XPS, d'une pièce jointe, d'un fichier texte ou d'un document HTML. Expérimentez avec diverses options d'exportation pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Dans tout compte de l'accès contenant des nombres, vous pouvez utiliser les résultats, les moyennes, les intérêts ou les montants d'accumulation afin de rendre les données plus compréhensibles. Cet article indique comment ajouter des éléments à ce rapport.

Dans cet article

Types d'agrégats pouvant être ajoutés au rapport

Le tableau suivant montre les types de fonctions globales dans l'accès, qui peuvent être ajoutés au rapport.

Ajout d'une somme ou d'une autre unité en mode mise en page

Le mode de mise en page fournit le moyen le plus rapide d'ajouter des quantités, des valeurs moyennes et d'autres unités dans le rapport.

Données (Source de contrôle) L'expression qui effectue le calcul souhaité. Si le rapport comporte des niveaux de regroupement, l'accès ajoutera également un champ de texte qui effectue les mêmes calculs dans chaque section des notes de groupe.

Pour plus d'informations sur la création de niveaux de regroupement dans les rapports, voir Création d'un rapport avec un regroupement ou un rapport de synthèse.

Ajout d'une somme ou d'un autre agrégat dans le mode constructeur

Le constructeur vous permet de configurer avec précision le placement et l'apparence des valeurs finales. Dans les rapports groupés, vous pouvez mettre les résultats et autres unités dans le titre ou la note de chaque groupe. Les agrégats de niveau de l'état peuvent être placés dans l'en-tête de rapport ou l'en-tête.

Accès ajoute une zone de texte à une clé de rapport et définit sa propriété comme valeur. Données (Source de contrôle) L'expression qui effectue le calcul souhaité. Si le rapport comporte des niveaux de regroupement, l'accès ajoutera également un champ de texte qui effectue les mêmes calculs dans chaque section des notes de groupe. Si pour la propriété Montant avec l'accumulation (Somme en cours) Valeur définie Pour toutLa valeur finale totale peut être répétée dans un en-tête de reporter. Créez un champ dedans et définissez la valeur de ses propriétés. Données (Source de contrôle) Nom du champ dans lequel la quantité d'accumulation est calculée, par exemple \u003d [SumLand].

Signaler - Il s'agit d'une présentation de données formatée, qui est affichée à l'écran, dans l'impression ou le fichier. Ils vous permettent d'extraire les informations nécessaires de la base et de les soumettre sous une forme qui convient parfaitement à la perception, ainsi que de fournir de nombreuses possibilités de généraliser et d'analyser des données. Lors de l'impression de tables et de demandes, des informations sont émises dans presque la forme dans laquelle elle est stockée. Il est souvent nécessaire de soumettre des données sous la forme de rapports traditionnels et faciles à lire. Un rapport détaillé comprend toutes les informations d'une table ou d'une requête, mais contient des titres et divisé en pages indiquant les pieds de pied supérieur et inférieur.

Structure du rapport de constructeur

Microsoft Access affiche les données d'une requête ou d'une table dans le rapport en leur ajoutant des éléments de texte qui simplifient sa perception. Ces éléments comprennent:

Entête. Cette section est imprimée uniquement en haut de la première page du rapport. Utilisé pour générer des données, telles que le texte de l'en-tête de rapport, la date ou l'état du texte du document, qui doivent être imprimés une fois au début du rapport. Pour ajouter ou supprimer la zone de l'en-tête du rapport, vous devez sélectionner la commande View Titre / Remarque dans la commande View.

En-tête de page. Utilisé pour émettre des données, telles que des en-têtes de colonne, des dates ou des numéros de page, l'impression ci-dessus sur chaque page du rapport. Pour ajouter ou supprimer le pied de page Top, vous devez sélectionner la commande à la commande Commander dans le menu. Microsoft Access ajoute la tige et le pied de page simultanément. Pour masquer l'un des pieds de page, vous devez définir une valeur de 0 à ses propriétés.

Zone de données située entre les pieds de page supérieure et inférieure de la page. Contient le texte principal du rapport. Cette section apparaît des données imprimées pour chacun de ces enregistrements dans le tableau ou la demande sur lequel le rapport est basé. Pour accueillir dans la zone zone, les commandes des champs et le panneau Éléments sont utilisés. Pour masquer la zone de données, vous devez spécifier la valeur de la valeur de la hauteur 0.

Bas de page. Cette section apparaît au bas de chaque page. Utilisé pour générer des données, telles que des valeurs finales, des dates ou des numéros de pages imprimées d'ici à chaque page du rapport.

Noter. Utilisé pour produire des données telles que le texte de la conclusion, les valeurs finales générales ou la signature, qui doivent être imprimées une fois à la fin du rapport. Malgré le fait que, dans le mode de conception, la section "Note" du rapport est au bas du rapport, elle est imprimée au-dessus du pied de page inférieur de la page de la dernière page de la page du rapport. Pour ajouter ou supprimer la zone Notes de rapport, vous devez sélectionner la commande Titre / Remarque dans la commande View. Microsoft Access ajoute et supprime simultanément les zones de rapport et signaler les notes

Méthodes de création d'un rapport

Dans Microsoft Access, vous pouvez créer des rapports de différentes manières:

Constructeur

Master Rapports

Rapport automatique: dans la colonne

Rapport automatique: ruban

Graphique

Autocollants postaux

L'assistant vous permet de créer des rapports avec le regroupement des enregistrements et est le moyen le plus simple de créer des rapports. Il place les champs sélectionnés dans le rapport et propose six styles de sa conception. Après avoir terminé l'assistant, le rapport reçu peut être finalisé en mode constructeur. À l'aide de la fonction de rapport automatique, vous pouvez créer rapidement des rapports, puis apporter quelques modifications à eux.

Pour créer des rapports automatiques, vous devez procéder comme suit:

Dans la fenêtre de la base de données, cliquez sur l'onglet Rapports, puis sur le bouton Créer. La boîte de dialogue Nouvelle rapport apparaît.

Allouer dans le rapport Auto de la liste: Dans la colonne ou le rapport automatique: Ruban.

Dans le champ Source de données, cliquez sur la flèche et sélectionnez une table ou une requête sous forme de source de données.

Cliquez sur le bouton OK.

L'assistant de détection automatique crée un rapport automatique à une colonne ou à un ruban (par l'utilisateur en choisissant) et l'ouvre en mode de prévisualisation, ce qui vous permet de voir comment le rapport sous forme imprimée apparaît.

Lors de l'élaboration d'une disposition de rapport, suivez la formule suivante: Signaler la largeur + champ gauche + champ droit<= ширина бумаги. Afin d'ajuster la taille du rapport, vous devez utiliser les techniques suivantes:

changer la valeur de la largeur du rapport;

réduisez la largeur des champs ou modifiez l'orientation de la page.

Création d'un rapport

1. Exécutez l'accès Microsoft. Ouvrez la base de données (par exemple, la base de données décantée).

2. Créer un rapport automatique: bande à l'aide d'une table (par exemple, les étudiants) en tant que source de données. Le rapport s'ouvre en mode de prévisualisation, ce qui vous permet de voir comment le rapport sous forme imprimée apparaît

3. Allez au mode constructeur et modifiez et formatez le rapport. Pour aller du mode de prévisualisation au mode concepteur, vous devez cliquer sur la commande Fermer de la barre d'outils de la fenêtre d'application Access. Un rapport apparaîtra à l'écran du mode de concepteur.

Changement de style:

Pour changer le style, procédez comme suit:

Dans la barre d'outils du constructeur de rapports, cliquez sur le bouton AutoFormat, la boîte de dialogue AutoFormat s'ouvre.

Dans la liste des styles de l'objet "Rapport - AutoFormat", cliquez sur le point strict, puis cliquez sur le bouton OK. Le rapport sera formaté dans un style strict.

Passez en mode de prévisualisation. Le rapport sera affiché dans le style que vous avez sélectionné. Femme Tous les rapports créés à l'aide de la fonction de rapport automatique auront un style strict jusqu'à ce que vous spécifiez un autre style dans la fenêtre AutoFormat.